Что такое профиль должности

Обновлено: 27.06.2024

В начале очередного рабочего дня в дверь кабинета тихонечко постучали и попросили разрешения войти. Передо мной менеджер по персоналу Татьяна, с зареванным лицом, хлюпает носом, нервно теребит скомканный носо вой платок, всхлипывает через слово.

Наливаю кофе, за валокордином вроде бы бежать рановато… молоденькая девочка еще для сердечных приступов, а вот валерьяночка будет в самый раз. Ну что, послушаем, что опять стряслось…

Выслушиваю сбивчивую речь. Ясно! Опять зарубили кандидатов, а кандидатов на рынке нет, хороших, естественно, а она уже посмотрела 200 человек, и все они где-то работали же… В общем, можно писать сценарий для фильма, думаю, что не ошибусь в репликах, которые будут знакомы эйчар-специалистам до оскомины. Отпаиваю нашего страдальца чаем и кофе… Ага, уже улыбается, платочек выбрасываем в мусорку, берем листочек бумаги, анализируем ситуацию, ищем ошибки и видим, что менеджер плохо понимает цели и задачи должности, к сожалению, не умеет оценивать профессиональные компетенции кандидатов, часто ошибается в личностном профиле… Тоже все знакомо.

Ну вот, упорхнула, улыбаясь, а мы помозгуем теперь, что со всем этим делать. Увы, не внял моим рекомендациям директор по персоналу… Ладно, не хотите выполнять рекомендации, будут приказы.

Хорошо, что мой профессиональный опыт долгое время был связан с управлением персоналом и мне понятно, что и как делать.
Пишем грозное письмо. «Уважаемая госпожа Персональщикова!

С текущей даты Вы должны начать работу по профилированию должностей предприятия. Неделю назад мы с Вами обсудили всю методологическую составляющую этой задачи. Подготовьте свои предложения по срокам и графику выполнения, обозначьте, какие ресурсы Вам понадобятся. Жду предложений до завтра до 12:00.

Конечно же, все наши герои — участники гипотетической ситуации. Но как часто такие моменты случаются в реальной практике! И сколько уже написано, издано, рассказано на тренингах и семинарах о том, как правильно искать и оценивать кандидатов, а менеджеры до сих пор ошибаются, и по-прежнему ищут методы и способы увеличения точности и эффективности подбора новых сотрудников.

Но главный парадокс в том, что количество рекомендаций специалистов-практиков, признанных экспертов в теме поиска и оценки кандидатов, не исключает ошибок в подборе персонала. Наступаем на грабли? Изобретаем велосипед? Скорее нет, чем да. Ведь, получив рекомендации, многие менеджеры по персоналу применяют их, качество работы меняется, но ошибки все равно были, есть и будут. Почему?

Конечно же, в первую очередь, потому что все мы люди, а как известно с древних времен, нам изначально свойственно ошибаться. Во-вторых, проблема неточного подбора кроется зачастую в отсутствии системы не столько поиска кандидатов, сколько их оценки.

А если нет системы, то применение отдельно взятых, даже самых успешных методов, не корректирует всю систему в целом и не гарантирует ожидаемых результатов.

Что делать?
Строить систему оценки. И начинать нужно не с оценки кандидатов, а с оценки должности. Одновременно и формой, и инструментом оценки должности может и должен стать Профиль должности.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ И СИСТЕМА ОЦЕНКИ КАНДИДАТОВ
Сегодня не существует стандартов в подходах к содержанию и структуре Профиля должности. И каждый, начинающий выполнять работу по профилированию, руководствуется лишь собственными представлениями о том, какую информацию и в каких объемах необходимо отразить в создаваемых профилях.

Важно учитывать главное при формировании описания должностей - они должны быть описаны в той степени подробности и содержать такую информацию, чтобы созданный профиль являлся эталоном должности и содержал все требования, соблюдение которых будет обеспечивать выполнение сотрудником своих обязанностей с требуемым качеством и в необходимые сроки.
Наличие подробного Профиля должности позволяет рекрутеру до начала процесса подбора и оценки кандидатов получить исчерпывающую информацию о самой должности.

А для того, чтобы такое понимание было достаточным, Профиль должен включать в себя следующую информацию:
1. Место должности в общей организационной структуре предприятия.
2. Функциональные обязанности должности.
3. Профиль профессиональных компетенций.
4. Личностный профиль.
5. Формальные требования к сотруднику, выполняющему обязанности должности.
И этот перечень следует воспринимать как минимум.

Особенно мы бы хотели обратить ваше внимание на профиль профессиональных компетенций, поскольку именно его отсутствие в системе профилирования должностей и оценки персонала, приводит к значительным ошибкам, как при выборе кандидатов, так и при оценке уже работающего персонала.

Благодаря профилированию должностей такая система оценки становится возможной.
До появления Профиля как метода оценки должности чаще всего должность описывали с помощью профессиограммы или психограммы.
Однако ни тот ни другой метод не дает возможности описать должность полноценно, поскольку их задача – создать профиль профессии.

В текущих условиях должность и профессия – понятия уже давно не идентичные. Практически каждая должность включает в себя несколько профессиональных специализированных областей. А посему попытка описать должность с профессиографической точки зрения не приведет к должному результату, если должность является сплавом знаний, умений и навыков нескольких профессиональных специализаций.
Но отставим в сторону методологические основы выбора метода описания, и вернемся к профилированию должностей.

В первую очередь цель профиля должности – это, как мы уже говорили, формирование стандарта должности. Но поскольку не существует идеальных сотрудников, эталон нам нужен для того, чтобы определять меру соответствия сотрудника или кандидата требованиям должности. Поэтому, создавая эталон, мы должны провести и определенную градацию уровней соответствия требованиям. Благодаря таким уровням, мы определяем минимальный порог соответствия, который позволяет рассматривать кандидата, как перспективного для данной должности.
Если же уровень его знаний, умений и навыков находится за пределами этого порога, то понятно, что этот кандидат не просто нам не нравится и мы отказываем ему, а в первую очередь, мы оберегаем этого кандидата от ошибки – прийти и начать выполнять обязанности, к которым он пока не готов или предполагаемый уровень которых он давно перерос.
Эти же уровни помогают специалистам по управлению персоналом определять, на каком уровне соответствия эталону находится уже работающий на предприятии сотрудник, что, в свою очередь, позволяет выстроить правильную программу развития потенциала сотрудника, включая систему обучения и систематического контроля знаний и умений.

Профиль должности, как системный документ, должен существовать в компании еще до формирования заявки на подбор персонала.
Заявка, в свою очередь, составляется на основе Профиля, в разработке которого должны участвовать не только специалисты по управлению персоналом, но и руководители подразделений и специалисты конкретной предметной области.
Руководитель, формирующий Заявку на подбор персонала, руководствуясь комплексом требований к должности, должен определить уровень выраженности требуемых качеств по шкале, сформированной для конкретной должности и зафиксированной в Профиле.

Таким образом, менеджер по подбору персонала имеет четкое представление об уровне компетентности кандидата, требуемом для выполнения функционала должности, особенностях личностного профиля кандидата, дополнительных требованиях к формальным данным и его опыту.
В этом случае и руководитель, являющийся заказчиком, и менеджер по подбору персонала, выполняющий этот заказ, правильно и однозначно понимают, какой специалист нужен в данный момент и на какие нюансы требуется обратить внимание при оценке кандидатов.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ И ОЦЕНКА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ.
Поскольку Профиль должности является стандартом и эталоном, то он содержит четко сформулированные параметры, являющиеся не только требованиями к должности, но и непосредственными оценочными критериями.
Например, в профиле должности менеджера по подбору персонала в модели профессиональных компетенций, мы можем увидеть с вами следующие варианты компетенций:

Компетенция

Индикатор

Знание функционала должности, на которую ведется поиск и оценка кандидатов

При анализе опыта кандидата менеджер учитывает опыт выполнения им требуемого функционала

Хорошо ориентируется в основных функциональных обязанностях, понимает их структуру и содержание.

В формулировках вопросов кандидатам функциональные задачи отражены правильно, рекрутер не допускает содержательных ошибок, неточностей, неправильных формулировок обязанностей и функций

Все задаваемые кандидатам вопросы конкретны и представлены в достаточном объеме

Понимание основных профессиональных компетенций должности, на которую ведется оценка кандидатов

Менеджер знает модель профессиональных компетенций, правильно понимает содержание и структуру компетенций, правильно формулирует вопросы для оценки компетенций

Выбираемые менеджером кейсы, проективные вопросы направлены на оценку конкретных профессиональных компетенций

При проведении интервью менеджер правильно и уместно использует бизнес-лексику и специальную терминологию, относящуюся к профессиональной сфере оцениваемой вакансии

Знание системы оценки выраженности компетенций: шкалы, уровни

Менеджер правильно понимает принцип оценочной шкалы: качественные и количественные параметры оценки

Знает шкалу оценки выраженности компетенций: количество уровней, описание структуры уровней

Правильно определяет соответствие уровня выраженности навыка кандидата шкале оценки

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ И ОЦЕНКА ЛИЧНОСТНОГО ПРОФИЛЯ КАНДИДАТА.
Отдельно хотелось бы сказать несколько слов о личностном профиле, как обязательной составляющей Профиля должности.
Зачастую, в компаниях существует общее представление о том, какими личностными качествами должен обладать сотрудник компании.
И, как правило, они касаются уровня ответственности, определенного типа мотивации, направленности на результат. Но далеко не всегда оценка этих особенностей гарантирует нам успешность нового сотрудника, поскольку эти личностные особенности, безусловно, оказывая значительное влияние на качество работы сотрудника, тем не менее, не гарантируют его успешности.
Должного внимания до сих пор не уделяется способностям кандидата и степени их выраженности, уровню развитости мыслительной гибкости, качественным характеристикам внимания, мышления и памяти. Думаем, вы согласитесь с тем, что если данные свойства, будучи востребованными на определенной должности, но развитыми в недостаточной степени, даже при самом благоприятном типе мотивации и высоком уровне ответственности, не смогут позволить сотруднику выполнять задачи должности с требуемым качеством.
Именно поэтому в Профиль должности должен быть включен личностный профиль сотрудника, обеспечивающий требуемое качество выполнения им рабочих задач в рамках занимаемой должности.
Имеет смысл включать в такой профиль описание только тех личностных свойств и качеств, которые оказывают существенное влияние на выполнение сотрудником задач должности, в том числе описать и когнитивный профиль, включающий в себя познавательные процессы, такие как: внимание, память, мышление. Важно не только обозначить эти процессы, но и определить уровень их выраженности, требующийся для конкретной должности.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ ИЛИ СТОИТ ЛИ ОВЧИНКА ВЫДЕЛКИ.
Мы уже говорили, что полноценная оценка должности – это достаточно сложная процедура, требующая времени, знаний, управленческого ресурса, поскольку в составлении профилей участвуют несколько сотрудников разных подразделений.
Более того, создать такой профиль и получить сразу качественный результат – иллюзия. Прежде чем данный инструмент будет приносить свою пользу, необходимо научить всех участников процесса поиска и оценки кандидатов умело им пользоваться.
В нашей практике, вводя профилирование должностей, как обязательный элемент системы управления персоналом, мы проводили целый цикл обучающих программ для различных категорий персонала.
В первую очередь, нужно провести установочный семинар для руководителей предприятия, на котором важно довести до умов управленцев цели и задачи профилирования, организовать рабочие группы по разработке профилей.
Важно также при организации процесса разработки не переложить бОльшую часть задач на профильных специалистов. Основная доля функций по оценке должностей должна находиться в службах по управлению персоналом. Все остальные подразделения в этом случае выполняют функцию консультантов и экспертов.
Затем после выполнения задачи по профилированию необходимо обучить менеджеров по персоналу правилам использования Профилей и методик, включенных в их структуру.
Требуется пересмотреть существующие регламенты по организации процесса поиска и оценки кандидатов, внести изменения в этот бизнес-процесс, включив в него Профиль должности, как его основу.
Поразмыслив, многие могут просто отказаться от такой объемной работы.
Ведь существуют же заявки на подбор персонала, всегда можно уточнить детали по ним в рабочем процессе, а принятие решения о том или ином кандидате – это всегда разделенная ответственность между службой персонала и конкретным заказчиком – руководителем подразделения, оформившим заявку на подбор.
Но важно помнить другое. Профиль является основой для всех HR-процессов: рекрутинга, адаптации, оценки, развития, мотивации. В данной статье мы показали лишь влияние профилирования должностей на одну из ключевых HR-функций – подбор персонала.
Понимая место профилирования в общей HR-системе, становится понятно, что единожды проведя эту работу, мы практически систематизируем все процессы и процедуры, касающиеся организационной структуры предприятия и сотрудников, выполняющих свои обязанности на своих рабочих местах в рамках бизнес-процессов, осуществляемых на предприятии.
Но как решить эту задачу быстро?
Скорее всего, нужно говорить не о скорости, а о качестве, поскольку попытка написать быстренько и коротенько не приведет к требуемому результату.
Поэтому, понимая уровень сложности задачи и ее объем, мы могли бы порекомендовать проводить профилирование в несколько этапов.
В первую очередь, требуется определить наиболее важные для предприятия должности, которые важно описать в первую очередь.
Параллельно, имеет смысл создавать профили компетенций, которые потом будут вами включены в Профили должностей. А если посмотреть внимательно на то, что уже выполнено в вашей компании, вы наверняка увидите большое количество разработок, которые уже можно включать в будущие Профили. Это и модели компетенций, и разработки в области оценки личностного профиля сотрудников, и функционалы должностей, одним словом, все то, что уже есть, но не собрано и не систематизировано в единую систему. А такая разрозненность не позволяет Вам создать систему и стандарт оценки и отбора кандидатов.
В общем, важно начать, и, как говорится, глаза боятся, а руки делают!
А мы искренне желаем вам успехов в создании и описании стандартов должностей – важном шаге на пути систематизации всех HR-процессов.

В статье рассмотрен профиль должности и его значение в системе управления персоналом организации. Описана сфера применения оценки персонала на основе компетентностного подхода. Представлена структура профиля должности.

Ключевые слова: компетенция, модель компетенции,профиль должности, профиль компетенций, компетентностный подход.

Эффективная работа персонала организации достигается за счет уникальных индивидуальных качеств людей — их знаний, умений, опыта и личностных особенностей [1]. Для эффективного управления организацией руководству необходимо понимать возможности персонала, выявлять имеющиеся компетенции работников для обеспечения соответствия стратегических целей организации и компетенций сотрудников [2].

В настоящее время большую актуальность в системе управления персоналом организации приобрел компетентностный подход, став ее неотъемлемой частью. При разработке и реализации стратегии управления человеческими ресурсами организации все чаще стали применять технологии управления компетенциями [3, с. 162].

Применение компетентностного подхода современными организациями нашло отражение во всех сферах управления персоналом, при этом модель компетенций является центральным элементом системы управления персоналом, вокруг которого сосредоточены конкретные функциональные направления управления персоналом. Модель компетенций — это набор ключевых компетенций, необходимых работникам для успешного достижения стратегических целей организации, с конкретными показателями их проявлений в профессиональной деятельности [4, с. 34].

Изучение литературы, относящейся к теории компетенций персонала, свидетельствует о многообразии подходов к понятию компетенции как экономической категории. Так, по мнению Ефремовой Н. В., компетенции — это обобщенные и глубокие качества личности, отображающие ее способности наиболее универсально использовать и применять полученные знания, умения и опыт, владеть приемами, действовать и принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях [5, с. 22].

Процесс подбора и найма персонала с применением компетентностного подхода требует тщательной подготовки и специального обучения. Поэтому важно определить насколько эффективен данный подход. Перечень ситуаций, при которых целесообразно применение оценки персонала на основе компетентностного подхода, представлен на рисунке 1 [6, с. 47].

Рис. 1. Сфера применения оценки персонала на основе компетентностного подхода

Результатом проекта по созданию модели компетенций являются профили компетенций, разработанные для каждой должности. Профиль компетенций — это список компетенций, относящихся к конкретной должности в организации, с точным определением уровня их проявления. Профиль компетенций определяет не только ожидаемые результаты от работников, но и то, как им следует действовать. В ходе этого этапа разработчики модели компетенций получают возможность проверить, насколько компетенции точно соответствуют всем рабочим позициям, существующим в организации.

Профиль компетенций является составным элементом профиля должности. Структура профиля должности представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Структура профиля должности

Целью разработки профиля должности является создание эталона должности. Эталон должности необходим для описания уровня соответствия работника или кандидата требованиям должности. Ввиду этого, формируя стандарт должности, необходимо провести градацию уровней по соответствию требованиям должности. Благодаря такой дифференциации, становится возможным выявить минимальный порог соответствия, опираясь на который можно рассматривать кандидата как перспективного для данной должности. Эти же уровни помогают специалистам по управлению персоналом выявлять, на каком уровне соответствия стандарту должности находится работающий в организации сотрудник, что, в свою очередь, позволяет разработать программу развития потенциала работника, включая систему обучения и постоянного контроля знаний и умений.

Важно учитывать при формировании профилей должностей то, что они должны быть описаны подробно и содержать все требования, соблюдение которых способно обеспечить качественное выполнение работником своих функциональных обязанностей в установленные сроки [7].

Профиль должности должен быть разработан в организации до формирования заявки на подбор персонала. Заявка на подбор персонала должна разрабатываться на основании профиля должности с участием не только специалистов по управлению персоналом, но и руководителей подразделений и специалистов конкретной предметной области. Руководитель, формирующий заявку на подбор персонала, руководствуясь системой требований к должности, должен определить уровень выраженности требуемых качеств по оценочной шкале, разработанной для конкретной должности и описанной в профиле должности.

Таким образом, менеджер по подбору персонала имеет четкое представление об уровне компетенций кандидата, необходимых для выполнения функциональных обязанностей должности. В этом случае и руководитель, сформировавший заявку на подбор персонала, и менеджер по подбору персонала, правильно и однозначно понимают, привлечение какого специалиста необходимо организации.

Поскольку профиль должности является эталоном должности, он должен состоять из четко сформулированных параметров, являющихся не только требованиями к должности, но и непосредственными критериями оценки. Примером содержания оценочных критериев может послужить элемент профиля компетенций менеджера отдела продаж в организации принтмедиаиндустрии, приведенный в таблице 1.

Элемент профиля компетенций менеджера отдела продаж в организации принтмедиаиндустрии

Метод, которым мы пользуемся при построении системы грейдов позволяет с большой точностью определить набор характеристик, которые необходимы для должности, чтобы хорошо выполнялась работа. Кто-то должен быть хорошим аналитиком, а кто-то должен быть хорошим исполнителем. Для того, чтобы понять это, мы должны поработать с профилем должности.

По сути профиль должности – это соотношение между значениями факторов решения вопросов и ответственность. Он показывает отличие факторов друг от друга и является сутью должности. Профиль должности показывает на что ориентирована должность.

Нам нужно понять какой элемент должности является доминирующим: ответственность или решение вопросов. Если мы получили, что ответственность меньше, чем решение вопросов, то мы получили минусовой профиль. Если мы получаем профиль, где решение вопросов выше, чем ответственность — это фундаментальные исследования. В данном случае мы не ожидаем какого-либо результата. Получиться или не получиться результат – никто не знает. Должности сфокусированы больше на мыслительной деятельности/анализе, чем на конечных результатах. Решение вопросов является очень веским и нет ответственности за результат. В коммерческих организациях таких должностей не бывает. Это обычно научно-исследовательские институты.

Должности, у которых оценка по фактору ответственность выше оценки по фактору решение вопросов, больше сфокусированы на конечных результатах деятельности.

Должности, у которых оценки совпадут по обоим факторам — будут в равной мере ориентированы как на деятельность, так и на результат.

В зависимости от уровня встречаются соответственно и разные профили должности.

Когда мы разбираемся с должностями в бизнес структурах, мы думаем: сколько в ней мыслительного элемента, по отношению к тому, что должно быть достигнуто в конечном результате. В должностях, которые отклоняются в сторону ответственности – это линейное руководство или фронт. Это может быть логистика, производство (кухня в кафе или ресторане) или продажи. Такая должность выполняет много действий в единицу времени и несет ответственность за конечный результат.

Система грейдов. Классификация профиля должности

Профили решения вопросов относятся к фундаментальным исследованиям и к науке, и в бизнесе практически не встречаются. Иногда встречается промежуточный профиль.

Система грейдов должностей. Классификация решения вопросов

Профиль решение вопросов (Р)02 — это как правило должности которые специализируются на разработках или фундаментальных исследованиях. Должности, которые находятся на этом профиле, имеют знания, которые намного превышают по значимости вклад должности в конечный результат.

Профиль решение вопросов (Р)01 – это как правило должности, которые участвуют в длительных разработках и вследствие этого не участвуют в повседневной деятельности организации. Результаты деятельности этих должностей, как правило, представляются в виде идей, рекомендаций, которые затем будет доработаны и внедрены в деятельность организации другими должностями. Например, сюда можно отнести разработку новых продуктов.

Профиль промежуточный (L) – на этом профиле оказываются должности, которые занимаются разработкой процессов, политик, стратегий и в незначительной степени участвуют в их реализации. Должности могут предоставлять другим должностям специализированные знания, которые необходимы для поддержки рабочих процессов (например исследования рынка). Эти должности часто встречаются в подразделениях R&D. В этот профиль также могут попасть руководящие позиции, которые отвечают за разработки в долгосрочной перспективе.

Классификация ответственности

Профиль ответственность (А)01 – должности этого профиля напрямую руководят и обеспечивают поддержку рабочих процессов и предоставляют организации специализированные услуги, как например техническая поддержка, аналитики, экономисты, юридическая поддержка, IT и т. д. Эти должности могут руководить техническими функциями (например создание инструкций и регламентов по процессам) или реализацией программы или проекта (например проект по сложным программным продуктам в организации). В этом профиле могут оказаться и маркетинговые исследования. В этом профиле находятся скорее аналитические должности. В этих должностях важно решение вопросов. От этих должностей мы ожидаем не быстрого, а хорошего результата.

Профиль ответственность (А)02 – эти должности предоставляют прямую поддержку, которая требует значительного контроля временных ресурсов и затрат (например организация продаж, закупки, поставки, управление финансовыми потоками). Другой вариант функции должности на этом профиле – это ответственность за задачи, которые напрямую связаны с критерием производительности (например должность по ремонту и обслуживанию). На этот профиль попадают также должности, которые отвечают за службы или административные функции (например, клиентская служба или бухгалтерия). Еще один пример: руководитель проекта. У него нет прямых ресурсов, но он отвечает за результат проекта. Это могут быть инженеры, которые отвечают не только за разработки, но и за внедрения.

Если должности могут перемещаться между ответственность01 и ответственность02, то между ответственность02 и ответственность03 существуют очень четкие границы. Результат деятельности должностей, находящихся на уровне ответственность03 и ответственность04, ощутим! Он конкретный и измеримый, и если они не достигают результата, то это всем становится известно. Обычно это операционные позиции. Как правило у этих должностей есть план.

Перед каждым руководителем или менеджером по работе с персоналом рано или поздно становится вопрос замещения вакантной должности. Подбор хорошего специалиста - это непростая задача. С этой целью менеджеры достаточно часто составляют профили должностей, которые помогают сориентироваться в требованиях к претенденту.

Определение понятия

Профили должностей представляют собой набор профессиональных и личных компетенций, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность. На данный момент не существует формализованного описания характеристик, которыми должен обладать представитель той или иной профессии, а потому данные документы руководители составляют самостоятельно.

Можно сказать, что профиль должности является своего рода эталоном, в соответствии с которым работник должен выполнять свои обязанности. Описание должно быть подробным, а главное - реалистичным. Документ должен отображать следующие основные позиции:

место и значимость должности в организационной структуре конкретного предприятия;
функциональные обязанности, которые должен выполнять работник, принятый на данную позицию;
профиль, в котором перечислены основные компетенции, которыми должен обладать претендент на должность;
личные качества, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей;
минимальный перечень требований, которые организация выдвигает к своим сотрудникам.

Таким образом, можно сказать, что профили должностей представляют собой набор характеристик, которым должен соответствовать работник. Это определенный стандарт, который описывает обязанности, а также квалификационные и личные параметры претендента.

Зачем нужны профили должностей

Перед менеджерами по персоналу регулярно возникает вопрос закрытия той или иной вакантной должности. Не составив исчерпывающий профиль должности, не стоит приступать к непосредственному отбору сотрудников. Этот документ является своего рода подсказкой, которая используется в следующих случаях:

подбор кандидатов на замещение вакантных должностей;
для аттестации уже работающего персонала, чтобы выявить степень соответствия занимаемому посту (также это касается сотрудников, которые прошли испытательный срок);
с целью составления планов по обучению персонала и повышению уровня квалификации;
если нужно сформировать резерв кадров на перспективу;
для того чтобы спланировать карьерный рост и дальнейшее продвижение сотрудников на высшие посты в организации.

Достаточно часто профиль должности кандидата на тот или иной пост путают с должностной инструкцией. Принципиальное отличие между этими двумя документами состоит в том, что второй составляется на основании требований законодательства. Должностная инструкция - это общий документ, который составляется для профессии в целом, а не для конкретного сотрудника определенной организации. В ней определяются основные обязанности и условия работы. Профилем должности называется документ локального характера, который не имеет четких требований к содержанию и структуре. Менеджер по персоналу (или другие кадровые работники) составляет его, исходя из собственного опыта или общей практики деятельности организации.

Профессиональные компетенции

Каждая должность требует от работника обладания определенными компетенциями. Это квалификационные характеристики, которые являются необходимыми для выполнения тех или иных работ. Так, профиль компетенций должности обычно включает в себя следующие пункты:

стратегическое мышление (подразумевает умение составлять долгосрочные планы с учетом возможных рисков и альтернативных вариантов);
влияние на окружающих (умение отстаивать свою точку зрения, а также убеждать других в ее правильности);
навыки решения проблем (умение адекватно реагировать на нестандартные ситуации и трудности, а также оперативно находить пути выхода из них);
поиск информации (выбор и фильтрация данных, умение находить и использовать актуальные источники);
умение работать с клиентами и контрагентами (учет интересов, понимание психологии, удовлетворение пожеланий и потребностей);
гибкость (оперативное реагирование и принятие решений в соответствии с изменяющейся ситуацией);
направленность на качество (знание и выполнение всех требований и норм, а также стремление к постоянному совершенствованию).

В зависимости от того, о какой должности идет речь, перечень компетенций может расширяться или сужаться. Профессиональный профиль должности содержит не только требования, но также и степень их выраженности (базовая, высокая, максимальная). Данный показатель может быть определен по итогам собеседования или же посредством специальных психологических тестов.

Как составляется

Составление профиля должности - это достаточно трудоемкий процесс. Необходимость его обусловлена тем, что данный документ позволяет определить параметры, которыми должен обладать ценный сотрудник. Правильно сформулировав профиль, кадровики значительно облегчают процесс поиска и подбора новых работников. При составлении документа стоит руководствоваться рядом рекомендаций и правил:

Название должности должно быть кратким и четко отражать ее суть. Также стоит составить краткое описание, которое будет содержать перечень основных обязанностей работника. Может быть представлено в виде перечня задач. Это и будет основой профиля должности.
Перечень основных сведений о должности должен включать не только порядок работы, но также и размер заработной платы, что будет являться одним из ключевых моментов при собеседовании. Также стоит описать иерархию подчиненности, а также приблизительный перечень лиц, с которыми придется взаимодействовать новому сотруднику.
Для выполнения должностных обязанностей требуется обладание набором определенных компетенций. Данный список не должен быть слишком обширным (не более 10 пунктов). Он может быть составлен на основании личного опыта, теоретических исследований, наблюдений за сотрудниками, а также социологического опроса. Вы можете разделить компетенции на несколько групп (например, специфические и корпоративные).

Профиль должен быть одновременно кратким и емким. Это позволит получить исчерпывающую информацию, не затрачивая слишком много времени на ее обработку.

Основные этапы создания

Разработка профиля должности включает в себя несколько последовательных этапов:

На первом этапе составления документа следует тщательно изучить должностные инструкции, а также всю информацию касательно специфики работы предприятия. Можно провести беседы с сотрудниками или же социологический опрос при помощи унифицированных бланков.
Далее определяется круг лиц, которые будут принимать непосредственное участие в работе. Чаще всего этим вопросом занимаются специалисты отдела кадров. Тем не менее важно также привлекать руководителей других служб, для которых составляются профили. Работа может проводиться совместно или по отдельности с последующим объединением полученных результатов в конечный рабочий документ.
Третий этап подразумевает изучение организационной структуры предприятия с целью определения места той или иной должности в ней. Должны быть выявлены подчиненные, а также непосредственное начальство, перед которым будет держать отчет новый работник.
Далее производится подробное описание функциональных обязанностей, которые соответствуют той или иной должности. За основу берутся не только нормативно-правовые акты, но также и личный опыт работы на конкретном предприятии.
На пятом этапе менеджер по кадрам (или другой специалист, который занимается составлением профиля) должен определить перечень знаний и навыков, которые потребуются для выполнения должностных обязанностей. Речь идет о профессиональных компетенциях.
Определившись с компетенциями, важно распределить их по степени важности, а также уровню, на котором специалист должен обладать ими. Это позволит облегчить процедуру отбора кадров.
Далее участники рабочей группы должны определить, какими личными характеристиками должен обладать претендент на замещение вакантной должности. Порой черты характера бывают даже важнее, чем профессиональные компетенции, ведь последние можно выработать, а первые могут стать серьезным препятствием в рабочем процессе.
На восьмом этапе необходимо определить общие требования к работнику. Обычно это пол, возраст, уровень образования или опыт работы и прочее. Стоит отметить, что первые два признака не всегда уместно использовать, ведь законодательство может трактовать их как дискриминацию.
Последний этап подразумевает определение критериев, в соответствии с которыми будет определяться эффективность работы сотрудника. Они могут применяться в ходе испытательного срока или же для периодической оценки качества труда уже имеющихся работников.

Стоит отметить, что данный алгоритм не является обязательным для соблюдения во всех организациях. В зависимости от размеров предприятия, а также специфики ее организационной структуры, некоторые стадии могут быть упущены, а также могут быть введены дополнительные.

Образец составления

На данный момент не существует какой-либо унифицированной формы, в соответствии с которой составлялся бы профиль требований к должности. Да и к самим профессиям на каждом предприятии могут предъявляться специфические требования. Тем не менее у менеджеров по персоналу уже сложилась определенная практика, в соответствии с которой составляется профиль должности. Образец может выглядеть следующим образом:

название должности, согласно штатному расписанию;
краткое описание (что должен делать работник);
существенные условия (рабочий график, уровень оплаты труда и прочее);
требования, выдвигаемые к претенденту на должность (уровень образования, опыт работы в конкретной сфере, определенные специальные навыки);
расширенный перечень должностных обязанностей;
корпоративные компетенции, которыми должен обладать потенциальный сотрудник конкретной организации;
психологические тесты и прочие методики оценки соответствия работника той или иной должности.

Это приблизительный шаблон. Чаще всего именно такую структуру имеет профиль должности. Образец может быть расширен или сужен, в зависимости от структуры организации. Также дополнительные параметры могут вводиться для конкретных должностей.

Профиль должности менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу - это одна из самых ответственных должностей на предприятии, ведь именно от данного сотрудника зависит качественный состав работников. Поэтому к кадровикам предъявляются особые требования, которые находят свое отражение в таком документе, как профиль должности. Образец может быть следующим:

навыки работы с людьми (менеджер по персоналу должен иметь навыки общения и решения спорных вопросов);
быстрая вовлекаемость (специалист по кадрам не должен быть безразличным, у него должна присутствовать заинтересованность в решении тех или иных вопросов);
проявление инициативы в вопросах, связанных с улучшением структуры и качества персонала;
открытость к общению (данное качество является необходимым ввиду специфических особенностей должности);
энтузиазм в решении текущих вопросов;
позитивное настроение, которое будет передаваться всем остальным членам коллектива;
умение вести разговор (именно менеджеру отводится ведущая роль в беседе с потенциальными и реальными сотрудниками);
лидерские качества;
навыки публичных выступлений (для представления докладов и отчетов высшему руководству, а также проведения семинаров для подчиненных); для принятия креативных решений в экстренных ситуациях;
ораторские способности, убедительность высказываний;
скорость мышления и расторопность в действиях;
умение адаптироваться к изменяющимся условиям (а также оказание помощи вновь принятым в штат сотрудникам);
отсутствие страха перед риском (данная характеристика должна быть умеренно выраженной);
независимость в принятии решений;
умение экспериментировать и находить новые подходы к управлению;
чувство юмора, которое помогает свести на нет стрессовые и напряженные ситуации.

Профиль должности менеджера, отвечающего за подбор персонала, должен быть составлен с особенной тщательностью, ведь данная должность является одной из ключевых на любом предприятии. Лицо, претендующее на данную позицию, должно в полной мере соответствовать требованиям, ведь именно на его плечи ляжет ответственность за формирование кадрового состава.

Требования к менеджеру по продажам

Довольно часто можно встретить такую вакансию, как менеджер по продажам. Несмотря на то что многие молодые люди начинают с подобной работы свое движение по карьерной лестнице, уже на этом этапе к претендентам предъявляются достаточно серьезные требования. Типовой профиль должности менеджера по продажам выглядит следующим образом:

готовность к постоянному общению с широким кругом людей (поставщики, заказчики, покупатели и так далее);
умение быстро принимать решения по итогам переговоров с контрагентами;
умение поддерживать оптимистичное настроение в беседе, а также создавать атмосферу доверия;
креативность мышления (важно в представлении продукта);
умение рационально организовывать свое время (так как работа подразумевает множество ежедневных встреч и переговоров);
дипломатичный тон в общении с контрагентами и клиентами;
эмоциональная уравновешенность, умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях, а также быстро находить выход из конфликтов;
умение находить общий язык с разными типами личностей;
лояльность к реализуемому продукту.

Стоит отметить, что приведен весьма приблизительный профиль должности. Пример может быть расширен или же сокращен, в соответствии с потребностями конкретной организации.

Основные подходы к составлению профиля должности

Разработка профиля должности может осуществляться в соответствии с двумя основными подходами:

Ситуативный подход подразумевает, что документ составляется в экстренном порядке, когда необходимо срочно закрыть вакантную должность. Поскольку время очень ограничено, документ составляется очень приблизительно, с указанием лишь самых основных требований к потенциальному сотруднику. В дальнейшем данная заготовка может послужить для формирования полноценного профиля.
Методический подход подразумевает основательную работу, по результатам которой будут разработаны четкие особенности должности, необходимые компетенции, личные качества, функциональные зоны ответственности. Он будет содержать всю исчерпывающую информацию, а потому будет считаться рабочим документом при поиске и подборе кадров. По мере того как в организации будут происходить какие-либо реформы, профиль также будет подвергаться изменениям.

Выводы

Стоит отметить, что для успешного подбора кадров важно, чтобы на предприятии был составлен профиль должности. Пример унифицированного документа привести достаточно сложно, так как данный вопрос не регламентируется законодательством, а остается на усмотрение руководителей предприятия.

Профиль является одним из основных инструментов, который используется при отборе кандидатов на замещение той или иной вакантной должности. Кроме того, в соответствии с этим документом может проводиться периодическая аттестация персонала или же проверка по итогам испытательного срока. В зависимости от результатов исследования, могут быть выявлены направления по повышению уровня квалификации.

При составлении профиля может быть использован один из двух подходов. Ситуативный имеет место тогда, когда необходимо в срочном порядке закрыть свободную вакансию. В данном случае описание должности может быть составлено весьма приблизительно с указанием лишь основных характеристик. Если же говорить о методическом подходе, то разрабатывается основательный подробный документ, который постоянно используется в практике подбора персонала.

Типовой процесс разработки профиля должности подразумевает прохождение нескольких последовательных этапов. Для начала изучаются особенности профессии, а также требования к ней, выдвигаемые нормативно-правовыми актами. Также необходимо сформировать группу компетентных специалистов, которые будут принимать участие в составлении документов. Профиль составляется с учетом организационной структуры предприятия, а потому она также должна быть тщательно изучена. Основная часть документа - это описание должностных обязанностей потенциального сотрудника, а также требования к компетенциям. Также стоит уделить внимание личным качествам (коммуникабельность, стрессоустойчивость и так далее).

Читайте также: