Предоставление корпоративного автомобиля сотруднику

Обновлено: 16.05.2024

Какие условия в документе избавят от начисления страховых взносов.

Ссылка в документе на коллективный договор подтвердит расходы.

Как обосновать, что в доставке нуждается компания, а не работники.

Организация доставки сотрудников до места работы и обратно обрадует работников, но создаст риски для самой компании в плане налогов и страховых взносов. Чиновники в отношении такой привилегии думают исключительно в пользу бюджета.

Положение о предоставлении корпоративного транспорта сотрудникам компании (образец приведен ниже) избавит компанию от проблем с учетом расходов по налогу на прибыль, необходимостью удержания НДФЛ, начисления НДС и страховых взносов.

От отдельных формулировок условий организации доставки работников зависит успех экономии по обязательным платежам. Тем более что большинство судов на стороне компаний (например, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.04.2015 N А19-15292/2014).

1. В положении указывают, что услуги по доставке сотрудников к месту работы и обратно оказывает сторонняя организация в пользу компании, а не ее работников

Чиновники считают, что при оплате доставки работников от места работы и обратно возникает объект обложения страховыми взносами (Письма Минтруда России от 10.09.2014 N 17-3/ООГ-759 и от 13.05.2014 N 17-4/ООГ-367, Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250). Их логика такова.

Все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). За исключением сумм, перечисленных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. Возмещение оплаты стоимости проезда работников от места жительства до места работы и обратно в этой статье не названо. Следовательно, выплаты облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Аналогичные нормы содержатся в ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (ответ на вопрос 3, приведенный в Приложении к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

То есть определяющим фактором для контролеров является связь доставки работников с наличием трудовых отношений с ними. Но у судов на этот счет другое мнение.

В частности, Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 02.04.2015 N Ф02-1269/2015 указал, что, организуя проезд работников, компания вступает в отношения с перевозчиком услуг - исполнителем. С ним организация заключает договор на оказание услуг и со своего расчетного счета за них платит. То есть трудовые отношения с работником здесь не фигурируют.

В связи с этим в положении о предоставлении корпоративного транспорта компании прописывают, что доставка организуется в соответствии с договором о перевозке работников к месту работы и обратно, заключенным между работодателем и транспортной организацией. Это подтвердит, что услуги оказываются в пользу компании, а не ее работников.

Примечание. Компания сотрудничает с транспортной организацией, а не с работниками, поэтому взносы не начисляются.

Если организация осуществляет доставку работников своими силами (например, на принадлежащем ей транспорте со штатным водителем), то такие затраты также не входят в рамки трудовых отношений. Ведь доставка того или иного работника не зависит от его трудовых обязанностей и достижений. Во внутреннем документе приводят, к примеру, такую фразу: "доставка всех работников компании".

2. В документе указывают, что доставка сотрудников не зависит от осуществления их трудовых функций и достижений

Это условие подсказал Президиум ВАС РФ в Постановлении от 14.05.2013 N 17744/12. Суд отметил, что наличие трудовых отношений между компанией и ее сотрудниками еще не свидетельствует о том, что все выплаты, осуществляемые в их пользу, представляют собой оплату их труда. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, которые не являются стимулирующими и не зависят от квалификации отдельных работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Таким образом, такие выплаты страховыми взносами в фонды не облагаются.

Доставка сотрудников до работы и обратно не укладывается в рамки трудовых отношений, определение которых четко прописано в ст. 15 Трудового кодекса РФ. Это отношения, основанные на соглашении между работниками и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в соответствии со штатным расписанием, профессией, квалификацией, а также конкретным видом поручаемой работы. Такие признаки не влияют на право работника пользоваться корпоративным транспортом.

3. В положении называют причины, по которым у работников нет возможности добираться на работу общественным транспортом

Это позволит без проблем учесть расходы на организацию доставки при налогообложении прибыли.

В числе таких причин Минфин России называет отсутствие или недостаточность рейсов общественного транспорта, удаленность от населенных пунктов, нахождение офиса в промышленной зоне города (Письма от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198 и от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18). Такие затраты, по мнению ведомства, компания вправе учесть в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

4. В документе делают ссылку на коллективный или трудовой договор, в котором прописано условие о предоставлении корпоративного транспорта

Это подтвердит расходы на организацию доставки сотрудников к месту работы и обратно в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198 и УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 N 21-11/082829@).

Практика показывает, что, если инспекторы на местах предъявляют претензии к таким затратам, представление в суд коллективного договора спасает ситуацию. И арбитры выносят решение в пользу налогоплательщика (например, Постановления ФАС Западно-Сибирского от 15.03.2013 N А27-11302/2012 и Северо-Западного от 19.12.2012 N А21-9527/2011 округов).

Примечание. Доставка сотрудников к месту работы и обратно НДС не облагается

Анализ судебной практики показывает, что в последнее время налоговики все реже доначисляют НДС на стоимость доставки работников до работы и обратно. Но если спор возникнет, компании приводят следующие доводы.

Перевозка работников предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка и обусловлена технологическими особенностями производства. Таким образом, доставка работников компании к месту работы и обратно не является реализацией и НДС не облагается. Большинство судов принимают такие аргументы (Постановления ФАС Волго-Вятского от 29.10.2007 N А29-1926/2007, Северо-Западного от 23.01.2006 N А05-5406/05-22 и Западно-Сибирского от 16.10.2006 N Ф04-6587/2006(27203-А27-6) округов).

5. В положении отмечают, что корпоративный транспорт перевозит только работников компании, а не сторонних лиц

Дело в том, что при проверке инспекторы часто отказывают в признании затрат на организацию доставки работников, если выясняется, что перевозят не только штатных сотрудников, но и сторонних лиц. Но суды в этом не видят ничего страшного.

Например, ФАС Центрального округа в Постановлении от 20.12.2011 N А14-12623/2010 указал, что, заказывая транспортные услуги, компания "реализовывала принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий". При этом услуги оплачивались исходя из почасовой работы автобуса, в связи с чем количество перевезенных сотрудников и возможные случаи попутной перевозки сторонних лиц правового значения не имеют.

6. В документе прописывают, что доставка упорядочивает процесс своевременного прихода сотрудников на работу и ухода, что оптимизирует время компании

Такое положение подтвердит, что доставка в первую очередь затрагивает интересы компании, а не ее работников. Соответственно, сотрудники не получают доход в натуральной форме. И объекта обложения по НДФЛ не возникает.

Важность такого условия в положении опровергнет утверждение Минфина России о том, что если у работников есть возможность добраться до работы своими силами, то стоимость доставки является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (Письмо от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728).

Таким образом, во внутреннем документе указывают, что предоставление корпоративного транспорта упорядочивает процесс своевременного прихода работников на работу и ухода, что оптимизирует рабочее время компании.

Компании оплачивают проезд сотрудников не только от дома к месту работы и обратно. Нередко транспортные расходы связаны с разъездным характером работы или передвижениями во время командировки. Причем организация может компенсировать сотруднику проезд на общественном транспорте и такси или возместить расходы, связанные с поездкой на личном автомобиле.

Не ошибиться при расчете налога на прибыль, а также при удержании у сотрудников НДФЛ вам поможет статья на e.rnk.ru "Как правильно с налоговой точки зрения составить положение о компенсации проезда сотрудников" // РНК, 2014, N 6.

"Российский налоговый курьер"

гражданской службы РФ

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

работодатель знает об этом или согласен на это;

размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

мотоциклы – 1 200 руб.

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

времени использования личного транспорта в служебных целях;

объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Заключаем договор аренды.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

иные условия, согласованные сторонами.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).

В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %.

А вот страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).

В заключение.

Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений. А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

Навигация по статье

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

Если сотрудник хорошо и долго работает, то работодатель может дать служебную машину для личных целей

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:

устный договор;
приказ о праве на временное использование автомобиля сотрудниками;
оформление взаимоотношений по договору аренды;
предоставление машины подчиненному под доверенность.

Устный договор. При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.

Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял. В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов. Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.

Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.

Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.

Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.

Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.

Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.

Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.

В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.

Есть ли разница, для каких целей используется?

Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
мониторинг пробега машины;
аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Договор безвозмездного пользования

Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.

Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:

подписывать акт приема-передачи транспортного средства;
фиксировать фактические показатели спидометра;
заносить в документы информацию о техническом состоянии автомобиля и количестве топлива в нем;
закреплять обязанность следить за выполнением вышеприведенных пунктов за отдельным лицом.
Основанием для подготовки акта приема-передачи будет договор безвозмездного пользования автомобилем.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

По договору сотрудник должен поддерживать состояние служебного автомобиля, осуществлять текущий и капитальный ремонт.

По ст.642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.

Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Служебный автомобиль в личных целях

Согласно законодательству РФ, свободное использование коммерческого (служебного) транспорта в личных целях запрещено. Связано это, в первую очередь, с тем, что вся деятельность бизнеса подконтрольна и регламентирована обязательной бухгалтерской отчетностью.

На каждую поездку служебного автомобиля составляется путевой лист, списывается топливо, насчитывается заработная плата водителю. Затраты на поездку четко рассчитываются и списываются бухгалтерией как затраты на производственную деятельность, после чего вычитаются из налогооблагаемой прибыли.

Если коммерческий транспорт используется несанкционировано, не подтверждается никакими внутренними правилами и инструкциями, не проводится по бухгалтерии и не сопровождается списанием затрат, то компания несет потери:

имущественные — износ механизмов автомобиля, расход горюче-смазочных материалов, увеличение амортизационных затрат (расходы на ремонт);
материальные — повреждение или неумышленное уничтожение автомобиля.

Разумеется, будут проблемы с налоговыми органами, которые любые расходы и затраты на служебный транспорт воспринимают как расходы деятельности компании.

Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?

Только когда в коммерческой компании на этот счет действуют легальные правила (один из вариантов):

транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Правила частного использования служебного автомобиля должно быть утверждены руководящими органами компании и согласованы с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.

Какие нужны документы?

Чтобы сотрудник компании мог без последствий управлять служебным автомобилем в нерабочее время, у него на руках должны быть:

приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
договор аренды (субаренды) авто;
приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

Любой из этих документов временно снимает транспортное средство с баланса компании и переносит ответственность за сохранность и целостность авто, а также затрат на ГСМ и амортизацию на водителя, сидящего за рулем. При этом, документы должны оформляться каждый раз, когда автомобиль выезжает из парка компании не по служебной надобности (то есть, по путевому листу). Именно по этой причине такой механизм использования машины не слишком практичен.

Путевой лист сотруднику, использующему авто в неслужебных целях не нужен. Однако, инспектор ГИБДД может его затребовать, и водителю придется самостоятельно решать вопрос его отсутствия .

Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

На основании статьи 642 ГК РФ, если компания арендует только авто, то управлять машиной имеет право и сам владелец-сотрудник, и другие сотрудники фирмы.
На основании статьи 632 ГК РФ, при аренде компанией частного авто с водителем, управлять машиной может только арендодатель.

И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.

Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.

Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.

Возмещение расходов при использовании служебного авто

Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.

Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:

в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.

Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП?
Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников.
Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.

В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается. Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат. Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.
Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

В отечественной практике довольно распространенной является ситуация, в которой сотрудникам разрешается пользоваться служебным автотранспортом не только по прямому назначению, но и в личных целях.

Несмотря на распространение, порядок оформления законного использования авто является достаточно сложным вопросом. При этом неправильное оформление или полное его отсутствие влекут за собой ответственность как самого сотрудника, так и его руководителя.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника

Арендное соглашение и правила его составления регламентированы нормативными актами Гражданского кодекса. Согласно его условиям, арендовать автомобиль сотрудник может в определенное время (после окончания рабочего дня, в период выходных или отпуска). При этом в остальное время автомобиль находится в полном распоряжении основного владельца — предприятия.

Арендатор не может воспользоваться машиной вне установленных периодов. Арендодатель, то есть компания или предприниматель, обязан учитывать доход от сдачи машины в аренду при предоставлении деклараций и бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы беспрепятственно передавать автотранспортное средство в аренду своему сотруднику, владелец должен иметь юридическое право на это действие. В противном случае такое соглашение может стать причиной проверок, контролирующих мероприятий, и даже привлечения руководителя к ответственности.

К основным особенностям передачи автомобиля в аренду как способа оформления пользования им в личных целях, относятся:

Необходимость полной ответственности сотрудника за состояние автотранспортного средства, его обслуживание и сохранность.
Обязательность уплаты налоговых сборов с доходов, полученных нанимателем от передачи машины в аренду сотруднику.
Оптимальная по сравнению с другими методами юридическая база, позволяющая пользоваться служебным транспортом для собственных нужд.

Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.

К плюсам и минусам такого метода оформления относятся:

Снижение расходов для обеих сторон соглашения.
Отсутствие жестких законодательных требований.
Присутствие определенной доли риска за счет несовершенства юридической базы, связанной с распределением ответственности.

Использование машины для собственных нужд по доверенности

Доверенность как таковая не является обязательным документом для подтверждения права управлять конкретным автомобилем. Для того, чтобы подтвердить это право, достаточно предоставить страховой полис ОСАГО. При этом, если владельцем автомобиля является компания, ее руководство может предоставлять доверенности для своих сотрудников, позволяющие им управлять автомашинами, числящимися на балансе.

Однако такой метод передачи автомобиля в пользование работнику создает возможность для возникновения неоднозначных ситуаций с точки зрения законодательства. Например, каждая служебная поездка должна быть сопровождена путевым листом и иной документацией. При ее отсутствии каждый водитель может сослаться на личный характер поездки, а доказать обратное будет очень сложно.

Учитывая все вышеперечисленные факторы, доверенность может стать самым комфортным и легким способом разрешить сотруднику пользоваться корпоративным транспортным средством во внерабочее время. Это возможно при условии высокой степени доверия руководства к данному работнику, а также достаточном уровне ответственности его самого, так как законодательно владелец авто не сможет требовать от доверенного лица обеспечивать ремонт, амортизацию и заправку топливом.

Идеальная ситуация, если служебное авто управляется по доверенности учредителем или руководителем предприятия. К примеру, собственное транспортное средство было зачислено на баланс компании, а впоследствии от её имени была выдана доверенность на имя первоначального собственника.

К особенностям оформления пользования автотранспортом предприятия через доверенность относятся:

Высокая доля риска для компании, связанная с отсутствием юридически обоснованной ответственности доверенного сотрудника за сохранность и обеспечение транспортного средства.
Упрощенный правовой регламент передачи авто в пользование без дополнительных документов и условий.
Отсутствие строго регламентированного периода использования автотранспорта.

Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления

С позиции законодательного урегулирования транспортное средство, выполняющее поездку по служебной необходимости, должно сопровождаться оформленным по всем правилам путевым листом, свидетельством о прохождении водителем медосмотра, а также всеми сопутствующими отметками.

Передвижение служебного автотранспорта вне рабочего дня в иных целях, кроме выполнения рабочих обязанностей, законодательством не предусматривается. Если сотрудник будет остановлен инспектором без вышеуказанных документов, предусмотрена ответственность и штрафы, которые составляют до 500 рублей для самого работника и до 1000000 рублей для организации.

Путевые листы оформляются на различные периоды — как на 1 рабочий день или одну поездку, так и на более продолжительные сроки. Например, путевой лист можно выписать на месяц, и в этом не будет никакого нарушения. Если работник будет передвигаться с таким путевым листом даже по внерабочее время, формально претензий к нему не возникнет.

К особенностям предоставления в личное пользование служебных автотранспортных средств можно причислить:

Читайте также: