Как отредактировать путевой лист в экселе

Обновлено: 04.07.2024

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Лайтик-Автопредприятие

Назначение программы

Карточка автотранспорта имеет вид:

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

2. Учет клиентов и объектов

В программе принята двухуровневая организация справочника:
- на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
- на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация.
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.

3. Учет маршрутов

В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута).
В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника "Клиенты и объекты".
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.

4. Учет путевых листов

Режимы работы в журнале путевых листов:

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.

ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание "П") при установке не изменяются.

5. Учет сотрудников (водителей)

- добавление,
- удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
- поиск,
- сортировка,
- печать,
- выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

- фамилия, имя, отчество,
- адрес,
- телефоны,
- дата рождения,
- № удостоверения,
- часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час),
- дата приема,
- дата увольнения,
- дополнительная информация (до 250 символов).

6. Учет расходов

- добавление записи расхода,
- удаление записи расхода,
- изменение записи расхода,
- печать списка расходов за установленный период,
- вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
- установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘ ’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или статье расхода,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

- добавление группы расходов,
- добавление статьи расходов,
- изменение названия группы и статьи расходов,
- удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
- удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

7. Учет доходов

8. Ведение списка задач

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

9. Учет напоминаний по пробегу

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

- добавление группы задач (напоминаний),
- добавление типа задачи (напоминания),
- изменение названия группы и типа,
- удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
- удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

- вид топлива,
- вид транспорта,
- автомобиль,
- сотрудник (водитель),
- маршрут (в отчете по пробегу),
- объект (в отчете по пробегу),
- группа расходов/доходов,
- статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

- за период в целом,
- по видам транспорта,
- по автомобилям,
- по путевым листам,
- по сотрудникам(водителям),
- по маршрутам (в отчете по пробегу),
- по объектам (в отчете по пробегу),
- по группам / статьям расходов и доходов,
- по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для отчетов:

Ведомость выдачи и расхода топлива:
- Получено, л
- Расход топлива фактический, л
- Сдано, л
- Расход по норме, л
- Экономия, л
- Перерасход, л
- Остаток, л
- Пробег, км
- Пробег, км
- Длительность простоя с включенным двигателем, час
- Длительность работы отопителя, час
- Объем транспортной работы, т*км
- Пробег с грузом, км
- Количество ездок с грузом за смену
- Длительность работы специального оборудования, час
- Длительность работы битумного насоса, час
- Длительность работы гудронатора, час
- Длительность работы подогревателя цистерны, час
- Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
- Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
- Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
- Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
- Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
- Расход топлива, л
- Средний расход топлива, л /100км
- Отработано часов
- Заработная плата, руб.
- Расход топлива фактический, л
- Расход моторного масла, л
- Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
- Расход специальных масел и жидкостей, л
- Расход пластических смазок, кг
- Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
- Балансовая стоимость, руб.
- Количество автомобилей
- Количество автомобилей
- Дата списания
- Основные настройки программы:
  - Тип базы данных в демо-режиме (для возможности просмотра базы данных на другом компьютере)
  - Название организации
  - Адрес организации
  - Телефоны
  - Основной регион
  - Основной тип автомобиля
  - Дата подтверждения записи путевых листов
  - Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
  - Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
  - Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
  - Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
  - Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
  - Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
  - Флаг сохранения данных при выходе из программы.
  - Названия файлов-шаблонов путевых листов - типовых и пользовательских (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
  - Наименования шаблонов реквизитов путевых листов
  ВАЖНО: Пароль для редактирования - регистрационный номер программы. Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.
  
  · Импорт базы данных.
  
  o Этот режим предназначен для импорта данных из другой версии программы (Мини-Автопредприятие, Лайтик-Автопредприятие).
  
  · Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
  
  · Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.
  
  o Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: "Бухгалтерский учет" (редакция 4.5), "Комплексная конфигурация" (редакция 4.5), "Упрощенная система налогообложения" (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С "Основные средства" вида "Транспортные средства" с контролем уникальности по инвентарному номеру.
  
  12. Просмотр нормативной базы
  
  13. Просмотр справочной информации
  
  15. Выбор периода в журналах и отчетах
  
  16. Требования к системе
  
  1. Операционная система - Windows 98/2000/2003/XP.
  2. Разрешение экрана - 800*600 и выше.
  3. Microsoft Excel для печати отчетов.
  
  17. Технические особенности
  
  1. Формат базы данных - файлы Access (наличие установленной программы Microsoft Access не требуется).
  2. Цветовое выделение полей, по которым установлен отбор в журналах и отчетах.
  3. Цветовое выделение найденных фрагментов при поиске в справочной информации.
  4. Автоматическое форматирование по ширине страницы при всех режимах печати.
  5. Показ всех установленных фильтров (отборов) при печати реестров, документов, отчетов и диаграмм.
  6. Страничная организация вывода больших объемов информации.
  7. Автоматическая реорганизация базы данных при обновлении программы.
  
  Путевые листы для грузовых автомобилей бывают двух типов:
  - по форме № 4-п. Для грузовиков, которые работают по повременному тарифу. Форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня (смены) водителя.
  - по форме № 4-с. Этот бланк путевого листа используется при сдельной оплате работы (чем больше перевозок совершил, тем больше заработал).
  В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист для грузового автомобиля по форме № 4-п (повременной тариф, форма рассчитана на перевозку грузов одному или двум заказчикам в течение рабочего дня (смены) водителя).
  
  Образец бланка путевого листа надо утвердить приказом и закрепить в учетной политике.
  
  Путевой лист для грузового автомобиля (форма № 4-п): лицевая сторона
  
  Вот так выглядит лицевая сторона путевого листа для грузового автомобиля по форме № 4-п. Ее заполняет диспетчер (или уполномоченное лицо, назначенное руководителем компании).
  
  Как заполнять колонку с общими сведениями
  
  Серия. Она обычно указывается при заказе бланков в типографии. Можно придумать и указывать свою, если удобнее вести учет путевых листов еще и по сериям. Впрочем, серии может и не быть – в нашем примере нет.
  
  Номер (обязательно). Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации предприятия. В примере: 03-55
  
  Срок действия (обязательно). Число, месяц и год, в течение которой путевой лист грузовика может быть использован. Напомним, что по действующему законодательству (с 1 марта 2019 года), путевой лист оформляется на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов. В примере: с 30 января 2021 г. по 30 января 2021 г.
  
  Организация (обязательно). Если собственник — юридическое лицо, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (основной регистрационный номер), который присваивается компании при регистрации и состоит из 13-ти цифр. У нас: ООО “Ромашка”, Москва, ул. Ромашкина, д. 1, (495) 000-00-00, 1065042071798.
  
  Код по ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. В примере: 46598111
  
  Кстати: выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации (при их наличии). Если штампа и печати нет, соответственно, ничего не ставим.
  
  Сведения об автомобиле в путевом листе
  
  Марка и модель автомобиля (обязательно). Например: ГАЗ-3302 “Газель” (мебельный фургон)
  
  Государственный номерной знак (обязательно). В примере: м333ом/55rus
  
  Водитель (обязательно). Здесь указывается ФИО водителя, например: Иванов Иван Иванович. Обратите внимание, не фамилия с инициалами, а ФИО полностью!
  
  Удостоверение. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 77 АА 777 777.
  
  Прицеп 1. Если используется прицеп, также указываем его марку, модель и государственный номерной знак.
  
  Прицеп 2. Если используется второй прицеп, заполняем графу по примеру Прицепа 1.
  
  Сопровождающие лица. Например, грузчики: О.В. Хоменко, П.Р. Томичев
  
  Коды в путевом листе
  
  Режим работы. Указывается режим работы, например: работа в будние дни, выходной или праздничный день, по графику, командировка, номер смены и т.п. У нас: 1 смена.
  
  Колонна. Это подразделение на автотранспортном предприятии, которое состоит из нескольких бригад. У нас в примере: 1.
  
  Бригада. Номер бригады. У нас: 5.
  
  Если ни бригад, ни колонн на предприятии нет, ставим прочерк.
  
  Номер парковки. Под парковкой в форме путевого листа понимается место, предназначенное для стоянки автомобиля по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя. Парковочные места могут быть пронумерованы (исключительно для удобства предприятия, это не обязательное требование). В примере: 015.
  
  Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему отделом кадров организации. Реквизит необязательный, но для бухгалтерии необходимый. В примере: 013.
  
  Сведения о перевозке
  
  В нашем путевом листе для грузовика пишем:
  
  Работа водителя и автомобиля
  
  Выезд с парковки. В новом Приказе Минтранса № 368 этот пункт звучит как “Выпуск ТС на линию”. Но по факту — тот же “выезд с парковки”. В этой графе мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент выпуска ТС на линию.
  
  Возвращение на парковку по окончании смены (рабочего дня). Графа, в которой мы отмечаем время по графику, нулевой пробег, показания одометра и фактическое время на момент возвращения ТС по окончании рейса или смены.
  
  Время по графику. Установленное время, в которое водитель обязан выехать с парковки для выполнения задания. Выезд 9:30, возвращение 17:00.
  
  Нулевой пробег. Указываем расстояние от парковки до первого пункта погрузки (в примере: 10 км.) и от последнего места разгрузки до парковки (в примере: 25 км.).
  
  Показания одометра (обязательно). В примере: на момент выезда с парковки – 55100, на момент возвращения – 55250.
  
  Если на один автомобиль оформлено несколько путевых листов (отдельно на каждого водителя), то дата, время и показания одометра при выезде автомобиля с парковки проставляются в путевом листе водителя, который выезжает с парковки первым.
  
  При возвращении автомобиля на парковку указанные сведения проставляются в путевом листе водителя, который заезжает на парковку последним.
  
  Время фактическое (обязательно). Указывается время, когда грузовик выехал и вернулся на парковку по факту (не по графику, а как получилось в реальности). Выезд 9:30, возвращение 17:00.
  
  Подпись механика. Петров.
  
  Расшифровка подписи. Фамилия полностью и инициалы: П.П. Петров
  
  Движение горючего
  
  Горючее (марка, код марки). В примере: дизельное топливо (ДТ).
  
  Выдано. Сколько литров выдано перед выездом на смену/рейс. У нас: 20.
  
  Остаток (при выезде) Сколько литров было в баке при выезде (с учетом предыдущих остатков). В примере: 10.
  
  Остаток (при возвращении) Сколько литров в баке осталось по возвращении в гараж. У нас: 9.
  
  Сдано. Если остатки горючего по возвращении сдаются, указываем, сколько сдано. В примере – не сдаются, прочерк.
  
  Коэффициент изменения нормы. Существуют нормы расхода топлива для конкретных видов автомобилей (они утверждены Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14 марта 2008 г.). Но эти нормы могут меняться: поправочные коэффициенты вводятся при работе зимой, в неблагоприятных условиях (например, в горах), после капремонта и т.д
  
  Здесь записывается один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего.
  
  Время работы (спецоборудования). Если грузовик используется, например, при строительных работах, то учитывается время спецоборудования (того же погрузочно-разгрузочного механизма).
  
  Время работы (двигателя). Поскольку погрузочно-разгрузочные механизмы работают от двигателя машины, то указываем время работы двигателя. Это необходимо, чтобы рассчитать дополнительную норму топлива.
  
  Подписи. Заправщика, механика, диспетчера.
  
  Обратите внимание!
  
  Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.
  
  Задание водителю
  
  В чье распоряжение (наименование и адрес заказчика). Пишем форму организации, наименование и адрес фирмы-заказчика. В примере два заказчика: ООО “Лютик”, Москва, Заречный просп., д. 5; ООО “Василек”, Москва, пер. Барнаульский, д. 2Б.
  
  Время прибытия. Когда приехали к заказчику. В примере: к первому заказчику – 10:00, ко второму заказчику – 15:00.
  
  Время убытия. Когда уехали от заказчика. В примере: От первого заказчика – 14:00, от второго заказчика – 16:00.
  
  Количество часов. Сколько часов потрачено на задание. В примере: 1-й заказ – 4; 2-й заказ – 1.
  
  Количество ездок. Ездка – это движение от начального до конечного пункта с грузом (от погрузки до разгрузки). У нас: 1-й заказ – 8; 2-й заказ -1.
  
  Предрейсовый осмотр водителя
  
  Предрейсовый осмотр (обязательно).
  
  Медработник, который проводил предрейсовый осмотр водителя, должен сделать пометку: “Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен” и заверить своей подрисью, указывая должность, фамилию и инициалы). В примере: Врач-терапевт К.К. Козлова.
  
  Чтобы каждый раз не писать от руки, можно предусмотреть в путевом листе отдельную строку либо заказать штамп.
  
  Обратите внимание: в документе должна быть указана дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового медицинского осмотра водителя. В примере: 30.01.21, 8:30.
  
  Водительское удостоверение проверил, задание выдал, выдать горючего. Обычно всё это делает диспетчер (или иное лицо, назначенное руководителем). Ниже он ставит свою подпись. Обратите внимание: количество горючего пишем прописью: Двадцать.
  
  Диспетчер. И.И. Иванченко.
  
  Послерейсовый осмотр
  
  Нужен только, если водитель перевозил пассажиров или опасные грузы. Заполняем по примеру предрейсового: 30.01.21, 17:15 . Врач-терапевт К.К. Козлова
  
  Предрейсовый контроль автомобиля
  
  Предрейсовый (предсменный) контроль (обязательно). Контролер технического состояния автотранспортных средств производит осмотр и ставит в путевом листе отметку: “Выпуск на линию разрешен”, с датой и временем осмотра. Это может быть как отдельная строка в путевом листе, так и штамп. Отметка заверяется подписью с расшифровкой.
  
  Обратите внимание! Штамп также обязательно заверяется подписью. Личная подпись ужесточает персональную ответственность контролеров за допуск на линию неисправных ТС.
  
  Выезд разрешен. Если обязанности механика и контролера выполняют разные лица, то здесь расписывается механик (но сам предрейсовый контроль выполняет контролер ТС!).
  
  Автомобиль принял. Подпись водителя подтверждает, что он принял автомобиль в технически исправном состоянии и получил задание. И.И. Иванов
  
  При возвращении автомобиль. Указываем, в исправном ли состоянии вернулся грузовик. В примере: исправен.
  
  Сдал водитель. И.И. Иванов.
  
  Принял механик. П.П. Петров.
  
  Также сюда вносятся иные сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов ГИБДД, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).
  
  Талон второго заказчика
  
  Талоны на заказчиков заполняются дважды, совершенно идентичные:
  - на лицевой стороне – для отрывного талона (отдаём заказчику вместе со счетом на оплату);
  - на оборотной стороне – для путевого листа (эти записи остаются у нас и служат основанием для учета работы автомобиля).
  Талон второго заказчика на листе идёт первым: поскольку талоны двусторонние, необходимо, чтобы стороны совместились правильно.
  
  Талон второго заказчика заполняется, если водителю дали 2 задания. Если заказчик один, заполняем форму именно на первого заказчика (находится рядом).
  
  К путевому листу №. Указывается номер и дата путевого листа: 03-55 от 30 мая 2019 г.
  
  Результат по второму заказчику. Заказчик указывает все параметры заказа: время водителя, потраченное на его заказ, ездки, пробег, тариф, по которому работает водитель и т.д.
  
  Время оплачиваемое. Это время, потраченное непосредственно на выполнение заказа (от прибытия к заказчику до убытия). В примере: 1 ч 20 мин.
  
  Ездки. Указываем количество ездок с грузом: 1.
  
  Экспедитор. Если был экспедитор, указываем это. У нас: нет.
  
  Пробег (всего, с грузом). Указываем расстояние между грузоотправителем и грузополучателем. В примере: пробег всего – 25 км., пробег с грузом – 20 км.
  
  Тонны. Вес груза. В примере: 0,5.
  
  Т-км. Умножаем пробег а втомобиля с грузом на массу перевезенного груза (значение колонки 49 умножаем на значение колонки 51). В примере: 20 х 0,5 = 10.
  
  Всего к оплате. Итоговая сумма к оплате (время умножаем на тариф). В примере: 600-00 р.
  
  Выполнено. Время, потраченное водителем на выполнение заказа. В примере: 1 ч 20 мин.
  
  Тариф. Указываем, сколько стоит час работы грузовика. В примере: 450-00 р.
  
  Таксировщик. Подпись таксировщика компании. Если такового нет, подписывает лицо, уполномоченное на это (обычно диспетчер или бухгалтер). К.К. Коровин.
  
  Начальник эксплуатации. Если начальника эксплуатации в компании нет, подписывает уполномоченное на то лицо. Ю.А. Ковалев.
  
  Путевой лист легкового автомобиля – документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3.
  
  Бланк путевого листа легкового автомобиля 2018 года
  
  Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в 2018 году.
  
  Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?
  
  В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:
  - Дата и номер составления документа
  - Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
  - Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
  - Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
  - Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
  - Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
  - Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.
  Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  
  Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  
  КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
  
  Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля
  
  Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2018 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.
  
  Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.
  
  Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  
  Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  
  КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
  
  узнайте больше про куб сейчас
  
  Автоматизация
  выставления счета
  
  Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН
  
  Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу
  
  Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета
  
  Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета
  
  Подготовка счета за 20 секунд
  
  Отсутствие ошибок в счетах
  
  Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес
  
  Увеличение скорости оплаты счетов
  
  Автоматизация
  отправки счета
  
  Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет
  
  Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет
  
  Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании
  
  Отправка счета на e-mail покупателя
  
  Отправка счета в 2 клика
  
  Красивые и профессиональные счета
  
  Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона
  
  Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой
  
  почему куб удобнее
  
  Удобное выставление счетов онлайн
  
  Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
  
  Контроль задолженности по каждому покупателю
  
  Упорядоченное хранение всех ваших документов
  
  Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера
  
  Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  
  Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  
  КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
  
  Нужна помощь по заполнению документов или консультация?
  
  Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов
  
  Продолжаю выкладывать печатные формы с кратким описанием первичных и иных документов и их версии в Excel. На очереди путевой лист. Постановлением 78 Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. установлено, что если вы управляете механическим транспортным средством, то вы обязаны иметь при себе путевой лист. В статье привел краткое описание этого документа и ссылку на путевой лист в Excel.
  
  Путевой лист, для чего он нужен?
  
  Жесткие требования к наличию путевого листа предъявляются только к автотранспортным компаниям. При помощи путевого листа вы подтверждаете свои затраты на ГСМ, при помощи них может рассчитываться ЗП водителя и прочие затраты на автомобиль или технику. Т.е. без подтверждения путевых листов ФНС вам могут доначислить налог на прибыль (не приняв затраты на транспорт).
  
  Водитель обязан иметь при себе путевой лист при выполнении коммерческой перевози и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки. Хотя в КОАП нет прямого указания на путевой лист и нарушения по его оформлению или отсутствию, специалисты часто ссылаются на статью 12.31.1, как связанную с путевкой.
  
  Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 обязует хранить отработанные путевые листы в течение 5 (пяти) лет.
  
  В путевом листе так же отмечаются данные о медицинском осмотре водителя.
  
  При автоматизации заполнения путевого листа особое внимание нужно уделить данным одометра по уходу и приходу ТС. Ведь на основании пробега рассчитываются расход топлива по норме, а именно расхождения между фактом и нормой — самый частый пример споров сотрудников-водителей и организации.
  
  Какие бывают?
  
  — Форма 3-спец. Для спец. техники
  
  — Форма 4. Для такси
  
  — Форма 4-с. Для грузовых автомобилей на сдельной оплате труда
  
  — Форма 4-п. Для грузовых автомобилей на повременной оплате труда
  
  — Форма 6. Для автобусов
  
  Что должно быть в путевом листе?
  
  В принципе можно скорректировать и создать удобную для организации форму путевого листа, но наличие обязательных полей унифицированной формы нарушать нельзя(не забудьте указать это в учетной политике). А именно — номер документа; ОГРИП и ОГРН владельца авто; дату выдачи; период действия ПЛ; данные о водителе; данные о самом ТС; данные о прохождении технического осмотра перед рейсом. Регламентируются п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
  
  С 18.01.2017 (Приказ Минтранса № 17) путевка не обязана содержать печать лица. Но проведение предрейсового осмотра проводить необходимо, для этого обязательно к заполнению:
  - дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
  - подпись, Ф.И.О. контролера.
  Путевой лист в Excel и Word
  
  Все тем же постановлением 78 Госкомстата РФ форма путевого листа стандартизирована. Выше по ссылкам доступны формы путевой лист в Excel в разных вариациях. Если нужен будет Word — пишите пожалуйста в комментарии.
  
  Читайте также:
  - Контакты
  - Политика конфиденциальности