Программное обеспечение совместной работы это
Обновлено: 18.05.2024
Мы выбрали простые онлайн-сервисы для постановки, обсуждения и отслеживания задач при совместной работе. Все они служат в первую очередь этой цели и не отягощены избыточными функциями. Предприниматели и руководители проектов рассказали, почему работают именно с этими таск-менеджерами.
Trello
Как работает?
Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства, от идеи до реализации.
В списки добавляются карточки с отдельными задачами. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, файлы; присваивать им цветовые теги; отмечать ответственных и дедлайны, а также создавать чек-листы для понимания подзадач, которые необходимо выполнить в рамках общей задачи. Как только задача прошла текущий уровень реализации, карточка переносится в следующий список — и так до тех пор, пока не попадет в самую правую колонку, обозначающую финальный этап работы.
В меню доступно включение/отключение показа календаря, возможности голосования за отдельные карточки и визуального старения неактивных заданий.
Сколько стоит?
Сервис условно бесплатен — основной функционал позволяет работать почти без ограничений. За 5 долларов в месяц можно кастомизировать оформление и загружать более тяжелые файлы, а за 25 долларов — получить гибкое разграничение прав доступа, интеграцию с Google Apps и возможность выгрузки данных из аккаунта.
Мобильные приложения: iOS, Android, Windows 8, Windows RT.
Язык интерфейса: русский, английский.
Андрей Демидов
Сооснователь и генеральный директор сервиса мониторинга и аналитики Wobot
Trello наиболее удобен для организации процессов, для того чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нем представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.
Мы пользуемся также Redmine и Jira, и по сравнению с ними Trello — это такой minimal viable product, простой сервис, в котором нет ничего лишнего. В нем мы описываем и последовательно обсуждаем сложные задачи, которые после принятия решений переносятся в другие системы. И наоборот — сложные задачи из других систем дробим на более простые и переносим в Trello.
До того как пришли к этим трем сервисам, пробовали много чего — „Мегаплан“, Basecamp, Google Docs. „Мегаплан“ оказался слишком многофункциональным, Basecamp в то время сильно тормозил, таблицы были неудобны.
В Trello сразу было такое ощущение, как будто сделали продукт под тебя. Но надо понимать, что в нем нельзя отслеживать глобальные задачи, проводить аналитику, формировать отчеты. Одним словом, его недостатки — это плюсы Jira. И что важно, для Trello есть плагины, которые позволяют интегрировать его с другими сервисами
Basecamp
Один из первых минималистичных таск-трекеров для совместной работы. Создатели, американская компания 37signals, ставили перед собой задачу сделать простой сервис для постановки задач, лишенный надстроек и дополнительных опций.
Как работает?
Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, последние обсуждения и списки задач, созданные пользователями.
Обсуждения отличаются от задач только тем, что не имеют ответственных и дедлайнов. При добавлении задачи можно выставить ответственного и сроки, а затем оставлять к задаче комментарии и прикреплять файлы. В отличие от многих других сервисов, текст комментариев форматируется — доступно выделение жирным, курсивом, выделение цитаты. При добавлении комментария можно выбрать, кому из участников придет уведомление об этом комментарии на почту. Опубликовать ответный комментарий можно прямо из почты, ответом на уведомление.
Все задачи просматриваются на отдельной вкладке — в формате календаря или списком задач. Календарь также позволяет заводить отдельные события, привязанные к дате, на основании которых при желании можно создать обсуждение. На отдельной вкладке можно отслеживать прогресс проекта в хронологическом порядке.
Сколько стоит?
Бесплатный пробный период — 60 дней. Платные тарифы начинаются от 20 долларов в месяц (до 10 проектов, до 3 Гб файлов). Если пробный или оплаченный период истекли, доступ к данным аккаунта полностью закрывается. В этом отношении Basecamp подобен наркотику — чем больше вы им пользуетесь, тем тяжелее отказаться, ведь ваша ценная информация внутри аккаунта будет потеряна.
Мобильные приложения: iOS.
Язык интерфейса: английский.
Лев Артамонов
Менеджер проектов акселератора научных проектов в области увеличения продолжительность жизни CrowdАge
Basecamp используем в основном для проектной работы. Удобно подключать новых сотрудников, работать со сторонними контрагентами. Для оперативных процессов почти его не задействуем, хотя это и возможно — практика у меня есть. Для девелопмента у нас Jira.
Изначально Basecamp выбрали еще во время работы нашей команды в другой компании. Он был больше остальных на слуху, им пользовались многие дружественные нам компании. Потом автоматом продолжили в новом проекте.
Меня полностью все устраивает в веб-версии. Не нравится работа через мобильные устройства — приложение не очень удобное. Дизайн тоже не айс, но это уже вкусовщина
редакция нетологии
Wrike
Продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.
Как работает?
Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.
Основная работа ведется на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.
При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи. Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.
Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта (с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику). На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.
Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, 2 Гб и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — 49 долларов в месяц — увеличивает объем хранения файлов до 5 Гб и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками. Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — 99 долларов (15 пользователей, 15 Гб).
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Владислав Кудинов
Директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель
Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.
Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи. Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать ее сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.
Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать. В нем можно следить за перегрузками сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает увидеть критически длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов
Teambox
Как работает?
Сервис условно поделен на три пространства — рабочий стол, дающий представление о состоянии дел в проекте, раздел задач и обзор последних действий. Структура стандартная — проекты, списки задач, задачи.
Списки задач можно отображать горизонтально (как в Basecamp) или вертикально, колонками (как в Trello). Благодаря этому структурировать работу можно в соответствии с разной логикой процессов. Добавлять задачи и оставлять комментарии можно прямо из почтового ящика.
Функционал задач минимален — ответственные, дедлайн, вложения. Помимо задач, к каждому проекту можно добавлять обсуждения и заметки. Во всех случаях форматирование текста отсутствует.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф поддерживает до пяти участников проекта и до 5 Гб информации. Неограниченное количество пользователей, неограниченный объем файлов, поддержка группового чата и приоритетная поддержка обойдутся в 5 долларов в месяц.
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android, Amazon, BlackBerry.
Алексей федотов
Евангелист и генеральный директор системы телесовещаний Dataved
Используем Teambox в основном для проектов, в которых надо работать вместе с клиентом. Производственные процессы у нас в Jira.
Выбрали Teambox, потому что это свободный продукт и потому что дружим с основателем (в 22 года сделал три бизнеса, умница). Нравится удобный интерфейс — клиентам понятно, что происходит в проекте. Заметно внимание к мелочам — можно ссылаться на людей с помощью @тегов, вести сложную работу через почту, писать свои плагины
курс
Teamer
Сервис был создан командой русских разработчиков компании Ateve Commercial для решения собственных задач. Самая простая система с незатейливыми интерфейсами.
Как работает?
Сколько стоит?
Сейчас сервис полностью бесплатен и не устанавливает никаких ограничений по функционалу или количеству пользователей.
Язык интерфейса: русский.
Мобильные приложения: нет.
Дмитрий Гладышев
Генеральный директор веб-агентства Bambaclad
Мы занимаемся разработкой мобильных приложений, и у нас несколько человек на фрилансе — дизайнеры и разработчики. Teamer был выбран по рекомендации одного из наших фрилансеров, который работает в нем довольно давно.
Не нравится только интерфейс — могли бы сделать его поинтереснее
Podio
Красивый функциональный сервис с продвинутыми настройками организации дел.
Как работает?
Работа начинается с создания проектов, к которым можно добавлять подробные описания, включая цели и метрики, а также привязывать элементы из других разделов — например, расходы. Описание проекта содержит шкалу прогресса, которая включена в общий прогресс-рейтинг всех проектов за месяц, выводящийся в отдельном виджете на рабочем столе аккаунта.
Функционал задач стандартен — за исключением возможности выставлять дедлайн не только по дням, но и по часам. Задачи можно посмотреть внутри проекта, вывести на отдельной вкладке, а также посмотреть в календаре. Удобно, что сортировка разделяет не только собственные и чужие задачи, но и дает возможность посмотреть, что было делегировано.
Для рабочего стола есть дополнительные виджеты, которые можно включать и отключать: отчеты, объявления, облако тегов, список ссылок.
Сколько стоит?
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Галима Ахмадуллина
основатель агентства Galima HR
Я использую Podio сразу для нескольких целей — внешних и внутренних, ставлю задачи всем участникам своей команды, отслеживаю статус выполнения проектов, получаю обратную связь от клиентов в виде комментариев и получаю отклики на вакансии через свой сайт.
Лично я стала активным пользователем программы после того, как самостоятельно собрала несколько нужных для работы приложений. А для того чтобы интегрировать сервис в свой сайт, мне не потребовалось долго разбираться в настройках. С помощью конструктора приложений я собрала удобную ранжируемую базу данных кандидатов, настроила сбор откликов на вакансии через свой сайт, настроила сбор объявлений для публикации на сайте.
До того как перейти на Podio, я успела поработать с Baseсamp и Redmine. В Podio меня привлек интуитивный интерфейс, в котором, в отличие от упомянутых выше сервисов, работать было приятно — синяя цветовая схема не напрягает глаза, а поток активностей напоминает привычную ленту Facebook. Все блоки и виджеты можно удобно настроить под свои нужды и предпочтения, таким образом собрав идеальный „рабочий стол“ на одной странице. Мне нравится видеть перед глазами общую картину по всем проектам и отдельные активности участников процесса в режиме реального времени. Особенно удобен внутренний чат и календарь, который позволяет интегрировать все задачи по проектам. У Podio удобная мобильная версия, iPad-приложение я открываю чаще любого другого на своем устройстве
курс
курс
Project
manager
Узнать больше
- Помогаем освоить востребованную профессию
за 6,5 месяцев - Научитесь эффективно управлять проектами и взаимодействовать с командой
- 160 часов практики, 127 часов теории
ProofHub
Инструмент для управления проектами, удалёнными командами и взаимодействием с клиентами.
Как работает?
Рабочее пространство позволяет в полном объёме управлять ходом проекта. Выделяют такие блоки, как планирование, коммуникация, организация и реализация.
К основной функциональности относится таск-менеджмент (канбан-доски), коммуникация с командой и клиентами, отслеживание времени на выполнение задач, работа с документами (согласование, хранение, обмен), планирование с помощью диаграммы Ганта, проектный календарь, встроенная почта, ограничение доступа кого-либо к чему-либо и другое.
Для клиентов удобство в прозрачности процессов, работ и возможности быть в курсе реализации проекта без дополнительных телодвижений. Они могут оперативно согласовывать документацию и задавать интересующие вопросы непосредственно в сервисе.
Сколько стоит?
Язык интерфейса : английский, французский, португальский, испанский, немецкий, польский.
Мобильные приложения : iOS, Android.
Weeek
Простой таск-менеджер для личного пользования или для работы с командой.
Как работает?
Пользователи могут отслеживать и обсуждать задачи, делиться файлами, координировать работу, настраивать приватность проектов, устанавливать приоритетность задач и проектов. Есть опция оценки времени задач и спринтов в разработке продуктов, формирования и скачивания отчётов по проектам и сотрудникам. Работать в инструменте помогают быстрые клавиши.
При создании задач можно выбрать три стандартных типа: звонок, встреча или действие. В зависимости от выбранного Weeek будет по-разному отображать задачи и отправлять уведомления. В рамках задач можно создавать подзадачи.
Сколько стоит?
Тарифные планы различаются для личного пользования и командной работы. Там и там есть бесплатные функции.
В случае с совместным использованием бесплатно можно вести 7 проектов, количество пользователей — 5, объём хранилища — 250 МБ, количество досок неограничено, есть система уведомлений.
Платный командный тариф — 390 рублей за пользователя в месяц при оплате за год. Количество проектов, досок, шаблонов проектов и досок неограничено. Сервисом может пользоваться от 5 до 99 участников команды. На файлы отводится 5 ГБ.
Язык интерфейса : английский, русский.
Мобильные приложения : iOS, Android.
Во время учебы в университете студенты нередко получают совместные задания, которые на первый взгляд могут показаться намного проще индивидуальных, ведь собрать презентацию за один вечер группой или вдвоем легче, чем выполнить серьезную письменную работу. Однако это обманчивое заблуждение и групповые проекты зачастую становятся большей головной болью, особенно если изначально неправильно организовать работу над таким заданием. Поэтому прежде чем приступать к совместной работе, предлагаем прочитать о полезных программах и инструментах, которые помогут вам правильно организовать процесс совместного чтения и письма, распределить роли и составить план вашей работы.
Общение
Хоть эта мысль звучит банально, но все же при подготовке к совместному заданию каждый должен запомнить, что общение между участниками одного проекта — это главный элемент всего процесса.
Может показаться, что общение и есть самый простой пункт, ведь мы можем хоть целый день общаться с компаньонами в мессенджерах или даже по видеосвязи. Однако для того, чтобы не растягивать процесс подготовки проекта и в целом работать быстрее и эффективнее, общение для обучения и совместных исследований лучше отделять от бытовых разговоров в соцсетях. В этом блоке мы отдельно поговорим про текстовые возможности разных мессенджеров и про организацию общения по видеосвязи.
Текстовые чаты:
Однако в этом случае необходимо следовать некоторым правилам и использовать привычный инструмент общения особенным способом:
1) необходимо заранее оговорить удобное время, когда каждый участник будет готов включиться в совместное обсуждение в чате, так вы сможете контролировать процесс и не превращать график работы над совместным проектом в хаос,
3) старайтесь выбирать мессенджер, интерфейс которого понятен и знаком каждому участнику проекта, для того чтобы не тратить время на то, когда участник вникнет, как отправлять рабочие заметки в общий чат, например, директа в инстаграме,
Видеосвязь:
Если вы считаете, что разговор в текстовом чате не так эффективен, как совместное обсуждение проекта по видеосвязи, то начните подбирать понятный инструмент для видеоконференций. Таким решением для вашей группы может стать любая программа, с помощью которой вы сможете добавлять нужное количество участников в видео чат, транслировать не только ваше изображение, но и экран компьютера, прикреплять файлы, вставлять полезные ссылки и создавать заметки.
Помимо прочих популярных на данный момент программ (например, Zoom), у студентов Академии есть возможность бесплатно пользоваться профессиональным инструментом для видеоконференций - Microsoft Teams (подробную инструкцию о том, как организовать работу в Teams вы можете прочитать здесь). Программа Microsoft Teams хороша тем, что имеет правильный функционал, который может помочь в решений учебных и исследовательских задач. С помощью Microsoft Teams вы сможете организованно работать и в текстовом чате и в видеоформате, транслировать экран, прикреплять файлы и создавать заметки, назначать рабочие встречи, составлять план работы и вести совместный календарь. Так вы сможете сфокусироваться на работе с помощью лишь одной программы, не отвлекаясь при этом на разные чаты и другие раздражители.
Совместное чтение и хранение материалов
Если вы работаете над большим групповым проектом, например, на весь семестр, который к тому же предполагает сбор научных и академических текстов, видео или журнальных статей по разным темам, необходимо организовать процесс совместного хранения этих материалов. А после этого нужно еще организовать и процесс совместного чтения. К счастью, для обеих задач имеются хорошие технические решения: облачные сервисы и специальные программы для совместного хранения и чтения литературы.
Программы для совместного чтения:
Чтение, безусловно, персональный процесс: у каждого из нас разный читательский опыт и скорость восприятия. Однако не стоит бояться совместного чтения, ведь оно совсем не про то, кто и насколько много прочитал. Совместное чтение помогает лучше разобраться в материале, вместе сформулировать вопросы к тексту и подумать над возможными ответами.
Для организации процесса чтения мы рекомендуем использовать программу Mendeley, которая поможет вам совместно прорабатывать текст и оставлять заметки к нему. Нашу инструкцию про Mendeley можно почитать здесь.
Облачные хранилища:
Для того, чтобы не перебрасываться в переписке разными ссылками, названиями книг и фамилиями авторов, лучше всего просто создать общее пространство для хранения всех необходимых материалов в облаке. Это также будет полезной инициативой при совместной подготовке к экзамену или зачету, ведь так вы не потеряете нужные файлы и сможете постепенно совместными усилиями увеличивать и прорабатывать накопленные материалы. Кроме этого, с помощью хранилищ вы также сможете работать с нужными документами с удобных вам устройств, например, с телефона.
Собирать полезные документы для чтения можно в любом удобном для вас хранилище, например, в YandexDisk, OneDrive, Dropbox, Google Drive. У каждого из них есть свои преимущества и ограничения. Однако главное, что выгодно объединяет эти инструменты, состоит в том, что их интерфейс доступен русском языке и все эти программы подойдут для Windows, macOS, iOS, Android (для Linux можно создать хранилище в Dropbox, YandexDisk). Помимо этого, объемы бесплатного хранения у перечисленных программ варьируются от минимальных 2 ГБ в Dropbox, 10 Гб в YandexDisk и до 15 ГБ в Google Drive (с учетом того, что это общее хранение для почты, фотографий и всего прочего).
Важно отметить, что студентам Академии для учебных целей выгодно пользоваться хранилищем OneDrive, ведь РАНХиГС имеет платную подписку на инструменты Microsoft Office. В OneDrive каждому студенту и сотруднику доступен 1 Тб хранения, который можно полезно использовать между собой или даже совместно с кем-то из преподавателей. (Подробности про Office365 с OneDrive можно почитать тут).
В ваше хранилище вы можете отправлять любые полезные файлы, книги, видео или даже собственные групповые заметки, главное, постарайтесь предоставить доступ каждому участнику. Следите за тем, чтобы хранилище не превращалось в корзину из непонятных документов. Для того, чтобы сохранять в хранилище порядок называйте файлы правильно и единообразно так, чтобы понятно было не только вам, но и всем остальным пользователям.
Совместное письмо
Совместное письмо еще более энергозатратный процесс, чем совместное чтение, ведь нужно не только следить за ходом своих мыслей, но и привязывать их к рассуждениям других участников группы.
Если вы готовите совместный текстовый проект, важно не упустить несколько принципиальных моментов:
1) распределите между собой роли и части текста, которые каждый должен закончить самостоятельно,
2) не стесняйтесь показывать и обсуждать свои части текста с другими, ведь цель такого занятия не в том, чтобы найти и хвалить того, кто использует больше всех удачных метафор, цель - научиться видеть и исправлять слабости своей и чужой работы, а также научиться создавать логичный и структурированный текст.
Как вы понимаете, писать вместе будет нелегко, именно поэтому особенно важно не просто морально подготовить себя к этому занятию, но и найти удобный инструмент для работы. В этом разделе мы предлагаем познакомиться с бесплатными вариантами программ для совместного письма: Microsoft Word и Google Документы.
Microsoft Word:
Анастасия Маслова,
Отдел поддержки исследований Научной библиотеки РАНХиГС, Москва
Какие сервисы хранения данных, программы для общения, администрирования и ведения заметок помогут в совместной работе. Плюсы и минусы решений.
В предыдущей части мы рассмотрели ряд приложений для виртуальных встреч и возможности, которые они предоставляют пользователям. Давайте разберем некоторые инструменты, которые помогут максимально эффективно провести вашу виртуальную встречу, рассмотрим плюсы и минусы решений, их функционал, стоимость и ограничения. Со многими из них вы наверняка уже знакомы. Представляем сервисы для общения, ведения заметок и совместной работы.
Slack
Основным минусом является цена. Slack взимает плату в размере $8 или $15 на человека в месяц, хотя и не начисляет плату за неактивных в течение этого месяца сотрудников. Эксперты считают, что сегодня Slack проиграл конкуренцию Zoom, так и не предоставив удобный инструмент для видеосвязи. Кроме того, пользователи жалуются, что сервис не всегда отправляет уведомления и подтормаживает.
Yammer
Yammer включает профайлы пользователей с фото, навыки сотрудников и информацию о каждом. Информация каждого профайла объединена в загружаемую vcard. Vcards совместимы со многими адресными книгами и приложениями для контактов, что облегчает передачу контактной информации на другие сервисы или сайты.
Сервис существует как в веб-версии, так и в виде мобильного приложения.
К плюсам можно отнести то, что продукт бесплатный и входит в пакет Office 365 по умолчанию. А также что он имеет понятный простой интерфейс и принцип работы. К минусам – невозможность кастомизации под собственные нужды. Поскольку как самостоятельный сервис Yammer не используется, его смогут применять только компании, имеющие лицензию Office 365. Также Yammer невозможно организовать на сервере компании, для него доступно лишь облачное размещение.
Evernote
Evernote – веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок, позволяет создавать списки дел, исследования, таблицы, делиться информацией с любыми устройствами и пользователями. Можно копировать статьи, хранить рукописные заметки, создавать и сканировать фотографии документов, корпоративные документы, планы, вести общие записи и выполнять совместный проект. В сервисе доступна сортировка и поиск по всей базе.
Slideshare
Презентации можно загружать в форматах PDF, всех видах Powerpoint, odp (OpenOffice), key, zip (Apple Keynote). Документы – в PDF, продуктах MSOffice и OpenOffice, а также в Apple iWork Pages и txt. Зарегистрироваться или войти в личный аккаунт SlideShare предлагает в заблокированном на территории России LinkedIn, что, безусловно, будет минусом для желающих воспользоваться сервисом. Кроме того, отсутствует русскоязычная версия.
Dropbox
Также очень известный сервис хранения файлов. Синхронизирует папки с сервером и другими компьютерами. Позволяет настроить расшаренные папки для совместной работы или публичную папку, доступную всем.
Для обмена данными необходимо настроить общий доступ, с определением прав. Чтобы быстро показать скриншот кому-нибудь, в конце прошлого года Dropbox добавил возможность быстро закачивать сделанный скриншот в облако.
У сервиса есть свои плюсы: можно загружать документы, не волнуясь о том, что они исчезнут – они останутся в облаке даже при удалении с устройства. Предоставляя другим возможность редактировать текстовые документы, можно посмотреть всю историю правок, так как первоначальные файлы остаются в облаке. В сервисе предусмотрена и функция восстановления удаленных документов.
TeamViewer
Популярный сервис для дистанционного управления и администрирования большого количества ПК, например, в территориально распределенных офисах.
К возможностям программы также относятся: передача файлов между управляющим и управляемым компьютером, видеоконференции, создание VPN между устройствами.
При соединении используется защищенный канал и полное шифрование данных. Безопасность обеспечивается кодировкой программных файлов и многоуровневой системой проверки подписи. Есть понятный интерфейс, который хорошо работает даже при медленном Интернете. Для удаленного администрирования пользователь должен знать ID и пароль устройства, к которому предполагается подключение. Защита от несанкционированного доступа обеспечивается тем, что ID и пароль генерируются программой автоматически. TeamViewer имеет функции автоматического мониторинга состояния системы, ее обновления и защиты. Среди функций программы есть видео и голосовые чаты, а также поддержка терминального сервера. Программа может работать на разных платформах и подключаться к мобильным устройствам на Android, Windows Mobile и iOS. Для организации дистанционного видеонаблюдения с помощью TeamViewer нужно подключить камеры к компьютеру, а затем соединить смартфон и ПК через программу удаленного доступа.
Бесплатная версия предлагает ограниченный функционал, а также лимитировано время сеанса. Для бизнеса стоимость подписки достаточно высокая, она начинается от 2199 рублей в месяц за одного пользователя.
Файлы из электронной почты владельца хранятся в определенной папке. При удалении писем с этими файлами из почтового ящика они пропадают и из хранилища.
Ранее пользователи получали бесплатно от 100 Гбайт до 1 Тбайт, сейчас новым пользователям предлагается только 8 Гбайт. Для того чтобы увеличить размер облака, необходимо выбрать один из платных тарифов. Для мобильных устройств плата составит от 29 рублей в месяц, за дополнительные 8 Гбайт до 699 рублей за 1 Тбайт. Веб-тарифы начинаются от 129 рублей за 128 Гбайт в месяц до 2690 рублей за 4 Тбайт. При этом максимальный размер загружаемых файлов увеличивается до 32 Гбайт.
Дополнительные инструменты
Еще одно коммуникационное решение – платформа для команд Glip. Продукт предоставляет общий доступ к файлам и позволяет совместное управление задачами. Имеется текстовый и видеочат. Синхронизируется с Outlook, iCal и GCal. Интегрируется с Dropbox и GDrive.Glip.
В заключение назовем корпоративный мессенджер Flock, который может быть полезен разработчикам программных продуктов. Приложение позволяет совершать видеозвонки, управлять проектами с помощью списков задач, создавать опросы и напоминания и даже интегрировать приложения в одну платформу. Он дает возможность создавать команды, которые работают над совместными проектами. Каждая команда получает уникальный URL-адрес, которым участники могут делиться с другими, чтобы они могли присоединяться. Существуют закрытые и открытые команды.
Конечно, здесь перечислена лишь малая часть инструментов для виртуальной работы. Но исходя из представленных описаний, уже можно определить решение, которое подойдет именно вам. А подробные характеристики вы найдете на вышеназванных ресурсах.
Чтобы организовать работу команды и отслеживать статусы задач, есть много онлайн-сервисов. Одни больше подходят для IT-разработок, другие — для дизайнеров. Мы собрали основные системы, описали принцип их работы и взяли комментарии у тех, кто с ними работает.
Как выбрать сервисы для командной работы
Инна Макотерская, специалистка по проектному и операционному менеджменту, соосновательница консалтинга I+J, советует делать так:
описать коммуникационные use-cases, которые команда использует в данный момент
проанализировать текущие процессы и потребности компании
продумать потребности, которые могут возникнуть в ближайшем будущем (если компания начнет расти или планирует расширять производство)
выбрать лучший таск-менеджер, который максимально покроет существующие и возможные будущие use-cases
разработать собственную архитектуру на основе выбранной системы
описать роли пользователей, правила взаимодействия в системе
создать гайды для команды — максимально детальные, до унифицированного подхода в названиях задач
разработать и реализовать систему обучения и интеграции команды в систему
оставить время на корректировку (ongoing changes), так как на старте работы команд всегда возникает необходимость что-то изменить в архитектуре или правилах
Доступно для iOS и Android.
Бесплатной версии нет, единый тариф — $99 в месяц. Пробный период — 30 дней. Неприбыльные организации могут получить скидку в 10%, но этот статус нужно подтверждать документами.
Добавляйте повторяющиеся события с любой частотой. Когда кто-то меняет сроки задач, другим исполнителям в проекте приходит оповещение.
Приглашайте в проект пользователя в статусе клиента и ограничивайте его доступ к внутренней документации. Во время публикации можно выбрать уровень доступа (только для команды или для клиента тоже).
Добавляйте приложения для настройки сервиса под себя — они удобно разбиты на категории по задачам.
Инна Макотерская, специалистка по проектному и операционному менеджменту, соосновательница консалтинга I+J:
Команда Basecamp всегда руководствовалась правилом Keep it simple. Оно считывается как в дизайне, так и в функционале программы. Именно в простоте ее сила. Система не перегружена функциями и абсолютный фаворит по юзабилити. Все просто: проект — группа задач — задачи.
Basecamp позволяет мне быть настоящим архитектором — создавать собственные темплейты проектов и скрывать/переименовывать любые рабочие модули, чтоб использовать терминологию, привычную моей команде.
Для собственной команды я обычно меняю темплейты минимум дважды в год, корректируя в них продуктовые и проектные чек-листы, которые очень помогают команде в работе.
Для меня Basecamp — идеальный выбор для креативных и начинающих команд, которые делают первые шаги в работе с онлайн-системами проектного менеджмента.
Basecamp славится своей техподдержкой. Вам ответят за 5 минут, и это будет один из сотрудников Basecamp. Скажем, у меня это Джеймс, который всегда отвечает на мои запросы и помогает — мой личный друг в Basecamp.
Keep it simple — это и про ценообразование. Вы платите $99 в месяц независимо от количества пользователей и проектов. А в образовательной сфере можно использовать систему бесплатно.
А еще команда Basecamp написала прекрасные книги "Rework", "Remote" и "Getting real”, а 3 октября вышла новая — “It Doesn't Have to Be Crazy at Work”.
Сотрудники могут создать отдельное рабочее пространство на несколько дел. Пользователи дополняют и комментируют задачу, прикрепляют файлы. Цели можно визуализировать в виде календаря. Asana работает в браузере и в приложениях.
Есть приложения для Android и iOS.
Базовая версия (до 15 пользователей) бесплатная, минимальная платная — $9,99 месяц за пользователя при годовой оплате.
Проекты можно отображать и в обычном формате, и на Kanban-досках. Задачи можно обсуждать.
Asana интегрируется с Google Drive, Dropbox, Slack и другими приложениями, в том числе календарями и планировщиками. В обсуждениях визуальные файлы отображаются полностью.
Ольга Киселева,
Проджект-менеджер в MegaFon
Евгений Камашев,
Ex-директор по проектам Метинвест Диджитал
В платном аккаунте можно сохранять свои шаблоны проектов, чтобы использовать их в будущем, визуализировать на таймлайн-доске связи между задачами и их выполнением.
Внешним клиентам предоставляется доступ к определенным задачам без регистрации.
Я использовал разные решения для ведения задач в своей работе: Jira, Basecamp, Wunderlist, Trello, но остановился на Asana. Когда мы запускали LABA, я для личных дел использовал Wunderlist и начал использовать его для команды, но скоро функционала стало не хватать, начал искать более серьезные программы.
Я был знаком с Asana давно, и в мой первый заход отказался от нее — она была сложная и не очень удобная. Через пару лет я решил снова на нее взглянуть, они за это время выкатили кучу обновлений и сделали редизайн.
Это был уже совсем другой продукт: много продуманного и нужного функционала, но при этом современный и удобный интерфейс, визуально приятный. В платной версии есть много вариантов кастомизации. Думаю, что мы уйдем из Asana, только если Slack сделает свою программу.
Советую компаниям от 20 человек. Подходит для менеджеров: постановка, контроль. Подходит для настройки шаблонных процессов. Для задач, которые нужно решить не прямо сейчас.
Программа, которую недавно купила Atlassian — компания-разработчик Jira.
Это система управления проектами разного масштаба, можно видеть одновременно несколько запущенных задач и их состояние.
Структура проекта — доска, на которой есть вертикальные списки, состоящие из карточек. Карточки можно перемещать из одного списка в другой.
Пользователи приложения назначают дедлайны, проводят обсуждения, загружают файлы к каждой карточке. Члены рабочей группы видят изменения в реальном времени, могут архивировать карточки.
Есть приложения для iOS и Android.
Базовая версия (одно улучшение, файлы до 10 Мб) бесплатная, минимальная платная — $9,99 в месяц за пользователя при годовой оплате.
Изменения в проектах видны в реальном времени, есть возможность контролировать, кто из пользователей просматривает задачи.
Карточки и комментарии можно создавать по электронной почте. Trello загружает вложения с почты в приложение, можно работать, не открывая программу.
Компании, которые пользуются Trello: Adobe, Pixar, Google.
Евгений Камашев, бизнес-консультант, эксперт в проектном управлении:
Достаточно простой, но в то же время эффективный инструмент. Доступен как в онлайне, так и в офлайне, на телефоне и планшете, поэтому, даже если нет интернета, с ним можно работать, а дальше он синхронизирует все, как только появится интернет. Можно использовать как индивидуально, так и для команд.
Инструмент однозначно советую. Не уверен, что большим командам будет удобно в нем работать, но для небольших — самое то.
У меня теперь все бумажные To do листы перешли в Trello. Удобно в любое время иметь доступ. И личные проекты веду там же. Одна доска — для декомпозиции задач по проекту, а потом переношу задачи на вторую доску — в план на неделю.
Установить менеджер задач и научить команду в нем работать — это, конечно, хорошо. Но как решать рутинные, операционные и стратегические задачи? Какую методологию выбрать для управления проектом — Waterfall, Agile, Scrum или Kanban?
Как быть проджектом, у которого все чётко — на курсе Евгения Камашева. Старт: 5 декабря.
УЗНАТЬ БОЛЬШЕ
Сервис для командной работы помогает отслеживать основные бизнес-процессы по проектам, сохранять документы, создавать клиентскую базу и вести внутренние обсуждения — все в одном месте и в реальном времени.
Podio объединяет функции для корпоративного общения, CRM и управления проектами.
Читайте также:
- Как рассчитать больничный из мрот в 2020 году
- Какие принципы положены в основу работы электромагнитных устройств суперпозиции и интеграции
- Бухгалтерский учет и аудит что это за профессия
- Статья 55 обязанности нанимателей при организации труда работников
- Правовые основы организации оплаты труда в рф виды формы и системы оплаты труда