Сувенирная продукция для сотрудников ндфл

Обновлено: 19.05.2024

Во многих организациях в качестве дополнительной мотивации принято дарить сотрудникам подарки, например к Новому году. Это могут быть как разные предметы, так и сертификаты, купоны и даже деньги. При этом дарить подарки организация может только физлицам: сотрудникам нынешним и бывшим, их родственникам, клиентам, деловым партнерам и т д.

Оформление передачи подарка

Когда стоимость подарка от организации превышает 3 000 ₽, составляется договор дарения движимого имущества в письменной форме (ст. 572, 574 ГК РФ). В нем указывается стоимость подарка. Чтобы избежать рисков по страховым взносам, не стоит ссылаться на трудовые отношения. Если подарки выдаются сразу нескольким сотрудникам, можно заключить многосторонний договор, в котором распишется каждый одаряемый. Чтобы подтвердить факт дарения, дополнительно подготовьте акт приема-передачи или ведомость, в которой распишутся все сотрудники, получившие подарки.

Проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы

Взносы в фонды

На подарки, которые передаются по договору дарения, страховые взносы не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Подарки стоимостью менее 3 000 ₽ также можно вручать без заключения письменного договора. Однако мы все же рекомендуем его оформить, поскольку на практике проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы. Без письменного договора можно обойтись, если одаряемый не является сотрудником организации. В этом случае страховые взносы не начисляются.

Обязанность по уплате НДС

Для плательщиков НДС передача подарка признается реализацией и облагается НДС по ставке 18 % (п. 1 ст. 39, абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Счет-фактура составляется в единственном экземпляре и регистрируется в книге продаж организации. Базой для начисления НДС являются затраты на приобретение подарка (без НДС) или, если подарок является продукцией организации, его себестоимость.

Начисление НДФЛ

Подарок — это доход работника, полученный в натуральной форме. Он облагается НДФЛ с того момента, когда общая сумма полученных за налоговый период (год) подарков превышает 4 000 ₽ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Например, организация за год подарила сотруднику пять подарков, каждый стоимостью 2 000 ₽. НДФЛ начисляется начиная с третьего подарка. Ставка налога — 13 % для одаряемых-резидентов и 30 % — для нерезидентов. Базой для начисления НДФЛ со стоимости подарка является его рыночная стоимость с НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ):

НДФЛ = (стоимость подарков – 4 000 ₽) × ставка НДФЛ

С денежного подарка НДФЛ удерживается при выдаче и в тот же день перечисляется в бюджет, с неденежного — в день ближайшей выплаты зарплаты.

Стоимость подарков — в состав расходов?

Стоимость подарка не признается в составе расходов для налогообложения прибыли, а также для УСН (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Тем не менее Минфин РФ в письме от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291 считает допустимым учитывать в составе расходов по налогу на прибыль затраты на покупку подарка, если основанием для его вручения стали трудовые достижения сотрудника. Эта позиция спорная. Во-первых, такую сделку нельзя рассматривать как безвозмездную передачу, ведь подарок вручается не просто так, а по результатам работы. А во-вторых, могут быть доначислены страховые вносы.

Отражение в бухучете передачи денежных и неденежных подарков сотрудникам

Содержание операции	Дебет	Кредит
Неденежный подарок
Неденежный подарок передан (без НДС)	91	10 (41, 43)
На стоимость неденежного подарка начислен НДС	91	68
Из зарплаты работника удержан НДФЛ со стоимости неденежного подарка	70	68
Денежный подарок
Работнику выданы деньги в качестве подарка	73	50 (51)
Денежный подарок списан в расходы	91	73
У работника удержан НДФЛ от суммы подарка	73	68

Ольга Ульянова,

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Для выдачи подарков работникам или их детям издается соответствующий приказ. Сами презенты нужно выдавать под подпись, а затем мероприятие зафиксировать корреспонденцией в бухучете. Кроме того, нужно учесть, что с суммы подарка свыше 4 000 руб. следует удержать НДФЛ.

Что представляет собой подарок?

Согласно законодательству РФ подарок имеет такие характеристики:

деньги или ценное имущество;
передается в собственность на безвозмездной основе;
ценность как связана, так и не связана с выполнением профессиональных обязанностей.

В такой ситуации согласно ст. 191 ТК РФ даритель - это работодатель, а одаряемый - это сотрудник.

Как оформляются подарки?

Чтобы выдать подарки сотрудникам, нужно оформить соответствующий распорядительный документ - приказ директора. Если стоимость презента больше 3 000 руб., дарение оформляется письменным договором согласно ст. 574 ГК РФ. Соглашение можно оформить как многостороннее, если сотрудников много (ст. 154 ГК РФ). Кроме того, нужно сформировать ведомость на передачу подарков - в ней персонал будет подтверждать подписью получение презента.

В общем виде оформление подарков проводится следующими действиями:

издание приказа, с которым персонал знакомится под подпись;
формирование ведомости и проставление подписи каждым работником в момент получения подарка;
оформление договора дарения при стоимости презента более 3 000 руб.

В договоре указывается название подарка, дата и место составления, информация о компании и работниках, описание презента с характеристиками и стоимостью, подписи сторон.

Как подарки отображаются в бухучете?

Для отображения подарка в бухучете не надо использовать сч. 70, поскольку он не связан с исполнением должностных функций. Целесообразно использовать сч. 73.

В бухучете нужно отразить такую корреспонденцию:

Дт 10 Кт 60 - отражение цены приобретения;

Дт 19 Кт 60 - учет входного НДС;

Дт 68 Кт 19 - заявление к вычету входного НДС.

Покупку подарка разрешается отразить и другим способом - стоимость относится на прямую на Дт сч. 91 без учета сч. 10. Учет подарков для детей работников нужно отразить за балансом, к примеру, на сч. 012. Этот момент связан с тем, что приобретенные ценности не считаются активом, т.к. работодатель не планирует получить экономическую выгоду от их использования.

Если презент в качестве ценного имущества:

Дт 73 Кт 41 (10, 43) - выдача подарка;

Дт 91 Кт 73 - отнесение стоимости в затраты;

Дт 91 Кт 68 - начисление НДС с безвозмездной передачи подарка;

Дт 70 Кт 68 - удержание НДФЛ с презента стоимостью более 4 000 руб.;

Дт 99 Кт 68 - отражение постоянного налогового обязательства в размере 20% от стоимости подарка;

Если презент в виде денег:

Дт 73 Кт 50 - выдача денежных средств из кассы;

Дт 91 Кт 73 - признание в расходах стоимости подарка;

Дт 70 Кт 68 - удержание НДФЛ с презента стоимостью более 4 000 руб.;

Дт 99 Кт 68 - отражение постоянного налогового обязательства в размере 20% от стоимости подарка.

Особенности по подаркам для клиентов

Подарки контрагентам или клиентам - это безвозмездная передача, предполагающая начисление НДС. Кроме того, стоимость таких презентов не уменьшает налог на прибыль. Для учета затрат на покупку подарков нужно иметь их документальное обоснование.

К примеру, можно закрепить во внутренней документации компании общие критерии контрагентов или клиентов, сотрудничество с которыми экономически значимо для ведения бизнеса. И в качестве способа удержания клиентов как раз можно указать вариант - вручение ценных подарков к конкретным датам или праздникам, перечень которых также нужно утвердить в локальных документах.

Вручение открыток, а также затрат по ним можно учесть в составе прочих расходов.

Порядок налогообложения презентов персоналу или контрагентам

Подоходный налог рассчитывается с суммы более 4 000 руб. Причем НДФЛ рассчитывается как с материальных, так и с нематериальных доходов.

При расчете НДФЛ надо:

суммировать стоимость всех подарков, выданных сотруднику в отчетном году;
из результата вычесть 4 000 руб. - размер дохода, не облагаемого налогом;
рассчитать НДФЛ по ставке 13% (для резидентов) и 30% (для нерезидентов).

Если подарок в виде денег, то НДФЛ удерживается сразу в день их выплаты, а перечисляется не позже дня, идущего за днем вручения подарка.

Если подарок неденежный, то НДФЛ удерживается за счет ближайшей по сроку денежной выплаты, а перечисляется не позже дня, идущего за днем удержания.

Страхвзносы

Вне зависимости от того, сколько стоит подарок, страхвзносы на него начислять не нужно. Об этом указано в ст. 420 НК РФ или в ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ.

Согласно ст. 146 НК РФ на подарки нужно начислять НДС, причем на их покупную стоимость без НДС. Если компания дарит собственную продукцию, то НДС начисляется на ее себестоимость.

На все подарки согласно заполненной ведомости нужно сформировать один счет-фактуру. Принимать к вычету входной НДС можно только в том случае, если имеется счет-фактура поставщика.

Налог на прибыль

Согласно ст. 270 НК РФ налог на прибыль на презент начислять не нужно. Дело в том, что он передается сотруднику безвозмездно, а потому его стоимость не нужно учитывать при исчислении налога.

Обобщение по налогам и сборам

В целом можно выделить такие основные моменты по налогам и сборам:

НДФЛ платится с суммы больше 4 000 руб., исчисляемой нарастающим итогом. Для резидентов тариф 13%, для нерезидентов - 30%;
страхвзносы не рассчитываются и не уплачиваются;
НДС начисляется на стоимость подарка без НДС или же на себестоимость;
налог на прибыль не рассчитывается.

Порядок налогообложения подарков детям сотрудников

Если подарки предусмотрены детям, то учитывать расходы нужно по особенным правилам:

база по НДФЛ определяется как общая сумма всех подарков вне зависимости от того, кому они предназначены - самому работнику или ребенку. Из нее удерживается необлагаемая часть - 4 000 руб.;
страхвзносы не нужно начислять, поскольку такой доход никак не относится к трудовой деятельности сотрудника;
затраты на покупку детских подарков не нужно учитывать при исчислении налога на прибыль;
НДС нужно начислять на стоимость при покупке детского подарка без НДС. Если дарится своя продукция, налог начисляется на ее себестоимость.

Оформлять детский подарок нужно аналогично взрослому - издать приказ, сформировать ведомость, получить подписи сотрудников, составить договор дарения (при необходимости).

Каждый рядовой сотрудник компании хорошо знаком с практикой, когда по особо памятным дням его собственной жизни, а также в жизни коллектива ему и его коллегам руководство организации дарит подарки. Они могут быть совершенно разными – или деньги вручат, или картину настенную, или сертификат подарочный. В данном случае, это не так важно, ибо за любым вознаграждением должен стоять строгий бухгалтерский учет и налогообложение.

Все это говорит нам о том, что неплохо было бы ознакомиться еще раз с ГК, ТК и НК РФ с целью освежить в памяти правила учета и налогообложения подарков сотрудникам. Приглашаем узнать, как это делается:

образец приказа о выдаче подарков

Виды подарков

В одной из наших предыдущих заметок мы писали о том, что такое премия и в какой форме она может быть выплачена. На деле с подарками получается то же самое. Следовательно, их можно, условно говоря, разделить на два вида:

Подарки, выраженные в материальной форме.

В зависимости от того, по какому поводу производится вознаграждение сотрудника, можно провести еще одно деление:

Вознаграждение за выполнение или перевыполнение производственных планов. Другими словами, отблагодарить работника за его труд;

Подарки, врученные сотрудникам в честь некоего общего для группы работников события (Международный женский день, День защитника отечества, Новый год и т.д.);

Персональные подарки сотрудникам за достижения, не связанные с его непосредственной трудовой деятельностью (рождение ребенка, свадьба, день рождения и т.д).

Исходя из этого, можно сделать предварительный вывод, что в каждой конкретной ситуации юридическая основа для дарения будет отличаться от следующей. Предположим, есть некий главных инженер Виктор Иванович, который проработал на заводе более 30 лет. В очередной юбилей его трудоустройства генеральный директор завода дарит ему наручные часы с гравировкой. Можно сказать, что мы имеем дело с материальным подарком, приуроченным к памятной дате, напрямую относящейся к трудовой деятельности (выслуге лет).

Также, если некой Людмиле Петровне, а также ее коллегам будут вручены букеты цветов и конверты с деньгами по случаю Международного женского дня, то это будет считаться материально-денежным подарком, не относящимся к трудовой деятельности работниц.

В общем, различных вариантов здесь может быть достаточно много. Для бухгалтера очень важно правильно расценить очередное дарение, чтобы это корректно зафиксировать в рабочей документации.

Нормативная база

Если мы говорим с вами о документальном подтверждении закупки материальных подарков, а также выдачу денежных средств, то не лишним будет и сказать о нормативной базе, в которой данный регламент как раз и прописывается. В частности, пункт 1 статьи 572 ГК РФ определяет, кем с точки зрения законодательства, является даритель и одариваемый. Также в этой же статье сказано и о том, что документальным подтверждением акта о передаче материальных ценностей от одного лица другому будет являться заключенный между сторонами договор дарения. Сложно себе представить, чтобы за букеты цветов девушки и женщины расписывались в договорах… Так, по идее, и должно быть.

Однако пункт 2 статьи 574 ГК РФ извещает о том, что договор дарения можно и не заключать, но только в том случае, если номинальная стоимость подарка не превышает сумму, равную 3000 рублей. В противном случае, без бумаги будет уже не обойтись.

В то же время, процесс дарения подарков, основой для которых являются трудовые подвиги коллектива или одного отдельно взятого сотрудника, регулируются уже не Гражданским, а Трудовым кодексом. В нашей статье, посвященной премиям сотрудников, мы рассказывали о том, как, зачем и почему руководство премирует отличившихся специалистов. В рамках же текущей статьи материальный или денежный подарок за производственные успехи можно причислить к премии (статья 191 ТК РФ).

Налогообложение

Разумеется, если и подарки разные, то и налоги с них в отдельных случаях придется платить тоже по-разному. Наиболее наглядно это отражено в нашей таблице:

Помимо всего прочего, есть еще один интересный нюанс, который должен знать каждый работник и его работодатель. Согласно текущему законодательству не облагаются НДФЛ подарки, эквивалентные стоимости 4000 рублей, полученные в течение одного календарного года. Но, может получиться так, что сотрудник получит еще несколько вознаграждений по какому-либо поводу. В этом случае, НДФЛ будет облагаться только та часть дохода, которая превысит сумму в 4000 рублей.

В качестве примера: Алиса Геннадьевна получила от своего директора в честь дня рождения 10 января электрический чайник, стоимостью 2900 рублей. Далее в июле этого же года директор подарил ей сумму, равную 10000 рублей в качестве подарка в честь дня бракосочетания, а ближе к Новому году она получила еще один презент в виде стеклянной елочной игрушки, стоимостью в 1600 рублей. Получается, что в течение всего года общая сумма подарков составила 14500 рублей. Чтобы корректно определить базу НДФЛ, необходимо от этой суммы отнять необлагаемую налогом сумму и получится нужное значение.

Проводки

Купить подарки – хорошо, подарить их – еще лучше, но ведь и данные операции необходимо отразить в учете. Мы подготовили для вас развернутую таблицу проводок на примере подарка, стоимость которого оценивается в 5900 рублей. Предположим, речь идет о наручных часах:

Но ведь далеко не всегда директора дарят своим подчиненным какие-то вещи. Гораздо чаще они ограничиваются деньгами в конверте. Представим себе, что вместо часов за 5900 рублей руководитель вручает своему подчиненному эту же сумму, но только деньгами. Проводки будут выглядеть следующим образом:

C точки зрения бухучета, подарить деньги гораздо легче, нежели сделать вещественный, материальный подарок. Однако если говорить в целом, и та, и другая операция достаточно просты по своей сути.

Хотим провести конкурс среди клиентов и подарить победителю ноутбук за 150 000 рублей. Нужно ли платить какой-то налог? Кто это делает: тот, кто выиграет приз, или мы как организаторы конкурса?

С призов дороже 4000 рублей нужно платить налог

Вячеслав, да, призы дороже 4000 рублей облагаются налогом. При этом неважно, в какой форме победитель получает приз: деньгами или техникой, одеждой, едой, недвижимостью.

Но есть исключения. Налоги не нужно платить за призы, которые получают:

спортсмены или тренеры на Олимпийских, Паралимпийских и Сурдлимпийских играх, Всемирных шахматных олимпиадах, чемпионатах и кубках мира и Европы;
победители конкурсов, соревнований или мероприятий, которые проводятся некоммерческими организаций за счет грантов президента России.

35% — налоговая ставка для призов — пункт 2, статья 224 Налогового кодекса

Победитель — физическое лицо. А физические лица со всех доходов должны платить налоги, в случае с доходами от призов — по ставке 35% с той суммы, что превышает 4000 рублей.

Например, налог за ноутбук стоимостью 150 000 рублей считают так:

(150 000 рублей — 4000 рублей) * 0,35 = 51 100 рублей.

С оплатой налога на приз есть два варианта: победитель платит сам или организатор платит налог за него. Какой вариант использовать, выбирает организатор.

В правилах конкурса нужно указать, кто платит налог

Кто будет платить налог, организатор прописывает в правилах — такие правила должны быть у каждого конкурса, розыгрыша призов, акции. Если организатор платит налог сам, в правилах пишет примерно так:

Приз — ноутбук стоимостью 150 000 рублей.

Приз оплачивается за счет средств организатора.

Приз не подлежит обмену, денежный эквивалент приза не предоставляется.

НДФЛ — 35% от части той стоимости приза, что превышает 4000 рублей, — оплачивает организатор .

Если налог за приз будет платить победитель, нужно изменить формулировку в последнем пункте:

НДФЛ — 35% от части той стоимости приза, что превышает 4000 рублей, — оплачивает победитель.

От того, кто платит налог, зависит срок уплаты и то, как будет выглядеть акт вручения приза.

Заплатить налог в течение двух дней, если платит организатор

О сроках уплаты налога за победителя — пункт 6, статья 226 Налогового кодекса

Если организатор платит налог за победителя, у него есть два дня на оплату — день вручения приза и следующий за ним.

Чтобы заплатить НДФЛ за победителя, нужны документы:

сканы или копии всех страниц паспорта победителя;
документа с подтверждением временной регистрации, если победитель живет не по прописке;
СНИЛС;
ИНН.

Еще понадобится акт о вручении приза — он нужен как доказательство, что приз вручили.

В акте нужно указать, что победитель получил приз и у него нет претензий к организатору. Шаблон акта передачи приза

Сроки и акт будут другими, если налог за приз платит победитель.

Рассказать о налоге, если победитель платит сам

Если в правилах конкурса написано, что победитель платит налог сам, у организатора появляется обязанность разъяснить ему налоговые обязанности. То есть рассказать, что за приз нужно заплатить 35% налогов. Объяснить победителю, что и куда платить, можно своими словами, а в акт добавить ссылку на статью Налогового кодекса, например так:

Победитель должен указать приз в декларации 3-НДФЛ и сдать ее до 30 апреля следующего года. А налог нужно заплатить до 15 июля следующего года. Например, если победитель получает приз в феврале 2021 года, декларацию он сдает до 30 апреля 2022 года, а налог платит до 15 июля 2022 года.

Подробнее о том, как компании проводить розыгрыши призов и конкурсы, мы рассказывали в другой статье.

Читайте также: