Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения

Обновлено: 17.05.2024

Рано или поздно у каждой организации накапливаются большие архивы, которые, в том числе, содержат документы на бывших сотрудников с их персональными данными - ПДн (сведения из приказов, лицевых счетов, налоговых карточек, свидетельств о браке и рождении детей и многое другое). В связи со строгими регламентами работы с персональными данными физических лиц многие компании переживают, что при неправильной обработке и хранении информации бывших сотрудников им грозят штрафные санкции от надзорных органов. Прежде всего, от специалистов Роскомнадзора. Иногда штрафы имеют весомый размер. Давайте выясним, какими нормативными актами регулируется хранение персональных данных?

Сегодня хранение документов, содержащих персональные данные физических лиц, регламентируется различными законами и нормативно-правовыми актами, например:

  • Законом о персональных данных
    Согласно этому закону после того, как работник прекратил трудовую деятельность в организации, компания как оператор ПДн достигла целей их обработки и обязана прекратить хранить информацию. Согласно закону на уничтожение документов отводится один месяц.
  • Налоговым кодексом Российской Федерации
    Документация, содержащая персданные уволенных, используется в течение длительного срока после увольнения. Так, например, согласно НК РФ необходимо хранить сведения об НДФЛ не менее четырех лет, а информацию о взносах – не менее шести лет.
  • Трудовым кодексом Российской Федерации
    Согласно ТК РФ бывшие работники предприятия могут в любой момент обратиться в бухгалтерию или архив за документами, содержащими сведения для расчета пенсионного стажа или величины пособий.
  • Законом об архивном деле
    Данный нормативно-правовой акт подразумевает обязательное хранение документов о работников в течение 50 лет после их увольнения (до 2003 года этот срок был еще больше – 75 лет).

Существуют и другие законы, регулирующие хранение документов с личными данными, например, Закон о пособиях по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Что думают ведомства?

Наличие различных законов и нормативно-правовых актов отражается на восприятии темы инспекторами различных ведомств. Так, например:

  • Эксперты из Роскомнадзора настаивают, что организации не должны хранить документы, связанные с браком и детьми, несмотря на доводы о том, что именно эти данные часто нужны для расчета вычета и пособий;
  • Инспекторы из налоговой отмечают, что при необходимости они могут проверить все документы, являющиеся основаниями для расчетов, самостоятельно, даже, если это касается уволенных сотрудников, а предоставление копии документы не является юридически значимым.
  • В Федеральном Фонде Социального Страхования специалисты отмечают, что наличие документов о сотрудниках, даже уволенных, необходимо при камеральной проверке, иначе ревизор не может проверить обоснованность, например, выплат пособия сотруднику.

Как поступают бухгалтеры?

В связи с неразберихой многие бухгалтеры вынуждены идти на некоторые хитрости, чтобы, с одной стороны, выполнить требования одних надзорных органов, но при этом, с другой стороны, не нарушить регламенты других инстанций. Например, некоторые делят всю документацию о каждом сотруднике на две категории:

  1. Внутренние документы – к ним можно отнести приказ, ведомость, заявление сотрудника и др.
  2. Внешние документы – личные документы работника.

При этом внутренние документы можно хранить столько, сколько предписывает Закон об архивном деле, и Роскомнадзор не сочтет это нарушением. А вот подход к хранению внешних документов у разных бухгалтеров отличается. Можно выделить четыре основных подхода:

  1. Уничтожение внешних документов с предварительным составлением акта, в котором указываются названия документов и их количество. Подписываются подобные акты специально созданной комиссией, в составе которой обязательно должен присутствовать руководитель организации;
  2. Передача сотруднику в последний день работы.
  3. Хранение документов только в сканированном виде (копии передаются работнику в день увольнения или уничтожаются);
  4. Тайное хранение документов и их выдача по запросу. Например, для тех инстанций, которым они требуются, бухгалтерия показывает данные, а для тех, кто штрафует за хранение (например, Роскомнадзор) их не существует.

Как быть? Хранить или не хранить?

Если вы хотите, с одной стороны, соблюдать требования всех инстанций, а, с другой стороны, не столкнуться со штрафами от других надзорных органов, воспользуйтесь сервисом СБИС ЭДО для хранения и обмена электронными документами с контрагентами и государственными инстанциями. Система автоматически подскажет вам, в течение какого срока необходимо хранить тот или иной документ по уволенному сотруднику, и сообщит, можно ли его распечатывать.

Почему современные компании выбирают СБИС ЭДО?

Ведение электронного документооборота в СБИС – это:

  • Комфорт – интуитивно понятным интерфейсом быстро овладеет даже новичок;
  • Доступность – работать в СБИС ЭДО можно как с ПК и сервера, так и с мобильных устройств;
  • Интеграция – с основными учетными системами позволит легко импортировать и экспортировать файлы;
  • Безопасность – благодаря криптографической защите вы обеспечите конфиденциальность личных данных сотрудников;
  • Выгодная стоимость, благодаря которой тысячи компаний в вашем городе выбрали ПО от СБИС.

Хотите заказать СБИС ЭДО или задать вопросы о сервисе? Обратитесь к нашим специалистам, и они быстро ответят!

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.

Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.

По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.

Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с Законом №79-ФЗ от 27.07.2004, Указы Президента РФ №640, №609.

Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.

Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.

Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.

До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.

Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.

Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.

Процедура закрытия

Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.

Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

  1. Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
  2. Закрыть опись.
  3. Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
  4. Прошить дело и опломбировать.
  5. Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
  6. Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).
  7. По истечении указанного срока сдать в архив.

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.

Что делать с личным делом сотрудника после увольнения - сроки хранения

Сколько лет хранятся после увольнения?

При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора. После этого личное дело закрывается.

Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

  • 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;
  • 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.

Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.

По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.

Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.

Условия хранения

До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.

Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается. Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.

Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.

Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.

Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам. В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.

Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.

Полезное видео

Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив. Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:

Выводы

Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.

Рано или поздно у каждой организации накапливаются большие архивы, которые, в том числе, содержат документы на бывших сотрудников с их персональными данными - ПДн (сведения из приказов, лицевых счетов, налоговых карточек, свидетельств о браке и рождении детей и многое другое). В связи со строгими регламентами работы с персональными данными физических лиц многие компании переживают, что при неправильной обработке и хранении информации бывших сотрудников им грозят штрафные санкции от надзорных органов. Прежде всего, от специалистов Роскомнадзора. Иногда штрафы имеют весомый размер. Давайте выясним, какими нормативными актами регулируется хранение персональных данных?

Сегодня хранение документов, содержащих персональные данные физических лиц, регламентируется различными законами и нормативно-правовыми актами, например:

  • Законом о персональных данных
    Согласно этому закону после того, как работник прекратил трудовую деятельность в организации, компания как оператор ПДн достигла целей их обработки и обязана прекратить хранить информацию. Согласно закону на уничтожение документов отводится один месяц.
  • Налоговым кодексом Российской Федерации
    Документация, содержащая персданные уволенных, используется в течение длительного срока после увольнения. Так, например, согласно НК РФ необходимо хранить сведения об НДФЛ не менее четырех лет, а информацию о взносах – не менее шести лет.
  • Трудовым кодексом Российской Федерации
    Согласно ТК РФ бывшие работники предприятия могут в любой момент обратиться в бухгалтерию или архив за документами, содержащими сведения для расчета пенсионного стажа или величины пособий.
  • Законом об архивном деле
    Данный нормативно-правовой акт подразумевает обязательное хранение документов о работников в течение 50 лет после их увольнения (до 2003 года этот срок был еще больше – 75 лет).

Существуют и другие законы, регулирующие хранение документов с личными данными, например, Закон о пособиях по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Что думают ведомства?

Наличие различных законов и нормативно-правовых актов отражается на восприятии темы инспекторами различных ведомств. Так, например:

  • Эксперты из Роскомнадзора настаивают, что организации не должны хранить документы, связанные с браком и детьми, несмотря на доводы о том, что именно эти данные часто нужны для расчета вычета и пособий;
  • Инспекторы из налоговой отмечают, что при необходимости они могут проверить все документы, являющиеся основаниями для расчетов, самостоятельно, даже, если это касается уволенных сотрудников, а предоставление копии документы не является юридически значимым.
  • В Федеральном Фонде Социального Страхования специалисты отмечают, что наличие документов о сотрудниках, даже уволенных, необходимо при камеральной проверке, иначе ревизор не может проверить обоснованность, например, выплат пособия сотруднику.

Как поступают бухгалтеры?

В связи с неразберихой многие бухгалтеры вынуждены идти на некоторые хитрости, чтобы, с одной стороны, выполнить требования одних надзорных органов, но при этом, с другой стороны, не нарушить регламенты других инстанций. Например, некоторые делят всю документацию о каждом сотруднике на две категории:

  1. Внутренние документы – к ним можно отнести приказ, ведомость, заявление сотрудника и др.
  2. Внешние документы – личные документы работника.

При этом внутренние документы можно хранить столько, сколько предписывает Закон об архивном деле, и Роскомнадзор не сочтет это нарушением. А вот подход к хранению внешних документов у разных бухгалтеров отличается. Можно выделить четыре основных подхода:

  1. Уничтожение внешних документов с предварительным составлением акта, в котором указываются названия документов и их количество. Подписываются подобные акты специально созданной комиссией, в составе которой обязательно должен присутствовать руководитель организации;
  2. Передача сотруднику в последний день работы.
  3. Хранение документов только в сканированном виде (копии передаются работнику в день увольнения или уничтожаются);
  4. Тайное хранение документов и их выдача по запросу. Например, для тех инстанций, которым они требуются, бухгалтерия показывает данные, а для тех, кто штрафует за хранение (например, Роскомнадзор) их не существует.

Как быть? Хранить или не хранить?

Если вы хотите, с одной стороны, соблюдать требования всех инстанций, а, с другой стороны, не столкнуться со штрафами от других надзорных органов, воспользуйтесь сервисом СБИС ЭДО для хранения и обмена электронными документами с контрагентами и государственными инстанциями. Система автоматически подскажет вам, в течение какого срока необходимо хранить тот или иной документ по уволенному сотруднику, и сообщит, можно ли его распечатывать.

Почему современные компании выбирают СБИС ЭДО?

Ведение электронного документооборота в СБИС – это:

  • Комфорт – интуитивно понятным интерфейсом быстро овладеет даже новичок;
  • Доступность – работать в СБИС ЭДО можно как с ПК и сервера, так и с мобильных устройств;
  • Интеграция – с основными учетными системами позволит легко импортировать и экспортировать файлы;
  • Безопасность – благодаря криптографической защите вы обеспечите конфиденциальность личных данных сотрудников;
  • Выгодная стоимость, благодаря которой тысячи компаний в вашем городе выбрали ПО от СБИС.

Хотите заказать СБИС ЭДО или задать вопросы о сервисе? Обратитесь к нашим специалистам, и они быстро ответят!

Сроки хранения личных дел уволенных работников


Похожие публикации

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Как формируется личное дело работника

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Читайте также: