Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника проработавшего в организации

Обновлено: 14.05.2024

Приближается срок перехода работников на электронные трудовые книжки. В связи с этим и у работодателей, и у работников возникает множество вопросов, связанных с таким переходом. В этой статье мы постарались ответить на наиболее частые вопросы, касающиеся электронных трудовых книжек.

При этом работодатель должен письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, хотя законодательство прямо не устанавливает такого требования. Минтруд в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933 пояснил, что заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки подается работником после выдачи работодателем соответствующего уведомления. Это позволит избежать возможных претензий к работодателю, как со стороны самих работников, так и со стороны проверяющих ГИТ.

Что грозит работодателю, если его сотрудники не подадут заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки?

Подача сотрудниками письменного заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на ее электронный вариант носит добровольный характер. Работодатель не вправе заставить своих работников написать и представить такое заявление.

Законодательством не предусмотрено никакой ответственности для тех работодателей, чьи работники в течение 2020 года не подадут заявления о выборе варианта трудовой книжки.

Если работники не представят такого заявления, работодатель обязан дальше вести и хранить их бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Когда нужно уведомить работников о переходе на электронную трудовую книжку?

В соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатели должны были проинформировать всех своих работников об изменениях в трудовом законодательстве и переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня 2020 года.

Но из-за коронавируса и перехода отечественных компаний на удаленный режим работы, уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки было перенесено на более поздний срок (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

По новым правилам работодатели должны уведомить сотрудников о праве выбрать форму ведения трудовой книжки до 31 октября 2020 года включительно.

Что будет работодателю, который не уведомит работников о переходе на электронные трудовые книжки?

Отдельного штрафа для работодателей, не уведомивших работников о переходе на электронные трудовые книжки, законодательство не предусматривает. Однако отсутствие письменного уведомления может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и трудовых прав сотрудников.

Штрафы за данное нарушение назначаются в размере от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц организаций и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций. Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций и ИП штрафами в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям - от 50 000 до 70 000 рублей. Кроме того, должностные лица организации, ответственные за уведомление работников, могут быть дисквалифицированы на срок от 1 года до 3 лет.

Должен ли работодатель в 2020 году оформлять своим сотрудникам бумажные трудовые книжки?

Да, должен. Работодатель ведет бумажные трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Работодатели заводят бумажные трудовые книжки на всех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель также обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую бумажную трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Исключение из этого правила составляют работодатели-физлица, не являющиеся ИП. Такие работодатели не имеют права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).

Какие неблагоприятные последствия ожидают сотрудников, которые не заявят о выборе варианта ведения трудовой книжки?

Работникам, которые до конца 2020 года не заявят о выборе формы трудовой книжки, работодатели продолжат вести бумажные трудовые книжки наряду с подачей в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД. Но это касается только тех работодателей, с которыми сотрудники состояли в трудовых отношениях в период 2020 года.

При трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не подавшие соответствующего заявления, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. Сведения об их трудовой деятельности будут вестись новыми работодателями уже в электронной форме (письмо Минтруда от 10.02.2020 № 14-2/В-136).

Когда прекращается обязанность работодателей по оформлению и ведению бумажных трудовых книжек?

Соответствующая обязанность прекращается после подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку. В этих случаях работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки сотруднику и в дальнейшем освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Кроме того, в отношении сотрудников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, будут вестись исключительно электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки на них оформлять уже не будут, причем независимо от желания самих работников (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Может ли работодатель самостоятельно перевести на электронную книжку сотрудника, который не определился с вариантом ее ведения?

Нет, не может. Заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки должно быть подано сотрудником до 31 декабря 2020 года. Если сотрудник до указанного срока так и не подаст работодателю соответствующего заявления, работодатель обязан будет продолжить ведение его бумажной трудовой книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Самостоятельно решить за работника, как именно вести его трудовую книжку, работодатель не может.

В каком порядке осуществляется перевод работников на электронные трудовые книжки?

Порядок перевода работников на электронные трудовые книжки Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Для начала работодатель обязан письменно уведомить всех своих сотрудников об изменениях в ТК РФ и о возможном переходе на электронную трудовую книжку. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года.

Если работник заявит о переходе на электронную книжку, работодатель обязан в тот же день выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. То есть о переходе сотрудника на электронный формат трудовой книжки.

Далее информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, которые работодатель направляет в ПФР по форме СЗВ-ТД. Срок подачи в ПФР данной отчетности – не позднее 15 числа месяца, который идет за месяцем подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Как работники в случае перехода на электронные трудовые книжки смогут получить информацию о своей трудовой деятельности?

Сведения о трудовой деятельности в этом случае предоставляет работодатель. Для этого работодателями используется специальная форма СТД-Р, утвержденная приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. В ней отражаются, в том числе, сведения о месте работы, переводах и об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Данные сведения предоставляются работодателем по письменному заявлению работника, в котором указывается необходимая форма предоставления сведений (на бумаге или в электронном виде).

Срок предоставления сведений - не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении сотрудника - в день прекращения трудового договора. Но если работник не подавал заявления о переходе на электронную трудовую книжку, то эти сведения работодатель предоставлять ему не обязан.

Может ли работник, не заявивший о переходе на электронную трудовую книжку, получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р?

Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде на каждого работника. В том числе и на тех, кто не подавал никакого заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки или же и вовсе отказался от перехода на электронную книжку (ст. 66.1 ТК РФ).

При этом ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять сотруднику СТД-Р в случаях, если он не подавал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. То есть работодатель может отказать сотруднику, на которого ведется бумажная трудовая книжка, в выдаче этой справки. Нарушением трудовых прав сотрудника это считаться не будет.

В то же самое время работник может получить сведения о трудовой деятельности в МФЦ, ПФР или через сайт Госуслуг (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Вправе ли работник, выбравший электронный вариант ведения трудовой книжки, вернуться к бумажной книжке?

Нет, не вправе. Работнику, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Бумажную трудовую книжку работодатель перестает вести. Причем это касается как действующих, так и будущих работодателей сотрудника. Законодательство не предусматривает возможности возврата к бумажному варианту ведения трудовой книжки (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180).

Вправе ли работник в 2021 году изменить форму ведения трудовой книжки и перейти на ее электронный вариант?

Да, законодательство предусматривает такую возможность. Если работник в 2020 году заявил о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, то он имеет право затем передумать и подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Сделать это можно в любое время.

Отказаться от бумажной книжки работник будет вправе как в 2021 году, так и в последующие периоды.

Может ли новый работодатель отказать в ведении бумажной трудовой книжки?

Если работник изъявил желание продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе, то данное право работника должно соблюдаться всеми без исключения работодателями. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Соответственно, новый работодатель не вправе отказать сотруднику в реализации этого права.

Когда работникам, перешедшим на электронные трудовые книжки, необходимо выдать на руки бумажные книжки?

Работнику, подавшему письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В то же самое время законодательство не оговаривает точный момент, когда работодатель обязан передать сотруднику бумажную трудовую книжку.

Минтруд в письме от 13.03.2020 № 14-2/В-260 сообщил, что трудовую книжку работнику, перешедшему на электронную книжку, необходимо выдать на руки в срок не позднее 3 рабочих дней после получения от работника соответствующего заявления. Однако позднее Минтруд пересмотрел свою позицию, заявив, что бумажную трудовую книжку нужно выдать сотруднику в день подачи им заявления о переходе на электронную книжку (письмо от 12.08.2020№ 14-2/ООГ-12933).

Министерство труда и социальной защиты РФ наконец реализовало свою давнюю задумку актуализировать нормы, регламентирующие ведение трудовых книжек. С 1 сентября 2021 года работать с трудовыми книжками мы должны уже с учетом новых требований. Рассмотрим основные изменения, которые нас ожидают.

ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ НОВОГО ПОРЯДКА РАБОТЫ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

Первая попытка заменить морально устаревшую во многом Инструкцию[1] была сделана еще в 2018 году: 23.04.2018 на сайте Минтруда России был опубликован проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который так и не был принят — по всей видимости, в связи с тем, что как раз вскоре после этого началось активное внедрение электронных трудовых книжек и проект в части некоторых своих положений перестал быть актуальным, не успев родиться…

• электронные трудовые книжки и

• специфика удаленных работников.

В порядок частично инкорпорированы нормы Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] (далее — Правила). При этом сами Правила продолжают действовать.

В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов — Правил и Инструкции — кадровикам можно было руководствоваться только одним — Порядком.

Это означает, что идея Минтруда России освободить нас от обязательного ведения бумажных личных карточек пока, к сожалению, не заработает: разделы формы № Т-2 либо формы, самостоятельно утвержденной работодателем, куда вносятся сведения о приеме, постоянных переводах и увольнении, подлежат заполнению записями, дублирующими информацию в трудовых книжках, и к ним должны быть автографы работников — вплоть до отмены Правил.

КАКИЕ НОВШЕСТВА ОЖИДАЮТ НАС С 1 СЕНТЯБРЯ?

Что меняется в форме трудовых книжек

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, — весьма незначительны:

• Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

• Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении — 5;

• Нумерация бланков:

– ни в форме книжки, ни в форме вкладыша, приведенных в Порядке, не предусмотрено (!) указание их серий и номеров.

2. Как и прежде, бланки трудовой книжки и вкладыша должны храниться работодателями как документы строгой отчетности и выдаваться ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, прилагая приходный ордер кассы организации.

Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.

3. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, как и ранее, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испортившего бланк строгой отчетности.

Что меняется в формах регистрационных книг

1. Как и раньше, работодатели обязаны будут вести учет как самих трудовых книжек и вкладышей в них, так и бланков трудовой книжки и вкладыша.

2. Изменяются не сами формы — порядок их утверждения. Применяемые сегодня формы:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам нужно будет вести:

1. Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы работодатели должны будут разрабатывать самостоятельно, установлены только обязательные регистрационные элементы:

• при учете бланков книжек и вкладышей нужно будет фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указывать:

– трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, — очевидно, только от тех работников, на которых трудовые книжки еще ведутся, а также

– трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь (т. е. дубликаты, новые книжки взамен отсутствующих у работника и вкладыши), с указанием их серии и номера.

3. Как и прежде, эти книги (или журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при наличии).

4. Абсурдного требования скреплять их сургучной печатью или опломбировывать в Порядке нет — что не может нас не радовать.

Что меняется в ведении трудовых книжек

1. Учтены изменения в главе 49.1 ТК РФ, согласно которым трудовая книжка дистанционного работника ведется:

• при условии ее предоставления работником работодателю (в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Разумеется, это только для случаев, когда трудовая книжка на работника ведется.

2. Записи в трудовых книжках теперь на законном основании можно полностью или частично вносить с использованием технических средств путем переноса красителей — т. е. на принтере или в виде оттиска штампа.

3. Установлен срок для внесения любых записей (кроме записи об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).

5. Установлено правило о фиксации в трудовой книжке трансформации временного перевода на другую работу в постоянный. В этом случае в трудовую книжку вносится следующая запись:

6. Регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству, которые вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он в данный момент не работает ни у одного работодателя, ему следует обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству — это совершенно новая практика, когда работодатели смогут вносить записи в трудовые книжки работников-совместителей.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора.

Подчеркнуто, что запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, — ранее это не делалось.

Проблема в том, что именно порядок-то и не установлен… Кроме требования о запрете зачеркивания… Нам представляется, что в документе пропущен абзац.

8. Специальные указания даны по внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами. Они, сказано в Порядке, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Что меняется в оформлении дубликата

1. Подробно расписан порядок заполнения титульного листа — не очень понятно зачем, поскольку он заполняется так же, как в трудовой книжке.

2. Больше не требуется указывать продолжительность непрерывного стажа, нужно только внести сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально. Таким подтверждением могут быть, в частности, СТД по формам СТД-Р и СТД-ПФР.

3. Оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, работодатель теперь обязан только в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.

4. Вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, — учитывая, что дубликат в большинстве случаев выдается вместо утраченной трудовой книжки, данный абзац выглядит несколько странно.

Что меняется в оформлении вкладыша

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что, если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Что меняется в порядке выдачи трудовой книжки работнику

2. Установлен срок для выдачи трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, но не позднее дня увольнения.

3. Нормативно установлена формулировка, вносимая в трудовую книжку в таких случаях:

4. А вот вопрос о том, нужно ли заверять такую запись аналогично записи об увольнении, остается открытым. Впрочем, если следовать правилу буквального исполнения нормативных требований, то заверять запись не следует, поскольку подобного требования в Порядке нет.

5. Конкретизирован порядок выдачи трудовой книжки в случае смерти работника. После внесения в нее соответствующей записи трудовая книжка:

• выдается под расписку на руки тому члену семьи работника, который предъявил свидетельство о смерти, или

• высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

ВЫВОД

Мы обсудили основные изменения, которые нужно будет учесть при работе с трудовыми книжками с 1 сентября этого года. У вас, коллеги, еще есть время внимательно и вдумчиво изучить новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, чтобы не допускать ошибок и не иметь проблем ни для себя — при проверках, ни для работников — при последующем трудоустройстве и оформлении пенсии.

[2] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

В 2021 году в законодательство, касающееся ведения трудовых книжек, была внесена целая серия изменений. Рассмотрим основные новшества, которые необходимо будет учесть работодателям в ближайшее время. Чтобы трудовые книжки в компании всегда были в полном порядке, читайте разъяснения экспертов SuperJob!

Обзор изменений

Титульный лист предусматривает место для печати.

Титульный лист предусматривает место для печати при ее наличии.

Записи в книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Не регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству.

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и об увольнении).

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник.

Форма книги учета движения трудовых книжек и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена законом.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от ее ведения в бумажном виде (переходе на электронный вариант) нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В новых правилах примеров формулировки записи о прекращении трудового договора нет.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В остальном требования по заполнению трудовой книжки остались прежними.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н вступает в силу с 1 сентября 2021 года. С этой же даты утрачивает силу действующее сейчас Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Можно ли использовать старые бланки?

Как видим, одним из ключевых изменений является новая форма трудовой книжки, которая вводится с 1 сентября 2021 года. До недавнего времени предполагалось, что в случае наличия в компании старых бланков трудовых книжек с 1 сентября 2021 года работодатель должен обновить запас чистых бланков и приобрести трудовые книжки уже новой формы. Однако далее произошло еще одно ключевое изменение в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 125.

В соответствии с данным Постановлением:

• трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Напомним, что работникам, которые сейчас впервые устраиваются на работу, трудовая книжка в бумажном виде уже не оформляется. То же самое касается и сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ. Для таких работников бланки трудовых книжек уже не понадобятся. Новые бланки могут потребоваться только для тех, кто уже имел стаж работы (кому трудовая книжка была оформлена в прошлом) и кто не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (например, при оформлении дубликата).

На что повлияет отмена Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225?

В целом основные положения, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, перешли в Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Однако отличия все же есть.

2) В новых правилах более подробно указан порядок оформления дубликата трудовой книжки.

4) Отдельно нужно остановиться на последнем пункте изменений. Как мы знаем, на сегодняшний день работодатели должны вести на каждого работника личную карточку по форме Т-2 (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Это необходимо в следующих целях:

• ведение воинского учета в организации;
• ознакомление работника с вносимыми записями в его трудовую книжку.

Как теперь вести воинский учет в компании?

Таким образом, карточку Т-2 нужно будет вести только в целях воинского учета военнообязанных работников (и то лишь до момента, пока не будут утверждены иные формы документов). Для работников, которые не являются военнообязанными, личная карточка становится необязательной.

Тем не менее работодателю ничего не запрещает вести личные карточки на работников, как и раньше (если так удобнее). Но теперь для этого рекомендуется получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Читайте также: