Как ответить на просьбу начальника

Обновлено: 04.07.2024

Маленькая офисная революция: как отказать начальнику?

Отказывать бывает сложно. Особенно, когда с просьбой к нам обращается начальник – человек, от которого зависит наш карьерный успех и финансовое благополучие. Проблема в том, что некоторые работодатели начинают пользоваться этой слабостью подчиненных, заваливая их дополнительными заданиями и не оплачивая переработки. Давайте подумаем, как не стать жертвой такого начальника и научиться говорить "нет" вышестоящим.

Если вам все же не посчастливилось стать "крайним", подумайте, из-за чего это произошло. Беспристрастно оцените ситуацию, посмотрите на отношения босса с вашими коллегами – а к ним он обращается с подобными просьбами? Если да, то как они реагируют?

Если с постоянными просьбами обращаются только к вам, значит, вы сами чем-то заслужили такое отношение. Возможно, никогда не отказывали и выполняли любые просьбы, вот вами и начали банально пользоваться. Спросите у коллег, отказывали ли они начальнику и как это делали. Может быть, вам не надо изобретать велосипед, а достаточно перенять их опыт.

Как отказывать?

Правильно отказывать – это настоящее искусство. Делать это надо аккуратно, вежливо и неагрессивно, чтобы начальник не затаил обиду. Существует несколько проверенных способов вежливого и необидного отказа.

Аргументы. Отказ должен быть обоснованным – всегда объясняйте свою позицию. Позиция "нет, потому что не хочу", скорее всего, обидит руководителя, и в будущем он также будет отказывать вам в повышении зарплаты или должности, потому что не хочет идти вам навстречу.
Иллюзия согласия. Настоящие дипломаты никогда не говорят "нет". Отказ может быть замаскирован под согласие. Например: "Да, я с удовольствием возьмусь за эту работу, но из-за текущей занятости сделать это могу только на следующей неделе". Так можно успешно отказываться от всех срочных заданий.
Иллюзия выбора. Еще лучше – предложите начальнику самому выбрать, какое из ваших дел приоритетнее: срочный отчет или выполнение его неожиданной просьбы. Вряд ли начальник пойдет на то, чтобы снять с вас основные обязанности.
Интересы компании. Не бойтесь признаться в некомпетентности, если задание шефа не относится к вашим профессиональным навыкам и обязанностям. Тогда отказ можно объяснить интересами фирмы – объясните, что в новой роли вы только все испортите. Или скажите, что при увеличении объема работы ее качество непременно ухудшится, что в итоге будет иметь негативные последствия опять же для компании.
Предлагайте альтернативу. Когда отказываетесь выполнить просьбу начальника, всегда предлагайте ему альтернативу, как можно решить вопрос без вашего участия. Например, пообещайте найти других исполнителей.
Материальный интерес. Уточните, какую доплату вы будете получать за новые задания. Если начальник хотел нагрузить вас бесплатно, скорее всего, он просто попытает счастье с другим сотрудником.

Когда стоит согласиться?

Впрочем, он чужой работы не всегда надо отказываться. Порой небольшое задание может в перспективе оказать благотворное влияние на вашу карьеру.

Например, если вам предлагают принять участие в интересном и перспективном проекте. Даже если компания сейчас не в состоянии оплатить дополнительную работу, в будущем подобный опыт может пригодиться.

Не стоит упрямиться, когда от вашей работы зависит успех компании. Во всяком случае, если с подобными просьбами к вам обращаются редко. В будущем начальство не забудет своих героев.

Аналогичная ситуация – чрезвычайное происшествие на работе, когда нужно срочно спасать срывающиеся переговоры, результаты труда или компанию в целом. В экстренных ситуациях не стоит "качать права", ваша это работа или нет. Впрочем, если ЧП случаются в компании каждую неделю, стоит задуматься о смене работы.

А вам сложно отказать начальству? Вам встречались руководители, которые этим пользовались? Расскажите свои истории.

Подчиненные должны с уважением относиться к своему руководителю. Трудно отказывать, если с просьбой обращается начальник — человек, от которого зависит ваш дальнейший карьерный рост и финансовое благополучие. Неумение отказываться от чужой работы превращает жизнь в мучение. Что делать, если просьбы начальника идут вразрез с вашими интересами?

Отказ в дополнительной работе

Бывают ситуации, когда подчиненный не уверен в том, что сможет решить поставленную руководителем задачу. В данном случае сотрудник будет вынужден отказать своему начальнику.

Делать это следует аккуратно, чтобы не испортить свою репутацию и не поставить в неловкое положение вышестоящее начальство.

Дополнительная работа позволяет:

получить опыт;
заслужить уважение руководителя;
пойти вверх вверх по карьерной лестнице.

Любой шеф присматривается к своему подчиненному, чтобы в дальнейшем обеспечить высокооплачиваемой должностью. Это может выражаться в различного рода просьбах.

Но если поручений становится все больше, а заработная плата остается на прежнем уровне, стоит задуматься о собственном положении в организации.

ВАЖНО! Если дополнительную работу выполняют все сотрудники, и задержаться после окончания дня — в порядке вещей, то не стоит беспокоиться. Вы либо это принимаете, либо подыскиваете другие варианты.

Однако если вы заметили, что остальной персонал покидает офис вовремя, а на ваши плечи ложится дополнительная работа, следует найти причину происходящего.

Безоговорочное исполнение любых поручений показывает, что у вас нет чувства собственного достоинства. Как быть, если терпение лопнуло, а желание работать за всех пропало?

Конечно, нужно было поинтересоваться о переработках заранее. Но на собеседовании кандидат старается не задавать неудобных вопросов, чтобы произвести хорошее впечатление.

Если вас нагружают дополнительной работой, рекомендуется сделать следующее:

Понять, что более значимо — довольный начальник или гармония в семье.
Представить реакцию босса, если вы откажетесь выполнять его поручение.
Сообщить, что выполнение дополнительного задания помешает в установленный срок завершить текущие дела.
Выяснить, обязаны ли вы делать дополнительную работу, согласно должностной инструкции.
Попросить совет в коллективе. Как они в своё время отказывали руководителю?
Посоветуйте начальнику обратиться к другому сотруднику.
Общайтесь с руководителем на равных. Он такой же человек, как и вы — сможет понять причины отказа. Напомните о трудовом договоре, где четко прописан режим работы.
Спросите, в каком объеме будет оплачена дополнительная работа.

КСТАТИ! Покажите, что вы уважаете свой труд и работать бесплатно не собираетесь. Если оплачивать дополнительную работу руководитель не планировал, вероятнее всего он найдет другого исполнителя.

Важно понимать, что от некоторых поручений не следует отказываться:

участие в перспективных проектах;
деятельность, от которой зависит престиж компании;
экстренные или аварийные ситуации, чрезвычайные происшествия.

Главное, чтобы трудовая деятельность была комфортной, а исполнение обязанностей сверхурочно не препятствовало частной жизни и не ущемляло чувство собственного достоинства. Читайте нашу статью о том, как поступить, если начальник придирается по мелочам.

Примеры

Рассмотрим несколько примеров того, как руководство нагружало сотрудников дополнительной работой. Что они предпринимали и какие советы им можно дать?

№1

Дмитрий работает в крупной компании, он ответственный и пунктуальный человек. Виктор Николаевич, руководитель структурного подразделения, регулярно даёт мелкие поручения Дмитрию.

Дмитрий боялся отказать, полагая, что это отразиться на размере премии, ему не позволят уйти в отпуск в удобное время. Он не хотел портить отношения и создавать конфликтную ситуацию.

При столкновении с неприятными поручениями Дмитрий начинал испытывать эмоциональное напряжение, злиться и ненавидеть своего начальника. Переживания переносились в семью, негативно сказывались и на качестве работы.

ВНИМАНИЕ! Если поручение не связано с должностными обязанностями, у вас есть право отказаться их выполнять.

№2

Елену начальник регулярно просит отнести документы в бухгалтерию. Он не вправе заставлять ее делать это.

Варианты отказа:

№3

Евгения только окончила университет и ее приняли на должность менеджера в крупную компанию. До этого опыта работы она не имела, потому была просто счастлива. Стараясь показать себя с лучшей стороны, соглашалась на любую работу, лишь бы ее заметили.

Через некоторое время на Евгению обратили внимание, но это было не то внимание, которого она ожидала. Стали поступать просьбы выполнить чужую работу, за которую не было доплачено.

ВАЖНО! Следует сразу дать понять начальнику что вы умеете отказывать. Тогда в дальнейшем у коллег и руководства не возникнет желания давать задания, которые не касаются вашей сферы деятельности.

В переводе на другую должность

Вы долго мечтали занять новую должность, наконец-то звезды сошлись и шеф предложил вам перевод. Но в ваши планы на ближайшее время это не входило, например, собирались посвятить время семье.

Что делать, если вы совсем не ожидали такого поворота событий? Как деликатно отказаться от должности на работе и сохранить хорошие отношения.

СОВЕТ! Аргументируйте свой отказ тем, что вы очень польщены доверием, но боитесь не оправдать надежд. Не бойтесь говорить об этом открыто.

Вот что говорит психолог:

Возьмите некоторое время на раздумье, чтобы найти лучшие аргументы.
Объясните, что в случае перевода, занимаемая вами должность станет вакантна. Поиск замены и обучение новичка будет весьма невыгодным для компании.
Поблагодарите за оказанное доверие. Затем сообщите, что провели анализ своих возможностей, и в данный момент не сможете реализовать их в полной мере. На данном этапе предстоит решить сложные проблемы в семье. Такой отказ не будет расценен как неуважение.
Бывает так, что вас не устраивает сфера деятельности, которую собираются поручить. Стоит об этом открыто сообщить начальству.

В повышении

Занимать высокие должности дано не всем. Большинство людей чувствуют себя комфортно в роли исполнителя, им не нужно задумываться о каких-то проблемах и пытаться их урегулировать. В таком случае проще отказаться от повышения в должности.

Сделать это следует очень корректно, чтобы не испортить отношения с руководителем и не нанести вред карьере.

Сказать, что предложение достаточно интересное, но в силу семейных обстоятельств принять его не можете. Новая должность потребует больше временных затрат, а вы не хотите уменьшать время, которое обычно проводите с домашними.
Сослаться на неподходящий график работы.
Предупредить о возможных конфликтах с коллегами, если эта вакансия будет занята вами. Быть может, именно они претендовали на повышение.

ВНИМАНИЕ! Категорически нельзя говорить о том, что вы боитесь ответственности или не имеете достаточного опыта.

Ваша задача — создать образ заинтересованного сотрудника, который в силу некоторых обстоятельств не может занять предлагаемую должность. Кто знает, вдруг через год вы почувствуете в себе силы и желание продвинуться по служебной лестнице.

В совмещении

Согласие выполнить рискованный проект может нанести вред вашей основной работе, а также понизить ваш авторитет в глазах коллег, в случае невыполнения.

Ваша цель — тактично донести до руководства, что вы не собираетесь взвалить на себя сверх задачи, но в экстренной ситуации на вас можно рассчитывать.

В посещении корпоратива

Во многих организациях принято отмечать праздники коллективно. Корпоратив проводят для того, чтобы сплотить коллектив, укрепить командный дух.

Как отказаться и не навредить репутации:

уйти в отпуск, взять отгул или оформить листок нетрудоспособности в этот день;
сослаться на нездоровье кого-то из родственников;
сказать, что у вас есть планы на этот вечер, отложить которые невозможно;
сообщить о том, что в данный момент проходите курс лечения и употреблять алкоголь нельзя;
отпроситься по причине возникновения домашних хлопот (ждать мастера, забрать автомобиль из автосервиса и тд.);
сослаться на то, что у вас очень строгий супруг и он четко контролирует ваше времяпровождение;
неожиданный инцидент также может помешать вашему приезду. Это может быть сломанная машина, затопившие квартиру соседи или еще что-то, решать вам.

ВАЖНО! Не делайте резких заявлений о том, что на празднике будет скучно и неинтересно. Непосещение застолья может грозить отсутствием премии или карьерного роста в дальнейшем, а также ухудшением отношений с коллегами.

В Трудовом кодексе не прописаны вопросы, связанные с посещением вечеринок. Но в некоторых компаниях при приеме на работу граждане подписывают согласие не участие в подобных мероприятиях. Оно может быть обозначено как семинар или групповой тренинг.

В личной просьбе

Начальник может поручить вам выполнить личные просьбы: налить кофе, вымыть посуду, что-то привезти, выслать, купить, оплатить счета и даже присмотреть за ребенком или домашним животным.

Если такие указания — редкость, то сотрудник их обычно выполняет. Но когда ежедневно приходится выполнять личные получения, нужно научиться отказывать.

Например так:

Сказать нет в отношениях

Если вы заметили, что руководитель проявляет к вам повышенное внимание, не спешите расценивать это как флирт. Убедитесь, что подобное поведение не являются привычным способом поведения с противоположным полом.

Если интерес к вашей персоне не утихает, и напористый руководитель желает как можно скорее перейти на новый, более близкий, уровень общения, нужно предпринимать меры.

Вот как можно отказать шефу:

Игнорируйте его заигрывания.
Отказывайтесь от предложений подвезти, пообедать или сходить в кино.
Общайтесь только на темы, касающиеся трудовых функций.
Не посещаете корпоративы несколько месяцев.
Соблюдайте дресс-код, не провоцируйте начальство вызывающим или откровенными нарядами.

Укажите причины, по которым не сможете принять ухаживания. Честность и открытость никогда не бывает лишней.

После нескольких месяцев подобного поведения у любого кавалера угаснет интерес. Кстати, мы уже писали статью о том, что делать, когда начальник пристает на работе.

Бывают ситуации, когда руководитель предлагает повышение за отношения или угрожает увольнением за отказ от них.

ВАЖНО! Если начальнику удалось покорить сотрудницу и между ними завязались романтические отношения, к хорошему этот союз не приведет.

В лучшем случае, после неудачного романа девушка будет ловить косые взгляды коллег, поползут сплетни за спиной. Бывший покровитель начнет придираться. Известно много ситуаций, когда впоследствии женщина оставалась без работы и других привилегий.

Не рассказывайте никому о том, что начальник предлагает вам отношения. Сплетни в коллективе, особенно в женском, разлетаются мгновенно. Так вы не испортите отношения с боссом.

Полезное видео

Советуем посмотреть видео на тему того, как правильно отказывать людям:

Не обесценивайте себя

Безотказная серая мышка

Люди, которые не умеют отказывать, часто становятся жертвами манипуляторов и на работе, и в личной жизни.

Татьяна Смирнова работала помощником директора в средней компании. Еще в школе учителя называли ее тургеневской девушкой: она была тихая, скромная домоседка, зачитывающаяся романтичными романами о неразделенной любви. В институте она посещала все лекции, и однокурсники, которые проводили время более весело, затем без зазрения совести переписывали их. «Моя проблема – неумение говорить “нет“, мне все время как-то неудобно отказать, – рассказывает Татьяна. – В итоге коллеги постоянно просят меня распечатать документы, сходить к кофе-машине за горячим напитком или добежать за утренними газетами к киоску. И я все это делала, хотя понимала, что меня используют, до тех пор, пока не услышала, как моя молодая начальница сказала про меня в курилке: “Если родилась серой мышью – так ей и умрешь”. Татьяне было очень больно и обидно. Получается, что она делала людям добро, а они считали ее бесхребетным существом.

Научитесь не поддаваться психологическому давлению

Сначала преодолеть барьер, перерасти из безотказного человека в человека со своим мнением и стержнем будет сложно, но вы должны изо дня в день преодолевать свои страхи и комплексы. Делать эту работу, тренироваться вы можете и дома, и на улице, и сами с собой. Начните отказывать в мелочах. Научившись, вы сможете отказывать и по значительным моментам. А вскоре это войдет у вас в привычку.

Не оправдывайтесь

Еще один совет от психологов: отказывая, никогда не оправдывайтесь. Вы можете объяснить причину отказа, но опять же не нужно срываться на эмоции.

Потренируйтесь перед зеркалом: смотрите себе в глаза и тренируйте тон, которым вы отказываете.

Повод отказаться

Например, вы помогли коллеге с отчетами. Через пару недель он обращается к вам с новой просьбой. В ответ попросите его помочь с вашей работой. И если он вам откажет – у вас будет повод отказать и ему.

Извиняйтесь, но отказывайте

Есть такие коллеги, которые, придя на работу, начинают рассказывать вам о своих домашних радостях и проблемах – теща замучила, ребенок хулиганит, муж не звонит и так далее. Порой вы и сами не прочь отвлечься и обсудить любимый сериал или новую офисную сплетню. Но не все время! Такие люди отнимают ваше время, силы, энергию.

Сошлитесь на занятость и объясните, что подобные разговоры отвлекают вас от дел, что отражается на их качестве. И вы бы не хотели получить замечания от руководства. Если коллега не реагирует на ваши слова – будьте более принципиальной. Скажите, что вы в рабочее время работаете, а не обсуждаете личную жизнь.

Как отказывать начальнику

Если с просьбой к вам обращается начальник, тут немного сложнее. Но если задание не относится к вашим обязанностям, то вы можете мягко сказать об этом. При этом предупредив, что сейчас вы загружены текущей работой. И если вы отвлечетесь на новые поручения, можете не успеть выполнить важные задачи в срок.

Если вас просят стать наставником или дают другое профессиональное задание, которое может придать вам статуса, даст новый опыт, уважение среди коллег, – возможно, вам и стоит согласиться. Ведь от этого вы только выиграете.

Если вам предлагают что-то новое, вы имеете право взять время на обдумывание.

Четыре секунды на принятие решения

Иногда причина отказов (или не отказов) в том, что мы не умеем принимать правильные решения. Обычно это случается тогда, когда есть много переменных, и мы точно знаем, что не можем учесть их все. Например, если сегодня вы откажете, то завтра он вам не поможет. Или поможет? При каких условиях? А если случится аврал и у вас, и у него?

Необходимо помимо собственного позиционирования смотреть на ситуацию и с точки зрения руководителей компании. Обычно руководство не любит разбираться в конфликтах между сотрудниками, поэтому желательно решать проблемы так, чтобы они не оставляли следов в виде затяжных обид на вас у других людей.

Принеси мне кофе, ведь ты идешь к кофейному автомату.
Да, но потом я иду к руководителю в кабинет.
Хорошо, принеси кофе на обратном пути.
Сожалею, но я буду нести отчет, там очень большая папка бумаги, руки будут заняты. И т.д.

6. Другие виды отказов. Наблюдайте за людьми вокруг вас. Смотрите, как они отказывают. Вы удивитесь, когда обнаружите, что в принципе они пользуются теми видами отказов, которые были перечислены выше, но некоторые люди делают это виртуозно, а у кого-то это получается плохо и собеседнику удается этого человека переубедить.

В следующем номере расскажем, как правильно и эффективно отдыхать вечером после работы, на выходных и в отпуске.

Если вы не согласны с боссом, лучше промолчать или сказать правду?

Вадим Рубан тренер коммуникационных программ, коуч

Ваш начальник предлагает новый проект, который, вы уверены, не выстрелит. Ваш старший коллега рапортует о сроках реализации проекта, которые вы считаете нереальными. Знакомо? Что вы говорите, когда не согласны с кем-то, кто обладает большей властью, чем вы? Как вы решаете, стоит ли поднимать опасную тему? А если вы и решились на это, что именно и как лучше сказать?

Выработанная человеческим мозгом за миллионы лет эволюции и выживания в дикой природе естественная реакция — избегать опасности (в нашем случае — от разногласий с начальником). "Наш организм приучен выживать, поэтому мы естественным образом избегаем ситуаций, которые могут навредить нам", — говорит Джозеф Гренни (Joseph Grenny), автор бестселлера "Сложные разговоры" 1 .

"Причина наших фрустраций кроется в том, что мы знаем, что для нас в итоге будут негативные последствия", — добавляет Холли Уикс (Holly Weeks), автор книги "Неудача в общении" 2 . Мы сразу думаем примерно так: "Он меня невзлюбит", "Она подумает, что я — ее проблема", или, может быть, даже: "Меня уволят". Хотя порой "легче просто согласиться", Холли Уикс утверждает, что не всегда такая тактика поведения будет верной. Ниже мы разберем, как не соглашаться с кем-то более могущественным, чем вы.

Реалистично оценить риски

Большинство из нас склонны преувеличивать риски, связанные со "смелым выступлением". "Мы естественным образом начинаем представлять себе, что с нами произойдет все самое ужасное, — говорит Джозеф Гренни. — Да, поначалу ваш шеф может удивиться и немного расстроиться. Но есть вероятность, что вас не уволят и вы не станете с ним врагами на всю жизнь".

Я предлагаю вам сначала рассмотреть риск не возразить вовремя — возможно, проект будет сорван, вы потеряете доверие команды или пострадает ваш имидж в глазах того же шефа. И вот теперь оцените эти риски против тех гипотетических "карательных мер", которые, как вам кажется, могут против вас применить.

А может, подождать?

После оценки рисков вы можете решить, что сейчас лучше не высказываться. Может статься, что сейчас "вы просто не успели додумать проблему до конца или хотите услышать мнение вашей команды", — говорит Холли Уикс. Если вы думаете, что другие люди тоже не поддержат вашу позицию, можно сперва обсудить это с ближним кругом коллег. Вероятно, многие поделятся своим опытом или тем, что они слышали по этой теме, — все это сделает ваши контраргументы более весомыми и обоснованными.

Общая цель

Прежде чем поделиться своими мыслями с шефом, подумайте о том, что его волнует: это может быть руководство отделом, своевременное выполнение проекта или его отношения с руководством. Если вы сможете связать свое несогласие с "более высокой целью", у вас появится намного больше шансов быть услышанным.

Когда вы будете излагать свою позицию, не думайте, что эта взаимосвязь и так понятна — обязательно сделайте на этом упор. Вам нужно об этом четко заявить. Чтобы вас воспринимали не как неприятного подчиненного, а как соратника, который пытается достичь общей цели, встройте свои аргументы в текущий бизнес-контекст. Это поможет превратить вашу беседу из "боксерского поединка" в "шахматную партию".

Спросить разрешения, чтобы не согласиться

"Этот шаг может показаться избыточно предусмотрительным и почтительным, но это умный способ дать сильному человеку иллюзию психологической безопасности и контроля", — рекомендует Эми Галло (Amy Gallo) 3 .

Вы можете, например, сказать: "Я знаю, что мы должны выполнить это в первом квартале, но я почему-то считаю, что так не получится. И хочу поделиться с вами мыслями по этому поводу. Вы не против?". Такое вступление даст человеку выбор и позволит ему включиться в диалог. И если он скажет "да", это поможет вам чувствовать себя увереннее, выражая свое несогласие.

Быть спокойным

Вы будете слышать, как бьется ваше сердце, или чувствовать, что вы покраснели, но делайте все возможное, чтобы оставаться нейтральным и спокойным как в своей речи, так и в своем поведении на встрече.

Глубокие вдохи, а также осознанная речь в медленном темпе помогут вам успокоиться. Это известный физиологический факт, что когда мы чувствуем панику, то говорим громче и быстрее. Вам вовсе не нужно быть серой мышкой или говорить шепотом, просто замедлите темп и излагайте аргументы в своей обычной тональности — это поможет успокоить вашего собеседника и успокоиться вам самим. Вы будете казаться более уверенным, даже если глубоко внутри дрожите.

Проверить исходные данные

Получив разрешение на обсуждение острой темы, начните с точной формулировки точки зрения вашего оппонента, то есть вашего начальника. С какой именно идеей, мнением или предложением вы не согласны? Если вы сможете четко, возможно, даже лучше, чем он, изложить его точку зрения, это даст вам прочную основу для дальнейшего обсуждения. Вам нужно, чтобы шеф в итоге сказал или подумал: "Да, а он понимает, о чем говорит".

Без оценок

В разговоре о проблеме, когда вы начнете выражать свою озабоченность, внимательно следите за языком. Вам следует избегать любых слов осуждения, таких как "близорукий", "глупый" или "поспешный", которые могут вывести шефа из равновесия. Мой совет — просто исключите из своей речи все прилагательные, поскольку они могут быть неправильно истолкованы или приняты на свой счет. Говорите только о фактах.

Например, вместо того чтобы сказать: "Я думаю, что будет просто наивным надеяться закончить проект в первом квартале", вы можете сказать: "В прошлом мы уже делали четыре подобных проекта, и в такой срок смогли выполнить только один, но и там были особые условия". Постарайтесь придерживаться нейтральных формулировок и сфокусируйтесь на фактах, ваше несогласие должно звучать искренне, обоснованно, по существу.

Быть сдержанным

По ходу беседы подчеркните, что вы излагаете лишь свое мнение, а не библейскую истину. Это может быть взвешенное, хорошо продуманное, но все-таки мнение, поэтому говорите осторожно и немного занижайте степень уверенности. Вместо того чтобы сказать: "Если мы поставим срок выполнения на конец квартала, мы это не выполним", — лучше выразиться так: "Это всего лишь мое мнение, но я действительно пока не понимаю, как мы уложимся в этот срок".

Я рекомендую добавить здесь подводящие фразы, такие как "я сейчас рассуждаю вслух". Они оставляют место для диалога. Выразив свое мнение (как мнение, а не как факт), проявите искренний интерес и любопытство к точке зрения другого человека. Напомните собеседнику, что это ваша точка зрения, а далее пригласите поделиться своим взглядом на ситуацию. Можно сказать так: "Я действительно могу быть не прав, подскажите мне, пожалуйста". И будьте искренне готовы услышать другое мнение.

Признать его авторитет

В конце концов, следует признать, что финальное решение примет человек, имеющий на это полномочия. Вам лучше сказать: "Я понимаю, что вы сейчас примете окончательное решение, и оно зависит лишь от вас". Это не только покажет, что вы знаете свое место в иерархии, но и напомнит шефу, что у него тоже есть выбор. Не отказывайтесь от своего мнения и не давайте ложных оценок. Это полностью в ваших силах — проявить уважение к вышестоящему руководителю, сохраняя при этом свое достоинство.

1 Grenny Joseph. Crucial Conversations Tools for Talking When Stakes Are High. McGraw-Hill Education; 2nd edition. 2011, September 9.

2 Weeks Holly. Failure to Communicate: How Conversations Go Wrong and What You Can Do to Right Them. Harvard Business Review Press. 2010, May 20.

3 Gallo Amy. HBR Guide to Dealing with Conflict. Harvard Business Review Press. 2017, April 4.

Ситуация, при которой вы регулярно берете на себя лишние обязанности на рабочем месте, когда вам трудно отказать даже в том случае, если просят или требуют делать то, что вы делать не должны, является достаточно распространенной.

Она существенно усложняет рабочий процесс, так как вам приходится заниматься незапланированными делами, увеличивается нагрузка, растет усталость, падает производительность и интерес к работе.

Ко всему добавляются хроническое раздражение на коллег и себя и ощущение, что вас используют. В этой связи научиться отказываться коллегам или начальству - вопрос личностной и профессиональной важности.

Чем же они отличаются и как с ними бороться?

Причины ситуативной неспособности отказывать

Отсутствие четкого и конкретного понимания
своих должностных обязанностей

Иногда это обусловлено корпоративными нормами: работа в организации выстроена так, что никто точно не знает, за что отвечает.

В этой ситуации вы можете попросить рассказать вам, как распределены обязанности между сотрудниками в компании, и настаивать на уточнении, разъяснении, конкретизации и разделении обязанностей, так как от этого зависит ваша эффективность и производительность.

Страх прослыть плохим работником

Может казаться, что чем больше дел вы сможете сделать, чем больше обязанностей сможете выполнить, тем лучше продемонстрируете свои навыки, умения и работоспособность.

Однако работника всегда оценивают по нескольким показателям, и навыки и умения не всегда являются главным критерием, по которому сотрудника продвигают по карьерной лестнице, повышают зарплату, начисляют премию, уважают, любят и ценят.

Наверняка вам известны примеры, когда профессионал годами сидит на одном и том же месте именно потому, что он слишком удобен здесь руководству и всему коллективу.

Поэтому важно понимать, что есть хороший работник и есть удобный работник. Поддерживая своим поведением вторую позицию, вы рискуете никогда не оказаться в первой.

Страх прослыть плохим человеком.

Этот страх может быть связан с двумя побудительными причинами:

Это может быть вызвано тем, что в вашем опыте отказы были личностно окрашены и являлись отвержениями.

Как отказать правильно?

Разница между отказом и отвержением выглядит следующим образом:

Если со стороны коллеги это действительно просьба, то она должна предусматривать отказ. Если же ваш коллега не принимает отказ, то это уже не просьба, а требование.

Если просьба коллеги является, на ваш взгляд, манипулятивной, то тем более отказ должен быть лаконичным, так как манипуляторы вынуждают нас объяснять и выискивают в объяснениях брешь. В процессе манипулятивного диалога может выясниться, что дела у вас не настолько важные, что время еще терпит, а вы еще не так устали, как он.

- Маша, помоги мне, пожалуйста, составить отчет!
- К сожалению, не могу, занята.
- Но у меня очень много работы. Я непременно все провалю!
- Я слышу, что ты очень переживаешь, но не могу тебе сейчас помочь.
- Но мне так нужно.
- Понимаю, что если бы это не было так важно, то ты бы не обратилась ко мне. Мне очень жаль, что я не могу тебе сейчас помочь.

Эта методика хороша тем, что вы не просто отказываете собеседнику, но даете ему понять каждый раз, что слышите его и что вам небезразлична его просьба. Однако ваша позиция при этом остается неизменной.

Если лишние обязанности предлагает выполнить начальник, вы имеете право уточнить, оплачивается ли эта работа дополнительно, как учитывается и поощряется работа, которая не входит в круг ваших обязанностей.

Отказ может быть аргументирован тем, что выполняя столько дел, вы теряете работоспособность, так как есть предел сил и возможностей. Если вы переключитесь сейчас на новую работу, то не сможете выполнить текущую.

Предлагайте разобраться, апеллируя к трудовому контракту и должностным инструкциям, в которых должны быть прописаны ваши функциональные обязанности.

Если, несмотря на обоснованность, ваш отказ не принимается и вас заставляют делать то, что к вашим функциям не относится и никак не поощряется, то это уже насилие.

О хроническом неумении отказывать

Вспомните последний случай, когда вас о чем-либо просили. Что вам лучше всего вспоминается: какие-то определенные слова, тембр голоса, интонации, вид, взгляд коллеги/начальника?

Что для вас это значит? Как вы на это реагируете - беспокоитесь, тревожитесь, вдохновляетесь, успокаиваетесь, раздражаетесь, гневаетесь, обижаетесь и т. д.?

Кем вы себя в этот момент чувствуете - спасателем, важной персоной, слугой, жертвой, ребенком и т. д.? А кем является тогда ваш коллега? Какое его качество вы замечаете - несчастный, слабый, бедный, властный, бескомпромиссный, хитрый, добрый, доверяющий, авторитетный и т. д.?

Кто себя так вел, так говорил с вами еще когда-либо? Кого вам это напоминает из вашей жизни?

Не подавляйте это в себе, а просто каждый раз вспоминайте, когда попадаете в такую ситуацию. Это поможет вам не чувствовать себя растерянной, понимать, что происходит, и отделять ситуацию от себя, не сливаться с ней. Находите между этими ситуациями отличия.

Читайте также: