Что представляет собой информационные технологии документационного обеспечения

Обновлено: 04.07.2024

В каком виде функционирует система электронного правительства в России?

Инфраструктурные компоненты электронного правительства

Алгоритм получения конкретной государственной услуги с помощью ЕГПУ

Вопросы электронного документа в Программе цифровой экономики РФ

Сегодня можно говорить о том, что система электронного правительства в стране сложилась и продолжает развиваться. К важнейшим достижениям относятся создание МФЦ и функционирующий Единый портал госуслуг; формирование системы межведомственного электронного взаимодействия; развитие базовых государственных информационных ресурсов (национальных баз данных); предоставление общих сервисов, например идентификации и аутентификации, и сведений из платежных систем3.

В настоящее время действуют базовые основные инфраструктурные компоненты электронного правительства, обеспечивающие перевод государственных и муниципальных услуг в электронную форму, включая:

каналы электронного доступа к государственным и муниципальным услугам;

Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА);

Единую систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);

Системы электронного документооборота (СЭД) органов государственной власти;

Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП);

Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций);

Информационно-аналитическую систему мониторинга качества государственных услуг;

Единую систему нормативно-справочной информации (ЕС НСИ).

В совокупности данные элементы инфраструктуры ЭП делают возможным получение государственных услуг в электронном виде. Юридическая значимость взаимодействия при предоставлении услуг с использованием ИКТ подтверждается, в том числе, квалифицированной электронной подписью. В инфраструктуре электронного правительства работает информационная система Головного удостоверяющего центра, обеспечивающая применение электронной подписи в РФ и предоставляющая сервисы доверия в части использования электронных документов, мониторинга качества услуг удостоверяющих центров4.

Состав действий, которые заявитель вправе совершить в электронной форме при получении услуги с использованием единого портала, порталов услуг и официальных сайтов, определяется в Административном регламенте предоставления услуги. В него включаются состав, последовательность и сроки выполнения действий в электронной форме, а также требования к порядку их выполнения. Для каждой услуги существует установленный набор документов. Административные регламенты государственных и муниципальных услуг, включающие в себя стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг, разрабатываются в соответствии с главой 3 ФЗ № 210-ФЗ6.

Для получения госуслуг в электронной форме необходимо зарегистрироваться на портале ЕГПУ. После прохождения регистрации в Личном кабинете пользователя хранится вся информация по заказанным услугам, обращениям и платежам, можно настроить уведомления (для мобильного приложения, электронной почты), а также следить за ходом рассмотрения заявлений и статусом платежей.

Процесс получения государственных услуг с использованием ЕГПУ значительно упрощается. Часть электронных госуслуг можно получить, не посещая лично государственное учреждение: заполняется электронная форма, и система выдает результат (например, оплата штрафов ГИБДД и налоговой задолженности, проверка состояния пенсионного счета). Есть услуги, за результатом которых необходимо приходить лично, а заявка на получение такой услуги подается на сайте (например, получение справки об отсутствии судимости).

Рассмотрим алгоритм предоставления конкретной услуги ― получение (замена) паспорта (услугу предоставляет Министерство внутренних дел РФ). Сначала необходимо выбрать из списка основание, по которому будет происходить выдача (замена) паспорта гражданина РФ (например, в связи с достижением возраста 20 или 45 лет). После этого можно ознакомиться со всей необходимой информацией: какие документы необходимо подготовить, сроки оказания, причины для отказа, шаблон и пример заполнения заявления, квитанции об уплате госпошлины. При электронной подаче заявления и безналичной оплате действует 30% скидка при оплате госпошлины7.

Процесс получения данной услуги для пользователя выглядит следующим образом:

1. Отправка заявления и ожидание результатов его проверки. В Личный кабинет приходит приглашение посетить подразделение ГУВМ МВД.

2. После рассмотрения заявления в Личный кабинет приходит уведомление о возможности оплаты на портале и бланк квитанции об оплате.

3. Необходимо принести оригиналы документов, указанные в заявлении. Сотрудник полиции сверит данные оригинальных документов с данными, указанными в электронном заявлении, сообщит о сроке готовности паспорта.

4. Получение документа лично в руки.

Изменение статуса заявления, поданного с помощью ЕГПУ, по результатам выполняемых проверок выглядит следующим образом:

1. Заявление в форме электронного документа проходит форматно-логический контроль и контроль целостности на портале территориального органа. Далее поступает в территориальный орган по месту жительства, месту пребывания или обращения заявителя.

2. Заявление проверяется на предмет обнаружения ошибок и соответствия личной фотографии требованиям, затем принимается в работу.

10 дней со дня приема подразделениями всех необходимых документов (в том числе в форме электронных документов), если паспорт оформляется по месту жительства;

2 месяца, если паспорт оформляется не по месту жительства, а также в связи с утратой паспорта, если ранее он выдавался другим подразделением.

Схема административных процедур для получения услуги выглядит следующим образом:

Рисунок 1 ― Процедура получения госуслуги

Таким образом, при подаче гражданином заявления и личной фотографии в форме электронных документов с использованием ЕГПУ выдача паспорта обеспечивается при однократном посещении подразделения.

Минкомсвязью России были подведены следующие итоги работы Единого портала госуслуг за прошедший год. Среди достижений отмечено8:

появилось 207 новых федеральных услуг (всего сейчас доступно 968 федеральных госуслуг);

всего через портал было оказано 1,3 млрд госуслуг (в три раза больше, чем годом ранее);

объем платежей, совершенных пользователями портала, составил 30,3 млрд рублей (вырос почти в четыре раза).

На сегодняшний день государственная политика развития электронного правительства и создания цифровой экономики связана со следующими документами.

продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях;

создание условий для повышения доверия к электронным документам;

осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений;

создание электронной системы представления субъектами хозяйственной деятельности отчетности в органы государственной власти РФ и органы местного самоуправления.

составление перечня действующих, но устаревших требований по использованию исключительно бумажного документооборота или устаревших технологий при формировании, сборе и обработке информации, совершении юридических значимых действий;

предложения по формированию основных понятий и институтов, определяющих принципы безбумажного взаимодействия, использования электронного документа, электронного дубликата документа, электронного архива и т. п.;

уточнение понятия электронного дубликата / образа бумажного документа;

уточнение условий признания юридической силы ЭД (в т. ч. в процессе его долговременного и постоянного хранения);

определение структуры ЭД, в том числе необходимого набора метаданных для обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов;

установление единых функциональных, технических и технологических требований к процессу передачи электронных документов из информационных систем на долговременное и постоянное хранение;

установление функциональных, технических, технологических требований к системе хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;

формулирование принципов обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму (и наоборот);

установление требований к формату архивного ЭД, в том числе требования к процедуре преобразования электронных документов в архивный формат, а также виды электронной подписи на документах, передаваемых на долговременное хранение;

установление требований к порядку уничтожения электронных документов по истечении сроков хранения;

установление требований к порядку преобразования электронных документов в новые форматы и/или переносу в новые информационные системы для обеспечения их сохранности и др.

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Выстраивание новой системы взаимодействия граждан и государства с помощью функционирования Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) является целью, которую необходимо достичь в рамках электронного правительства.

В последние годы удалось достичь существенного прогресса в сфере применения ИКТ в системе государственного управления. В России сформирована необходимая инфраструктура электронного правительства, позволяющая предоставлять государственные услуги в электронном виде. Имеются возможности для улучшения электронных услуг, повышения эффективности административных процедур. Необходим полный перевод услуг в цифровой формат от обращения за этими услугами до их исполнения и достижение такого положения дел, когда ведомственные процессы опираются преимущественно на данные, а не на документы.

1 Трегубова В.М. Электронное правительство как средство автоматизации процесса предоставления государственных услуг // Социально-экономические явления и процессы. № 3. 4/2011.

Увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.
Стали меняться требования к службам, занимающимися информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационо-документационными ресурсами, в нашей стране-службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления её к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на её основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различнго назначения;
Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.
Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты-от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объёме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.
Смысл ифнормационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.
В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.
Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная система, ориентированная на процесс электронного документооборота предлагает:
• Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
• Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
• Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
• Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
• Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
• Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
• Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
• Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
• Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
• Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Статья была опубликована в 2012 или 2013 году в сборнике статей студентов технических специальностей.
Не смотря на стремительное развитие ИТ а сфере ДОУ, я, все же думаю, что она не потеряла своей актуальности и по сей день.
Спасибо за внимание!

Большое значение при разработке информационной системы и информационной технологии придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать исполнители многих подразделений. Преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность пребывания у исполнителей. Все перечисленное и делает сложным документооборот и увеличивает сроки обработки.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки к компьютерной обработке, структура управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Предприятия с небольшим документооборотом для его автоматизации могут ограничиться применением широко распространенными и удобными текстовыми редакторами. Предприятия, использующим большие объемы документов, должны применять специализированные системы управления документооборотом. При этом следует позаботиться об интеграции с другими автоматизированными системами и базами данных, обеспечении работы в сетях, надежности системы и защите от несанкционированного доступа. Любая система должна пройти специальную сертификацию и тестирование.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.

Для разработки новых документов используются типовые пакеты на основе табличных процессоров. Объектом обработки этих пакетов является крупномасштабная электронная таблица в виде матрицы. При преобразовании этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы. В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят пакеты Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, SuperCalc и др.

· разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями;

· формализовать жизненные циклы документов;

· установить маршрутные схемы прохождения документов;

· контролировать работу исполнителей и выполнение их временных графиков;

· обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

· автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

· отправлять и принимать документы;

· вести хранилище документов.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и пр.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на редактирование или только просмотр определенных полей документа.

Технический прогресс в области развития вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей позволил существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку. Стало обычным явлением, когда при компьютерной обработке экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью компьютеров выполняются самые трудоемкие операции в процессе обработки информации: формируются и рассылаются первичные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, счет-фактуры).

В статье рассматриваются особенности системы информационно-документационного управления организацией. Приводятся качественные преимущества и эффективность её применения.

Ключевые слова: документационное обеспечение, социально-экономическое развитие, проектная деятельность, информационные ресурсы.

Вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией в настоящее время становятся наиболее востребованными. Это связано с ростом социально-экономического развития субъектов любого уровня: от федерального до локального. Незадолго до настоящего времени управление проектами получило признание, став лучшим методом планирования и контроля реализации инвестиционных проектов.

На сегодняшний день в науке нет единого мнения по поводу системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Для более детального изучения обозначенной темы следует дать определения основных понятий и терминов, применяемых в ходе данной работы.

Высокие темпы внедрения информационных технологий способствуют росту количества вычислительной техники, которая используется в производственно-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей.

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемой к изменениям рыночной конъюнктуры.

Кроме того автор делает вывод, что деятельность документов в организации включает в себя свои обычные функции: приём, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов [5]. Данный алгоритм действий в документоведении подразумевается как делопроизводство.

Прежде всего, должна учитываться зависимость оптимальности и эффективности управленческой деятельности от объемов информации, которые необходимы для принятия решений. Качественные характеристики данной информации являются ключевыми. При этом одним из важнейших факторов, обеспечивающих динамику процессов принятия управленческого решения, является оценка указанной информации.

С другой стороны, следует подчеркнуть, что информация оценивается на различных стадиях и этапах принятия управленческих решений с учетом факторов, которые снижают совокупность ее качественных характеристик. Оценка информации осуществляется различными способами на различных этапах. Ключевую роль в данном процессе играет степень информированности о том или ином явлении. При этом на процессы оценки информации во многом влияют профессиональная подготовка управленца и меры воздействия, принимаемые им. Немаловажными факторами являются мнения топ–менеджмента компании и личностные отношения среди управленческих субъектов различного уровня.

С другой стороны, следует подчеркнуть, что данный метод повышает объективность оценки кандидатов на определенную должность и осуществляет реализацию принципа равных возможностей. Используемые тесты представляют собой набор заданий, которые предназначены для определения уровня интеллекта, личностных качеств, профессиональных навыков, отношения человека к различным ситуациям, умения быть лидером и работать с людьми, выявления у претендента склонности к карьерному росту [1].

Логика рассуждения приводит к тому, что сегодня система требует модернизации алгоритмического и программного обеспечения в связи с возможной реорганизацией функций некоторых отделов, а также модернизации программного обеспечения в связи с переходом на новые технические средства.

В итоге можно прийти к выводу, что документационное обеспечение управления в профессиональной сфере имеет уникальную ценную историю. Дифференциальной особенностью, которой являются как достижения, так и падения. Данные признаки характерны тем, что документационное обеспечение управления всегда было под пристальным вниманием государства, хотя существуют случаи, когда было полное отсутствие контроля.

Основные термины (генерируются автоматически): документационное обеспечение, информационно-документационное обеспечение, управление организацией, документационное обеспечение управления, научный труд, оценка информации, программное обеспечение, современное документоведение, управленческая деятельность.

Читайте также: