Для чего нужен заместитель начальника отдела

Обновлено: 30.06.2024

Хочу поделиться 5 важными, на мой взгляд, вещами, которые должен осознать специалист, внезапно ставший начальником своего отдела. Это скорее напутствие, психологическая накачка, чем конкретные методики, но как мне кажется, карьерные изменения — момент для изменений внутренних. Мне самому повезло стать начальником нового отдела, созданного из сотрудников, занятых определенным направлением, и вот что я успел для себя уяснить.

Не дорожите своим местом

Ваша позиция не самоценна — ценен ваш вклад в дело, пока вы на этой позиции. Цепляться за место, какие бы выгоды оно ни приносило — разрушительно для вашей личности и карьеры.

Вам может показаться большой удачей, что вас сделали руководителем. Удачей, сравнимой с выигрышем в лотерею, удачей, которую нужно хватать и держать как только возможно. Это ошибочная позиция: ваш шеф не идиот, он выбрал вас на это место за ваши качества, а не методом научного тыка. (Если ваш шеф идиот, это тоже довольно сложно считать удачей — бегите оттуда скорее). Ваши качества непостоянны, как и обстоятельства снаружи, и шеф точно так же может решить сместить вас с этой позиции.

Будут времена, когда вы возненавидите своё кресло и все те нудные и тяжелые обязанности, которые к нему прилагаются. Ваша руководящая позиция — всего лишь этап в вашей жизни, такой же, как любой другой. Если ваша жена беременна, вы же не станете надеяться, что она походит еще годик-другой с этим милым животиком — наоборот, вы приложите все усилия, чтобы беременность закончилась успешно и в срок, какой бы долгой она ни казалась. С работой то же самое — как бы ни был приятен сам факт перехода на руководящую должность, пытаться там удержаться ради самого факта глупо, а вот стараться принести максимум пользы — это правильно.

В свою очередь, уход с руководящей должности — не катастрофа, если вы уверены, что всё делали правильно. Если вы такой же стоящий специалист, каким были — вы не пропадете и не прогадаете.

Говорите, как сделать, а не делайте.

Возглавив отдел, вы, разумеется, несете отвественность за его эффективную работу. Но будет большой ошибкой систематически обеспечивать эту эффективность личными усилиями.

Да, скорее всего, вас выбрали на роль руководителя из-за огромного опыта и навыков. И теперь ваша задача — не применять эти навыки лично, а сделать так, чтобы они были в таком же объеме у как можно большего числа ваших сотрудников.

Начальник транспортного цеха лично не доставляет клиентов в разливочную прямо к штуцеру. Он следит за тем, чтобы водители Ларионов и Кутько не забывали о своей работе.

Главной ошибкой новоиспеченного руководителя будет делать всё что надо и как надо за своих сотрудников молча. Вы действительно можете и должны применить свои навыки и опыт для прямого участия в сложных ситуациях, но при этом прежде всего ситуация должна быть такова, что ваш сотрудник уже не справился и наверняка не справится в ходе следующей попытки, и только поэтому вы вмешиваетесь. Сотрудник должен узнать, что именно пошло не так и как это обнаружить в следующий раз, а также что нужно сделать в такой ситуации и почему, и каков будет результат. На его глазах вы должны продемонстрировать этот предсказуемый результат — только так достигается авторитет.

Во всех остальных ситуациях верьте: если вы точно знаете, как совершить ту или иную рядовую операцию лучше всего, сотруднику можно поручить ее выполнение (по возможности без ценных указаний с вашей стороны). Он либо справится, либо нет — и вот тогда вы сможете проявить себя как хороший начальник, а не рядовой сотрудник.

Люди — не машины

ИТ-шникам особенно свойственно отношение к окружающим, как к компьютерам из мяса. Компьютер устроен так, что когда ты даешь ему одну и ту же программу, он производит одинаковый результат. Парни в свитерах склонны ожидать того же от людей, но человек — живое существо, живущее своим непостоянством (и не будь у нас этого свойства, лично вы бы до сих пор пачкали пеленки, а не читали эту статью).

Ваши сотрудники будут неправильно интерпретировать ваши указания, проявлять различную трудоспособность в разные дни, болеть, ссориться, лениться, менять род деятельности, косячить и не высыпаться. Это живые люди, и это та элементная база, с которой вам в ближайшее время предстоит работать. Игнорировать эти суперспособности людей не получится — вам придется работать напрямую с каждым фактом таких проявлений, а иначе ваш отдел под угрозой. Постарайтесь принять и по возможности полюбить этот новый аспект вашей работы.

Именно вам, а не кому-то еще, придется разбираться с личными проблемами ваших сотрудников, давать или не давать отгул кому-то, ругать кого-то (лично, в глаза) за косяки и недоработки, хвалить кого-то (при всем честном народе) за хорошую работу, разбирать ссоры и претензии, назначать выходные и рабочие дни (а также до скольки работаем 31 декабря — и работаем ли вообще), поздравлять с днями рождений и свадьбами, увольнять — вобщем, вся кадровая работа теперь ваша. Заранее выясните, как решаются все эти вопросы в вашей компании. Задумайтесь, хорошо ли шли эти дела, пока вы еще не были руководителем — если что-то можно было сделать лучше, то вот он, ваш шанс проявить себя. И не ждите, что люди будут как заведенные каждый день по восемь часов тарабанить всю рабочую рутину, даже если вы каждого научили, как это делать. Они найдут миллион причин сделать по-другому.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора на работу вашего отдела, регулярно думайте об автоматизации рутинных операций.

Считайте. Записывайте. Храните.

Вашему шефу будет интересно, как идут дела, да и вам самим тоже. Работа на руководящей должности подвергнет вашу память суровым испытаниям — даже если вы уверены, что раньше она вас не подводила, теперь настает время найти запасные варианты для хранения фактов.

Устной договоренности недостаточно. Даже если вы поговорили с кем-то, и точно договорились, и оба точно помните о чем договорились, всё равно пришлите email с точным указанием формулировок, о которых вы смогли договориться. Будьте маниакально последовательны с этой техникой особенно при разговорах с начальством. Поговорили — осознали — email.

Если вы что-то важное для себя обдумали — пришлите email о результатах самому себе. Если случилось ЧП — правильно будет, если оно отражено в соответствующих журналах, багтрекерах, вики и так далее. Ну или хотя бы в виде email самому себе. И вообще, начните вести дневник своего отдела — что случилось за прошедший день, неделю, месяц, почему это важно. Через полгода вы скажете себе спасибо.

Рано или поздно от вас потребуют отчетности — подумайте, какие цифры служат показателями вашей работы, с помощью каких показателей можно увидеть проблемы в отделе. Как температура у человека: если выше 37 градусов, значит болеет, если ниже 30 или выше 42 — умер. Теперь подумайте, что можно измерять в вашей работе для выявления опасных тенденций. Начните собирать эти цифры, даже если никто от вас этого пока не требует — лучше быть способным их предоставить, чем сидеть над внезапным отчетом всю ночь с горящими штанами. Прочитайте, что такое KPI.

Да, это неприятно, но бюрократия — теперь часть вашей работы, лично ваша обязанность. Опять-таки, ее можно возложить на плечи автоматики, если вы сами хорошо знаете, что и как нужно записывать и считать. Не пожалейте на автоматизацию несколько часов, чтобы сэкономить себе дни. Часть этих обязанностей можно возложить на своих сотрудников, но просто подумайте, какой объем бюрократии вы бы сами вытерпели, будучи сотрудником — и всеми силами старайтесь не превышать этого порога.

Каким бы хорошим руководителем вы ни мечтали стать, вы всё равно настолько хороши, насколько можно об этом судить по вашему отделу. Важны дела, а не намерения. Никого вообще не интересует, что вы там хотели сделать, что думали бессонными ночами, какие тренинги и семинары посещали, какую книгу прочли и видео посмотрели. Прочитайте хоть все на свете, но пока вы не делаете ничего со своим отделом или делаете что-то не то, ваша работа над собой равноценна корню из минус единицы.

Если вас сдерживает страх, помните, что страх — это не то, чего от вас здесь ожидают. Страшно всем и каждому, а руководитель — вы. И решать вам. Твердое решение — ваш основной продукт на этом месте. Вы можете ошибаться — и тогда система подведения отчетности и внимательное отношение к вам руководства не позволят ошибке нанести слишком большой урон. Вы со временем научитесь смотреть в корень причин, которые вас привели к тем или иным решениям, и вырабатывать верные решения систематически (даже если вы их принимаете, подбрасывая монету).

Но если вы колеблетесь, укрываете проблемы, уходите от решений — вы работаете против себя и никто вам не поможет.

На время декретного отпуска начальника отдела временно исполняет обязанности его заместитель которому установлен должностной оклад начальника отдела, в каком рамере оплачивать ежемесячное денежное поощрение (оклад начальника или оклад заместителя)

Возник вопрос: "Полагается ли доплата или выплата разницы в окладах, если отсутстует начальник отдела и исполняет обязанности начальника непосредственный его заместитель? И при исполнении обязанностей главного бухгалтера заместителем главного бухгалтера - положена ли заместителю доплата за и.о.?" Раньше доплата заместителям не полагалась. Может быть что-то изменилось в этом вопросе? С уважением, Ольга.

Я заместитель начальника отдела, в случае отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, больничный) должен ли издаваться приказ о моем назначении и.о.нач. отдела, или я должна исполнять его обязанности без приказа и за зарплату заместителя?

Я исполняю обязанности начальника отдела в составе управления. У начальника управления нет заместителя. Так получилось, что начальник другого отдела в отпуске, а начальник управления заболел. Вопрос можно ли быть одновременно и.о. начальника отдела и и.о. начальника управления?

Нужно ли приказом возлагать обязанности начальника отдела, на время его отсутствия, на его заместителя? В должностной инструкции начальника отдела прописано, что в отсутствие начальника отдела его обязанности выполняет его заметитель. Но вопрос в доплате за осуществление функций руководства. Если можно, подскажите как написать приказ?

На время очередного отпуска начальника отдела на кого должны возлагаться его обязанности? (при отсутствии должности заместителя начальника отдела)

Может ли быть в подчинении мать супругов детей, которые назначены на исполнении обязянностей начальника отдела на период отпуска начальника отдела администрации муниципального района (муниципальные служащие). В данном случаи исполняла обязаности начальника отдела заместитель начальника отдела, которая являлась женой ребёнка, мать которого работает в этом же отделе.

Правильно ли я поняла: начальник отдела уходит в декрет. На его место мы планируем поставить заместителя начальника на декретную ставку. На сколько это правомерно? Или правильнее будет временно возложить обязанности начальника отдела на период декретного отпуска начальника, без записи в трудовой книге?

Очень нужна грамотная консультация! На основное место принят работник на должность Начальник отдела снабжения с испытательным сроком 6 месяцев. По окончанию испытательного срока руководителю фирмы уже ясно, что с обязанностями начальника принятый сотрудник не справляется. Можем ли перевести начальника отдела снабжения на исполняющего обязанности начальника отдела снабжения по окончанию испыт. Срока (Какую нужно дать формулировку в приказе?) . С ноября решено изменить шт. расписание, реорганизовать отдел снабжения, сократить Начальника отд. снабжения, ввести новый отдел МТО, где данному сотруднику могут предложить место только Заместителя отдела МТО.

На сессии депутатов приняли решение упразднить должность начальника отдела (муниципальный служащий, руководитель юр.лица), отдел при этом сохранить в структуре администрации района. И возложить обязанности начальника отдела на заместителя главы района по соц. вопросам (муниципальный служащий). Правомерно ли решение совета депутатов?

На время очередного отпуска начальника отдела на кого должны возлагаться его обязанности? При отсутствии должности заместителя начальника отдела и желающих перевестись на эту должность временно.

Специалист отдела кадров написал заявление о временном переводе на должность заместителя директора-начальника отдела кадров (на сегодняшний момент она вакантна) в заявлении срок указала с 18.05.2015 до 31.08.2015. приказ подписан руководителем. Доп соглашение отсутствует. В должностной инструкции отсутствует строка что данный сотрудник кого-либо замещает. Можно ли отменить данный приказ и каким порядком. Т.к в отделе присутствует заместитель отдела на которого можно возложить данные обязанности и он согласен написать заявление.

У нас в организации начальник отдела кадров уходит в отпуск. У него есть два заместителя, на одного из них возлагаются обязанности начальника отдела. Должны ли мы выплачивать разницу в заработной плате? Огромная просьба указать статью на которую мы должны ссалыться!

Могут ли меня назначить исполнять обязанности заместителя начальника отдела на период очередного отпуска без моего согласия. В данный момент работаю инженером этого отдела.

У нас реорганизация в отделе с 01 октября. До этого момента у нас был начальник отдела и два инженера. На время отпуска или болезни начальника отдела я исполняла его обязанности. Есть приказы моего перевода на и.о. а также я состою в резерве на эту должность. С 1 октября в отделе вводят должность заместителя отдела и ведущего инженера. Перевоят людей из других отделов а я остаюсь при той же должности инженером. Нарушаются ли мои права?

При отсутствии желающих среди работников отдела временно перевестись на должность начальника на кого должны возлагаться его обязанности на время очередного отпуска. Должность заместителя начальника отсутствует.

Я работаю начальником отдела на предприятии. Наша вышестоящая головная организация решила провести оптимизацию расходов путем сокращения людей. Нам спустили новое штатное расписание где вместо 6 человек остается только 4. Исключается должность заместителя начальника отдела и ведущего специалиста. В связи с тем что из шести человек остается только 4 отдел становится сектором. И я из разряда начальника отдела перехожу в начальники сектора с существенным понижением заработной платы (порядка 10 тысяч рублей). Зато в соседний отдел вводят должность заместителя начальника отдела. Я поговорила с руководителем на тему, что 4 человека такой объем работы просто не потянут и раз уж мы теперь сектор, то нужно работу перераспределить туда где вводятся дополнительные единицы. Ну по понятным причинам руководство этого делать не захотело (в том отделе чей то родственник, в том чья то жена и т.д.) Мне было сказано, что наш объем работы останется, но моего заместителя оформят замом в другой отдел, где есть вакансия, а фактически обязанности она будет исполнять как и прежде в моем теперь уж секторе. Ну а одним человеком пожертвуете. Тот человек, которым мы жертвуем - пенсионер и в принципе без сожаления уходит на пенсию. Сильно теряю только я. 19 сентября мне будут вручать уведомление о сокращение должности с 18 ноября. И наш начальник уже решил-мой заместитель переходит на такую же должность только в другом отделе и вроде ничего не теряет. А как было сказано мне-пойдешь начальником сектора, подумаешь потеряешь 10 тысяч какие то копейки (ну для моего начальника это копейки, а для меня далеко нет, я одна кормлю семью, имея ипотеку). У меня вопрос: Могу ли я на комиссии по сокращению потребовать себе индивидуальную надбавку, так как во-первых у меня сохранится объем работы, а во-вторых раз мой заместитель теоретически будет числиться в другом отделе а работать у меня, то у нас не может быть одинаковых окладов (а у заместителя начальника отдела и у начальника сектора они почти одинаковы) ведь ответственность и нагрузка у меня выше. Кроме того я знаю, что в нашей организации "нужным " людям надбавки устанавливаются достаточно легко. И если они принимают положительное решение то как правильно подписать уведомление так, что бы потом комиссия не отказалась от обещаний. Или второй вариант: если мне отказывают в надбавке, то я на удивление неожидающему такого подвоха своему начальнику заявляю, что соглашаюсь на должность заместителя начальника другого отдела (зарплата та же, а ответственности меньше и свободного времени). Как лучше поступить.

Я исполняю обязанности заместителя председателя по общим вопросам, основная должность начальник отдела кап строительства. Должность заместителя по общим вопросам хотят сократить. Как правильно должно происходить сокращение данной должности?

Заместителю начальника отдела полностью заменили ДИ. занимался централизованными закупками теперь будет заниматься закупками по договорам, обязанности экономиста. Должность и оклад прежние.

Вправе работодатель полностью изменить обязанности?

Я являюсь зам начальника отдела сбыта, она сейчас уходит в отпуск, а отдел кадро невнятно говорит что доплата не положена, т.к. я и так ее заместитель и по должностной инструкции выполняю ее обязанности во время ее отсутствия.

Я работаю в филиале ОАО в должности заместителя начальника отдела безопасности предприятия, должность начальника отдела безопасности вакантна в течении полутора лет, фактически всю работу выполняю я один, на инициативу руководителя предприятия назначить меня исполняющим обязанности начальника отдела безопасности с выплатой соответствующего оклада специалист по кадрам категорически возрозил, что нельзя исполнять обязанности вакантной должности. Проконсультируйте как быть в этой ситуации. С уважением, Андрей.

Скажите может ли директор заставить инспектора, старшего инспектора или ведущего инспектора выполнять работу заместителя начальника отдела, причем не снимая с каждого из нас наши основные обязанности, соответственно без оплаты и приказа, так как сам заместитель начальни ка с работой просто не справляется? И что мы должны с них потребовать что бы это было законно и правильно и не были ущемлены наши права как сотрудников? Спасибо.

Пожалуйста, как правильно сделать запись в трудовую книжку, если работника принимают по срочному трудовому договору до изменения в структуре организации (муниципальная служба) исполняющим обязанности заместителя начальника отдела (по распоряжению).

Прошу сообщить - не нарушается ли трудовое законодательство, а именно: в Положении по управлению (отделу) на предприятии зафиксировано, что во время отсутствия (отпуска, командировки и т.д.) начальника управления (отдела) его заместитель исполняет обязанности без доплаты. Правильно ли это? Не противоречит ли данное условие трудовому законодательству?

Ситуация следующая. Я 1,5 года работал в коммерческой компании на должности заместителя начальника отдела, однако, фактически в течение этого срока примерно полгода (с перерывом) исполнял обязанности начальника этого же отдела в связи с отсутствием соответствующего работника: прежний начальник отдела был уволен, а нанятый через какое-то время на его место человек не прошел испытательный срок. В итоге все время после увольнения первого начальника отдела и до принятия на работу второго, а также после увольнения второго начальника отдела и до принятия на работу третьего, нынешнего, я де-факто был ВРИО начальника отдела, исполняя одновременно как обязанности начальника, так и обязанности замначальника отдела, фактически работая за двоих, регулярно (почти каждый день) уходя с работы на 1-3 часа позже регламентированного договором времени. Данный факт может быть подтвержден табелями учета рабочего времени сотрудников отдела, есть также копия утвержденного руководством фирмы списка должностных обязанностей замначальника отдела, в котором не прописано ВРИО начальника отдела. Более того, дополнительным соглашением к трудовому договору (оригинал которого у меня имеется) мне частично компенсировали ВРИО, но лишь за небольшой период времени (чуть больше месяца).

Скажите, реально ли взыскать с бывшего работодателя компенсацию за ВРИО начальника отдела, в каком объеме и что для этого требуется? Вся зарплата в фирме белая, включая премиальные, поэтому подкрепить мои материальные претензии в этом плане труда не составит.

За первые два года в должности главного редактора мне пришлось уволить четырех замов. Проанализировав причины, удалось правильно выбрать первого помощника, а главное — выстроить служебные отношения так, что он стал хорошим работником и союзником.

Каждое решение в бизнесе тщательно обдумывается, просчитывается и даже тестируется. Если подобный алгоритм использовать при выборе второго лица, то вероятность ошибки будет минимальной

Руководитель не ставит перед собой задачу зачислить в штат и по-быстрому уволить заместителя, наоборот — даёт ему время на обучение и адаптацию. Когда же через полгода и больше продолжаешь выполнять обязанности своего подчиненного или узнаёшь, что он их перепоручает сотрудникам, или дестабилизирует коллектив, или бегает с доносами к генеральному директору (это лишь часть "сюрпризов). приходится прощаться. Подобных инцидентов можно избежать если научиться упреждать потенциально-возможные просчеты (служебные и этические) второго лица.

Выберите заместителя правильно

самостоятельно принимать текущие решения;
распределять задачи среди сотрудников;
нанимать новых специалистов;
увольнять за грубые нарушения;
повышать или понижать размеры денежных выплат;
выносить поощрения и выговоры.

На определение основных качеств первого помощника много времени не понадобиться, но зато вы получите профиль потенциального кандидата. Как это реализовать?

важные для достижения стратегических целей;
необходимые для ежедневной работы, но не критической;
практичные, хотя не определяющие успешность выполнения задач.

основные компетенции — учебно-познавательные, информационные, коммуникативные;
приоритеты в направлениях деятельности;
мотивацию;
соответствие вашим и корпоративным ценностям.

Важно: не рассматривайте кандидатуры даже самых сильных в вашей компании или на рынке профессионалов, у которых репутация спецов по интригам или склонных к передаче информации (сплетням).

Кандидатура на пост заместителя выбрана: что дальше?

Прежде чем официально оформлять человека — обязательно ознакомьте его с требованиями к должности. Передайте официальный список функциональных обязанностей, а также озвучьте и объясните их.

Если кандидат без опыта работы на аналогичной должности, то сделайте сноску на неумение пока руководить людьми и, может быть, неполные знания специфики работы. Поэтому разбейте возрастание ответственности, полномочий и спроса на этапы. Конечно, во всех компаниях (в зависимости от направления деятельности) обязанности варьируются, но есть главные постулаты.

Шеф в помощь

Ошибки заместителя

Ошибки делают все, и ваш заместитель не является исключением. Однако если его просчеты связаны с безразличием к результатам работы или некомпетентностью, то такой помощник не нужен

Сделай то, не знаю что. Второе лицо может запутать сам шеф. Необходимо детализировать распоряжения, если в производственном процессе наметились изменения. Приказы не должны противоречить опыту и ожиданиям подчиненного. Объяснение: заместитель считает, что какой-то процесс должен идти стандартным порядком. Он ждет обычного, знакомого результата и при первых отклонениях впадает в замешательство: допускает промах за промахом.

участившиеся телефонные звонки;
машинальное царапание рисунков в деловом дневнике, на оборотах документов;
отказ от обеда;
новая манера поведения (сдержанная или даже замкнутая).

Нужно ли вмешиваться? Однозначного ответа нет. Но по-человечески попробуйте временно уменьшить заму нагрузку, возможно, чуть освободившись, он быстрее решит все личные проблемы и вернется к выполнению своих обязанностей. Если это не поможет, остается конфиденциальный разговор, но лишь в том случае, когда вы серьезно намереваетесь помочь. Чаще всего проблемы связаны или с поведением детей-подростков, или финансовыми затруднениями, или здоровьем.

Увольняйте не раздумывая

Если вы ошиблись в выборе заместителя — он не справляется со своими обязанностями и дестабилизирует на работу команды — увольняйте. И не важно: по собственному желанию или используя предусмотренные законодательством нормы закона

Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадров

1 Общие положения

1.2 На должность заместителя начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления персоналом на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

1.3 Заместитель начальника отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

1.4 Заместитель начальника отдела кадров назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.

1.5 Заместителю начальника отдела кадров подчиняются:

— начальник бюро учета персонала;

— инспектора по кадрам.

1.6 Заместитель начальника отдела кадров в своей работе руководствуется:

— действующим законодательством РФ, постановлениями государственных органов РФ, инструкциями и иными нормативными документами по работе с персоналом;

— действующими нормативными и технологическими документами предприятия;

— Политикой предприятия в области качества;

— документацией системы менеджмента качества предприятия;

— распоряжениями и приказами руководства предприятия;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7 В случае временного отсутствия начальника отдела кадров заместитель начальника выполняет обязанности начальника отдела без дополнительного распоряжения.

1.8 В случае временного отсутствия обязанности заместителя начальника отдела кадров выполняет начальник отдела кадров, либо другой работник отдела кадров с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.9 Дополнительно к распоряжениям начальника отдела кадров заместитель начальника отдела кадров выполняет письменные и устные распоряжения директора по экономике.

2 Должностные обязанности

2.1 Заместитель начальника отдела кадров обязан:

2.1.1 Обеспечивать работу по комплектованию предприятия работниками требуемых профессий с необходимым уровнем образования, опыта, навыков, квалификации.

2.1.2 Осуществлять координацию деятельности персонала отдела кадров, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений Правительства РФ, приказов, распоряжений и указаний генерального директора предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

2.1.3 Осуществлять контроль за ведением учета отработанного работниками рабочего времени, за составлением и выполнением графика отпусков.

2.1.4 Организовывать своевременную подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия.

2.1.5 Обеспечивать выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.1.6 Определять потребность в обучении подчиненного персонала, оценивать результативность его обучения.

2.1.7 Участвовать в организации учета персонала, своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, заполнения и хранения трудовых книжек и ведения установленной документации по персоналу.

2.1.8 Участвовать в обеспечении сохранности персональных данных работников предприятия.

2.1.9 Участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести, укреплению трудовой дисциплины.

2.1.10 Участвовать в подготовке материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

2.1.11 Участвовать в проведении процедуры оценки персонала, разработке мероприятий по устранению выявленных несоответствий работающего персонала установленным требованиям.

2.1.12 Участвовать в управлении служебно-профессиональным продвижением персонала.

2.1.13 Участвовать в разработке и реализации программы адаптации новых работников и молодых специалистов.

2.1.14 Участвовать совместно с руководителями структурных подразделений в осуществлении контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.1.15 Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.1.16 Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

3.1 Заместитель начальника отдела кадров должен знать:

— основы общей психологии, социологии труда;

— Трудовой кодекс РФ, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— системы и методы оценки персонала;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— навыки работы на ПК;

— структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития;

— порядок составления отчетности;

— правила и нормы охраны труда;

— документацию системы менеджмента качества предприятия.

4 Права

4.1 Заместитель начальника отдела кадров имеет право:

— запрашивать и получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию от всех структурных подразделений;

— выходить с предложением о приеме, перемещении и увольнении работников отдела кадров;

— использовать информационно-технологические и иные ресурсы предприятия в целях реализации своих должностных обязанностей.

5 Служебные взаимоотношения

Начальник отдела кадров взаимодействует:

5.1 С планово-экономическим отделам по вопросам:

— получения:штатного расписания, изменения штатного расписания;

— представления стат. отчета по движению кадров, списочной численности работников, табеля учета рабочего времени, отчета о нарушениях трудовой дисциплины.
5.2. С руководителями структурных подразделений по вопросам:

— получения заявок на прием персонала, служебных записок на поощрение, наказание персонала, сведения о нарушителях трудовой дисциплины, графиков отпусков;

5.3 С административным отделом по вопросам:

— получения копий распорядительных документов;

— представления писем, проектов приказов, распоряжений .

5.7. С управлением контроля качества по вопросам:

— получения документов СМК;

— представления документов СМК по направлениям работы отдела кадров.

5.4. Со средствами массовой информации по вопросам:
— получения отчетных документов (счетов, счетов-фактур, актов);

— представления информации о вакансиях.

6 Ответственность

Заместитель начальника отдела кадров несет ответственность в установленном законами РФ порядке за:

— невыполнение возложенных на него настоящей должностной инструкций обязанностей.

Читайте также: