Как обеспечить эффективность делового общения в женском коллективе

Обновлено: 04.07.2024

Рыбникова Марина Владимирновна. Сертифицированный коуч, гипнотерапевт и психолог. NeoLady

Это было давно, но уже тогда я решила, что в моей собственной компании будет по-другому.

Но чтобы понимать, как и что менять, надо разобраться, почему так происходит, найти истоки происходящего.

Понять причины

Любой коллектив – это человеческий фактор, в котором все не могут иметь один:
· психологический тип;
· уровень развития;
· сообразительность;
· желание трудиться.

Все это присутствует в женском сообществе, но сюда еще необходимо добавить:
· эмоции;
· гормональные шторма;
· семейные проблемы;
· личную жизнь.

Именно поэтому женский коллектив – гремучая смесь, для удержания которой в сбалансированном состоянии, нужно обладать способностями настоящего факира. Во всяком случае, иметь сильное желание достигнуть гармонии и заниматься этим постоянно.

Когда создаете женский коллектив, не стоит тешиться надеждой, что с вами этого не случится, сотрудницы будут тихие и спокойные только потому, что вы этого хотите.

Одного желания мало, необходимо понимание женской природы, психологии, что этого не отменить приказом, строгим отношением. Все равно у каждой работницы женского пола раз в месяц будет меняться гормональный фон из-за наступления женских дней.

Все равно каждая будет эмоционально реагировать на происходящие события и даже функциональные обязанности выполнять не как заведенная кукла, а каждый раз окрашивая их своим настроением.

А вот создать правильное позитивное продуктивное настроение – задача руководителя кадровой службой вместе с директором компании.

МОЙ ОПЫТ

Формировать атмосферу

Я в одном лице совмещаю и директора и hr, поэтому формировать атмосферу в коллективе начинаю еще на этапе подбора кадров. Выбираю людей, близких по духу мне и, соответственно, всем сотрудникам. Создаю команду единомышленников, болеющих за общее дело, стремящихся внести посильный вклад в развитие дела.

Наш коллектив ведет здоровый образ жизни и не потому, что так принято в компании – это убеждения и личный выбор каждого. Таким образом, у нас решена проблема бесконечных не лимитированных перекуров – никто из работников просто не курит.

Аналогично отношение и к алкоголю. В нашей команде этим никто не интересуется, что исключает застолья в рабочее время.

Повышать осознанность

Кроме заботы о здоровье и красоте тела, каждый сотрудник занимается развитием разума – читает, участвует в вебинарах, тренингах, повышает свою квалификацию. Все это развивает осознанность и внимательное отношение к другим.

Например, у нас тоже разговаривают о том, что произошло дома, кто что купил, в каком настроении пришел на работу. Люди делятся друг с другом новостями, но каждый слушает других осознанно, задавая вопрос, а чем я могу помочь коллеге? Это не просто трата времени впустую – это конструктивный обмен информацией с целью решить возникающие проблемы.

Автоматизировать производственные процессы

Использование в работе современные технологии, скоростные приложения помогает сократить время на обработку задач, а главное исключить разговоры на личные темы.

Например, у нас в компании используется CRM. Сотрудники могут разговаривать в чате между собой. Но понимая, что руководитель в любой момент может зайти в чат и увидеть о чем идет переписка, никто не будет обсуждать личные вопросы. Поэтому общение происходит сугубо на рабочие темы. К тому же, для продолжительного разговора необходимо много писать, а это не все любят.

Кроме этого, в нашей компании практикуется составление планов и отчетов о проделанной работе. Каждый сотрудник на день планирует дела, а в конце дня отчитывается в выполнении. Все это загружается в программу и тогда видно кто, чем занимался в течение дня и какой объем выполнен.

Создавать семейный дух

Но не только строгостью и жесткими инструкциями можно поддерживать дисциплину. На людей очень действует отношение к ним со стороны руководства, а особенно остро на это реагируют женщины. Им важна эмоциональная составляющая в самой серьезной работе.

Ваш коллектив – это своеобразная семья, а подчиненные, словно ваши дети. И они ждут одобрения, похвалы, доброго слова – им это необходимо. Сотрудники должны ощущать свою значимость и весомость. Это мотивирует и вдохновляет на дальнейшую отдачу.

Учитывать женскую психологию

Мы уже говорили, что для женщин большое значение имеют эмоции, чувства. Используйте это для общения с сотрудниками.

Развивать эмпатию

Для того чтобы глубже чувствовать своих сотрудников нужно развивать эмпатию. Мне помогает мое психологическое образование и врожденная способность чувствовать людей, их:
· эмоции;
· состояние;
· зажатости;
· страхи;
· негатив.

Но эту чувствительность можно развивать, а для руководителя женским коллективом это просто необходимо делать. Если самостоятельно не получается, стоит обратиться к специалистам, получить консультацию, пройти тренинг и прочее.

Это позволит лучше понимать эмоциональное и психологическое состояние конкретного человека в момент общения и действовать, исходя из этого.

Например, я сама спрашиваю сотрудников что случилось, видя чье-то подавленное состояние или отрешенный взгляд. Предлагаю помощь и вариант разрешения проблемы. Однажды сотрудница не успела ребенку купить перед праздником подарок, работа в этот день была допоздна, она очень расстроилась из-за ситуации. Я позволила ей отлучиться на час, чтобы решить вопрос. Потом она работала с двойным энтузиазмом.

Так, кому-то можно сделать замечание прилюдно, а для кого-то это будет большой душевной травмой, которая надолго выбьет человека из колеи. Развивая собственную чувствительность, осознанность, вы сможете проще выстраивать личностные отношения. Вы будете понимать, какой подход нужен к каждому конкретному сотруднику.

Обобщение

Итак, подведем итог.
1. Женский коллектив требует особого подхода и от этого никто не застрахован.
2. Начинать об этом думать надо уже на стадии подбора кадров.
3. Создавать команду единомышленников.
4. Повышать осознанность у работников.
5. Быть справедливым руководителем.
6. Проявлять внимание и заботу о сотрудниках.
7. Использовать в работе передовые технологии.
8. Учитывать женскую психологию.
9. Периодически ставить себя на место другого.

Основная особенность дамского коллектива в том, что женщины имеют большую потребность в вербальной коммуникации, чем мужчины. Недаром же в большинстве случаев девочки начинают говорить раньше мальчиков. Женщинам необходимо общение – причем общение не виртуальное, а живое.

Разговоры

Отсюда следует первый фактор, который необходимо учитывать – здесь всегда говорят. О работе и начальстве, о детях и проблемах с мужьями, о покупках и прическах… И это хорошо. У вас всегда есть возможность обсудить насущные вопросы: от ссоры с мужем до лучшего магазина для покупки новых туфель. Но эта особенность имеет и оборотную сторону.

Во-первых, при этом страдает рабочий процесс. Особенно если вы недавно работаете в компании и еще не привыкли планировать рабочее время с учетом обязательных разговоров и чаепитий.

Во-вторых, разговоры здесь часто становятся общим достоянием – а потому очень легко испортить отношения с коллегами или начальством, однажды поучаствовав в их обсуждении. Да и вы в таких условиях легко можете стать героем сплетен – достаточно бывает рассказать немного о своей личной жизни.

Против кого дружим?

Также женщинам свойственно чувство общности – быть вместе с кем-то им уютнее, чем одним. Поэтому на рабочем месте часто формируются определенные группы по интересам. Это нормальная ситуация, если интересы не связаны с работой. Но вот если одна группа, к примеру, поддерживает начальника и пользуется его расположением, а вторая – нет, не избежать конфликта. Обострить отношения между группами может и обычное несовпадение мнений, проявившееся в ходе беседы о пустяках.

Соблюдай правила!

В женском коллективе всегда действуют правила. Проблема в том, что правила эти обычно не прописаны в регламенте. Здесь действует негласный распорядок дня, имеется неформальный лидер и стоит соблюдать некоторые устные обязательства, действующие внутри коллектива – например, договоренность о взаимозамещении в случае болезни, о сдаче денег на дни рождения сотрудников, о совместном отмечании праздников и т.п. Отказаться от соблюдения этих негласных правил – самый простой способ вызвать неприязнь коллектива.

Поправка на эмоции

Женщины более подвержены эмоциям и им обычно требуются значительные усилия на то, чтобы их сдерживать. С одной стороны, это делает рабочий процесс достаточно непредсказуемым, но с другой – дает возможность легко найти контакт с начальством и коллегами. Ведь вызвать положительные эмоции у женщины также проще, чем у мужчины.

Законы выживания

Увы, в женском коллективе все решают личные симпатии. А потому особое внимание придется уделить налаживанию отношений с коллегами. Для этого стоит соблюдать несколько простых правил:

1. Никогда не участвуйте в обсуждении отсутствующих. Велика вероятность, что ваш отрицательный отзыв о ком-то из коллег будет передан адресату. Причем значительно приукрашенным. И, конечно, ни в коем случае не обсуждайте начальство!

2. Не рассказывайте о себе. Если не хотите, чтобы ваша личная жизнь стала известна всему отделу, не стоит ее обсуждать ни с кем из коллег. Даже по секрету!

3. Наблюдайте! Если вы новичок, для начала попробуйте понять, какие отношения сложились в коллективе. Стройте взаимосвязь с коллегами, исходя из существующей неформальной иерархии.

4. Постарайтесь общаться с людьми на интересующие их темы, избегая неприятных. У каждого человека есть любимые и нелюбимые темы для обсуждения.

5. В любом обсуждении стоит избегать личной критики – лучше ограничиться общими фразами.

6. Не выделяйтесь. Из-за обостренного чувства общности у женщин возникает резкая антипатия к человеку, который ведет себя не так, как принято. Уклоняется от чаепитий, не поддерживает общие застолья, высказывает мнение, противоречащее мнению большинства… Постарайтесь следовать установленным порядкам.

7. Кстати, афишировать свои успехи в женском коллективе также не стоит.

8. И главное – за разговорами не забывайте о работе!

А если конфликт уже возник?

Но что делать, если у вас уже возникли проблемы с коллективом?

Во-вторых, постарайтесь не выплескивать эмоции – спокойствие и вежливость имеют больше шансов на поддержку. К тому же, при отсутствии реакции нападки на вас могут заглохнуть самостоятельно.

Интересно, что купировать возникший конфликт может… мужчина. Замечено, если в женском коллективе появляется представитель сильного пола, дамы меняют свое поведение – они становятся мягче, сговорчивее, начинают больше внимания уделять внешности, тогда как борьба за власть отходит на второй план.

Может быть, вот он – идеальный способ борьбы с негативными особенностями женского коллектива – пригласить мужчину.

Если вам довелось работать в женском коллективе, а тем более руководить им, то обязательно нужно разобраться в этом нагромождении мифов и стереотипов. А мы постараемся помочь.

М/Ж – так в чём именно разница?

Был бы странно оспаривать тот факт, что мужчины и женщины разные. Но как только нужно чётко определить, в чём эта разница заключается, помимо половых признаков и способности к деторождению, начинаются сложности.

Новозеландский психолог Найджел Латта как-то задумал написать книгу для отцов, как воспитывать дочерей. Среди прочего он собрал данные всех научных исследований о том, чем мужской мозг отличается от женского: девочки слышат лучше мальчиков, зрительная система мальчиков и девочек устроена по-разному, девочки лучше мальчиков умеют говорить о своих чувствах, поскольку их полушария мозга связаны лучше и с более разного возраста, девочки вообще говорливее мальчиков, девочки лучше справляются с языками, а мальчики с математикой и пр.

В 2005 г. профессор Университета Висконсина Дженет Шибли Хайд опубликовала мета-обзор всех исследований, посвященным характеристикам мужчин и женщин, оценив 128 различных способностей. В 82% исследованных категорий никакой разницы между мужчинами и женщинами не выявлено. В том числе это касается распределения успеха и неудач в заданиях, понимания выражений лица, результатов переговоров, стилей лидерства, открытости, самооценки, умения справляться с трудностями, умения обращаться с компьютером, выбора работы ради решения задач/ради уверенности/ради денег/ради власти.

Женщины оказались слегка грамотнее, а у мужчин слегка лучше пространственное восприятие, также женщины чуть-чуть чаще улыбаются, а мужчины чуть-чуть агрессивнее и более положительно относятся к своему телу. Наиболее заметные различия отмечены всего по 5,5% психологических категорий: технические рассуждения (мужчины лучше), пространственная визуализация (мужчины), помощь в тот момент, когда за ними наблюдают (мужчины), склонность к случайному сексу (мужчины), согласие: мягкотелость (женщины), сила захвата (мужчины).

Резюмируем: между мужчинами и женщинами гораздо больше сходств, чем различий, а две женщины могут отличаться между собой гораздо сильнее, чем среднестатистическая дама и среднестатистический джентльмен.

Стереотипы о женских коллективах

И ложка мёда в бочку с дёгтем:

Женщины терпеливы, гибки и деликатны, что делает их незаменимыми в переговорах с разгневанными клиентами.
Женщины лучше разрабатывают правила и процедуры, оттачивают детали.
Женщины лучше налаживают отношения.
Женщины более ответственны, исполнительны и трудолюбивы.
У женщин лучше развита эмпатия, они восприимчивее к чужим проблемам, отзывчивее.
Женщины лояльнее.

Что же в реальности?

Чтобы как-то объединить озвученные выше научные данные и житейскую мудрость, мы провели опрос среди специалистов и директоров, у которых есть опыт руководства как женским, так и смешанным коллективом.

Вопрос 1. Какие особенности присущи чисто женскому коллективу?

Инна Морозова, директор по персоналу кадрового агентства JobHelp: «Разница, конечно, есть. Минус женского коллектива – это в первую очередь эмоциональный фон, потому что женщины больше подвержены эмоциональным поступкам, высказываниям, могут резко отреагировать на просьбу руководства или приказ.

С мужчинами немножечко полегче, потому что в этом плане они более спокойны. Но нужно понимать, что многое зависит от сферы деятельности. Если мы говорим о мужчинах в сфере продаж, то они здесь живые, тоже могут проявлять эмоции, сплетничать и обсуждать похлеще, чем девушки. Если мы говорим об инженерах или программистах, то они замкнутые, неразговорчивые, флегматичные. Женщина – это всё-таки всегда интрига, в любом её проявлении.

Николай, директор по PR: «Когда я начинал здесь работать, у меня в подчинении была одна девушка и два парня.

Вопрос 2. В чём особенности управления чисто женским коллективом?

Надежда, владелица салона красоты: «Нужно чётко разделять рабочее и личное. Мы часто собираемся вместе после работы, что-то празднуем, можно сказать, живём большой дружной семьёй. Когда я в салоне, то могу быть жёсткой и требовательной, а за его пределами – просто член компании.

Вывод очевиден – отношения в чисто женском коллективе могут сложиться самые разные, от чрезвычайно душевных, с дружбой на всю жизнь, до разборок с привлечением полиции (такие прецеденты тоже есть). Но если вас поставили руководить женщинами – точно понадобится прокачать эмоциональный интеллект.