Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в сбис что это

Обновлено: 13.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организацию 14.01.2021 был принят работник. Он представил бумажную трудовую книжку, в которой указана дата увольнения - 01.12.2016. Другой работник при трудоустройстве представил трудовую книжку с последней записью об увольнении 31.10.2020.
Нужно ли работодателю принять заявления работников о выборе варианта ведения трудовой книжки? Необходимо ли отсылать данные о выборе в Пенсионный фонд РФ? Какие действия предпринять работодателю, чтобы убедиться, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодателю необходимо принять заявления обоих работников, в которых каждый из них дает согласие на продолжение ведения работодателем трудовой книжки или предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности, и отразить информацию о таком заявлении в отчете по форме СЗВ-ТД. Работодателю не следует предпринимать никаких дополнительных действий в целях подтверждения того, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя.

Обоснование вывода:
Положение, обязывающее работодателя уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности действовало до ноября 2020 года (п. 2 постановления постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). С ноября 2020 г. и в настоящий момент работодатель это делать вправе, но не обязан, в том числе и в отношении тех работников, которые не имели возможности до 31.12.2020 подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности.
К работникам, не имевшим возможности подать работодателю до 31.12.2020 включительно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, для которых законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие заявление (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-Ф, далее - Закон N 439-ФЗ).
Судя по формулировке закона, этот перечень не является закрытым. Единственным критерием сохранения за работником права на подачу заявления и после 31.12.2020 является лишь невозможность сделать это ранее. Формально из закона следует, что лица, подавшие заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, могут в любой момент отказаться от этого своего права (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ), и лица, не подавшие никакого заявления из-за невозможности этого сделать, могут как сохранить за собой право на ведение работодателем их бумажных трудовых книжек, так и отказаться от него. А вот для лиц, не подавших заявления до 31.12.2020, закон права отказа от ведения бумажных трудовых книжек уже не предусматривает. Однако такая трактовка данной нормы явно идет вразрез со взятым законодателем курсом на перевод документооборота в цифровой формат. Полагаем, работодателю все же следует в таких случаях отказаться от буквального толкования закона и после 31.12.2020 удовлетворять заявления работников об отказе от ведения бумажных трудовых книжек. Аналогичное мнение в своих разъяснениях высказывают и представители Роструда (смотрите их ответ 1, ответ 2 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
В указанных в вопросе ситуациях оба работника относятся к категориям, указанным в ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ: первый из них не состоял в трудовых отношениях в 2020 году, а второй хотя и трудился в 2020 году, но по состоянию на 31.12.2020 не был трудоустроен. Соответственно, и тот и другой вправе подать одно из письменных заявлений, предусмотренных ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, а работодатель обязан принять у них такие заявления. Буквальное толкование закона позволяет сделать вывод о том, что работодатель обязан принять у работника, который в 2020 году работал, но был уволен до 31 декабря и принес при трудоустройстве трудовую книжку без записи о том, что он подал заявление о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, как заявление о предоставлении сведений в электронном виде, так и заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Действующее законодательство не устанавливает обязанность работника предоставлять какие-либо подтверждения того факта, что он уже оформлял (или не оформлял) такое заявление по предыдущему месту работы, а работодатель не вправе требовать у работника какие-либо документы, подтверждающие это обстоятельство. Полагаем, что в любом случае работодатель обязан принять заявление работника, касающееся его выбора, и получив такое заявление, предоставить отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд в установленные сроки на основании п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и п.п. 1.4, 2.5.3, 2.5.4 Приложения N 2 к постановлению Правления Пенсионного фонда России от 25.12.2019 N 730п*(1).

19 января 2021 г.

Что представляет собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка будет представлять собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в числе которых сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора.

Как будет наполняться база Пенсионного фонда сведениями о трудовой деятельности работников?

Во-вторых, актуальные сведения о трудовой деятельности работников в ПФР обязан будет представлять работодатель.

Что именно будет входить в обязанности работодателя в 2020 г.?

В срок до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, работодатель должен подать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в течение отчетного месяца были:

а) переведены на другую постоянную работу;

б) приняты на работу;

г) написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки.

Приведенные обстоятельства называются кадровыми мероприятиями.

В этом же постановлении содержится порядок заполнения формы.

Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении работника до 1 января 2020 г. Отражать мероприятия, которые произошли на предшествующем месте работы сотрудника, не нужно.

(Пенсионный фонд привел примеры заполнения формы СЗВ-ТД для разных ситуаций.)

В каком виде форма СЗВ-ТД должна быть подана в Пенсионный фонд?

Если в штате работодателя числятся менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в ПФР можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.

В 2021 г. обязанности работодателя по подаче формы СЗВ-ТД изменятся?

Да, в следующем году обязанности работодателя изменятся. Уведомлять ПФР о приеме на работу и увольнении придется не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа.

Уведомлять о переводах и подаче заявления о выборе формата ведения трудовой книжки так же нужно будет до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как будет осуществлен переход работников на электронные трудовые книжки?

Работодатель в срок до 30 июня 2020 г. обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из двух письменных заявлений:

о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ;
о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.

Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу_____________.

Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой

Одно из указанных заявлений работник должен подать работодателю до 31 декабря 2020 г. В противном случае продолжаем вести бумажную трудовую книжку.

Работник, выбравший ведение бумажной книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат. А вот обратный переход невозможен.

Как быть тем, кто в 2020 г. не работал, но сохранял место работы, и тем, кто не был трудоустроен, а потому не подавал заявление?

За пределами 31 декабря 2020 г. подать заявление могут:

работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, сотрудники на больничном и т.д.);
лица, имеющие стаж работы, но на 31 декабря 2020 г. не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Таким образом, у каждого работника, имеющего трудовой стаж до 31 декабря 2019 г., будет возможность выразить свое волеизъявление путем подачи заявления.

Что следует сделать при принятии в 2020 г. работника, впервые устраивающегося на работу?

Ему нужно предложить написать одно из двух заявлений. Если он выберет для себя бумажную трудовую книжку, ее нужно будет оформить. Разумеется, при приеме на работу такого работника нужно не забыть сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

Иной порядок начнет действовать с 2021 г.: начинающие трудовую деятельность работники смогут рассчитывать только на электронную трудовую книжку.

Если работник выбрал электронный формат, что делать с трудовой книжкой?

Работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. выбравшему электронный формат), трудовую книжку следует выдать на руки. Работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (п. 3 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). При выдаче трудовой книжки в нее вносится порядковая запись о подаче работником указанного заявления.

Запись о выдаче на руки книжки следует произвести в журнале ведения и хранения трудовых книжек. Также работник должен будет поставить подпись в личной карточке.

Если трудовая книжка передана работнику, что следует выдать ему при увольнении?

Ждать согласия на отправку Сведений по почте не нужно.

Работник, не получивший Сведения, вправе обратиться за ними к работодателю путем подачи заявления. В этом случае они должны быть ему выданы в течение трех рабочих дней указанным в заявлении способом – в бумажном или электронном виде.

Следует отметить, что Трудовой кодекс разрешает работодателям обмениваться Сведениями с работниками в электронном виде, равно как и работнику – подавать электронные заявления. Но это должно быть отражено в локальных нормативных актах работодателя.

Что именно выдаем работнику на руки? Форма выдачи Сведений разработана Минтрудом (форма СТД-Р), но пока не утверждена приказом (несмотря на то что работодатели уже месяц как должны выдавать такие Сведения работникам на руки).

Можно ли заключить трудовой договор, если вместо трудовой книжки работник принес Сведения о трудовой деятельности, выданные работодателем по последнему месту работы? Как проверить, нужно ли будет вести бумажную трудовую книжку?

С 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) Сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

При приеме работника на работу проверяем, есть ли в Сведениях о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки:

Если книжку работник не предоставил, по его письменному заявлению оформляем новую трудовую книжку в привычном порядке.

Как работодателю получить сведения о стаже работы сотрудника, если в момент трудоустройства он предоставил только Сведения о трудовой деятельности, которыми охватывается небольшой временной период?

Работодатель обязан при увольнении работника выдавать Сведения о трудовой деятельности только за тот период, в который работник трудился у него (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому человек может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее) и со Сведениями, которые охватывают небольшой период работы.

В этом случае у работодателя, заключившего трудовой договор, возникнут проблемы:

при расчете больничного;
при решении вопросов о том, является ли работник бывшим государственным или муниципальным служащим и нужно ли уведомлять о конфликте интересов;
при намерении получить подтверждение опыта работника (как в момент приема, так и в ходе выполнения трудовых обязанностей, например, при проведении процедуры сокращения численности работников).

Региональный Пенсионный фонд в этом случае советует просить предоставить трудовую книжку. Но ведь она выдана работнику на руки и может не сохраниться к моменту трудоустройства. Более удачным видится другой вариант: можно предложить работнику обратиться в Пенсионный фонд через МФЦ или Портал госуслуг с запросом о предоставлении сведений обо всей трудовой деятельности, а затем передать их работодателю.

Работникам, подавшим заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности (далее — СТД) в электронной форме, должна быть выдана трудовая книжка с записью о подаче такого заявления, но без записи об увольнении. При увольнении им выдается форма СТД-Р, в которой указывается, в частности, дата и основание увольнения.

При дальнейшем трудоустройстве эти работники должны предъявить новому работодателю как трудовую книжку, так и форму СТД-Р.

Если в трудовой книжке последняя запись об увольнении, это подразумевает, что работник:

• либо подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки,

• либо не подавал никакого заявления, и трудовая книжка ведется по умолчанию.

Следовательно, и новый работодатель должен продолжить вносить записи в трудовую книжку, и при этом уже не обязан в 2021 году предлагать работнику написать заявление о выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой.

? Как работодатель, принимая работника на работу, может проверить, было ли уже подано заявление о выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой и какое именно? Имеет ли право работодатель запросить эту информацию в ПФР?

К сожалению, не у всех работодателей есть грамотные и ответственные кадровики, поэтому ошибки в трудовых книжках нередки. Возможно, работник не ошибается и на предыдущей работе у него действительно взяли заявление о переходе на СТД, но запись об этом в трудовую книжку не внесли, сделав вместо этого только запись об увольнении.

Однако если работник утверждает, что так это и было, ему необходимо документально подтвердить свои слова, поскольку действующие нормативные акты не дают возможности работодателю получать эти сведения от Пенсионного фонда РФ.

Следовательно, работнику в подтверждение своих слов необходимо представить работодателю:

• форму СТД-Р, получив ее у предыдущего работодателя в бумажной (с подписью и печатью) или электронной (с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью)) форме, в т. ч. на электронную почту,

Примечание. СТД-Р работнику обязаны выдать, если он действительно подавал заявление о переходе на СТД в электронной форме, и, кстати, одновременно он может потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку, если новый работодатель еще не принял ее на хранение и она находится у работника на руках.

• форму СТД-ПФР, которую согласно ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ можно получить:

– в МФЦ на бумажном носителе, заверенную подписью должностного лица и печатью;

– в ПФР на бумажном носителе, заверенную надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП;

– с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного УКЭП.

В любой из этих форм будет указано, подавал ли он заявление о переходе на СТД в электронной форме.

Если же работник не представит документы, подтверждающие его утверждение о подаче предыдущему работодателю заявления о переходе на СТД, а последняя запись в его трудовой книжке — это запись об увольнении, то трудовую книжку необходимо принять для хранения и ведения.

? Каким образом работник может подтвердить страховой стаж при трудоустройстве на новое место работы, если он ранее выбрал электронную трудовую книжку? Как часто застрахованные лица могут запрашивать сведения из ПФР?

1. Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работники, на которых не ведется трудовая книжка, могут получить форму СТД-Р у работодателя по заявлению, поданному в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес его электронной почты:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

• при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Кроме того, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ по обращению бывшего работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего СТД у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП (при наличии у работодателя)).

2. Форму СТД-ПФР работающие и не работающие застрахованные лица получают указанными выше способами по каждому обращению без ограничений.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Уже совсем скоро привычные нам бумажные трудовые книжки отменят, и мы будем переходить на новые – электронные трудовые книжки. Как поможет кадровикам программа 1С – читайте в статье Татьяны Аникиной.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателей вводится новый вид отчётности в ПФР – сведения о трудовой деятельности работающего застрахованного лица. Как это будет реализовано в программах 1С и как будут выглядеть трудовая книжка в новом для нас формате и новая отчётность в программе, рассмотрим в этой статье.

Итак, документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учёта. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки глобально не изменится. Состав сведений электронной трудовой книжки повторяет данные бумажного документа: приём на работу, переводы, увольнения.

ЭТК имеет много достоинств, отметим некоторые из них: невозможность подделки книжек, так как информацию будет легко проверить в электронном виде, намного уменьшится риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Также это значительно упростит работу ведения кадрового учёта. Вся кадровая информация будет храниться в специализированных базах данных. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придётся копировать и заверять данные о трудовом стаже. Получив доступ к информации, работники в режиме онлайн смогут сами контролировать все сведения, которые будут внесены в трудовую книжку.

Переход на электронные трудовые книжки требует введения дополнительных видов отчётности для работодателей. И, конечно, в программах 1С уже реализованы новые отчётные формы – сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц: форма СТД-Р – для выдачи работникам и форма СЗВ-ТД – для передачи в Пенсионный фонд.

Организации, в которых произошли указанные выше кадровые изменения, будут обязаны сдать форму СЗВ-ТД начиная с 1 января 2020 года ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме на работу или увольнении работника представляются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Отметим, сдавать СЗВ-ТД нужно всем без исключения организациям, в том числе и ИП, использующим труд наёмных сотрудников. Отчётность будем формировать только на сотрудников, которые работают по трудовому договору. По договорам гражданско-правового характера новая отчётность представляться не будет.

Заметим, что в программах 1С реализована возможность представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчётность подготовка, проверка и отправка в ПФР файла сведений.

Все операции с информацией о трудовом стаже будут в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

Таким образом, при введении электронных трудовых книжек:

– не нужно будет тратить время и ресурсы на подготовку и заверение копий документов, их заполнение вручную;

– с помощью баз данных можно будет быстро найти информацию, т. к. всё будет храниться в одном месте;

– исключается риск утери или порчи документа.

Применение электронных трудовых книжек обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. А с помощью программ 1С переход будет довольно лёгким и удобным!

В организацию 14.01.2021 был принят работник. Он представил бумажную трудовую книжку, в которой указана дата увольнения - 01.12.2016. Другой работник при трудоустройстве представил трудовую книжку с последней записью об увольнении 31.10.2020.
Нужно ли работодателю принять заявления работников о выборе варианта ведения трудовой книжки? Необходимо ли отсылать данные о выборе в Пенсионный фонд РФ? Какие действия предпринять работодателю, чтобы убедиться, что работник, уволенный до 31.12.2020, оформлял заявление о своем выборе (не оформлял) в период его работы у предыдущего работодателя?

19 января 2021 г.

Читайте также: