Работа архивариуса в чем заключается на предприятии

Обновлено: 05.07.2024

1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).

1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.

1.5. Архивариус должен знать:

- единую государственную систему делопроизводства;

- порядок приема и сдачи документов в архив;

- порядок использования и хранения документов в архиве;

- документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;

- порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;

- составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;

- порядок составления отчетности и ведения учета;

- структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;

- основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

- правила эксплуатации технических средств;

- основы трудового законодательства РФ.

1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:

- данной должностной инструкцией;

- положением об архиве;

1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

II. Должностные обязанности

2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:

- подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;

- контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

- обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;

- создание справочного аппарата к ним;

2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:

- принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

- осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;

- обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;

- проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;

- принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

- ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;

- шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;

- принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;

- осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;

- принимает необходимые меры по использованию в работе современных

- выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;

- на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;

- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;

2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.

Архивариус имеет право:

3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.

3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.

3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Архивариусом называется должность хранителя или сотрудника архива. Основная его задача — грамотная организация работы архивного отдела и документооборота. Так как архивариус — должностное лицо, ему присущи особые права и обязанности, а деятельность на предприятии устанавливает должностная инструкция.

Профстандарт

Определение понятия профессионального стандарта содержится в тексте Федерального закона от 03.12.2012 № 236-ФЗ.

Согласно документу, это квалификационная характеристика, которая необходима работнику для исполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения установленной трудовой функции. Под квалификацией работника подразумевается определенный уровень профессиональных знаний, умений, навыков и опыта.

В документе содержится подробная информация об:

особенностях профессии;
содержании труда;
знаниях специалиста;
его обязанностях и т.д.

Согласно профстандарту, функции архивариуса формируют целостную, завершенную, автономную систему, а данная профессия считается единицей руководящего блока, со свойственными ей обязанностями и полномочиями.

Тип деятельности — ручной, в основном требующий нахождения в помещении. Архивист осуществляет однотипную работу, выполняет стандартные задачи по установленному образцу, соблюдая нормы, правила и инструкции.

Основная задача работника — систематизирование и учет различных материалов и документов. Архивариус способен работать по специальности в архивных отделах и заведениях городского, районного или национального значения и прочих учреждениях и службах, которые занимаются архивными делами (частного или ведомственного типа).

Архивариус обязан владеть:

знаниями в области правовой документации, используемой в работе;
порядком приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
навыками составления описей и др.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.

Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.

Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:

Правила оформления

Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 это не формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно-правовой статус сотрудника. Этим обусловлен и строгий порядок оформления данной служебной инструкции.

Общие положения

причисляется к категории технических специалистов;
подчиняется заведующему архивным отделом;
должен иметь начальное профессиональное или среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе (требования к стажу работы не предъявляются) и др.

Более того, в общих положениях обязательно упоминание о должностном лице, которое примет на себя обязанности работника архива, в случае его временной нетрудоспособности или отпуска.

Обязанности

Архивариус исполняет такие должностные обязанности, как:

Прием и регистрация документов, которые поступают на хранение.
Обеспечение сохранности бумаг.
Участие в процессе их оформления при передаче в архив (разработка номенклатуры, систематизация, размещение и учет дел).
Подготовка сводных описей, актов для передачи, списания и уничтожение материалов.
Создание справочного аппарата.
Участие в экспертизе ценности архивных документов.
наблюдение за состоянием бумаг и своевременное их восстановление.
Поддержание требуемых условий для содержания дел и соблюдение мер по пожарной безопасности.
Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающим запросом, составление справок и подготовка отчетности и др.

Права

За специалистом архива закреплены следующие права:

Ознакомление с теми решениями руководства, которые имеют отношение к его работе.
Внесение предложений по улучшению деятельности учреждения.
Уведомление заведующего архивом об обнаружении недостатков в деятельности структурных подразделений и отдельных работников учреждения и внесение предложений по их устранению (согласно компетенции архивариуса).
Запрос информации и документов, требующихся для выполнения обязанностей (лично или по поручению заведующего архивом).
Требование проявления содействия в исполнении обязанностей и прав.

Ответственность

Прямой доступ к ценным бумагам и важным документам предприятия, накладывают на специалиста особую ответственность.

Так, ему может грозить административное, дисциплинарное и материальное (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовное) наказание за:

Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний, трудовых функций и порученных задач.
Злоупотребление предоставленными полномочиями.
Предоставление недостоверной информации о статусе выполнения порученной ему работы.
Пренебрежение правилами техники безопасности.
Несоблюдение трудовой дисциплины.
За разглашение персональных данных сотрудников и др.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

Знакомство и дальнейшее следование должностной инструкции архивариуса поможет человеку, который претендует на данную должность, правильно осуществлять свою деятельность на предприятии.

Для решения вашего вопроса – обратитесь за помощью к юристу. Мы подберем для вас специалиста. Звоните 👇

Кто такой архивариус? Только благодаря почтению прошлого у нас может быть безоблачная перспектива в будущее. Очень часто многотысячные компании и компании с огромным количеством работников, а также небольшие фирмы, зачастую должны прибегать к прежним наработкам, использовать старые и отданные в картотеку данные, для того чтобы найти решение возникшей проблемы.

Но данных ежедневно накапливается чрезвычайно немало, и в случае, если беспорядочно ставить каждое дело на полку, либо использовать для этого виртуальную память компьютера, то вскоре стремительно отыскать нужную вам информацию будет неосуществимо.

Чтобы не расходовать немало сил и времени и использовать архивные данные, компании часто зовут профессионалов на пост архивариуса. Только лишь этот страж архива посоветует в каком месте, и что конкретно разыскивать, установить верную направленность розыска данных или даже сам организует нужные документы.

Кто такой архивариус? Архивариусом является эксперт, управляющий архивом индивидуальной либо государственной компании, систематизирующий архивные документы, отвечающий за их безопасность и составляющий их описание.

Преимущества профессии:

-Не требуется специальное образование

-Работа, практически вся умственная, физически не сложная

-Имеется творческая часть действий в процессе

-Тишина и покой на рабочем месте

-Сокращение к минимальному количеству напряженных обстановок

-Вероятность приобретать способности, совершенствовать индивидуальные свойства, увеличивать высококлассную квалификацию.

Недостатки профессии:

-Сколько получают архивариусы? К минусам специальности возможно причислить маленькую зарплату, присутствие врачебных противопоказаний, одинокость на рабочем участке, недостаток вакантных должностей на территории Российской федерации.

-Эту профессию считают одной из самых скучных профессий;
отсутствие карьерного роста.

Специальность архивиста популярна в различных учреждениях. Может быть востребован архивариус в судебном или врачебном учреждении, в клинике.

Обязанности, навыки архивариуса:

-Профессиональный страж архива, для получения работы, обязан владеть перечнем личностных качеств и профессионализмом, с целью эффективного исполнения заданий. Деятельность архивариуса может показаться на первый взгляд обычной, однако он обязуется сохранять документы и взаимодействовать с ними. В перечень главных обязательств введены:
-Подбор, классификация, сохранность архива
-Получение и обрабатывание документов в архиве
-Развитие ссылочных сведений, согласно архивным бумагам
-Предоставление документов в госхранилище
-Надзор за ходом делопроизводства в учреждениях
-Архивариусу следует обладать способностью хранения документации, фиксировать и зашифровывать документы, вовремя подготавливать единицы к описи. Помимо этого, архивариус имеет дополнительные обязанности:
-Принимать участие в экспертизах.
-Наблюдать за соблюдением правил безопасности при пожаре.
-В случае поступления требований по архивным копиям, предоставляют их.
-Применяют в труде инновационные ресурсы, в случае если это нужно.
-Требования к архивариусу
-Труд архивариуса сложный и сопряженный со значительной ответственностью за итог. Согласно данному обстоятельству, к этой должности достаточно высокие требования. Некоторым они могут показываться чрезмерно жесткими, но это все с целью уменьшения числа непринужденных погрешностей человеком. Все условия к специальности возможно поделить на главные виды.

Так же предлагаем ознакомиться с профессиями андеррайтера, акушерки и администратора гостиницы.

Личностные требования к должности архивариуса:

-Бдительность
-Любить систематизацию и структурирование
-Дисциплинированность и организованность
-Умиротворение
-Старательность и терпение
-Концентрированность
-Квалификационные требования к архивариусу:
-Знать общие концепции делопроизводства
-Знать нормативные акты правил ведения архива
-Знать как правильно составить документ
-Уметь составить отчетную ведомость
-Владеть инструкциями по эксплуатации технических средств
-Уметь принять, оформить, сохранить и поддать утилизации документацию
-Требования к старшему архивариусу:
-Иметь опыт работы архивариусом не менее чем 5 лет
-Иметь документ об окончании высшего профессионального учреждения
-Требование к образованию архивариуса:
-Получить среднее законченное образование после 9-ти или же 11-ти классов средней образовательной школы
-Получить высшее или средне-специальное образование по своему направлению

Где можно выучиться на архивариуса? Получить диплом об образовании архивариуса возможно в различных населенных пунктах Российской федерации, в организациях средней и высшей категории. Подготовка специалиста является завершенной через 4-5 лет обучения, смотря какая форма обучения подобрана. Важным условием является школьное образование, но нужно быть готовым к тому, что после окончания девяти классов необходимо будет продолжить обучение.

Сколько зарабатывает архивариус? Заработная плата архивариуса является одним из минусов этой профессии. Она существенно зависит от степени квалификации специалиста, его рабочего стажа и местоположением зоны деятельности. По данным открытых должностей, в среднем, за месяц архивариус может получить 15-18 тысяч рублей, это статистика за 2016 год. А в марте же 2015-го заработная плата архивариуса едва лишь доходила до 15-ти тысяч рублей.

Познакомиться с профессией поближе можно на видео:

Архивариус – это сотрудник компании, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документации, которая в настоящий момент не актуальна для использования, но может стать необходимой в любой момент. Бумаги хранятся в архиве, а человек, выбравший профессию архивиста, обязан обеспечивать соответствующий документооборот в подразделении, а также правильную организацию его работы. Специальность имеет ряд особенностей, а также свои преимущества и недостатки, который нужно знать и учитывать, собираясь работать в этой сфере.

Общая информация

Управленческая, организационная, производственная и реализационная деятельность субъекта предпринимательства отражается документально в виде приказов, распоряжений, положений и локальных актов.

Каждый документ актуален только в определенный временной период, после истечения которого он не используется, но занимает место для хранения в ущерб новым бумагам. Ввиду избытка документов могут возникнуть проблемы с поиском нужной документации, а также с организацией документооборота.

Для решения этой проблемы, часть бумаг, информация из которых не используется в настоящее время, может быть перемещена для хранения в архив. Она может понадобиться в будущем периоде. Руководство может прибегнуть к прежним разработкам для использования информации при составлении аналогичных бумаг, а также в качестве доказательной или информационной базы, которая может понадобиться при возникновении спорных или проблемных вопросов относительно событий прошлого периода.

Без архивариуса решение вопроса по поиску нужного документа может стать проблематичным. При хранении всех бумаг в одном месте, их поиск может занять много времени. Поэтому их часть, которая не используется в текущем режиме, переносится в архив. Для обеспечения систематизации документооборота и упрощения поиска бумаг, руководством вносится в штатное расписание профессия архивариуса. Он всегда знает, где лежит нужный документ и предоставит его по запросу руководства.

Кто такой архивариус и где может быть востребована профессия

Архивариус — работник предприятия, являющийся экспертом, в обязанности которого входит управление архивом документов и их систематизация, а также обеспечение сохранности конфиденциальных сведений.

Специалист востребован субъектами хозяйствования государственного или частного значения, для которых характерен большой документооборот. Чаще всего его обязанности вменяются по совместительству с основной профессией, поэтому отдельно найти такую вакансию очень сложно.

Услуги архивариуса могут понадобиться при формировании статистических данных медицинского учреждения или ЗАГСа для составления списков больных, вылечившихся, родившихся или умерших, а также вступивших в брачные отношения и разведенных. Сложно обойтись без специалиста в музейных заведениях, в которых они систематизируют все экспонаты по историческим периодам.

Для образовательного учреждения важно систематизировать и хранить трудовые книжки преподавателей, а также зачетки и подготовленные к выдаче дипломы. Архивариусы могут работать и на частных лиц, где их задачей может стать составление генеалогического дерева или систематизация семейных записей.

Особое внимание следует уделять архивариусам документам по охране труда, поскольку в законе регламентировано их ответственное хранение на протяжении нескольких десятков лет. Спорная ситуация или необходимость доказательства определенного факта может возникнуть в любое время, а поскольку все бумаги являются подтверждением или основанием для назначения определенных льгот, для произведения выплат или для привлечения к ответственности, то их хранение должно быть надежно.

История профессии

Профессия архивариуса была создана в 1720 году Петром I. Им был подписан Устав, в котором был отражен организационный порядок государственного управления, одной из позиций которой была необходимость хранения документальных данных за прошлый период в архивах. Для их систематизации была введена новая должность, при выполнении обязанностей по которой человек составлял акты, регистрировал их и систематизировал для хранения. Изначально процедура касалась только сферы судопроизводств, но впоследствии она вышла за ее рамки.

Преимущества и недостатки

Для работы по специальности не нужно иметь специального образования. Работник может переквалифицироваться с любой профессии. При этом он может посетить курсы или пройти самостоятельное обучение.

Профессиональная деятельность подразумевает умственный труд и не предполагает приложение физических усилий.

Для нее характерен творческий подход и спокойная обстановка на рабочем месте. Ввиду большого количества свободного времени после приведения документации в архиве в соответствие рекомендациям руководства, а также ее систематизации, специалист может параллельно заниматься другим видом деятельности по совмещению, что позволит увеличить величину заработной платы.

Работа архивариуса отлично подойдет для студентов, поскольку они могут быть наняты на работу не на полный рабочий день.

Если на преимущества профессии посмотреть с другого ракурса, то они преобразуются в ее недостатки. К ним относится тишина на рабочем месте и наличие много свободного времени. Следствием этого является небольшой уровень заработной платы.

В категорию недостатков можно еще отнести применяемые к специалисту врачебные противопоказания, работу в одиночестве и отсутствие карьерного роста. Немногие руководители субъектов хозяйствования создают отдельную штатную единицу архивариуса. Его обязанности часто совмещаются с другими специальностями, поэтому сложно найти вакантную должность. Стоит отметить, что считается, что эта специальность является одной из самых нудных.

Должностные обязанности архивариуса

Профессия архивариуса считается скучной работой. Она требует усидчивости человека и его умения скрупулезно выполнять свои обязанности. Специальность на первый взгляд кажется простой, однако работать по ней сможет не каждый. Претендент должен уметь обращаться с документами, а также владеть правилами их хранения и сроками, на протяжении которых они могут находиться в архиве. После их истечения в обязанности работника входит утилизация бумаг.

Должностная инструкция архивариуса предприятия регламентирует ряд обязанностей специалиста, а также сферу его ответственности. Специалист должен получать, регистрировать документы, а также обеспечивать их архивное хранение. По требованию руководства, он должен уметь оперативно найти нужные бумаги и предоставить их.

Личные и квалификационные качества

Специалист, отвечающий за сохранность и конфиденциальность базы данных должен уметь концентрироваться, а также быть терпеливым, старательным и бдительным. Для него должна быть характерна дисциплинированность и организованность. Архивариус должен:

владеть основами делопроизводства;
уметь правильно зарегистрировать документы;
владеть правилами ведения архива;
знать, как составить отчетность.

В обязанности специалиста входит прием, оформление, сохранность и утилизация документации. Для этого ему необходимо иметь навыки обращения с компьютерной техникой и техническими средствами. Поэтому он должен быть уверенным пользователем ПК и иметь опыт работы по специальности.

Обучение

Получение специальности архивариуса возможно в средних и высших заведениях. Длительность обучения зависит от выбранного курса и формы получения образования. Среднее время учебы составляет 4–5 лет. Допустима переквалификация работника с другой профессии, что возможно при наличии у него высшего образования.

Уровень оплаты труда

Заработная плата специалиста не отличается большими размерами, что является значительным минусом профессии. Ее размер определяется руководством компании в зависимости от объема документации, подлежащей хранению. Он также зависит от квалификации специалиста и его стажа работы, однако на практике эти факторы не сильно влияют на величину оплаты труда, средний размер которого едва дотягивает до отметки 25000 рублей.

Итоги

Основной задачей архивариуса является сохранение всей документации, а также ее систематизация, поддержание порядка хранения, контроль использования и возврата. Специалист занимается приемкой, регистрацией и выдачей бумаг, которые могут поступать из одной или нескольких организаций. На каждую из них он оформляет регистрационную карту и формирует банк данных. В его обязанности может быть вменена доставка документации, а также обеспечение правил пожарной безопасности внутри архивного учреждения.

Читайте также: