В течении какого срока должна быть оформлена трудовая книжка на впервые поступающих на работу рб

Обновлено: 26.05.2024

Трудовая книжка – это основной документ, заполняемый по утвержденному шаблону и подтверждающий занятость/трудоустройство гражданина. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, с которыми та или иная организация заключает один из видов трудового договора; исключение составляет лишь совместительство – если занятость не является основной, отметка в трудовой не производится.

Порядок заполнения данного документа определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, которая была разработана Министерством труда, а последние изменения ратифицированы Постановлением 2014 года. В нее заносятся данные о нанимаемом сотруднике, его образовании, предстоящих обязанностях, пройденных курсах для улучшения профессиональных навыков, о достигнутых заслугах и вознаграждениях различного рода, и в заключение делается отметка о выходе на пенсию. Применяемые наказания в трудовой книжке РБ не фиксируются (исключением являются правонарушения, приведшие к увольнению).

Образец трудовой книжки РБ периодически изменялся, и в настоящий момент на территории нашей страны действительными считаются документы стандартов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов. Трудовая книжка РБ образец:

При завершении рабочих взаимоотношений в трудовой книжке обязательно указывают основания отстранения от должности.

Трудовая книжка индивидуального предпринимателя

Частная деловая инициатива – это независимая активность, осуществляемая гражданином от собственного имени и под полную персональную материальную ответственность с целью получения прибыли. Из чего следует, что, являясь предпринимателем, гражданин не является частью рабочих взаимоотношений с кем-либо, в частности, с нанимателем, поскольку таковой отсутствует. Именно поэтому влияние Трудового Кодекса на данную категорию граждан не распространяется, а Инструкция о порядке ведения трудовых книжек не предусматривает необходимость произведения записи о данного рода активности.

Записи в трудовой книжке членов народных хозяйств

Первоначально трудовые формуляры заводились на каждого отдельного гражданина, изъявившего желание вступить в колхоз, несмотря на то что договоры о сотрудничестве с ними не заключались, и содержали данные о произведенных действиях и итогах трудовой активности в народном хозяйстве за отчетный период. Впоследствии устав сельхозкооперативов, разработанный в 2001 году, обязал подписывать трудовые соглашения с каждым, кто вступает в членство в колхозе. Следовательно, с 2002 года каждый член народного хозяйства имеет законное право на отметку о занятости подобного рода в трудовой книжке, а отличительные особенности ведения последней отсутствуют.

Порядок выдачи трудовой книжки РБ

50-ая статья основного документа о трудовых взаимоотношениях в РБ (а именно, седьмая часть) устанавливает, что работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в заключительную рабочую смену (день увольнения) с уже сделанной отметкой о расторжении трудовых взаимоотношений. Полную ответственность за возможные задержки несет работодатель. В случае удерживания трудовой книжки работодатель выплачивает своему сотруднику среднесуточную зарплату за каждый день вынужденного прогула, а датой прекращения трудовых взаимоотношений считается дата получения трудовой книжки сотрудником, о чем издается приказ, делается новая запись в трудовой, а предыдущая отметка об увольнении считается недействительной.

Какие вкладыши могут быть в трудовой?

Трудовые книжки стандарта 1973 года состояли из двух частей: одна часть на русском языке, вторая – на языке союзного государства, выдававшего документ. В ситуации, когда заканчивается русскоязычная часть данного документа, работодатель продолжает производить записи во второй половине, а основания для заведения вкладыша отсутствуют.

Книга учета перемещения трудовых книжек сотрудников

Уполномоченный сотрудник (служащий отдела по работе с персоналом) занимается заполнением журнала учета движения трудовых согласно требованиям Инструкции. В ней отмечаются документы, полученные от только прибывших сотрудников, книжки, заведенные на трудоустраиваемых граждан, которые еще не имеют стажа работы, а также документы, выдаваемые уволенному работнику (с подписью последнего в получении).

Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 50 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Она заводится на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, при условии, что работа в этой организации является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек работников определен ТК и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяют трудовые книжки образца 1995 г. (нового образца), а также ранее установленных образцов, которые равнозначны и обмену на новые образцы не подлежат. При предъявлении трудовой книжки старого образца в нее вносятся записи, а трудовая книжка нового образца не заводится.

В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем.

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Он вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой. Вкладыш заполняет и ведет наниматель в том же порядке, что и трудовую книжку.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или старого образца).

Дубликат трудовой книжки – это повторный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с первым экземпляром.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.

Так, лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка их ведения и хранения (ст. 197 ТК).

Административная ответственность может наступить в соответствии с частью четвертой ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП) с применением санкций в виде штрафа в размере от 4 до 30 базовых величин (от 140 000 до 1 050 000 руб.).

Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, а работник – это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

Таким образом, трудовые книжки должны вестись исключительно на работников организации. При этом трудовую книжку работающему по договору подряда не оформляем (п. 5 Инструкции № 30, в соответствии с которым на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются).

Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В организациях ведение трудовых книжек поручают кому-либо из сотрудников: инспекторам по кадрам (при наличии в организации кадровой службы) или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров.

При назначении работника ответственным наниматель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность и обязанности. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель заполняет трудовую книжку по образцу республиканской трудовой книжки, утвержденному в 1995 г. (п. 4 Инструкции № 30).

Необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу необходимо вносить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия – печатью нанимателя (часть пятая п. 58 Инструкции № 30).

При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (часть третья п. 58 Инструкции № 30).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Бланки должны храниться в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях (п. 57 Инструкции № 30) в запирающихся несгораемых железных ящиках, сейфах, шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а также предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть составлен акт (п. 59 Инструкции № 30).

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работающих работников. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть представлены к уничтожению (п. 57 Инструкции № 30).

Записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Внесение записей чернилами другого цвета не допускается.

Записи о датах учиняются арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. При занесении ФИО работника в трудовую книжку не должно быть сокращений (п. 17 Инструкции № 30).

Обратите внимание на необходимость ознакомления владельца трудовой книжки под роспись с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении и пр.) в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Заполнение трудовой книжки, внесение в нее сведений о работнике и его работе, других необходимых сведений заверяется подписью нанимателя (например, в лице директора) либо подписью уполномоченного должностного лица нанимателя (например, начальника отдела кадров, инспектора по кадрам) и скрепляется печатью нанимателя. Уполномоченное должностное лицо должно назначаться приказом нанимателя.

– если у нанимателя есть гербовая печать, то ею необходимо заверять и титульный лист трудовой книжки, и записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе;
– если у нанимателя нет права на использование гербовой печати, то записи, вносимые в трудовую книжку, заверяются печатью (при ее наличии) нанимателя с указанием наименования организации (индивидуального предпринимателя).

ЭТАП 8. Проанализируйте правильность заполнения трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу.

Трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, заполняет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 7 Инструкции № 30).

При заполнении работнику трудовой книжки впервые в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:

– фамилию, собственное имя, отчество;
– дату рождения (число, месяц, год);
– образование;
– профессию, специальность.

До внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа отдельные записи, в т.ч. о времени службы в составе Вооруженных Сил РБ, обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре и др. (п. 12 Инструкции № 30).

Сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность) должны быть записаны на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче ее дубликата (п. 17 Инструкции № 30).

Фамилию, собственное имя, отчество, а также дату рождения работника необходимо указывать на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении.

Фамилия, собственное имя, отчество записывают полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами (часть вторая п. 17 Инструкции № 30).

Сведения об уровне образования, а также о полученной профессии, специальности указывают на основании соответствующих документов об образовании (часть третья п. 17 Инструкции № 30).

После указания даты заполнения трудовой книжки на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник своей подписью должен заверить правильность внесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая сведения о работнике, также заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

Изменения в записи о работнике (фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения, образования, профессии, специальности), содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (часть первая п. 38 Инструкции № 30).

Последним местом работы для работающего лица является его нынешний наниматель, для неработающего – наниматель, у которого данное лицо трудилось до увольнения.

В случае изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения прежние данные (например, фамилия) зачеркивают одной чертой и над ними записывают новые, измененные. Если впоследствии снова возникнет необходимость изменить внесенную запись, ее также следует зачеркнуть одной чертой и над ней записать новую.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на недопустимость замазывания ранее внесенных записей корректором или иным способом.

После внесения записи об изменении фамилии, имени, отчества либо даты рождения на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно указать наименование документа, подтверждающего соответствующие сведения (например, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.), его номер и дату. Ссылка на документ заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, у которого отсутствует печать, то запись заверяется печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя (часть вторая п. 38 Инструкции № 30).

При внесении изменений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о профессии, специальности в случае получения работником новой профессии, специальности имеющиеся записи дополняют без зачеркивания ранее внесенных сведений (часть третья п. 38 Инструкции № 30).

При получении работником иного уровня образования (например, высшего) в соответствующей строке первой страницы (титульного листа) необходимо также дополнить указанные сведения.

ЭТАП 12. Проконтролируйте особенности внесения записей о приеме на работу отдельных категорий работников.

Особое внимание необходимо обратить на порядок внесения записей о приеме на работу на производство или в структурное подразделение по профессии, должности, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение.

В этом случае запись о приеме на работу работника должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, ее расшифровку (п. 20 Инструкции № 30).

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производит по желанию работника наниматель по месту его основной работы. Для этого работник должен представить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа нанимателя, у которого он работает по совместительству) (п. 6 Инструкции № 30).

При приеме на работу работника на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (например, на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам или социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности работника и т.д.), с ним заключают срочный трудовой договор (п. 4 ст. 17 ТК). Срок окончания трудового договора в данном случае определяется датой, предшествующей дню выхода основного работника на работу (часть третья ст. 38 ТК).

Отметим, что в трудовой книжке не указывают срок, на который заключен трудовой договор. В связи с этим запись о приеме на работу на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, производят по общим правилам.

ЭТАП 13. Разберите порядок внесения записи в трудовую книжку о присвоении квалификационного разряда, класса, категории.

Запись о присвоении квалификационного разряда, класса, категории вносят в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя (государственного органа) о присвоении разряда рабочему, квалификационной категории специалисту, класса государственному служащему.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника должна производиться с соблюдением следующих правил:

– гр. 1 – ставится порядковый номер записи;
– гр. 2 – вносится дата увольнения;
– гр. 3 – вписывается причина увольнения и ссылка на правовую норму. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК или специального законодательного акта (часть пятая ст. 50 ТК, п. 27 Инструкции № 30);
– гр. 4 – указывается, на основании чего внесена запись. Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ (распоряжение) нанимателя. При этом запись должна точно соответствовать формулировке приказа (распоряжения) (п. 15 Инструкции № 30).

Необходимо обеспечивать точное соответствие записи в трудовой книжке формулировкам ТК и приказа (распоряжения) об увольнении (п. 15 Инструкции № 30).

Запись об увольнении должна быть внесена в трудовую книжку в день увольнения (п. 15 Инструкции № 30). В этот же день трудовая книжка должна быть выдана работнику (часть седьмая ст. 50 ТК). Кроме того, трудовую книжку работника выдают ему в день увольнения (в последний день работы) со всеми внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями записями.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, должны быть заверены подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

Неправильные или неточные записи, внесенные в трудовую книжку работника, должны исправляться нанимателем, допустившим ошибку или неточность (п. 35 Инструкции № 30).

Исправление сведений о работе должно производиться на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и полностью соответствовать его формулировке (часть первая п. 39 Инструкции № 30).

Если приказ (распоряжение) утрачен либо не соответствует фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производят на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и иные документы, подтверждающие сведения о периодах работы. При этом необходимо учитывать, что в соответствии с такими документами можно исправлять записи только за тот период, который они подтверждают (часть третья п. 39 Инструкции № 30).

Не могут вноситься исправления в сведения о работе, если отсутствуют необходимые документальные данные (часть четвертая п. 39 Инструкции № 30).

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

основное общее;
среднее общее;
среднее профессиональное;
высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
2023 года,
новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

число и месяц — двузначными числами;
год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:

в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Читайте также: