Какой из представленных ниже вариантов является правильно оформленным реквизитом дата

Обновлено: 02.07.2024

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).


Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

— распорядительной (рисунок 2).


Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание: 1. Заявление от 07.05.2020.
2. Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).


Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Комплект предназначен для проведения контроля знаний.

К заданиям предлагаются ответы, по которым обучающийся сможет проверить правильность решений.

Полученные результаты могут быть использованы в последующей деятельности, например при повторении плохо усвоенного материала.

  1. Состав реквизитов документа устанавливает:
  1. ГОСТ Р 51141 – 98;
  2. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  3. УСД
  1. Укажите, какой документ не входит в состав организационно-правовых документов:
  1. устав организации;
  2. штатное расписание;
  3. приказ.
  1. Укажите, какие распорядительные документы может издавать Президент РФ:
  1. указы;
  2. распоряжения;
  3. постановления.
  1. Должностная инструкция сотрудника:
  1. подлежит утверждению;
  2. не утверждается;
  3. утверждается по усмотрению руководителя.
  1. Укажите, какой нормативный документ определяет права и обязанности сотрудника:
  1. штатное расписание;
  2. устав предприятия;
  3. должностная инструкция.
  1. Типовые документы носят:
  1. обязательный характер;
  2. рекомендательный характер;
  3. ознакомительный характер.
  1. Укажите, в каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции:
  1. в именительном;
  2. в родительном;
  3. в предложном.
  1. Укажите, какой из документов не является разновидностью копии:
  1. черновик;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Документ, выданный взамен утерянного и имеющий силу подлинника – это:
  1. копия;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, как называется документ, окончательно оформленный и подписанный:
  1. подлинник;
  2. отпуск;
  3. дубликат.
  1. Укажите, каким документом вносятся изменения и дополнения в должностную инструкцию:
  1. докладной запиской;
  2. приказом руководителя;
  3. листом согласования.
  1. Листы документа нумеруют:
  1. по середине нижнего поля листа;
  2. по середине верхнего поля листа;
  3. в правом верхнем углу.
  1. Выберите правильный порядок оформления кадровых документов при приеме сотрудника на работу:
  1. трудовой договор; приказ о приеме на работу; трудовая книжка;
  2. личная карточка формы Т-2; трудовая книжка; лицевой счет по зарплате;
  3. трудовой договор; трудовая книжка; личная карточка формы Т-2.
  1. Укажите, кто оформляет и подписывает заявление о приеме сотрудника на работу:
  1. секретарь;
  2. начальник отдела кадров;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, где хранятся личные карточки формы Т-2:
  1. в личном деле сотрудника;
  2. в отдельной картотеке;
  3. в папке-скоросшивателе.
  1. Укажите, какой индекс соответствует индексу кадрового приказа:
  1. № 34-к;
  2. № 45-М;
  3. № 123.
  1. Укажите, кто оформляет личную карточку формы Т-2:
  1. сам сотрудник;
  2. руководитель;
  3. секретарь.
  1. Укажите, где хранятся заявления о приеме (увольнении) сотрудника:
  1. в отдельной папке;
  2. в личном деле сотрудника;
  3. не подлежат хранению.
  1. Укажите, кто составляет и подписывает внутреннюю опись документов, находящихся в личном деле:
  1. секретарь;
  2. руководитель;
  3. сам сотрудник.
  1. Укажите, какой документ не относится к кадровым:
  1. трудовая книжка;
  2. автобиография;
  3. приказ по основной деятельности.
  1. Обложка личного дела оформляется в соответствии с требованиями:
  1. ГОСТ Р 6.30 – 2003;
  2. ГОСТ 17914 – 72;
  3. ГОСТ 51141 – 98.
  1. Конверты поступивших документов:
  1. уничтожают;
  2. оставляют;
  3. уничтожают за исключением отдельных случаев.
  1. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:
  1. отметка о контроле;
  2. отметка о поступлении документа;
  3. отметка об исполнителе.
  1. Обязательной регистрации подлежат:
  1. экспресс-информация;
  2. рекламные письма;
  3. заявления граждан.
  1. Целью регистрации является:
  1. обеспечение учета и контроля;
  2. быстрый поиск документов;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Срок исполнения документа может продлить:
  1. тот, кто его установил;
  2. исполнитель документа;
  3. секретарь.
  1. Укажите, когда документ считается исполненным:
  1. когда есть указание руководителя;
  2. когда поставлена отметка об исполнении;
  3. после регистрации документа.
  1. Типовая номенклатура дел носит:
  1. рекомендательный характер;
  2. обязательный характер;
  3. необязательный характер.
  1. Номенклатура дел вступает в силу:
  1. с нового календарного года;
  2. каждый новый квартал;
  3. по распоряжению руководителя.
  1. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:
  1. произошло изменение структуры предприятия;
  2. есть указание руководителя;
  3. есть указание вышестоящей организации.
  1. Составляет и подписывает итоговую запись в номенклатуре дел:
  1. руководитель;
  2. составитель;
  3. любой сотрудник по указанию руководителя.
  1. Сводную номенклатуру дел утверждает:
  1. руководитель архива;
  2. начальник канцелярии;
  3. руководитель учреждения.
  1. Укажите, в скольких экземплярах оформляется номенклатура дел:
  1. в двух;
  2. в трех;
  3. в четырех.
  1. Укажите, какой реквизит не входит в состав реквизитов номенклатуры дел:
  1. гриф утверждения;
  2. гриф согласования;
  3. отметка о контроле.
  1. Формирование дел осуществляется централизованно:
  1. в учреждениях I категории;
  2. в учреждениях II категории;
  3. в учреждениях III категории.
  1. Укажите, сколько форм брошюровок документов применяется в делопроизводстве:
  1. одна;
  2. две;
  3. три.
  1. При правой брошюровке документы в деле располагаются:
  1. в прямой хронологической последовательности;
  2. в последовательности, обратной хронологической;
  3. в любой последовательности.
  1. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют:
  1. правую форму брошюровки;
  2. левую форму брошюровки;
  3. любую форму брошюровки.
  1. Обложка дела оформляется:
  1. в начале года;
  2. по указанию заведующей канцелярией;
  3. после подшивки в дело первого исполненного документа.
  1. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечными, в ведомственных перечнях:
  1. можно только увеличить;
  2. можно уменьшить;
  3. изменять нельзя.
  1. Датами личных являются:
  1. даты кадровых приказов о приеме и увольнении сотрудника;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты оформления заявлений о приеме и увольнении сотрудника.
  1. Если в дело подшиты фотографии, они нумеруются:
  1. на лицевой стороне в правом верхнем углу;
  2. на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  3. внизу на лицевой стороне.
  1. Листы дела нумеруют:
  1. в правом верхнем углу;
  2. в правом нижнем углу;
  3. посредине нижнего поля листа.
  1. Полному оформлению подлежат дела:
  1. с временным сроком хранения (до 10 лет);
  2. с временным сроком хранения (свыше 10 лет);
  3. все дела, которые передаются в архив.
  1. В течение делопроизводственного года документы из дел:
  1. можно выдавать;
  2. нельзя выдавать;
  3. можно выдавать по усмотрению секретаря.
  1. Выносить заверительную надпись на обложку дела:
  1. разрешается;
  2. не разрешается;
  3. разрешается по усмотрению составителя.
  1. Укажите, может ли в деле быть лист под номером 282а:
  1. может;
  2. не может;
  3. по усмотрению делопроизводителя (секретаря).
  1. Лист любого формата, сложенный и подшитый за один край:
  1. нумеруют как один лист;
  2. нумеруют с буквенным обозначением;
  3. нумеруют как два листа.
  1. Укажите, в какой реквизит обложки дела нельзя вносить изменения:
  1. в заголовок дела;
  2. в индекс дела;
  3. в название организации.
  1. Укажите, сколько хранится дело, если в нем подшиты документы со сроком хранения 3 и 5 лет:
  1. 3 года;
  2. 5 лет;
  3. 7 лет.
  1. Срок хранения дела исчисляется:
  1. с 1 января года, следующего за годом окончания дела;
  2. с 1 числа месяца, следующего за месяцем окончания дела;
  3. с момента заведения дела.
  1. Создание экспертной комиссии регламентируется:
  1. изданием приказа руководителя;
  2. протоколом заседания;
  3. документом не регламентируется.
  1. Минимальный состав членов экспертной комиссии:
  1. два человека;
  2. три человека;
  3. четыре человека.
  1. Заседание экспертной комиссии оформляется:
  1. актом;
  2. протоколом;
  3. справкой.
  1. Уничтожение дел оформляется:
  1. приказом по основной деятельности;
  2. актом об уничтожении документов;
  3. документом не оформляется.
  1. Укажите, в каком случае производится полное оформление дел:
  1. по усмотрению делопроизводителя (секретаря);
  2. по указанию руководителя учреждения;
  3. если дело имеет долговременный срок хранения (больше 10 лет).
  1. Датами дела, содержащего распорядительную документацию, являются:
  1. даты подшивки первого и последнего документов;
  2. даты первого и последнего документов;
  3. даты начала и окончания календарного года.
  1. Гриф конфиденциальности присваивается документу:
  1. исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
  2. руководителем любого уровня;
  3. любым из перечисленным способов.
  1. Работа с документами, составляющими коммерческую тайну, регулируется:
  1. общей инструкцией по делопроизводству;
  2. инструкцией по закрытому делопроизводству;
  3. приказом руководителя.
  1. Требования, предъявляемые к сотрудникам при работе с документами, содержащими коммерческую тайну:
  1. включаются в должностную инструкцию сотрудника;
  2. включаются в устав предприятия;
  3. включаются в штатное расписание.
  1. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности является:
  1. корректировка перечней конфиденциальных сведений;
  2. указание руководителя;
  3. все вышеперечисленное.
  1. Изменения в перечень документов, составляющих коммерческую тайну, вносятся:
  1. устным указанием руководителя;
  2. в форме докладной записки на имя руководителя;
  3. распоряжением начальника канцелярии.
  1. Укажите, какие документы не могут быть отнесены к категории конфиденциальной информации:
  1. документы, определенные законодательными и нормативными актами РФ;
  2. размер и распределение прибыли;
  3. наименование фирм-контргентов.
  1. При оформление текста документа с обеих сторон листа левое и правое поля:
  1. меняются местами;
  2. остаются без изменения;
  3. изменяются по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления заголовка и подзаголовка при оформлении текстового материала:
  1. ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ ДОГОВОР
  1. При оформлении документа на двух листах второй лист документа оформляется:
  1. так же, как и первый лист, на бланке организации;
  2. на чистом листе бумаги формата А4;
  3. по усмотрению секретаря.
  1. Выберите правильный вариант оформления текста:
  1. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  2. СЛУЖЕБНЫЙ документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;
  3. СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения.
  1. Выберите правильный вариант оформления примечаний:

Примечания: Текст на формате А4 печатают через полтора-два междустрочных интервала;

1. В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:

а) монастыри; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.

2. Как назывались первые государственные учреждения?

а) департаменты; б) княжества; в) приказы; г) монастыри.

3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

а) дата, регистрационный номер документа;

б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;

в) резолюция, отметка о наличии приложений.

4. Делопроизводство — это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.

5. По способу документирования различают документы:

б) рукописные письменные;

6. Для чего проводится унификация документов?

а) для документирования управленческой деятельности;

б) для организации работы с документами;

в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

а) составителем документа;

б) правилами унификации документов;

в) государственным стандартом.

8. Реквизит документа — это:

а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;

б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;

в) обязательный элемент официального документа.

а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

б) позволяет судить о названии организации — автора документа;

в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.

10. Регистрационный номер документа — это:

а) дата его подписания или утверждения;

б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации;

в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).

а) Директору школы № 269

Ивановой Тамаре Петровне

б) Директору школы № 269

в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.

г) Директору Московской школы № 269

Т. П. Ивановой

Решение педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

б) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 № 14

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

а) отражает краткое содержание документа;

б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.

б) в верхнем правом углу первого листа документа;

в) в нижнем правом углу первого листа документа.

а) СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания

от 21.06.2006 № 10

б) ________________Н. И. Орлов

в) Начальник юридического отдела

а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;

б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;

в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

г) на оборотной стороне первого листа документа.

а) Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.

а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;

б) является одним из основных способов удостоверения документа;

в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.

а) Ректор академии В. А. Петрова

б) Ректор академии Петрова В. А.

в) Ректор Сибирской академии

государственной службы В. А. Петрова

21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

а) За Директор ____________________________ А. И. Петров

б) Директор ______________________________ А. И. Петров

в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров

(подпись Сидорова)

22. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола;

б) дата проведения заседания;

в) дата регистрации протокола.

23. Приказ создается для:

а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;

б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

25. Виза юриста на приказе:

а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;

б) с указания поручения;

в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.

27. Протокол — это:

а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;

г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.

28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

а) в пределах всего времени существования организации;

б) в пределах календарного года;

в) в пределах пяти лет.

29. Вопросы повестки дня располагаются:

а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;

б) в любом порядке;

в) по степени важности обсуждаемых вопросов.

30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации;

б) председателем комиссии;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем комиссии и секретарем.

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;

б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;

в) документ, подтверждающий факты, события, действия.

32. Текст акта делится на две части:

а) вводную и основную

б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;

в) начальную и заключительную, содержащую выводы.

33. Информационная справка — это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;

б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;

в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) гриф утверждения документа;

35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

а) руководителем (и заверяются печатью);

в) начальником отдела кадров.

36. Докладная (служебная) записка — это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.

37. Датой докладной записки считается:

а) дата излагаемого события;

б) дата подписания докладной записки;

в) дата принятия резолюции.

38. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;

в) содержит ответ на письмо-просьбу.

39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?

а) 30; б) 15; в) 12.

40. Кадровая документация ведется в соответствии:

а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;

б) с Кодексом законов о труде РФ.

41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:

а) назначением ответственного за исполнение приказа;

б) указанием сроков действия приказа;

в) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа.

42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:

а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.

43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?

а) в первый день работы;

б) не позднее недельного срока после начала работы;

в) не позднее месяца с начала работы.

44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

а) да; б) нет.

45. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

а) передачи на исполнение;

б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения или отправки.

46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?

а) в день поступления документов в организацию;

б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;

в) в недельный срок после поступления документов в организацию.

47. Какие этапы проходят исходящие документы?

а) составление проекта документа;

б) регистрация;

в) прием и первичная обработка;

г) контроль за исполнением.

48. Регистрационно-контрольные карточки используются:

а) для контроля движения внутренних документов;

б) для записи информации;

в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.

49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?

а) при большом документообороте;

б) при малом документообороте.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

Читайте также: