Справка о дистанционной работе образец заполнения

Обновлено: 18.05.2024

Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема удаленных работников.

Такой человек должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных.

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков, которая поможет в грамотном оформлении на работу дистанционно.

Кто такой удаленный сотрудник по ТК РФ?

Удаленный работник — это человек, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме на работу таких лиц опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция по оформлению трудоустройства выглядит таким образом.

Содержание главы 49.1:

— понятие дистанционной работы и удаленного работника; — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора; — организация труда лиц, работающих дистанционно; — время работы и отдыха; — порядок увольнения.

Пошаговая инструкция по оформлению на работу дистанционно

Если рассмотреть пошагово процедуру трудоустройства на работу удаленных сотрудников, то можно выделить следующие шаги:

Шаг 1	Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2	Получается комплект документов от будущего сотрудника
Шаг 3	На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4	Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется сотруднику для подписания (если нет возможности подписать электронно, то направляется оригинал с помощью почтовой связи)
Шаг 5	После подписания один экземпляр возвращается работодателю
Шаг 6	На основании трудового договора составляется приказ о приеме по форме Т-1
Шаг 7	Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать его трудовую деятельность (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8	На принятого человека заводится личная карточка Т-2
Шаг 9	Если нужна запись в трудовой книжке — то документ передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком.

При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства на дистанционную работу.

Какие документы нужны?

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Перечень прописан в ст.65 ТК РФ и включает в себя такие бумаги:

заявление от работника — только, если это нужно самому работодателю в силу каких-либо внутренних потребностей и установленного порядка;
паспорт;
документы об образовании, если профессия требует специальных знаний;
военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
трудовая книжка, если нужно внести запись о приеме на работу;
СНИЛС.

Если у удаленного работника нет СНИЛС, то получить его он должен самостоятельно ввиду удаленности от места работы.

Обмен документами между удаленным сотрудником и работодателем можно произвести с помощью почтовой связи (отправляются заказным письмом документы и их заверенные копии) или с помощью электронного документооборота. Последнее возможно, если у обеих сторон имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Особенности заключения трудового договора

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

Что должно быть в трудовом соглашении об удаленной работе:

следует четко обозначить, что трудовая деятельность осуществляется удаленно от работодателя;
сроки направления электронных документов о подтверждении полученных бумаг, направляемых каждой из сторон друг другу, то есть описывается порядок обмена документацией между удаленным сотрудником и работодателем;
режим и график работы — может строго регламентироваться, возможно установление собственного графика;
способ передачи отчетов удаленным сотрудником о проделанной работы, периодичность направления отчетов;
порядок обеспечения работодателем необходимым оборудованием для работы, техническими и программными средствами;
предоставляемые дополнительные гарантии, связанные с удаленной работой — оплата связи, интернета и пр.

Образец приказа о приеме

Следующий этап пошаговой процедуры — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Ознакомление с внутренними актами организации

Ознакомительная процедура обязательно проводится, несмотря на то, что работник будет трудиться дистанционно, то есть удаленно от места нахождения организации работодателя.

правила внутреннего трудового распорядка;
коллективный договор, если есть;
должностную инструкцию;
иные имеющиеся локальные акты, относящиеся к деятельности.

Факт ознакомления подтверждается с помощью постановки подписи в необходимом месте.

Надо ли заполнять трудовую книжку?

Данный вопрос решается по желанию работника. Если он хочет, чтобы была внесена запись в трудовую книжку, то ее нужно передать заказным письмом работодателю, и последний обязан внести запись о приеме.

Если человеку данная запись не нужна, то трудовая книжка не представляется, и сведения о трудоустройстве не вносятся.

Трудовой стаж подтверждает заключенный договор.

Как вести учет в табеле?

Табель учета рабочего времени должен вести каждый работодатель, в нем он либо фиксируется отклонения от нормального рабочего дня, либо отражает ежедневно фактическую информацию о работнике.

Как отражать информацию о работе дистанционно в табеле учета рабочего времени, если нет возможности проконтролировать его рабочий процесс?

Рекомендуется данную процедуру проводить с помощью фиксации отклонений:

выходные обозначать как В или 26;
оплачиваемый основной отпуск обозначать в табеле как ОТ или 09;
больничные — Б или 19.

Дни осуществления рабочих обязанностей в табеле учета никак не обозначать. Пустые клетки автоматически будут восприниматься как явки, то есть полностью отработанный рабочий день без каких-либо отклонений.

Полезное видео

Рекомендуем к просмотру видео, где подробнее рассматриваются особенности трудоустройства удаленных работников:

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Суть дистанционной работы

В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовой договор

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:

– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:

– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);

– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:

– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Нюансы дистанционной работы

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:

– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.

Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз, уж простите.

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

дает отпуск;
оплачивает больничный;
доплачивает за переработку или работу в праздники;
платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?

Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?

Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

На помощь приходят ст. 312.6 и 312.9 ТК РФ, в которых трактуются вопросы возмещения сотрудникам лишних расходов, возникающих в процессе использования имущества, не принадлежащего компании (работодателю).

Удалённая работа подразумевает, что сотрудник будет работать в интернете, на это прямо указывает ст. 312.1 ТК РФ. Без доступа к виртуальным сетям невозможно полноценно выполнять трудовые обязанности, поддерживать взаимосвязь и координировать процесс.

Оформление дистанционной работы:

Часть 1 ст. 312. 6 ТК РФ гласит, что человек, работающий дистанционно по обоюдному согласию с работодателем, обеспечивается компанией всеми необходимыми средствами. Интернет — это глобальная телекоммуникационная сеть, в которой все мировые сети продуцируют, хранят и передают информацию. Как видим, оплата услуг интернет-провайдера и электроэнергии не упомянуты в перечне того, чем компания обеспечивает сотрудника, пока он работает на дому.

Закон говорит, что работодатель не обязан возмещать сотруднику расходы на оплату электроэнергии и услуг интернет-провайдера. Законодательные акты о компенсации пока до конца не разработаны.

Обратите внимание! Здесь говорится об удалённой работе, оформленной по соглашению сторон.

Как решить вопрос о компенсации

Допустим, стороны оговорили и пришли к взаимному согласию в вопросе частичной оплаты электричества и интернет-услуг. Далее возможны варианты:

Сотрудник работает на предоставленных технических средствах, используя домашний интернет, и не требует за это никакой компенсации.
Компания имеет возможность и согласна оплатить лишние расходы сотрудника. Стороны оговаривают, закрепляют условия в трудовом договоре.

Как обосновать и чем подтвердить эти расходы компании, рассказано в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 Минфина России.

Способы компенсации расходов на интернет и электроэнергию

Здесь можно пойти двумя путями:

Выплату привязать к отработанным сотрудником дням (часам).
Договориться о фиксированной сумме компенсации. Компания в этом случае исполняет требование налогового законодательства, обосновывая производственную необходимость расходов.

Работа на личном оборудовании

Сотрудник работает на личных технических средствах, а работодатель знает об этом, согласен с текущим положением вещей. Если стороны договорились работать так, то работодатель выплачивает сотруднику компенсацию.

От способа оформления дистанционной работы зависит выплата компенсации:

В случае наступления исключительных обстоятельств согласно ст. 312. 9 ТК РФ работодатель может перевести сотрудника на дистанционную работу. В этом случае он:

предоставляет необходимое оборудование для выполнения производственных задач
компенсирует расходы за использование личной или арендованной техники, программ, средств защиты данных

Чем отличаются статьи 312.9 и 312.6

В отличии от статьи 312.6 ТК РФ в статье 312.9 ТК РФ прописаны причины и условия оформления работников на временную дистанционную работу.

В статьях 312.6 и 312.9 ТК РФ содержатся условия использования работником личного имущества с согласия или ведома работодателя, в том числе обязанность компенсации работодателем за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а так же возмещает расходы, связанные с их использованием.

Оформление компенсации за использование личного имущества

Составляется список сотрудников, которые работают дистанционно.
Определяется размер возмещения за использование собственного оборудования (фиксированный или в зависимости от отработанного времени).
Составляется акт, где конкретно перечисляются все средства, за которые компания (работодатель) выплачивает компенсацию.

Пока не разработаны конкретные законодательные акты, эти меры помогут предупредить проблемы с налоговой службой.

Читайте также: