Увольнения в 2021 году что учесть кадровикам и по каким основаниям сотрудников лучше не увольнять

Обновлено: 17.05.2024

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

1. Все больничные станут электронными

С 1 января 2022 года все листки нетрудоспособности будут выдаваться только в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной подписью медицинской организации 1 . Согласие работника на оформление электронного больничного больше не потребуется. В связи с этим работодатели должны обеспечить их прием и оплату, а также консультировать работников по вопросам их получения.

2. За передачу неверных сведений в ФСС РФ начнут штрафовать

штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд будет составлять 200 рублей за каждый документ;
за непредставление / несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф существенно выше – 5000 рублей за каждый выявленный случай;
еще один штраф установлен за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ, – штраф в размере 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

Сейчас Законом № 255‑ФЗ установлена ответственность ст. 15.1 только за достоверность сведений, необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий. В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.

3. Будет действовать новый порядок расчета пособий

С нового года вступает в силу измененный порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком 4 . Просуществует он 5 лет до 01.09.2027. Действующий порядок, утвержденный постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375 5 , утратит силу с 01.01.2021. Отметим, что изменения незначительны. В основном новое положение дублирует пункты действующего. Что поменяется:

1) размер пособия по временной нетрудоспособности, рассчитанный за месяц, в любом случае должен быть не менее МРОТ с учетом районного коэффициента. Дневной заработок определяется путем деления МРОТ с учетом районного коэффициента на число календарных дней в календарном месяце, на который приходится период временной нетрудоспособности. Добавим, что согласно законопроекту 6 размер МРОТ на 2022 год должен составить 13 617 рублей (на совещании по соцвопросам 18.11.2021 Президент РФ предложил увеличить МРОТ на 2022 год до 13 890 руб. 7 );

2) во всех случаях применения в расчете пособий размера МРОТ будет добавлен районный коэффициент. В действующем порядке исчисления и расчета данное условие касалось не всех категорий лиц. В частности, добровольно присоединившимся к страхованию (нотариусам, ИП, адвокатам и т. д.) выплачивался только МРОТ без районных коэффициентов;

адвокатов, ИП, нотариусов (занимающихся частной практикой), иных лиц, занимающихся частной практикой, членов семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока РФ (для пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам);
сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени, если их зарплата меньше МРОТ (для пособия по уходу за ребенком);
совместителей (см. ниже);
работников, имеющих страховой стаж менее 6 месяцев (пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам).

3) конкретизирован порядок расчета пособий для совместителей. С 2022 года если совместитель в двух предшествующих календарных годах работал у одного или нескольких других работодателей, то он вправе выбрать для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком любого из текущих работодателей (т. е. у которых он работает на момент наступления страхового случая). Размер пособия будет рассчитан исходя из среднего заработка у выбранного работодателя.

В действующем порядке не конкретизируются виды пособий и есть условие о том, что совместителю выплачивается пособие по одному из последних мест работы по его выбору. Также сейчас при расчете пособия используется средний заработок за расчетный период, без привязки к работодателю.

4. При удержаниях из зарплаты придется учитывать прожиточный минимум

по взысканию алиментов 9 ;
возмещению вреда жизни и здоровью;
в связи с потерей кормильца;
возмещению ущерба, причиненного преступлением.

По общему правилу вопросы с остатком денежных средств в размере прожиточного минимума будут решаться с судебными приставами. Должнику следует написать заявление и указать счет, с которого нельзя списывать денежные средства в размере, превышающем прожиточный минимум. Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.

5. Изменятся правила оплаты допотпуска при травме или профзаболевании

С 01.01.2022 немного изменятся правила оплаты дополнительного отпуска при производственной травме или профессиональном заболевании 10 .

Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.

Сам отпуск оплачивается фондом в течение 2 рабочих дней с даты принятия решения об оплате в размере среднего заработка работника.

6. Женщины смогут работать в новых отраслях

С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.) 11 .

Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.

Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.

В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.

7. Уточнен порядок квотирования рабочих мест для инвалидов

если работников более 100 человек, то квота составляет от 2 до 4% от среднесписочной численности работников;
если число работников от 35 до 100, то квота – до 3%.

Конкретный размер будет устанавливаться законом субъекта РФ.

При определении среднесписочной численности работников не учитываются:

работники, занятые в филиалах и представительствах, расположенных в других регионах;
работники, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным и/или опасным.

При этом филиалы и представительства должны соблюдать квоту отдельно по своей численности работников.

Обязанность работодателя по соблюдению квоты будет считаться выполненной только при заключении трудового договора с инвалидом. Если до вступления в силу данных законодательных изменений изменений можно организовать рабочие места для инвалидов только в штатном расписании формально, то с марта следующего года нужно будет реально оборудовать рабочие места и трудоустраивать таких граждан. Обращаем внимание, что за несоблюдение квоты приема на работу инвалидов к административной ответственности по ст. 5.42 КоАП РФ могут привлечь должностное лицо работодателя. Штраф составит от 5000 до 10 000 рублей.

8. Серьезно изменятся правила охраны труда

Новая редакция раздела Х ТК РФ, который касается охраны труда, вступает в силу с 01.03.2022. Большинство изменений направлены на обеспечение безопасности рабочих мест и привлечение работников к реализации положений об охране труда. Выделим наиболее интересные новшества.

1. Вводится запрет на работу в опасных условиях труда 4-го класса (новая статья 214.1 ТК РФ). Если по результатам спецоценки условия труда отнесены к 4-му классу опасности, руководитель работодателя обязан выполнить следующие действия, показанные в схеме.

Новая статья 214.1 ТК РФ не будет касаться: 1) работы, связанной с предотвращением или устранением последствий от чрезвычайных ситуаций, и 2) иных видов работ. Их перечень должно утвердить Правительство РФ.

2. Изменится порядок определения необходимости применения средств индивидуальной защиты (СИЗ) (новая редакция ст. 221 ТК РФ). Они будут выдаваться исходя не из профессии работника, а руководствуясь:

наличием вредных и/или опасных факторов производственной среды и/или загрязнения;
наличием особых температурных условий при выполнении работы.

Перечень СИЗ будет перечислен в ТК РФ. К ним согласно новым нормам относятся спецодежда и спецобувь, дерматологические средства защиты, средства защиты органов дыхания, рук, головы, лица, органа слуха, глаз, средства защиты от падения с высоты и др. Работодатель, как и прежде, вправе установить свои виды СИЗ, с учетом специфики работы. Нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств должны быть установлены работодателем на основании единых типовых норм, разработанных Минтрудом России.

Как и ранее, работодателям нужно будет разработать локальный нормативный акт, закрепляющий порядок обеспечения работников СИЗ с учетом специальной оценки условий труда.

Обратите внимание на важную новеллу: с 01.03.2022 работника можно будет отстранить от работы без сохранения среднего заработка за неприменение СИЗ, при условии, что работодатель обеспечил их наличие (новый абз. 6 ч. 1 ст. 76 ТК РФ). Сейчас за такие действия отстранить можно только определенных работников – занятых на подземных работах (ст. 330.4 ТК РФ).

3. Закреплено право работодателя на видео-, аудиозапись или иную фиксацию производственного процесса (новая статья 214.2 ТК РФ). Работодатель сможет фиксировать рабочий процесс любыми средствами в целях контроля за безопасностью производства. Но обязательное условие – записи нужно будет хранить и предоставлять по требованию в ГИТ (кстати, как и удаленный доступ к наблюдению за производством работ). В настоящее время использовать средства фиксации тоже можно при соблюдении двух условий:

в локальном нормативном акте работодателя подробно урегулирован порядок использования систем, с ним ознакомлены работники;
при использовании систем соблюдается право работников на неприкосновенность частной жизни, т. е. фиксировать можно только трудовой процесс.

Согласно новшествам право работодателя будет закреплено в самом ТК РФ. Но указанные выше условия также необходимо будет соблюдать.

Кстати, этой же статьей закреплено право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда.

лица, получающие образование в соответствии с ученическим договором;
обучающиеся, проходящие производственную практику;
лица, страдающие психическими расстройствами, участвующие в производительном труде на лечебно-производственных предприятиях в порядке трудовой терапии в соответствии с медицинскими рекомендациями;
лица, осужденные к лишению свободы и привлекаемые к труду;
лица, привлекаемые в установленном порядке к выполнению общественно полезных работ;
члены производственных кооперативов и члены крестьянских/фермерских хозяйств, принимающие личное трудовое участие в их деятельности.

Введение этого термина направлено на предупреждение более серьезных травм работников, поскольку микротравмы уже свидетельствуют о несоблюдении техники безопасности.

5. Урегулирована охрана труда при выполнении работ на территории другого работодателя (новая часть 4 ст. 214 ТК РФ). Такая ситуация часто встречается в строительстве. Например, на территории заказчика работает подрядчик. Работники смешиваются в ходе производственного процесса, а следить за соблюдением правил охраны труда становится гораздо сложнее.

На данный момент в ТК РФ обязанности работодателей в этом случае не разграничены. Но с 01.03.2022 работодатель, выполняющий работы, оказывающий услуги на территории другого работодателя, должен заблаговременно согласовать с ним мероприятия по предотвращению несчастных случаев работников. Примерный перечень мероприятий будет утвержден Минтрудом России.

9. Будет внедрен кадровый ЭДО

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

сведения об используемой системе ЭДО;
порядок доступа к ней;
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
дата введения ЭДО;
срок уведомления работников о введении;
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

Работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) (в своей СЭД):

1) при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений,

2) а также при подписании приказов / распоряжений о применении дисциплинарных взысканий, уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Для подписания иных документов можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Согласно закону, работник сможет подписывать электронные документы следующими видами ЭЦП: УКЭП, УНЭП (выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора), простая электронная подпись (если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, подойдет не для всех документов).

Обратите внимание, что расходы на изготовление электронной подписи работнику (в случае ее отсутствия) будет нести работодатель.

Кстати, одно из изменений, уже вступивших в силу - приказ о приеме на работу становится не обязательным документом. Прием на работу, согласно ст. 68 ТК РФ теперь может оформляться только трудовым договором. Правда, мы бы не рекомендовали торопиться отказываться от приказа, ведь в трудовую книжку (и СЗВ-ТД) запись вносится на основании приказа

Читайте также: