Как списать в 1с кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности

Обновлено: 28.06.2024

Кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, признается в бухучете доходом на дату, следующую за днем истечения срока исковой давности, в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухучете организации (п. 27 Инструкции N 102).

Поскольку кредиторская задолженность подлежит обязательному списанию в состав доходов и это нужно сделать сразу же, как появляется основание для списания (т.е. как только истечет срок исковой давности), очень важно не пропустить его окончание.

Для обеспечения своевременного списания кредиторской задолженности в бухучете целесообразно организовать контроль просроченных обязательств. Для выявления просроченной кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности специалистам организации (юристам, менеджерам, бухгалтерам и т.д.) понадобится провести определенную подготовительную работу:

1) документально подтвердить наличие просроченной задолженности (проверить договоры, счета, накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, ведомости, расчеты, свидетельствующие об образовании задолженности);

2) установить исходя из положений договора или законодательства, с какой даты задолженность стала просроченной. Эта информация нужна для того, чтобы правильно определить начало течения срока исковой давности. По данным бухучета это не всегда можно определить, поскольку задолженность отражается в бухучете раньше, чем она становится просроченной, и нет обязанности вести обособленный учет просроченной задолженности;

3) определить, какое применимое право предусмотрено договором, какой срок исковой давности предусмотрен этим правом по возникшей задолженности. Это актуально для задолженности перед нерезидентами по внешнеторговым договорам;

4) выяснить, не было ли обстоятельств, приостанавливающих или прерывающих течение срока исковой давности.

На заметку
Общий срок исковой давности составляет 3 года. По отдельным требованиям могут быть установлены специальные сроки исковой давности (они могут быть больше или меньше 3 лет). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 197, 198, ч. 2 ст. 204 ГК).

Такая работа может быть выполнена в ходе проведения инвентаризации обязательств, по итогам которой оформляется акт инвентаризации (формы 14-инв) и справка к нему (ч. 2 п. 2, п. 62 Инструкции N 180).

Если установление факта истечения сроков исковой давности по имеющимся долгам организации проводилось без объявления инвентаризации (в рамках текущей работы), то может быть подготовлено заключение. В нем целесообразно указать:

— кредиторов, перед которыми имеется просроченная задолженность (в т.ч. с истекшим сроком исковой давности);

— реквизиты документов (договоров, накладных, актов, инвойсов и т.п.), на основании которых образовалась задолженность;

— размер просроченной задолженности (в т.ч. с истекшим сроком исковой давности);

— даты истечения сроков исковой давности (в т.ч. приходящиеся на отчетный период (месяц)).

По итогам проведения подготовительной работы обычно издается приказ (распоряжение), в котором фиксируется решение руководителя списать кредиторскую задолженность по причине истечения срока исковой давности.

Списание таких долгов обусловлено не столько волеизъявлением руководителя, сколько требованием законодательства (п. 27 Инструкции N 102). Поэтому списывать кредиторскую задолженность с истекшим скором исковой давности необходимо и при отсутствии приказа.

Так как отражение хозяйственных операций в бухучете осуществляется на основании первичного учетного документа, для списания кредиторской задолженности со счетов бухучета потребуется составить документ, отвечающий требованиям ст. 10 Закона о бухучете. Таким документом может быть бухгалтерская справка, акт на списание кредиторской задолженности или иной документ произвольной формы, содержащий все необходимые реквизиты первичного учетного документа (ПУД).

Таким образом, порядок списания в бухучете кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности коротко можно описать так:

Списание кредиторской задолженности в бухучете
Основание для списания	Истечение срока исковой давности
Когда списать	На следующий день за днем истечения срока исковой давности
Куда списать	В состав прочих доходов по текущей, инвестиционной или финансовой деятельности
В каком размере	В сумме, учтенной по К-т 60, 62, 66, 67, 76 и др.
Какой записью отразить	Д-т 60, 62, 66, 67, 76 и др. — К-т 90-7, 91-1
ПУД	Бухсправка, акт на списание или иной документ

2. Нужно ли учитывать за балансом списанную кредиторскую задолженность

Списанную кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в дальнейшем учитывать на забалансовых счетах не требуется, хотя это и не запрещено.

При желании организация вправе открыть дополнительный забалансовый счет, присвоив ему свой номер, чтобы учитывать на нем списанную кредиторскую задолженность в течение определенного организацией срока (ч. 5 п. 3 Инструкции N 50).

Если такой забалансовый счет будет открыт, аналитический учет на нем целесообразно вести по каждому кредитору, чья задолженность списана со счетов учета расчетов, и каждому списанному долгу.

Ведение забалансового учета списанных долгов перед кредиторами может быть полезным, к примеру, в случаях, когда:

— существует вероятность предъявления кредиторами своих требований и придется доказывать, что по данному требованию срок исковой давности истек;

— организация не уверена, что правильно определила истечение срока исковой давности;

— есть вероятность, что организация в будущем погасит свой долг, чтобы сохранить деловую репутацию перед бизнес-партнером.

3. Учет кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности при налогообложении прибыли

При налогообложении прибыли суммы кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности, включаются в состав внереализационных доходов (п. 3.9 ст. 174 НК). Такие внереализационные доходы определяются на основании документов бухгалтерского учета и отражаются на дату признания доходов в бухгалтерском учете (т.е. на дату, следующую за днем истечения срока исковой давности) (п. 2 ст. 174 НК, п. 27 Инструкции N 102).

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности совпадают и по размеру дохода, и по моменту его признания. Постоянные и временные разницы возникать не будут. Начислять отложенные налоговые активы и отложенные налоговые обязательства не придется.

Требования к списанию дебиторской задолженности

Чтобы учесть дебиторскую задолженность при расчете налога нужно соблюсти ряд требований:

долг должен иметь истекший срок исковой давности (организация не ликвидирована, но добиться от нее возврата долга не получается);
фирма должна быть исключена из ЕГРЮЛ, или должна быть получена справка из МВД о невозможности разыскать учредителей;
фирма исключена из реестра ЕГРЮЛ после 1 сентября 2014 г. (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ).

Если задолженность числится за ИП, то выписки из ЕГРИП о его исключении из реестра недостаточно, чтобы признать задолженность безнадежной, так как ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (Письмо Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Задолженность может быть списана только в случае смерти индивидуального предпринимателя, но с учетом попытки взыскания долга с его наследников, так как наследники отвечают по его долгам в пределах наследованного имущества, или если есть решение суда о невозможности взыскания, так как невозможно установить местонахождение ИП.

Согласно п.1 ст. 252 НК РФ для исчисления налога на прибыль плательщик уменьшает доходы на сумму расходов; расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, также в пп. 2 п.2 ст. 256 НК РФ указано, что к внереализационным расходам приравниваются убытки от списания безнадежной дебиторской задолженности. Подобные списания ИФНС проверяет особенно тщательно. Реальность долга должна быть подтверждена документально – это первичные документы, договоры.

Если вы обращались в суд за взысканием задолженности с контрагента и у вас на руках есть решение о невозможности ее взыскания в следствии каких-либо обстоятельств, то это будет очень веским доводом при подтверждении права на списание.

Процедура списания дебиторской задолженности

Процедура списания начинается с инвентаризации расчетов. Для ее проведения выбираются председатель инвентаризационной комиссии и ее члены. Членами комиссии могут выступать как сотрудники организации, так и сторонние физлица, но в таком случае им нужно оформить доверенность на проведение мероприятий по инвентаризации дебиторской задолженности. Проверяется наличие долгов, их размер и документальное подтверждение или его отсутствие.

При рассмотрении задолженности членам комиссии следует обратить внимание на следующие пункты, которые не позволяют признать долг безнадежным:

дебитор подтвердил свои обязательства, подписав акт сверки;
заключена письменная договоренность о признании наличия задолженности;
получена оплата в счет погашения долга, процентов или неустойки;
получено письмо, в котором указано, что организация/ИП признает свой долг;
получено письмо с просьбой об отсрочке платежа;
подан иск в суд о взыскании задолженности.

Если долг подошел под пункты 1-5, то срок давности (три года) следует отсчитывать заново, но не превышать 10 лет со дня образования долга согласно п. 1 ст. 181 ГК РФ.

Далее распечатываются приказ (форма ИНВ-22) и акт (форма ИНВ-17).

После проведения этих мероприятий выпускается приказ о списании дебиторской задолженности (в связи с невозможностью взыскания). Приказ оформляется в свободной форме. В нем указываются данные об организации/предпринимателе-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, ее размер и период образования (договор, первичная документация, платежное поручение и выписка банка, заверенные банком), сумма списания. Обратите внимание, что платежное поручение и выписку банка, заверенные электронно, для суда следует заверить живой печатью и подписью в банке.

Если имеется резерв по сомнительным долгам, то сумма списывается за его счет. При превышении суммы долга над суммой резерва остаток идет на расходы по счету 91.02.

Если есть возможность взыскать долг в будущем, то он учитывается 5 лет на забалансовом счете 007 в разрезе контрагентов.

При невозможности взыскать долг – умер ИП, организация ликвидирована и прочие варианты, в приказе о списании нужно указать, что задолженность не будет учитываться на счете 007 и по какой причине.

В итоге, после проведения всех мероприятий у вас на руках будет пакет документов:

приказ о проведении инвентаризации;
доверенности на сторонних физлиц – членов комиссии (если они есть);
акт инвентаризации расчетов;
справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
приказ о списании задолженности;
выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);
решения суда.

Все эти документы, а также подтверждающие списанную задолженность, нужно хранить 5 лет.

Неподтвержденная дебиторская задолженность

Этим же способом можно воспользоваться, если размер задолженности небольшой, и издержки на суд будут больше, чем взысканная с должника сумма.

Читайте также: