Какой разновидности паспорта архива организации не существует

Обновлено: 30.06.2024

Паспортизация ведомственных архивов и ведомственное хранение документов в Калужской области

Г.В .Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области

  1. ведомственное хранение документов
  2. источники комплектования архивов
  3. паспорта архивов организаций
  4. сведения о состоянии хранения документов в источниках комплектования архивов
  5. анализ итогов паспортизации ведомственных архивов.

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путём изучения организационно–распорядительных, планово–отчётных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно–политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб её деятельности и др. На основании проведённого анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива.

Таким образом, списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведёт наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие её правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.

.В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря … года.

Государственные и муниципальные архивы в соответствии с Регламентом на основании представленных паспортов составляют сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов на 1 декабря … г. и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором на основании представленных сведений составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. и направляются 1 раз в 3 года в Федеральное архивное агентство России.

Федеральное архивное агентство России составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных архивов, государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. Анализ данных паспортизации за определённый период времени позволяет выявить тенденции, которые происходят в организации ведомственного хранения документов учреждений-источников комплектования архивов как в целом по Российской Федерации, так и по субъектам Российской Федерации.

В 90–е годы ХХ века в Калужской области (как и в целом по стране) прослеживалась увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е годы при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций-источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. На 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, на 1 декабря 2006 г. – 1389 (из них 345 негосударственных).

Положительным моментом в состоянии хранения документов в учреждениях Калужской области в 2000–е годы является значительное увеличение количество штатных работников архивов в учреждениях: на 1 декабря 1993 года – 36 (2,3 %), на 1 декабря 2006 г. – 108 (7,8 %). Такая же тенденция в последние годы прослеживается по всей стране (по сравнению с 2003 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 6 до 8 %).

В обеспечении качественного комплектования архивов большую роль играют экспертные службы. При Федеральном архивном агентстве России действует Центральная экспертно–проверочная комиссия (положение о ЦЭПК утверждено приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно–проверочные комиссии (ЭПК). ЭПК создана и действует в Управлении по делам архивов Калужской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и др. вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. ЭК создаётся приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее трёх–пяти человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК. Основными функциямиэкспертных комиссий учреждений является рассмотрение проектов номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел учреждения, отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Сложившаяся в стране, и в том числе в Калужской области, система экспертных органов позволяет решать в коллегиальном порядке все вопросы (в том числе и спорные) по организации и проведению экспертизы ценности документов, установлению сроков хранения документов, составлению номенклатур дел, описей дел.

Обеспеченность учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования архивов номенклатурами дел по данным паспортизации ведомственных архивов в 2006 году Калужской области ниже, чем в целом по России (83 %) и несколько снизилась по сравнению с 1993 годом: на 1 декабря 1993 – 1351 (83, 3%); на 1 декабря 2006 – 981 (70, 6%).

Анализ паспортизации ведомственных архивов позволяет выявить степень обеспеченности учреждений, организаций и предприятий инструкциями по ведению делопроизводства. Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно–правовых актов. Её функциональное назначение заключается в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности и единого порядка обращения с документами учреждения в процессе деятельности.

Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на государственное хранение. По Российской Федерации процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение на 1 декабря 2006 г. составил 71,4 % (за последние 10 лет по России он держится на уровне 71–73 %). По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на госхранение в Калужской области: на 1 декабря 1993 – 635 организаций (41 %); на 1 декабря 2006 – 356 (25,6 %). Связано это, в первую очередь, с тем, что в связи с тяжёлым финансовым положением большинства организаций в 90–е годы в отдел ведомственных архивов (за счёт спецсредств) Государственного архива Калужской области практически не поступали заявки на обработку документов, проводимые работы часто не оплачивались или оплачивались не в полном объёме.

Также в связи с массовой ликвидацией учреждений в 90–е годы объёмы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первоочередной НТО документов по личному составу (в том числе организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, в которых основной объём документов – документы по личному составу. И в организациях–источниках комплектования архивов количество документов по личному составу, которые нуждались в научно–технической обработке, превышало количество неупорядоченной управленческой документации. Например, за третий квартал 1992 года отделом ведомственных архивов (за счёт спецсредств) ГАКО была проведена обработка 3296 дел по личному составу и 308 дел постоянного хранения (при плане соответственно 1000 дел и 1200 дел). План по упорядочению документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий на договорных началах за 1992 год был выполнен на 150,4 % (план 4,4 тыс. дел, факт – 6 617 дел).

В 2000-е годы положение несколько стабилизировалось, однако объём документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями Калужской области на договорной основе практически ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации. Кроме того, упорядочение проводилось в основном в ликвидированных организациях, и большая часть упорядоченных документов поступила на хранение в государственные архивы.

1.1. Настоящие рекомендации распространяются на организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД.

1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.

1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.

1.4. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

1.5. Государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников.

1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:

на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.

Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.

2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).

При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.

Примеры заполнения графы 1:

а) 561 260 листов;

в) 561260 листов + 72460 томов.

Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.

Примеры заполнения графы 1:

а) 6000 проектов (разработок);

б) 6000 комплектов.

Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.

Пример заполнения графы 1:

а) 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов;

б) 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов.

При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102–104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.

При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.

Пример заполнения графы 1, строки 105:

а) 500 заявочных комплектов на изобретения.

В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101–105.

Примеры заполнения графы 1, строки 106:

а) 50000 листов чертежей + 500 томов;

б) 500 томов (при наличии только НД);

в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).

2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202–204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее – архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 – самой поздней из включенных в указанный перечень.

2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.

2.8. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед.хр., внесенных в утвержденные ЭПК, соответствующего архивного учреждения описи и хранящихся сверх установленного законодательством срока. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации – 25 лет после завершения разработки, для конструкторской – 15 лет, для научно-исследовательской и технологической – 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная документация, разработанная до 1975 г., хранится в организации сверх установленного срока.

2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.

2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).

2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.

2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.

2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.

В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной – дата составления самого позднего документа

2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством – 15 лет.

Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.

2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.

В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.

Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 – начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.

2.18. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон.

2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.

Читайте также: