Если председатель совета директоров отсутствует на собрании

Обновлено: 20.05.2024

Совет директоров (наблюдательный совет) (далее — совет директоров) — орган управления, к компетенции которого относятся вопросы общего руководства деятельностью хозобщества . Он принимает решения на заседаниях. Порядок их проведения законодательством детально не урегулирован. Поэтому рекомендуется в уставе указать, что он закрепляется в ЛНПА, утверждаемом общим собранием участников хозобщества (далее — собрание) . А непосредственно порядок подробно описать в соответствующем ЛНПА. Это позволит оперативно изменять порядок проведения заседаний совета директоров без необходимости вносить изменения в устав. Далее рассмотрим, на какие моменты стоит обратить внимание при разработке такого ЛНПА.

1. Правомочность проведения заседания совета директоров

Совет директоров вправе принимать решения по вопросам повестки дня заседания, если на нем присутствует не менее половины членов. Таково общее правило. В уставе же можно определить более высокий кворум, например, 2/3 членов совета директоров. Меньшее число присутствующих членов для правомочности заседания предусмотреть нельзя .

Обратите внимание!
Кворум заседания совета директоров устанавливается в количестве его избранных членов, а не в голосах .

Также можно для принятия решений по отдельным вопросам устанавливать особые варианты кворума .

На заметку
Методические рекомендации и Свод правил по корпоративному управлению и поведению рекомендованы для применения в АО. Однако, на наш взгляд, некоторые положения этих документов полезно учитывать и в деятельности ООО (ОДО). В частности, в отношении совета директоров .

Для обеспечения максимального учета мнения всех членов совета директоров при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности хозобщества рекомендуется в ЛНПА закрепить более высокие требования к кворуму. Например, 2/3 от числа членов совета директоров для рассмотрения таких вопросов, как :

— утверждение приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана хозобщества;

— вынесение на собрание вопросов о реорганизации или ликвидации, изменении размера уставного фонда;

— подготовка рекомендаций по размеру дивидендов (прибыли, распределяемой между участниками).

Как действовать, если на заседании совета директоров нет кворума, законодательством не предусмотрено. Полагаем, в указанном случае по аналогии закона можно применить порядок действий при отсутствии кворума для проведения годового собрания . Так, в ЛНПА целесообразно закрепить проведение повторного заседания совета директоров с той же повесткой дня. Кворум для такого заседания рекомендуется предусмотреть не менее 1/3 от общего количества членов.

Обратите внимание!
В некоторых ситуациях состав совета директоров может уменьшаться: досрочное прекращение полномочий его члена, добровольное выбытие, смерть и т.п. . В течение 15 дней с момента, когда количество членов стало менее кворума, совет директоров обязан принять решение о проведении внеочередного собрания для доизбрания или избрания своего нового состава. Оставшиеся члены вправе принимать решение только о созыве такого внеочередного собрания .

Следует обдуманно подходить к вопросу об увеличении кворума. Слишком высокий кворум может замедлить или парализовать работу совета директоров, так как заседания не будут проводиться из-за отсутствия необходимого количества членов.

2. Порядок проведения заседания совета директоров

Форма заседания определяет порядок его проведения. В законодательстве прямо закреплено проведение заседания в очной форме, а также возможность принимать решения методом опроса членов совета директоров . При этом использование метода опроса, а значит, заочной формы возможно, только если это прописано в уставе . По нашему мнению, этого же правила следует придерживаться и в отношении смешанной формы.

В какой форме проводить заседание, рекомендуется устанавливать исходя из важности вопросов повестки дня. Для решения наиболее важных вопросов (например, крупная сделка, досрочное прекращение полномочий директора) выбирать очную форму. Поскольку она позволяет организовать обсуждение. Для оперативных (направление директора в командировку, внесение изменений в действующие договоры аренды) — заочную.

2.1. Порядок проведения заседания совета директоров в очной форме

Работу совета директоров организует председатель. Он созывает и проводит заседания, а также председательствует на них . Кроме этого, рекомендуется установить в ЛНПА, кто председательствует на заседании в случае отсутствия председателя. Полагаем, можно избирать в начале заседания временного председателя для проведения этого заседания.

Для технического обеспечения деятельности совета директоров целесообразно предусмотреть избрание секретаря из числа его членов или работников хозобщества. На секретаря, как правило, возлагаются обязанности по организации созыва и проведения заседаний . В ЛНПА стоит закрепить, что членам совета директоров заблаговременно должны быть направлены извещения о предстоящем заседании и содержание такого извещения. В нем рекомендуется указывать дату, время, место проведения заседания и вопросы повестки дня. Также рекомендуется установить порядок и способ предоставления членам материалов, необходимых для рассмотрения вопросов повестки дня конкретного заседания совета директоров.

Целесообразно предусмотреть возможность участвовать в заседаниях посредством видеоконференции, телефонной и иных видов связи .

В ЛНПА рекомендуется подробно закрепить и процедуру проведения заседаний совета директоров. Среди прочих моментов стоит прописать следующие:

а) на начальном этапе проведения заседания — кто его открывает (председатель), определяет кворум (председатель или секретарь), необходимость и порядок решения организационных вопросов (определение лица, ведущего протокол, оглашение повестки дня и т.п.), а также возможность и процедуру включения в повестку дня дополнительных вопросов. Например, единогласным решением о внесении таких вопросов;

б) на этапе обсуждения вопросов повестки дня — очередность выступлений членов, а также право членов, которые отсутствуют на заседании, представить свое письменное мнение ;

Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Общество с ограниченной ответственностью состоит из участников, которые решают важные вопросы по жизнедеятельности организации. Если в обществе один участник, то он принимает решение самостоятельно. Если несколько, то такие вопросы решаются на общем собрании. О том, какие вопросы относятся к компетенции общего собрания, как его провести и как оформить решение, вы узнаете из статьи нашего эксперта Анастасии Чекмаревой.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Компетенция общего собрания участников ООО

К компетенции общего собрания относится рассмотрение и принятие решений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности организации. Перечень таких вопросов определён законом ( ст. 33 Закона об ООО ), но может быть дополнен уставом общества.

Все вопросы можно разделить на три категории.

1. Исключительная компетенция – вопросы, которые можно решить только на общем собрании.

Внесение изменений в устав или переход на использование типового устава.
Изменение фирменного наименования.
Изменение адреса.
Уменьшение или увеличение размера уставного капитала.
Избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора).
Утверждение годовых отчётов и годовых бухгалтерских балансов.
Распределение чистой прибыли.
Реорганизация.
Ликвидация.
Предоставление и прекращение дополнительных прав и (или) обязанностей участников.
Ограничение размера доли, которой может обладать участник.
Утверждение денежной оценки имущества, вносимого для оплаты долей в уставном капитале общества, или размера денежной компенсации при досрочном прекращении у общества права пользования имуществом, переданным ему в качестве оплаты доли.
Запрет или ограничение на возможность участника совершать сделки с долями в уставном капитале.
Дача участнику согласия на залог принадлежащей ему доли.
Выплата действительной стоимости доли кредитору участника в случае обращения взыскания на долю.
Определение возможности выхода из состава участников.
Внесение вкладов в имущество общества.
Оплата обществом услуг аудитора при проведении им проверки по инициативе одного из участников ООО.
Избрание коллегиального органа управления (совета директоров).
Дача согласия на заключение крупной сделки размером более 50 % балансовой стоимости активов.

2. Вопросы, которые по закону относятся к компетенции общего собрания ООО, но могут быть переданы по уставу на рассмотрение совета директоров ( п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО ).

Определение основных видов деятельности.
Принятие решения об участии в объединениях коммерческих организаций.
Образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним
Утверждение (принятие) внутренних документов.
Принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг.
Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение суммы оплаты его услуг.
Создание филиалов и открытие представительств.
Одобрение сделок с заинтересованностью.
Одобрение крупных сделок размером от 25 до 50 % балансовой стоимости активов ООО.

3. Иные вопросы, отнесённые уставом к компетенции общего собрания ООО.

К этой категории можно отнести любые вопросы, закрепив в уставе их решение исключительно на общем собрании участников.

Заключение обществом любых сделок.
Приём на работу и увольнение сотрудников.
Премирование сотрудников.

При отнесении иных вопросов к компетенции высшего органа управления обществом учтите, что для их решения необходимо будет организовать собрание участников.

Ранее мы писали о том, как расширены возможности для дистанционного участия в собраниях юридических лиц.

Виды общих собраний участников общества

Общее собрание может быть очередным или внеочередным.

Очередное собрание проходит по итогам года. Главный вопрос – утверждение годовых результатов деятельности ( ст. 34 , пп. 6 п. 2 ст. 33 Закона об ООО ). Дополнительно могут быть включены и иные вопросы.

В ст. 34 Закона об ООО установлен срок проведения: не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. Соответственно, оно проводится в период с начала марта по конец апреля, конкретный срок устанавливается обществом. Если общество не провело очередное собрание, то возможно привлечение к административной ответственности. Штраф для юридических лиц от 500 тысяч до 700 тысяч рублей ( ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ ).

Внеочередное собрание проводится для решения конкретного вопроса, который входит в компетенцию общего собрания участников ООО, например заключение крупной сделки или внесение изменений в устав ( ст. 35 Закона об ООО ).

Созвать общее собрание, направив требование, имеют право:

исполнительный орган ООО (например, директор);
совет директоров;
ревизионная комиссия (ревизор) общества;
аудитор;
участники общества, обладающие в совокупности не менее чем 10 % от общего числа голосов.

После получения требования исполнительный орган ООО его рассматривает в течение пяти дней и выносит решение о проведение либо отказывает.

По закону отказ может быть вынесен, если:

не соблюдён порядок предъявления требования;
заявленные вопросы не входят в компетенцию общего собрания или не соответствуют закону.

В остальных случаях требование должно быть исполнено.

Обратите внимание, исполнительный орган не вправе вносить изменения в заявленные вопросы, но имеет право дополнить повестку дня.

Срок проведения – до 45 дней с момента получения требования.

Если исполнительный орган не созывает собрание или отказывает в проведении, то участники могут самостоятельно его провести. В данном случае предоставляются адреса для созыва. Расходы на проведения могут быть возмещены за счёт средств общества.

Обратите внимание, если участники не уведомили исполнительный орган и провели собрание самостоятельно, то его решение может быть признано недействительным. Это подтверждено судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.01.2018 № Ф10-5353/2017 по делу № А54-939/2017).

Решение о проведении или непроведении оформляется отдельным документом. Закон не устанавливает требований к содержанию такого решения, но в справочно-правовой системе КонсультантПлюс вы можете найти формы и образцы заполнения (например, Форма: Решение исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью о проведении внеочередного общего собрания участников общества ).

Порядок созыва общего собрания участников общества

Для проведения общего собрания в первую очередь необходимо уведомить участников.

В п. 1 ст. 36 Закона об ООО указан срок направления уведомления – не позднее чем за 30 дней до его проведения, а также отмечено, что данный срок может быть сокращён уставом общества.

В уведомлении необходимо указать следующую информацию:

место проведения;
время проведения;
предполагаемую повестку дня.

Неуведомление или ненадлежащее уведомление участника общества и проведение собрания в его отсутствие являются основаниями для того, чтобы признать решение такого собрания недействительным, как принятое с существенным нарушением. Данная позиция подтверждена судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.10.2020 № Ф02-4225/2020 по делу № А33-22363/2019).

На практике встречаются ситуации, когда уведомление участнику направлено, но при этом он его не получил и не считается уведомлённым (например, Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2015 № 05АП-545/2015 по делу № А24-3692/2014). Участнику направили уведомление почтовым направлением, но он его не получил в связи с ненадлежащим оказанием услуг организацией почтовой связи. Суд отметил, что гражданин не был уведомлён надлежащим образом.

Обратите внимание, если уведомление было направлено средством почтовой связи, но участник сам не забрал его в почтовом отделении, и оно вернулось отправителю, то считается, что уведомление было совершено надлежащим образом. Такая позиция подтверждается судебной практикой (например, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.03.2018 № Ф05-2989/2018 по делу № А40-31518/2017).

Участники могут предложить включить в повестку дня дополнительные вопросы. Если предложенные вопросы соответствуют закону и компетенции общего собрания, то они включаются в повестку в том виде, в котором они были предложены. Оповещения о дополнении повестки направляется в срок, не позднее чем за 10 дней до проведения собрания. Уставом может быть установлен более короткий срок.

Если нарушить порядок уведомления, есть риск того, что участник не будет уведомлён и не придёт на собрание. В данном случае возможны следующие риски:

решение не будет принято, в связи с тем что количество голосов пришедших участников не будет хватать для его принятия;
участник, не получивший уведомление, будет иметь право оспорить принятые решения ( п. 1 ст. 43 Закона об ООО );
общество может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 500 тысяч до 700 тысяч рублей ( ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ ).

Порядок проведения общего собрания участников общества

Порядок проведения устанавливается законом, уставом и внутренними документами общества.

Если общество не установило порядок проведения, то действуют общие правила. В рамках проведения собрания необходимо:

зарегистрировать участников и их представителей. Ответственность за регистрацию лежит на лице, созвавшем собрание;
открыть собрание. В рамках данной процедуры подтверждается выбор председателя и организуется ведение протокола секретарём;
провести голосование по вопросам повестки дня. По каждому вопросу повестки дня принимается отдельное решение. Количество голосов, необходимое для принятия решения, указано в п. 8 ст. 37 Закона об ООО или в уставе общества. Например, для принятия решения об утверждении результатов деятельности нужно простое большинство голосов от общего числа голосов участников общества, если уставом не предусмотрено большее количество голосов ( п. 2 ст. 181.2 ГК РФ , п. 8 ст. 37 Закона об ООО );
оформить результат в виде протокола. Образец заполнения можно найти в справочно-правовой системе КонсультантПлюс;
Форма: Протокол общего собрания ООО (образец заполнения)
подтвердить решение и состав присутствующих лиц. По умолчанию данный факт подтверждается нотариально, но в уставе можно закрепить иной способ подтверждения ( пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ ).

Общее собрание участников общества в форме заочного голосования

Решение общего собрания может быть принято без совместного присутствия всех участников – в форме заочного голосования.

По общему правилу в заочной форме не могут быть решены вопросы утверждения годовых отчётов и годовых бухгалтерских балансов, соответственно, такая форма невозможна для проведения годового собрания ( абз. 2 п. 1 ст. 38 Закона об ООО ). Но в 2021 году действует исключение: до 31 декабря 2021 года включительно приостановлено действие абз. 2 п. 1 ст. 38 Закона об ООО ( п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ ).

Заочная форма возможна только в тех случаях, когда уставом предусмотрен порядок принятия решений общим собранием таким способом ( п. 2 ст. 12 , ст. 38 Закона об ООО ).

Такое голосование может быть проведено путём обмена документами при помощи:

Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества и должен включать:

Обратите внимание, в случае проведения собрания в заочной форме не применяются установленные п. 1, 2 и 3 ст. 36 Закона об ООО сроки уведомления учредителей, предоставления им информации и материалов, внесения участниками общества предложений о включении в повестку дня дополнительных вопросов. В связи с этим рекомендуем установить сроки внутренним документом общества.

По результатам заочного голосования оформляется протокол. Закон не устанавливает требований относительно заверки документа у нотариуса. Подписывают протокол лица, проводившие подсчёт голосов или зафиксировавшие результат такого подсчёта ( п. 3 ст. 181.2 ГК РФ ).

Процедура проведения общего собрания общества с ограниченной ответственностью содержит множество нюансов. В КонсультантПлюс вы можете найти формы документов, образцы заполнения и пошаговые инструкции по всем корпоративным процедурам.

В справочно-правовой системе КонсультантПлюс есть Путеводители по любым видам договоров, а также полная база сопутствующих документов.

Вопрос

Может ли собрание участников ООО проводиться дистанционно, в виде видеоконференции?

Ответ

Да, может, если такая возможность установлена внутренними документами ООО.

Главное правило: возможность достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать ( п. 1 ст. 181.2 ГК РФ ). Позиция подтверждена судебной практикой (например, Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2021 № 10АП-21942/2020 по делу № А41-35260/2020 ). Суд отметил, что такой способ участия во внеочередном общем собрании участников общества законом не запрещён.

Читайте также: