Как заверить тк для банка в 2020 году

Обновлено: 05.07.2024

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

получения заграничного паспорта, визы;
сверки стажа в ПФР;
службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
назначения пособий;
определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

Заверить и выдать копию трудовой книжки сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ).

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

Как заверить в 2021 году

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

Нормативная база

Указанный ГОСТ не содержит требований, к оформлению копии Трудовой книжки. Хватит вводить людей в заблуждение.

Подскажите, если я сшиваю документы мне печать подпись дату ставить на приклееной на нитки бумажку, и в конце копии тоже всё проставлять с надписью где хранится (или где храниться тоже на приклеено бумажке а в конце копии не надо? и второй вопрос если просто степлером скрепить то тогда на каждой странице писать все и где храниться или где храниться только на последнем листе?

Добрый день, помогите, пожалуйста! Муж попросил на работе сделать копию трудовой,а специалист поставил надпись работает по настоящее время прямо в оригинале документа.. Это недопустимо? Эту запись нужно отменять? Или исправлять? А новую копию делать уже после исправления в оригинале?

Добрый день! Подскажите, если кадровое сопровождение выведено на аутсорсинг, они заверяют и хранят ТК. Какую запись должны внести? Подлинник хранится в аутсорсинговой компании ООО. Корректна ли будет запись Подлинник хранится в организации без уточнения названия?

Добрый день! Подскажите, один разворот трудовой книжки должен быть на одном листе формата А4 или же можно делать два, на одном листе?

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, заверять нужно каждую страницу копии ТК, или достаточно прошить/скрепить и заверить последний лист? Заранее спасибо!

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы).
Трудовая книжка к таковым документам НЕ ОТНОСИТСЯ.

В силу ст. 4, ст. 26 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта является ДОБРОВОЛЬНЫМ

почему номер сейфа то надо указывать, еще и инв.№? Давайте еще напишем где ключи хранятся от сейфа. Есть номенклатура дел - ее и надо указать . я так считаю.

В ГОСТЕ не указано про сейф. Цитирую: Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год)

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где на копий трудовой должна быть расположена надпись работает по настоящее время? На развороте все графы исписаны. Куда перенести эту запись?

Указанный ГОСТ содержит информацию как заверяются копии документов в целом (пункт 5.26), трудовая книжка это документ, порой люди обращаются к работодателю за копией этого документа. Как заверить копию написано в ГОСТе.

Если просто степлером скреплять то каждую страницу заверять придется, если сшиваете, то концы нитки связываете и пломбируете, на пломбу печать ставите

о каком заверении речь? если о копии то на любом свободном месте, если речь про оригинал и про запись об увольнении, то либо ниже напишите либо вкладыш заводите.

Да, в оригинале документа такие записи не вносят, запись надо признать недействительной. Копию придется делать уже с такими записями. На самом деле это не на что не влияет, да, неприятно конечно. как вариант можно сделать дубликат.

Мое мнение - хранение трудовых книжке за пределами территории работодателя это грубое нарушение, отдать на внешний источник ведение кадрового делопроизводства можно, но вести его надо на территории работодателя.

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работники писали заявления, выбирая форму ведения трудовой книжки. На тех, кто не подал соответствующее заявление, в 2021 году работодатели продолжают вести бумажные трудовые[1], а на работников, выбравших электронный вариант или впервые устраивающихся на работу, бумажную трудовую работодатели уже не заполняют.

Принимаем работника на работу в 2021 году

С января 2021 года несколько изменился алгоритм приема на работу.

Работники, которые выбрали предоставление сведений о трудовой деятельности (далее — СТД), при трудоустройстве, чтобы подтвердить свой стаж, кроме бумажной трудовой книжки должны будут предъявлять справку по форме СТД-ПФР или СТД-Р.

Таким образом, в 2021 году оформление работника на работу должно начинаться с проверки способа ведения его трудовой книжки. Трудоустраиваясь, новый работник предоставляет работодателю следующие документы:

только трудовую книжку — если он ранее не отказался от ее ведения, либо
трудовую книжку и СТД.

Необходимо проверить последнюю запись в трудовой книжке работника. Она может быть:

об увольнении с работы либо
о подаче заявление на СТД.

В предоставляемой работником справке по форме СТД-ПФР надо проверить отметку об отказе от ведения бумажной трудовой книжки:

если она есть — СТД ведутся только в электронном виде;
если отметки нет — работодатель продолжает вести и СТД, и бумажную трудовую книжку.

Далее прием на работу оформляется, как и прежде: заключается трудовой договор с работником и издается приказ о приеме на работу. Но перед этим работник под роспись должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работодателя, касающимися выполнения его должностных обязанностей.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о принятии нового работника, работодатель обязан предоставить по нему отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек в электронном и бумажном виде

С 2020 года в связи с введением электронной трудовой книжки у кадровиков появилась дополнительная работа: им нужно не только вести бумажные трудовые книжки работников, но и сдавать отчетность в Пенсионный фонд РФ.

Ответственного за ведение электронных и бумажных трудовых книжек назначает руководитель организации. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] ответственных за ведение и хранение бумажных трудовых книжек работодатель назначает соответствующим приказом. Тот же работник (или другой) аналогичным приказом может быть назначен ответственным и за передачу СТД в ПФР (пример 1).

Как заверить копию бумажной трудовой книжки в 2021 году

Правила заверения копии трудовой книжки в 2021 году не изменились. Напомним, что необходимо сделать, чтобы верно заверить копию трудовой книжки:

1. Отсканировать и распечатать (либо сделать ксерокопии) страницы трудовой книжки.

2. Пронумеровать страницы и сшить их.

3. Проставить на каждой странице штамп или сделать соответствующие записи вручную.

4. Заверить каждую страницу не только подписью ответственного работника, но и печатью организации (при наличии) (пример 2) .

Категории работников, которые могут перейти на электронную трудовую книжку в 2021 году

Работники, у которых по объективным причинам не было возможности подать заявление о переходе на СТД до 31 декабря 2020 года включительно[3], вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т. ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление[4].

К числу таких работников относятся:

лица, которые не были трудоустроены в 2020 году;
были на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, т. е. не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними было сохранено место работы.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

[1] Письмо Минтруда России от 10.02.2020 № 14-2/В-136.

[4] Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

генеральный директор;
бухгалтер;
специалист отдела кадров.

Порядок заверения

Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

заверение копии каждого листа трудовой книжки;
заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.

Порядок заверения таков. Нужно:

Статья по теме: Переход на ЭТК в 2021 году

Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность). Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

Когда нужна копия ТК

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях. Например:

при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
при обращении в банк для получения кредита;
для оформления разнообразных пособий;
при оформлении льгот, налоговых вычетов;
для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:

трудовом стаже человека;
занимаемых должностях;
частоте смены мест работы;
длительности работы в одной должности или в одной организации;
причинах увольнения.

Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно. Рекомендуется даже при наличии постоянной работы хранить у себя копию, чтобы в случае утраты книжки можно было восстановить контакты организаций и повторно запросить данные о местах работы, должностях и стаже.

Тем, кому нужна правильно оформить копию трудовой книжки и заверить у работодателя, готовые образец 2020 года, заполненный с учетом последних законодательных изменений, поможет избежать ошибок.

Трудовая книжка (ТК) подтверждает стаж работника. Документ хранится по месту трудоустройства, но его сведения могут потребоваться человеку. Возникает необходимость их выдачи.

Краткое содержание статьи

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?

Лицо может потребовать данные из трудовой книжки, если ему необходимо подтвердить официальное место работы, стаж и факт получения постоянного дохода:

необходимость получить кредит (займ). Банк должен проверить, реально ли трудоустроен заявитель;
получение визы для поездки за границу. Консульство заинтересовано в том, чтобы туристы добросовестно возвращались домой по окончании срока визы. Работа признается источником дохода, ради которого стоит вернуться;
оформление пенсии, пособий, льгот. Электронные базы данных, например, Пенсионного фонда появились не так давно. Поэтому необходимость подтверждения факта занятости многолетней давности может возникнуть;
расторжение брака, назначение алиментов. Трудоустройство отца или матери играет роль при определении, с кем из родителей останутся дети. Копия ТК отца является поводом для назначения алиментов;
подача резюме. Потенциальный работодатель из предоставленной копии ТК узнает все об опыте соискателя.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Копию трудовой книжки сотрудник должен спросить у работодателя. Может потребоваться письменное заявление.
Кадровый специалист:

Результат подготавливается и выдается в срок до трех дней работы.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019-2020 году

Ранее фраза о заверении трудовой книжки работодателем включала:

ГОСТ Р-7.0.97/2016 в 2018 году впервые ввел условие о том, что при передаче документа третьему лицу необходима ссылка на местонахождение подлинника:

сейф определенного отдела;
архив кадровой службы;
личное дело;
другие возможные места.

Несоблюдение нововведения влечет недействительность документа.

Также ГОСТом введено право подтверждения подлинности дубликата постранично или его общей прошивки.

Копия имеет юридическое значение, пока ТК не дополнится очередными записями.

Образец заверенной копии трудовой книжки в 2020 году

Перейдем к тому, как будет выглядеть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем для банка.

Первостепенную роль для потенциального кредитора играет указание, что сотрудник все еще работает, а не уволен.

При прошивке в общий документ листы нумеруются, а заверяющая надпись располагается на обороте, где закреплена шнуровка и указано число прошнурованных страниц.

На картинке приведен образец заверения последнего листа копии трудовой книжки:

А на этой картинке приведен пример оформления всех заполненных и заверенных листов трудовой книжки после последнего разворота:

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Работающий гражданин за копией ТК обращается по месту трудоустройства. Но заверять может не каждый сотрудник: неправомочность специалиста влечет недействительность документа.

Правом заверить обладают:

руководитель (или предприниматель);
сотрудник кадрового отдела при наличии распоряжения руководителя;
бухгалтер при возложении на него обязанностей кадрового учета и отсутствии отдела кадров.

Правильно заверить копию трудовой книжки по образцу 2020 года может нотариус, если человек является безработным. Заявителю следует предъявить ТК и паспорт. Заверенная в нотариальной конторе копия может быть выдана в день подачи документов.

Заверение в подлинности подчиняется правилам, несоблюдение которых вызывает недействительность документа. Организации, запрашивающие у гражданина сведения о его занятости, неправильно заверенную копию ТК не примут и могут отказать в предоставлении кредита, визы или назначении пособия.

Статья подготовлена редакцией сайта. Познакомьтесь с авторами блога

Если вы хотите получать свежие идеи о заработке, инвестидеях, бизнесе, управлении личными финансами в свой почтовый ящик, то подпишитесь на обновления.

В определённых ситуациях, может потребоваться копия трудовой книжки. Но предоставить оригинал человек не может, так как он хранится в отделе кадров у работодателя. Как заверить трудовую книжку по новым правилам узнаете из материала ниже.

Новый ГОСТ — новые правила

Несколько лет руководители пользуются ГОСТом Р 6.30–2003. В документе прописаны основные правила заверения копий трудовой книжки. Сейчас следует использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь прописаны новые правила заверения организационно-распорядительных документов.

Данные правила рекомендуется использовать, но нет прямой обязанности. Как показывает судебная практика, именно этим стандартом нужно пользоваться при заверении документов. Во избежание споров с работниками и контролирующими органами, именно этот стандарт нужно использовать для заверения копий трудовой книжки для работников, для банков и других организаций.

Зачем требуется заверенная копия трудовой?

Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для предоставления в различные инстанции или работодателю для предоставления в ФСС.

Если копия нужна сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Максимум через 3 рабочих дня начальник должен удовлетворить просьбу работнику и выдать ему копию трудовой книжки, заверенной по установленным правилам.

Наиболее частая просьба о выдаче копии – предоставление её в банк для подтверждения стажа при оформлении кредита. Но в заявлении работник может только озвучить просьбу о выдаче, а причину имеет право не указывать.

В чём заключаются новые правила?

Характерных отличий ныне действующего ГОСТа от предыдущего нет. Согласно новым правилам, ответственный сотрудник должен предпринять следующие действия:

сделать копию трудовой книжки с помощью множительной техники, копировать нужно каждую страницу, даже если много листов;

Печать должна быть хорошо читаемой, не размытой, с указанием всей основной информации о работодателе.

Вам также будет интересно:

Если страниц не много, то заверять необходимо каждую. Заверительная надпись должна содержать в себе в обязательном порядке:

Новые правила гласят – в заверительной надписи должна содержаться информация о месте, в котором хранится оригинал трудовой книжки. Чтобы соответствовать стандарту, необходимо указать не только название работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Фото правильно оформленной заверительной надписи работодателем в трудовой книжке — образец 2022:

Фото правильно оформленной заверительной надписи без номенклатуры дел в трудовой книжке — образец 2022:

Фото правильно оформленной заверительной надписи со штампом в трудовой книжке — образец 2022:

Заявителю рекомендуется проверить полномочия работника, который будет копию заверять. Можно самостоятельно провести сверку записей в трудовой книжке. При обнаружении недочётов или ошибок, нельзя самостоятельно вносить правки. Следует сообщить о несоответствии ответственному работнику отдела кадров, корректировки будут внесены в установленном порядке.

Малым предприятиям разрешено хранить трудовые книжки в шкафу или сейфе. Если так есть на самом деле, то в заверительной надписи достаточно будет указать наименование работодателя.

Необязательно каждый раз делать заверительную надпись от руки. Если предприятие крупное, то можно сделать штамп. От руки прописывать только календарную дату заверения копии и реквизиты дела, в котором хранится подлинник.

Заключение

Заверенная копия трудовой может потребоваться от сотрудника для различных целей – оформление кредита, пособия через соцзащиту, прошлому работодателю и прочее. Руководство не имеет права отказать в выдаче копии. Получить на руки оригинал работник не может. Копию следует заверить по всем правилам.

Читайте также: