Что представляет собой регламент деловых коммуникаций
Обновлено: 23.05.2024
Деловое общение предполагает взаимодействие людей для достижения определенной цели. Оно осуществляется в служебное время и на деловых брифингах, приемах и встречах.
Деловое общение направлено на результат и решение задачи. Оно возникает только в совместной производственной деятельности. Поэтому деловое общение отличается от обыденного непринужденного тем, что:
- Имеет цель.
- Использует рациональные способы ее достижения.
- Соблюдает субординацию.
- Подчиняется регламенту.
- Соответствует этикету.
- Учитывает ролевые позиции.
Перечисленные особенности разделили его на конструктивное и деструктивное деловое общение.
Конструктивное деловое общение
Такое общение излагает факты и не дает оценок. Вот некоторые правила конструктивного делового общения:
Деструктивное деловое общение
Оно строится на негативных эмоциях. Поэтому может привести к потере деловых отношений. В качестве деструктивных форм общения выступают:
- Ложь.
- Эгоизм.
- Агрессия.
- Неблагодарность.
- Обида.
Деловое общение в психологии базируется на совместном соблюдении партнерами таких принципов:
- Установление взаимности в совместной деятельности.
- Точность и достоверность официальной информации.
- Ответственность.
- Последовательность и согласие в принятии решения всеми участниками переговоров.
Деловое общение это искусство и без психологического контакта оно представляет собой сухой обмен информацией.
Деловое общение: признаки и сущность
Сущность делового общения предполагает взаимосвязь личностей на основе специфических особенностей человеческого восприятия.
Учитывайте такие особенности при подготовке к деловым переговорам:
- Фраза состоит не более, чем из 13 слов.
- Если вы говорите предложение больше 5 – 6 секунд, то его сложнее поймет собеседник.
- Последние фразы запоминаются лучше.
- Оптимальное время для переговоров – 08.00 – 12.00.
- Мужчины готовы внимательно слушать первые 10-15 секунд. Затем они вносят свои предложения.
- Незаконченное действие человек запоминает лучше, чем завершенное.
Знание особенностей человеческого восприятия – это одно из условий конструктивного диалога. Ведь в деловом общении партнеры нацелены на определенный результат.
Поэтому выделим признаки делового общения:
- Интегрирован в человеческую деятельность.
- Имеет общий предмет общения.
- Использует разные психологические приемы: внушение, убеждение, подражание и другие.
- Реализуется в таких формах: деловые переговоры, совещания, беседы и другие.
- Ориентируется на этику.
Решение коммерческих или социальных вопросов в соответствии с перечисленными признаками характеризует успешность в деловом общении. Ведь от качественного общения зависит реализация вашего дела. Поэтому изучите внимательно характеристики делового общения.
Характеристики делового общения
Основные характеристики делового общения сводятся к следующему:
- Приступайте сразу к теме разговора.
- Контролируйте тон голоса.
- Избегайте критики партнера.
- Возьмите время на обдумывание.
Если вы ориентированы на успех предприятия, то важно учитывать данные характеристики делового общения.
Также рекомендуется избавиться от таких ошибок:
- Унижать и оскорблять.
- Критиковать и спорить.
- Жаловаться.
- Перебивать.
- Быстро или медленно говорить.
- Хвастаться.
Данный список можно продолжить. Но суть будет одна. Без уважения к личности партнера достигнуть высоких результатов в работе сложно. Ведь в деловой сфере воздействие на человека идет с трех сторон. Рассмотрим структурные компоненты делового общения.
Структура делового общения
Структура делового общения состоит из:
- Коммуникативная сторона предполагает обмен информацией.
- Интерактивная - обмен опытом.
- Перцептивная. Восприятие человека и установление взаимопонимания.
Структурные компоненты делового общения обусловлены его спецификой.
Используйте в своей речи такие приемы взаимодействия:
Чтобы профессионально выстроить взаимодействие, рекомендуется использовать особые интерактивные приемы:
- Стройте фразы со слов: Кто? Что? Где?
- Будьте максимально внимательны к собеседнику. Не отводите глаза. Не смотрите в окно.
- Следуйте своими движениями за собеседником. Поворачивайте голову к партнеру.
Деловое общение: основные принципы.
Для достижения результата в деловой беседе требуется соблюдать принципы делового общения.
Для этого составьте план действия организации. Это сэкономит время. Не вступайте в спор с собеседником. Главное – терпение и труд.
Вкладывайте не только в производство, но и в развитие коммуникативных умений и навыков сотрудников.
Человек должен захотеть к вам вернуться.
- Сконцентрируйтесь на стратегической цели.
Неудачи и разочарования только закаляют сильных людей.
- Учитесь разграничивать личное общение от делового контакта.
Неприятный для вас сотрудник может быть высоким профессионалом своего дела. Сосредоточьтесь на поставленных задачах.
Ясная и логически выстроенная речь будет более понятной и интересной для восприятия аудиторией.
Демонстрируйте равенство и уважение к оппоненту и его позиции.
Важнейшие понятия и принципы делового общения сопряжены с нравственными нормами:
- Порядочность.
- Честность.
- Справедливость.
- Ответственность.
Формы делового общения.
Деловая беседа.
Является распространенной формой делового общения. Независимо от статуса партнера советуем очистить свою речь от таких слов – паразитов:
- Ничего себе.
- Очень красиво.
- Круто, супер, мега. Активизируйте свой пассивный словарный запас. Обогатите речь такими синонимами, как: замечательно, прекрасно, восхитительно и другими красивыми словами.
Деловые переговоры.
В деловых переговорах проявляйте уверенность. Ведь неуверенность на уровне слов вселяет оппоненту опасения. Поэтому избегайте следующих фраз:
- Не хочу вас больше задерживать.
- Простите, вы не уделите мне несколько минут?
- Не буду вам мешать.
- Мне поручено вам сообщить.
Чтобы выиграть, проверьте свои позиции в переговорах и контролируйте свою речь.
Деловое совещание.
Представляет собой групповую форму взаимодействия. Требует точного соблюдения протокола. Рекомендуем придерживаться следующих правил поведения:
- Полученная информация конфиденциальна.
- Будьте пунктуальны и соблюдайте сроки.
- Ведите себя в соответствии с местом в компании.
- Проявляйте доброжелательность и корректность в общении с коллегами.
- Улучшайте свой имидж.
Деловая переписка.
В письменной и электронной деловой переписке главным критерием успеха является скорость реакции на письмо, вопрос, предложение. Поэтому старайтесь дать ответ на письмо в течение дня.
Помните, что современная культура терпимее относится к ошибке, нежели чем к задержке с ответом.
В процессе любого общения всегда нужно проявлять уважение. Установите визуальный контакт. Расположите к себе партнера вовремя сказанным словом, правильной интонацией, уместным жестом. Ведь точное восприятие человека – это условие дальнейшей совместной деятельности.
Но помните о том, что в жизни каждого человека реальные события вносят свои коррективы и меняют тактику взаимодействия. Надеемся, рассмотренные в данной особенности и характеристики делового общения, помогут вам оптимизировать и грамотно выстроить деловое общение.
Со школы нас учат говорить и писать правильно, уделять внимание логичности суждений и языковым правилам. Другими словами, сосредотачиваться на объективных правилах языка, а также выявлении и искоренении своих ошибок. Это, несомненно, полезные знания, но они не способны сделать общение с другими людьми более легким и комфортным. Даже несмотря на то, что в коммуникации нет своих точных сводов законов, следуя которым, однозначно можно повысить ее эффективность. Но есть отдельные правила, применяя которые, можно научиться взаимодействовать с людьми с большей пользой для обеих сторон, принимающих участие в коммуникации. Они, скорее всего, не станут для вас открытием, но напомнят о тех простых вещах, которые очень легко забыть в наше время.
Эффективная коммуникация является важным компонентом личностного и профессионального успеха, о каком бы уровне коммуникации не шла речь – межличностном, межгрупповом, внутригрупповом, внешнем уровнях. Те или иные коммуникативные навыки мы задействуем ежедневно, причем это не только умение говорить, но и умение слушать, ощущать настроения других. И в деле их развития могут помочь следующие простые правила.
Доверительное общение
Эффективная коммуникация – не манипулирование собеседником для достижения ваших целей, а взаимовыгодное общение, в результате которого обе стороны что-то приобретают. Без доверия общение никогда не будет эффективным. При стремлении же к нему, своеобразной заповедью для вас должно стать создание такой атмосферы взаимоотношений, при которой человек будет вам верить. Никаких двузначностей, недоговоренности, обмана и лжи – все должно быть просто и честно.
Не избегайте личных тем
Ясность и конкретность
Эффективная коммуникация невозможна без взаимопонимания. Взаимопонимание невозможно без ясности и конкретности. Не бойтесь сказать напрямую о том, чего ждете от коммуникации. Не вуалируйте свои замыслы, пытаясь хитрыми обходными путями добиться от человека какого-то действия. Ведь самый лучший способ этого достичь – сказать напрямую. Если же говорить о рабочих взаимоотношениях, так это и вовсе самое главное правило. Общаясь с коллегами, всегда нужно стремиться строить коммуникацию понятной не только для вас, но и, в первую очередь, для них. Всегда ставьте четкие цели, говорите напрямую о том, чего ждете от работы, описывая конечный результат ясно. Требуйте того же от других. Это является основой взаимопонимания, но кроме того без этого невозможна эффективная и продуктивная работа в целом.
Фокус на ожиданиях собеседника
Какую бы цель вы не преследовали, помните, что общение это двусторонний процесс. Фокусируясь только на том, что важно в коммуникации для вас, и игнорируя ожидания собеседника, достичь эффективности будет очень сложно. Каждый из нас преследует свои цели, но умение их согласовывать с желаниями других, учитывать их интересы – показатель мастерства в коммуникации. Никто просто так не станет работать ради того, что хочется вам. Но в ваших силах сделать так, чтобы и вы, и другие работали ради того, что отвечает общим интересам.
Будьте открыты
Старайтесь всегда понять позицию собеседника, особенно если она не совпадает с вашей. Не блокируйте свой ум, отстраняясь от информации, которая идет вразрез с тем, как привыкли думать вы. Избегать противоположных мнений нельзя – вы вольны не принимать их, но ни в коем случае не отбрасывать. Как минимум, они любопытны и интересны. Они закаляют, развивают и делают вас сильнее. Умение работать с критикой сослужит хорошую службу любому человеку, как в профессиональной деятельности, так и в личной жизни.
Научитесь слушать
О том, что слышать и слушать это не одно и то же, сказано уже много. И столько же будет сказано еще – ровно до тех пор, пока, наперекор собственной эгоистической природе, мы не научимся мастерству диалога. Пока же наше общение будет односторонним вещанием, больше похожим на университетскую лекцию, о какой-либо продуктивной коммуникации говорить будет неуместно. Выслушав человека, можно достичь гораздо большего, чем собственным повествованием.
Проявите заботу
Представьте себе такую ситуацию: вам нужна справка и вы стоите в очереди в государственном учреждении. Стоите несколько часов. Подходит ваша очередь, вы заходите в нужный кабинет, где не очень доброжелательный работник сообщает вам, что для получения необходимого документа нужно сначала зайти в другой кабинет и взять там формуляр. Все начинается сначала – вы снова стоите несколько часов в очереди. Теперь представьте себе другую ситуацию. Зайдя в первый кабинет, вы встречаете приветливого работника, который выяснив, что у вас и у других людей в очереди нет нужных формуляров, самостоятельно идет и приносит их. Представили? Теперь вопрос: к кому из двух сотрудников вы будете питать большую симпатию? Даже отбросив факт услуги, если бы второй сотрудник просто вышел и сказал, что все заинтересованные в получении справки должны сначала взять формуляр, это уже сделало бы дальнейшее общение с ним более эффективным. Ведь иногда от таких кажущихся незначительными мелочей, какими могут быть банальная забота и участие, зависит не только успех коммуникации, но и отношения в целом.
Говорите лишь о том, в чем разбираетесь
Меняйтесь
Отзывы и комментарии
Какие книги и другие материалы по эффективной коммуникации вы считаете лучшими? Какими приемами из них пользуетесь и проверили их действенность? Делитесь вашими впечатлениями ниже.
Речевое общение — это процесс установления и поддержания целенаправленного, прямого или опосредованного контакта между людьми при помощи языка. Различают четыре вида речевой деятельности. Два из них участвуют в производстве текста (передаче информации) — этоговорение и написание, а два другие — в восприятии текста и заложенной в нем информации — слушание и чтение.
Следует помнить о трех главных различиях между устной и письменной речью:
- Темп выбирает сам читатель.
- Текст можно перечитать.
- Может читаться в любом порядке.
- Темп задает говорящий.
- Текст звучит всего один раз.
- Речь дается в авторском порядке.
Аудитория может скорее простить выступающему оговорки, чем нелогичность изложения. Это связано с тем, что нашему сознанию свойственно во всем искать систему и порядок. Логика развития явлений получает отражение в нашем мышлении. Выделим три распространенные его формы.
- определенность, ясность высказывания;
- последовательность изложения;
- непротиворечивость излагаемых фактов и комментариев;
- обоснованность суждений, аргументаций и контраргументаций.
Речевое мастерство проявляется не только в логике изложения и владении речевыми жанрами, но и в культуре речи, в умении найти наиболее точное, а следовательно, и наиболее подходящее для конкретного случая и стилистически оправданное средство языка, слово или жест.
Культура речи предполагает:
- знание норм литературного языка;
- в соответствии с ними умение выбирать самые точные, уместные в данной речевой ситуации слова и выражения;
- выразительность речи, которая достигается использованием языковых средств, таких, как синонимы, сравнения, тропы (слово в переносном значении), метафоры (скрытое сравнение, образы явлений, о которых идет речь), фигуры (особые построения фраз), гиперболы (преувеличения), фразеологизмы и т.д., и таких, как средства внеязыковые (жесты, мимика, интонации, паузы, позы, дистанции и пр.).
Для современного делового стиля общения характерны краткость и простота построения фразы, использование профессиональной разговорной лексики, своеобразных речевых клише и штампов.
В коммуникации для достижения ожидаемых результатов используются разнообразные психотехнические приемы, выстраивающие определенный разговорный стиль словесного действия:
Активность собеседника в разговоре, которая проявляется в частоте и длительности включения в него, может свидетельствовать:
- о степени заинтересованности собеседника в обсуждаемой проблеме, в самом взаимодействии;
- о самооценке человека, его уверенности или застенчивости, самоуверенности, состоянии тревожности, потребностей и пр.;
- об общей склонности человека к развернутости или лаконичности высказываний (умении говорить коротко и ясно).
1. Каждый собеседник должен стремиться:
- быть уверенным в себе, иметь личные цели и ценности;
- быть информированным и компетентным;
- демонстрировать объективность в оценке информации;
- проявлять искренний интерес к предмету речи и к собеседнику;
- ценить свое и чужое время;
- проявлять эмоциональную культуру, осуществлять самокоррекцию;
- быть мобильным, адаптивным и гибким.
- установка на взаимопонимание, конструктивное сотрудничество;
- стремление увидеть проблему глазами собеседника;
- уважительное отношение к аргументам и контраргументам собеседника;
- внимательное выслушивание партнера.
- говорить по существу вопроса, обсуждаемой проблемы;
- комментировать именно то, что важно в данной ситуации;
- соотносить отбор и предъявление информации с запросом и ожиданиями собеседника.
- предъявлять правдивую и проверенную информацию;
- выстраивать доказательства и аргументацию;
- не ссылаться на домыслы, интуитивные предчувствия, слухи.
- говорить короткими фразами, четко формулируя мысль;
- использовать речевые клише в соответствии с нормативными правилами официально-делового стиля;
- следить за сигналами тела, не допускать неконгруэнтности, ведущей часто к подозрительности и непониманию.
- писаные правила — протокол, в том числе дипломатический, инструкции и договорные обязательства, принципы корпоративной культуры;
- неписаные правила — деловой этикет, организационная культура и культура межличностного общения, позволяющие демонстрировать деловой имидж, чувствовать себя в любой профессиональной ситуации (будь то презентация или публичная лекция) уверенно и непринужденно, а также избегать насмешек со стороны окружающих.
АКЦИЯ ПРОДЛЕНА
Деловое общение предполагает взаимодействие людей для достижения определенной цели. Оно осуществляется в служебное время и на деловых брифингах, приемах и встречах.
Деловое общение направлено на результат и решение задачи. Оно возникает только в совместной производственной деятельности. Поэтому деловое общение отличается от обыденного непринужденного тем, что:
- Имеет цель.
- Использует рациональные способы ее достижения.
- Соблюдает субординацию.
- Подчиняется регламенту.
- Соответствует этикету.
- Учитывает ролевые позиции.
Перечисленные особенности разделили его на конструктивное и деструктивное деловое общение.
Конструктивное деловое общение
Такое общение излагает факты и не дает оценок. Вот некоторые правила конструктивного делового общения:
Деструктивное деловое общение
Оно строится на негативных эмоциях. Поэтому может привести к потере деловых отношений. В качестве деструктивных форм общения выступают:
- Ложь.
- Эгоизм.
- Агрессия.
- Неблагодарность.
- Обида.
Деловое общение в психологии базируется на совместном соблюдении партнерами таких принципов:
- Установление взаимности в совместной деятельности.
- Точность и достоверность официальной информации.
- Ответственность.
- Последовательность и согласие в принятии решения всеми участниками переговоров.
Деловое общение это искусство и без психологического контакта оно представляет собой сухой обмен информацией.
Деловое общение: признаки и сущность
Сущность делового общения предполагает взаимосвязь личностей на основе специфических особенностей человеческого восприятия.
Учитывайте такие особенности при подготовке к деловым переговорам:
- Фраза состоит не более, чем из 13 слов.
- Если вы говорите предложение больше 5 – 6 секунд, то его сложнее поймет собеседник.
- Последние фразы запоминаются лучше.
- Оптимальное время для переговоров – 08.00 – 12.00.
- Мужчины готовы внимательно слушать первые 10-15 секунд. Затем они вносят свои предложения.
- Незаконченное действие человек запоминает лучше, чем завершенное.
Знание особенностей человеческого восприятия – это одно из условий конструктивного диалога. Ведь в деловом общении партнеры нацелены на определенный результат.
Поэтому выделим признаки делового общения:
- Интегрирован в человеческую деятельность.
- Имеет общий предмет общения.
- Использует разные психологические приемы: внушение, убеждение, подражание и другие.
- Реализуется в таких формах: деловые переговоры, совещания, беседы и другие.
- Ориентируется на этику.
Решение коммерческих или социальных вопросов в соответствии с перечисленными признаками характеризует успешность в деловом общении. Ведь от качественного общения зависит реализация вашего дела. Поэтому изучите внимательно характеристики делового общения.
Характеристики делового общения
Основные характеристики делового общения сводятся к следующему:
- Приступайте сразу к теме разговора.
- Контролируйте тон голоса.
- Избегайте критики партнера.
- Возьмите время на обдумывание.
Если вы ориентированы на успех предприятия, то важно учитывать данные характеристики делового общения.
Также рекомендуется избавиться от таких ошибок:
- Унижать и оскорблять.
- Критиковать и спорить.
- Жаловаться.
- Перебивать.
- Быстро или медленно говорить.
- Хвастаться.
Данный список можно продолжить. Но суть будет одна. Без уважения к личности партнера достигнуть высоких результатов в работе сложно. Ведь в деловой сфере воздействие на человека идет с трех сторон. Рассмотрим структурные компоненты делового общения.
Структура делового общения
Структура делового общения состоит из:
- Коммуникативная сторона предполагает обмен информацией.
- Интерактивная - обмен опытом.
- Перцептивная. Восприятие человека и установление взаимопонимания.
Структурные компоненты делового общения обусловлены его спецификой.
Используйте в своей речи такие приемы взаимодействия:
Чтобы профессионально выстроить взаимодействие, рекомендуется использовать особые интерактивные приемы:
- Стройте фразы со слов: Кто? Что? Где?
- Будьте максимально внимательны к собеседнику. Не отводите глаза. Не смотрите в окно.
- Следуйте своими движениями за собеседником. Поворачивайте голову к партнеру.
Деловое общение: основные принципы.
Для достижения результата в деловой беседе требуется соблюдать принципы делового общения.
Для этого составьте план действия организации. Это сэкономит время. Не вступайте в спор с собеседником. Главное – терпение и труд.
Вкладывайте не только в производство, но и в развитие коммуникативных умений и навыков сотрудников.
Человек должен захотеть к вам вернуться.
- Сконцентрируйтесь на стратегической цели.
Неудачи и разочарования только закаляют сильных людей.
- Учитесь разграничивать личное общение от делового контакта.
Неприятный для вас сотрудник может быть высоким профессионалом своего дела. Сосредоточьтесь на поставленных задачах.
Ясная и логически выстроенная речь будет более понятной и интересной для восприятия аудиторией.
Демонстрируйте равенство и уважение к оппоненту и его позиции.
Важнейшие понятия и принципы делового общения сопряжены с нравственными нормами:
- Порядочность.
- Честность.
- Справедливость.
- Ответственность.
Формы делового общения.
Деловая беседа.
Является распространенной формой делового общения. Независимо от статуса партнера советуем очистить свою речь от таких слов – паразитов:
- Ничего себе.
- Очень красиво.
- Круто, супер, мега. Активизируйте свой пассивный словарный запас. Обогатите речь такими синонимами, как: замечательно, прекрасно, восхитительно и другими красивыми словами.
Деловые переговоры.
В деловых переговорах проявляйте уверенность. Ведь неуверенность на уровне слов вселяет оппоненту опасения. Поэтому избегайте следующих фраз:
- Не хочу вас больше задерживать.
- Простите, вы не уделите мне несколько минут?
- Не буду вам мешать.
- Мне поручено вам сообщить.
Чтобы выиграть, проверьте свои позиции в переговорах и контролируйте свою речь.
Деловое совещание.
Представляет собой групповую форму взаимодействия. Требует точного соблюдения протокола. Рекомендуем придерживаться следующих правил поведения:
- Полученная информация конфиденциальна.
- Будьте пунктуальны и соблюдайте сроки.
- Ведите себя в соответствии с местом в компании.
- Проявляйте доброжелательность и корректность в общении с коллегами.
- Улучшайте свой имидж.
Деловая переписка.
В письменной и электронной деловой переписке главным критерием успеха является скорость реакции на письмо, вопрос, предложение. Поэтому старайтесь дать ответ на письмо в течение дня.
Помните, что современная культура терпимее относится к ошибке, нежели чем к задержке с ответом.
В процессе любого общения всегда нужно проявлять уважение. Установите визуальный контакт. Расположите к себе партнера вовремя сказанным словом, правильной интонацией, уместным жестом. Ведь точное восприятие человека – это условие дальнейшей совместной деятельности.
Но помните о том, что в жизни каждого человека реальные события вносят свои коррективы и меняют тактику взаимодействия. Надеемся, рассмотренные в данной особенности и характеристики делового общения, помогут вам оптимизировать и грамотно выстроить деловое общение.
Читайте также: