Работа в офисе что нужно знать

Обновлено: 30.04.2024

Всем известно, что наиболее значимыми являются такие профессии, как пожарный, полицейский, врач. Каждый день они борются за безопасность людей. Но не каждый человек желает сталкиваться с ними ежедневно. А вот с офисными работниками порой приходится видеться неоднократно. Кто-то может сказать, что управлять компьютерной мышью намного проще, чем удерживать пожарный рукав либо ловить преступника. Но это мнение ошибочно – любая работа сложна в исполнении. И если подумать – без офисных сотрудников могут рушиться целые компании.

Особенности

Начиная разговор об офисных профессиях, в голову приходят мысли о таких специальностях, как директор и секретарь. Примерно 20 лет назад этот список пополнялся кадровиком и бухгалтером. И вот – офис был готов. Сегодня же картина выглядит иначе. В крупных компаниях созданы многочисленные отделы. И в каждом трудятся представители офисных профессий. Это ассистенты, менеджеры разных направлений, операторы, архивариусы, документоведы и многие другие.

За счет технического прогресса большая часть офисных работ протекает в онлайн-пространстве. Через интернет проводится контроль производственных ресурсов, осуществляется поиск кандидатов на свободные вакансии, проводятся финансовые операции и многое другое. Офисные сотрудники должны идти в ногу со временем, совершенствоваться, получать новые навыки.

Двигаясь с техническим прорывом на одной волне, удастся подняться по карьерной лестнице с секретаря до управленца.

Наиболее важные профессии

Конечно, не все компании могут позволить себе иметь широкий штат сотрудников. Поэтому они останавливают свой выбор в пользу специалистов, без которых работа в офисе просто встанет. Этот список состоит всего из 5-ти должностей, которые должны занимать люди с опытом работы.

Офис-менеджер

Охранник

Бухгалтер

И снова мнение общества искажено касательно данной профессии. Большинство думают, что сотрудники отдела бухгалтерии только считают деньги. Возможно, лет 20 назад было так, но сегодня на них возлагается огромная ответственность. Это налоговая отчетность, подготовка финансовых документов, работа с несколькими банками, в которых компания имеет счета и многое другое.

Завхоз

Нет, это не уборщица. Человек в этой должности является хранителем офисного очага. Основная задача завхоза – руководство людьми, создающими чистоту и комфорт в офисе. Именно этому управленцу дается право устанавливать некоторые правила поведения работников компании в офисном помещении. Именно завхоз планирует проведение ремонтных работ не в ущерб производству.

Зачастую эта должность принадлежит женщинам, а представительницы прекрасного пола знают на собственном опыте, как очистить ковролин или куда обратиться в случае отсутствия электричества.

Системный администратор

Главная функция представителя данной профессии заключается в слежении за правильной работой офисной сети компьютеров. Этот человек подключает новое системное оборудование, устанавливает необходимые для работы программы, решает вопросы неправильной работы компьютеров и принтеров. При необходимости системные администраторы пишут программы для компании.

Другие специальности

Помимо представленных видов профессий, без которых работа офиса встанет на одном месте, существуют и другие специальности, играющие важную роль в продвижении компании.

Менеджер по закупкам

Один из списка ключевых специалистов, занимающийся работой с поставщиками. Благодаря его деятельности компания своевременно получает сырье, необходимое для производства реализуемой продукции. Они знают все о качестве приобретаемых материалов, их цену, могут поторговаться в пользу снижения стоимости в накладной.

Менеджер по маркетингу

Важная должность в любой компании, требующая от кандидата наличие высшего образования и опыта работы в аналогичной сфере. Это одна из высокооплачиваемых профессий, так как перед специалистом стоит широкий спектр задач. Но прежде он должен находить разные решения, позволяющие увеличить прибыль компании, отталкиваясь от доходности производства.

GR-менеджер

Относительная новая офисная профессия, требующая от человека высшего образования и наличия таких качеств, как коммуникабельность и ответственность. Работа GR-менеджера связана с общением с органами власти, установкой деловых отношений с государственными структурами. Он должен первым узнавать о грядущих политических переменах и сообщать об этом своему руководству. Редко когда на этой должности оказывается женщина.

Зачастую дамам неинтересны политические вопросы, хотя именно представительницы прекрасного пола умеют устанавливать деловые отношения с разными людьми.

IR-специалист

Отличная работа для девушек с высшим образованием в области юриспруденции. Сама профессия на рынке известна с 2000-х годов, однако не все понимают ее значимость. Основная задача IR-специалиста заключается в установке деловых отношений с инвесторами и последующем взаимодействии с ними.

Кроме представленных специальностей, в офисе должны присутствовать несколько конфликт-менеджеров, специалист по планированию и антикризисный управленец. Они же делятся по типу и спецификации организации. В крупных холдингах для этих специалистов создают целые отделы, где каждый сотрудник работает над задачами, соответствующими его профессии.

Кстати говоря, в последнее время встречаются объявления от крупных компаний по поиску помощников для ведущих специалистов. Но требования к ним бывают жесткие, и в первую очередь это опыт работы.

Владельцы и топ-менеджеры компаний во время каждого кризиса подумывают, а не перевести ли работу на дом, ведь на этом можно сэкономить кучу денег. Но тут же возникает другой вопрос: не скажется ли это на эффективности компании? Обо всех плюсах и минусах работы в офисе и вне его сайту "РИА Недвижимость" рассказал генеральный директор компании "Мегаплан" Сергей Козлов.

Уже примерно 10 лет я слышу от своих коллег абсолютно полярные мнения о том, нужен ли компании офис. Кто-то говорит, что без постоянной базы никуда, а кто-то расхваливает жизнь вне офисных стен. Как правило, мнения топ-менеджеров основываются на личном опыте. Кто-то, как я, проработал годы в структуре типа "Русского алюминия", где на рабочее место нужно прийти без десяти восемь утра и ровно в восемь уже приступить к работе или хотя бы занять "рабочую позу". Кто-то убежден, что требование ходить на работу и подчиняться рабочему графику лишь формальность и он сам может вполне эффективно работать дома, а дорогу в офис и обратно считает тратой времени и денег. Зачастую выбор в пользу того или иного решения мы делаем, исходя не из рациональных аргументов, а из привычек и склонностей к тому или иному образу жизни. Попробуем проанализировать имеющиеся доводы "за" и "против".

Аргументы "против"

Финансовые затраты

Прежде всего, офис — это дорого. И дело тут не только в арендной плате. Поездка на работу требует времени. Сотрудник, работающий дома, может приступить к работе мгновенно и выполнить ее, пока другой едет в офис, то есть фактически тратит время. Офис — это еще и затраты на организацию работы, сопутствующий персонал, чай, кофе и печеньки. Нужно закупить средства производства, в частности, компьютеры, и оплачивать работу системного администратора, который будет поддерживать технику в рабочем состоянии, офис нужно убирать и так далее. При удаленной работе, как правило, каждый сотрудник обеспечивает себе "рабочий инструмент" сам, по крайней мере, компьютер закупать для него не приходится.

Шум и офисная жизнь отвлекают от работы

В нашем офисе есть целый ряд сотрудников, которые периодически приходят на работу в субботу, а в будни, наоборот, предпочитают пару дней трудиться дома. Мотивируют они свое поведение тем, что в рабочие дни в офисе их отвлекают шум и разговоры коллег.

Новые технологии меняют приоритеты

Технологии сегодня позволяют быть на связи постоянно, а менеджмент может легко контролировать дистанционных работников. Времена, когда начальник мог делать это лишь при условии физического контакта, уже прошли. Контроль за персоналом способна брать на себя CRM-система, в которой есть функция "совместной работы". Каждый из коллег может подключаться к системе с помощью компьютера, планшета или телефона, в ней создается единое рабочее пространство, где все работники присутствуют онлайн. Как только вы открываете программу, ваш руководитель получает соответствующий сигнал. Он легко может проверить, что именно вы делаете в данный момент (позвонили ли клиенту, внесли ли информацию, подготовили ли договор, сделали ли необходимые расчеты). Все это можно увидеть, открыв ленту активности конкретного подчиненного. Думаю, что вскоре учет рабочего времени мы будем начинать не с момента физического прихода человека в офис, а с момента его выхода в онлайн и начала работы. Ну а если человек, к примеру, общается с клиентом или готовит отчет, то есть выполняет свои обязанности, его физическое присутствие необязательно.

Аргументы "за"

Офис дает мотивацию к работе

Итак, присутствие на работе больше не требуется для контроля за рабочим временем персонала. Однако оно все еще важно самому персоналу. Программа, в которой все работают онлайн, не заменит живого общения. Общение приводит к рождению новых идей, а успехи коллег мотивируют работать лучше. Не стоит сбрасывать со счетов возникающий между людьми дух состязания. Работа в команде много значит для нас: работая в одном месте, мы лучше понимаем друг друга и трудимся эффективнее.

Работа дома расслабляет

Как правило, адепты работы на дому утверждают, что в домашних условиях работается очень продуктивно. Однако это не всегда так. Как показывает практика, большинство людей работают дома эффективно лишь первые несколько дней, потом ситуация меняется. Все дело в том, что многие из нас неспособны к внутренней дисциплине. Поездка в офис к определенному времени и возможное наказание за опоздание дисциплинируют человека — он точно знает, что надо ехать на работу и, что бы ни случилось, успеть вовремя. Дома в одиночку дисциплинировать себя намного сложнее: вставать начинаешь позже, "раскачиваешься" дольше…

Дома могут отвлекать от работы родные и близкие

Далеко не все работающие дома имеют собственный кабинет, который закрывается на ключ. Объяснить домашним, особенно детям или пожилым родителям, что ты сейчас занят и будешь занят до 19 часов, подчас просто не представляется возможным.

Ты не видишь собеседников

К сожалению, современные средства связи пока не идеальны. Часто слышимость по телефону или скайпу такова, что собеседника приходится переспрашивать: переспросил один раз, другой, а на третий постеснялся. Отсюда ошибки в работе. Лицо собеседника ты при этом не видишь, а значит, теряешь и часть информации, ведь иногда именно по лицу можно понять, когда не стоит перегибать палку, когда лучше пошутить… Возможно, в будущем за столом в виртуальном офисе будут собираться наши голограммы, тогда ситуация, конечно, изменится, но пока технологии до такого не дошли.

Временные затраты на коммуникации могут возрасти

Удаленная работа провоцирует персонал на отъезды. "Если я все равно работаю дома, почему бы не взять компьютер и не побывать в Таиланде или Испании", — так думают многие. В результате работник может оказаться в другом временном поясе, что еще больше затруднит коммуникацию. Мешают работе и перелеты, и хлопоты с обустройством на новом месте, и возникающие там бытовые сложности.

Совместная работа в офисе — это возможность завести связи на всю жизнь

Только за последние пять лет у нас в компании появилось несколько супружеских пар. Люди познакомились, поженились. Конечно, личные отношения отвлекают от работы. Но, на мой взгляд, это скорее аргумент за работу в офисе, а не против.

Безусловно, есть сферы, в которых вопрос о том, работать в офисе или удаленно, вообще не стоит. На удаленную работу точно не стоит переводить сотрудников, которые работают на специфическом оборудовании. Не получится работать дистанционно и в сфере производства. Не стоит думать об этом и командам, занимающимся совместной разработкой продукта, когда отсутствие постоянного контакта может привести к недопониманию в вопросах развития зарождающегося проекта.

В то же время люди творческих профессий, выполняющие проектную работу (дизайнеры, архитекторы, переводчики и), часто предпочитают работать вне офиса. И в большинстве случаев могут себе это позволить без ущерба для рабочего процесса и конечного результата.

Решать, нужен ли компании или можно обойтись без него, каждый должен для себя, с учетом отрасли компании и приоритетов в работе. Я лично "за" офис: работа в команде для меня один из ключевых факторов успеха компании. Тимбилдинг и оперативный фидбэк по важным вопросам от коллег позволяют корректировать и направлять в нужную сторону развитие продукта. Кроме того, для многих коллег энергия людей вокруг, занятых общим делом, заставляет фокусироваться на работе и быть более продуктивными.

1. Хороший климат

Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.

2. Правильное освещение

Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.

Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.

Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.

В офисе ECommPay света много не бывает

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования, в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

4. Спорт и здоровье

О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека. Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.

Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.

Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay

5. Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

6. Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.

Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

7. Полезные вкусности

Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.

Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.

8. Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили, что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

9. Книги

Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.

Библиотека в офисе американской компании Tolleson

В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.

10. Бутылка для воды

Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи. Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символикой. Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.

Welcome pack для новых сотрудников ECommPay

Что ещё.

Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.

В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!

Всем известно, что офисная работа требует огромной усидчивости и концентрации. Чтобы добиться каких-либо успехов, нужно скрупулезно выполнять свои обязанности и постоянно повышать уровень своих знаний и умений.

Сегодня бизнес делается именно в офисе

Тут очень просто построить карьеру, работа всего коллектива на виду начальства и ваше рвение обязательно будет замечено и оценено вышестоящим руководством. В дополнение работа в офисе самая комфортная, она уступает только фрилансу.

К тому же под рукой всегда есть команда, которая сможет помочь в любой момент решить возникшую проблему или подкинуть новую идею, главное хорошо ладить с окружающими людьми.

Плюсы и минусы офисной работы

Такая занятость имеет положительные и отрицательные стороны, которые нужно учитывать при поиске работы.

Плюсы офисной работы:

Отличная самоорганизация. В отличие от домашней работы у вас все расписано по минутам. Есть определенное время, когда вы должны приступить к своим обязанностям, выделено время на обеденный перерыв и известно в котором часу можно, идти домой. Все это контролирует начальство, общая атмосфера не позволит заниматься ерундой, вы тоже не сможете находиться в стороне от общей работы.
Результативность. Общая нацеленность на конечном результате будет постоянным толчком в работе. Войдя в колею, вы получите положительные результаты уже через небольшой промежуток времени.
Новые знакомства и не только. В офисе обычно работают очень разные люди, каждый может найти себе друзей и даже возлюбленных, так как служебные романы не редкость.

Минусы офисной работы:

Возможные проблемы со здоровьем. Это касается людей, которые кроме работы и дома ничего больше не делают. Доказано, что малоподвижный образ жизни приводит к образованию различных заболеваний. Могут возникнуть проблемы с позвоночником, нарушения в работе сердца, появление лишнего веса и т.п.
Постоянная работа с компьютером. Медики утверждают, что мелькание изображения негативно отражается на зрении, а неправильное положение рук при работе с клавиатурой может привести к патологическим изменениям суставов. В дополнение слой пыли, который постоянно скапливается на предметах, провоцирует аллергию.
Отсутствие правильного питания. Очень часто люди настолько уходят в работу, что забывают есть. Полноценные приемы пищи они заменяют простыми перекусами, причем употребляют в пищу наиболее вредные продукты. В результате происходит нарушение работы ЖКТ и стрелка на весах наклоняется не в вашу пользу.
Постоянный стресс. Большое скопление людей, негативно сказывается на психике любого человека, особенно это заметно когда человеку нужно постоянно быть сосредоточенным для решения поставленных задач.

Есть несколько эффективных способов, которые помогут изменить негативные стороны офисной работы в положительное русло:

Как узнать, что данная работа вам подходит?

Для того чтобы ответить на этот очень важный вопрос нужно обратить внимание на ощущения, которые вы испытываете, когда идете на работу или находитесь там.

Если из нижеприведенного списка вы можете подчеркнуть что-то для себя, то работа в офисе не для вас:

Просто остановитесь и подумайте, взвесьте все плюсы и минусы этой работы и хорошенько подумайте. Возможно, если вы уволитесь, то не сможете быстро найти работу, что повлечет за собой ряд многочисленных проблем. Поэтому перед принятием такого решения надо все обдумать и если вы решили сменить работу, то лучше заранее подыскать достойную замену.

Читайте также: