Входящая и исходящая корреспонденция организации по вопросам обеспечения условий труда работников

Обновлено: 06.05.2024

Просмотр презентации и прочтение лекции по данной теме.

Цель работы: побудить учащихся к самостоятельной исследовательской деятельности. Ознакомить с организацией работы входящими и исходящими документами.

Задачи урока:

Обучающиеся должны знать:

– нормативные акты, регламентирующие работу с документами;

– основные принципы организации документооборота;

–особенности порядка прохождения, исполнения входящих и сходящих документов;

– методы совершенствования документооборота.

Теоретический материал:

под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141 – 98).

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляющих и внутренних документов (входящие, исходящие и внутренние документы).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объём потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря руководителя) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря руководителя).

Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;
документы подведомственных организаций, присылающих отчётно – учётную документацию и различного рода запросы;
документы организаций – смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
жалобы, заявления и предложения граждан.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;
согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
подписание (утверждение) документа;
регистрация и оправка документа.

Внутренние документы проходят следующие стадии:

подготовка проекта документа;
перепечатка;
согласование;
визирование;
подписание;
исполнение.

Под служебной или коммерческой тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово – экономическую, научно – техническую, производственную и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в её получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, на малых предприятиях организуется секретарём руководителя, на средних и крупных – руководителем канцелярии (офис – менеджером).

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или запираемых металлических шкафах.

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и составление делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по её совершенствованию.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Объём документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учёт документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств оргтехники для обработки документов.

Работа с входящими документами

Большую часть входящих документов составляет переписка. Приём и обработка входящих документов осуществляется секретарём – референтом (в небольших организациях).

Поступившие документы проходят этапы обработки.

Работа с исходящими документами

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, электронной почтой, по факсу.

Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами

Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:

Контроль и учет писем.
Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей.
Систематизация и удобство обработки документации.
Удобства поиска необходимых бумаг.
Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса.
Сохранность корреспонденции.
Организации поисковой работы по корреспонденции.

Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.

Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.

Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:

Стандартная регистрация в бумажном журнале. Хоть это и традиционный способ фиксирования документации, он имеет свои недостатки. Такой процесс занимает достаточно много времени, и корреспонденция дольше оформляется. Однако, несмотря на то, что это кропотливый и долгий процесс, ему отдают предпочтение большинство крупных компаний. Бумажный журнал имеет размер А4, его изготавливают на заказ в типографии. В него вписывают отдельные графы для фиксирования документации. Преимущество такого журнала в том, что в нем намного проще и быстрее найти нужную информацию на месте делопроизводителя в его отсутствие, так как, чаще всего, в таком случае доступ к чужому компьютеру закрыт.
Электронный вариант журнала. Документ создается на компьютере в формате doc, docx, xls. Основной плюс такого формата – удобный, быстрый поиск необходимой информации. Однако, недостаток такого варианта в том, что частые сбои в системе, поломка компьютера, которая способна удалить весь журнал. Несмотря на такие минусы, такой вариант на сегодня наиболее актуальный и востребованный. Им удобно пользоваться, и с помощью электронного журнала можно отслеживать работу персонала.
Специальная электронная система документооборота. Такая система позволяет управлять входящей и исходящей документацией в удобном режиме. Это повышает исполнительную дисциплину и помогает следить за добросовестной работой сотрудников. Кроме того, снижаются затраты на делопроизводство, что немало важно при построении своего бизнеса. Электронная система представляет собой единую базу, доступ к которой есть у всех сотрудников компании. В нее дублируются и фиксируются вся входящая и исходящая корреспонденция. Такая база помогает максимально комфортно сделать систему проверки отчетности.

При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:

Идентификационный номер.
Дата получение/отправки бумаг.
Тип бумаг.
Ф.И.О. корреспондента и название предприятия.
Тематика и содержание корреспонденции.
Ф.И.О. исполнительного лица.

Также, могут быть, включены дополнительные графы:

№ дела.
Способ доставки письма.
Примечания.
Особенности письма.
Количество страниц документов.
Подпись исполнительного лица.
Примечание.

Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:

1 цифра – указывается код подразделения.
2 цифра – номер регистрационного журнала (фиксируется в номенклатуре предприятия).
3 цифра – порядковый номер полученной/отправленной корреспонденции.

Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Предприятия-партнеры.
Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Фирмы-партнеры.
Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
Дата получения.
Организация, направившая документ.
Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
Название документа.
Количество экземпляров.
Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

Упорядочивает документооборот.
Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
Рационализирует обмен информацией внутри производства.
Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Варианты регистрации

Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.

Каждому документу присваивается специальный индекс (регистрационный номер). Он состоит из букв и цифр. Выделяют несколько вариантов регистрации:

карточная;
журнальная;
автоматизированная.

Карточная форма допускает расположение карточек в любой последовательности. Она определяется в соответствии с инструкцией по делопроизводству либо учреждением самостоятельно. Заниматься такой регистрацией может сразу несколько человек. Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности. Через журналы регистрации, представляющие собой реестр информации, осуществляется учет ценных документов, например, трудовых книжек и паспортов.

Специальные банки содержат журналы учета организационных счетов и депозитных вкладов. Особенностью такой системы является ограниченный доступ. Она обеспечивает конфиденциальное хранение данных. Для каждой группы документов предусмотрена своя форма журнала.

Использование журнальной формы кажется удобным до тех пор, пока организация держит в обороте небольшое количество документов. Если же фирма использует их в большом количестве, тогда выявляются значительные недостатки, например, регистрация доступна только по порядку поступления бумаг. Занимается такой работой только 1 человек. Соответственно, процесс регистрации может заметно затянуться, если поступает много документов. Но главным минусом этой системы является отсутствие возможности контроля за временем исполнения действий.

Ещё один вариант — автоматизированная система. Она осуществляется на компьютере и считается самой удобной формой ведения документации. Люди, осуществляющие контроль за поступающей корреспонденцией, могут находиться на различных рабочих местах. Имеющуюся информацию можно объединить в единую базу данных через программу и использовать ее для централизации информации.

дата поступления;
входящий номер;
корреспондент, от которого поступил документ;
дата, указанная учреждением либо автором;
регистрационный индекс;
заголовок, указывающий содержание документа;
срок исполнения;
лицо, которое будет обрабатывать документ;
номер дела.

Регистрационная форма изначально не заполняется полностью. Сначала документ нужно зарегистрировать, для этого ставится отметка о его поступлении в организацию. Он проходит первичную сортировку.

До момента регистрации и передачи владельцу учреждения документации в ней нельзя писать срок исполнения, резолюцию и имя исполнителя. Всё это указывается после того, как руководитель рассмотрит поступившие бумаги. По ходу исполнения прописывается номер дела и информация о том, на какой стадии находится процесс.

Регистрационная форма представляет собой карточку в формате А5 или А6. Она должна быть изготовлена из плотной бумаги. На предприятиях используют карточки разных цветов. На них могут присутствовать разноцветные полосы, расположенные по диагонали или в верхней части.

Если работа осуществляется по автоматизированной системе, можно выводить форму карточки на экран и заносить сведения, как если бы это делали от руки. Автоматизированная система удобна тем, что информацию разрешается дополнять. Например, можно обозначать:

количество листов в приложении и документе;
разновидность документа;
местоположение автора, приславшего его;
связанная документация;
наименование подразделения, направившего документ.

Электронный регистрационный бланк содержит поля, которые необходимо заполнить вручную правильно и по образцу. Также присутствуют здесь данные, которые можно выбирать из раскрывающихся списков посредством отбора подходящей информации. Такой подход к вводу информации значительно сокращает время заполнения карточки. Кроме того, его плюсом является отсутствие разночтений и опечаток, из-за которых в дальнейшем могут возникать сложности. Любую информацию можно искать в автоматическом режиме.

Работа с исходящими и внутренними данными

Когда проводится отправка исходящего письма адресату, тоже находят применение регистрационные бланки. Они во многом похожи на используемые при обработке входящей корреспонденции листы. Однако здесь должны прописываться другие сведения:

исходящий номер;
наименование учреждения, создавшего этот документ;
дата формирования документации;
наименование компании или имя адресата;
фамилия и инициалы исполнителя;
дата, когда примерно будет переслан документ;
содержание (в сокращённом виде);
номер дела.

Самостоятельная нумерация предусмотрена в отношении докладов, договоров, распоряжений и приказов. К порядковому номеру могут быть добавлены буквы. Применение рациональной системы регистрации обеспечивает современное поступление информации в службе делопроизводства. Соответственно, сотрудники могут выполнять все ключевые задачи без сбоев и контролировать своевременное исполнение приказов руководства.

Важные нюансы

Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников. Их обязанности следует четко разделить. Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции. Например, могут быть созданы отделы и службы делопроизводства. Можно также принять на работу офис-менеджера.

Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы. Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т. д. Важно, чтобы информация по документам была максимально полной. Существуют виды корреспонденции, которые не подлежат регистрации. К ним относятся:

письма, содержащие справочную информацию;
телеграммы с поздравлениями;
любые письма, содержащие рекламные материалы;
журналы, брошюры, книги и прочие печатные издания;
уведомления о проведении конференций и совещаний;
служебные записки;
копии распоряжений госорганов.

Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным. Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса. В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.

Читайте также: