Может ли работодатель не отдать трудовую книжку при увольнении

Обновлено: 13.05.2024

Трудовая книжка должна выдаваться работнику лично на руки в день увольнения . Но так бывает не всегда. Иногда работник в этот день болеет или находится в отпуске и не может ее получить. А если он не согласен с увольнением, то и вовсе может отказаться забирать трудовую книжку. При этом нанимателю грозит ответственность за задержку ее выдачи . Как в таких ситуациях вернуть документ бывшему работнику?

Что делать, если…

…работника в день увольнения нет на работе

В такой ситуации наниматель в этот же день направляет работнику письменное извещение о необходимости явиться за трудовой книжкой (далее — Извещение). Однако сама книжка не высылается.

Извещение направляется работнику заказным письмом с уведомлением о вручении . Одновременно Извещение можно выслать на электронную почту работника, но не вместо заказного. В Извещении наниматель может уведомить работника, что он вправе получить трудовую книжку по почте, если оформит письменное согласие на это .

Пример формулировки Извещения:

Извещение следует зарегистрировать, например в журнале регистрации исходящих и внутренних документов . Дата направления работнику Извещения будет определяться по почтовому штемпелю.

Если же наниматель направит Извещение позже или не направит вообще, то нарушит законодательство . И не исключено, что впоследствии дату увольнения потребуется изменить на фактическую дату выдачи трудовой книжки, а за время вынужденного прогула необходимо будет выплатить работнику средний заработок .

…работник уклоняется от получения трудовой книжки

В данном случае наниматель должен сделать следующее:

1) оформить акт об отказе работника от получения трудовой книжки (далее — акт).

В акте, полагаем, следует указать:

Ф.И.О. работника;
место, в котором работнику было предложено забрать трудовую книжку, а он отказался;
дату и время, когда это было сделано;
мотивы отказа работника от получения трудовой книжки;
Ф.И.О. присутствующих при этом свидетелей .

Пример формулировки акта:

Желательно, чтобы увольняемый работник расписался в акте. В случае отказа в акте следует сделать отметку об этом;

Наниматель, совершив рассмотренные выше действия, не понесет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки .

Итак, если работник не забрал трудовую книжку в связи с отсутствием на работе в день увольнения либо отказался от ее получения по каким-либо причинам, то наниматель направляет ему Извещение. А во втором случае он составляет еще и акт.

Варианты развития ситуации

Работник согласен на пересылку трудовой книжки

Не позднее следующего дня после получения письменного заявления работника о согласии на пересылку трудовой книжки наниматель должен выслать ее по адресу, указанному в этом заявлении . Если такой день приходится на нерабочий (выходной, праздник), выслать трудовую книжку можно в день получения заявления или первый рабочий день, следующий за нерабочим .

Вид почтового отправления для пересылки трудовой книжки законодателем не определен. Наниматель вправе его выбрать сам. На наш взгляд, лучше всего отдать предпочтение письму с объявленной ценностью, заказному письму с описью вложений и уведомлением о вручении или направлению ускоренной почтой.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) вносится соответствующая отметка . Ее содержание законодательством не определено. Полагаем, это могут быть дата и номер почтовой квитанции.

В связи с этим, по нашему мнению, нанимателю следует сохранять квитанцию о пересылке трудовой книжки, уведомление с отметкой о вручении (об отказе в получении), письменное заявление работника о согласии на пересылку трудовой книжки по почте и др. С помощью их он сможет подтвердить факт отправки трудовой книжки работнику.

Срок хранения данных документов законодательством не установлен. Поэтому наниматель может определить его сам. С учетом того что не полученная работником трудовая книжка хранится у нанимателя в течение двух лет, а затем еще 50 лет в его архиве , желательно и указанные документы хранить столько же лет. При необходимости это поможет нанимателю обосновать нахождение у него трудовой книжки уволившегося работника.

Трудовую книжку хотят получить по доверенности

Законодательство, определяющее порядок выдачи трудовой книжки, не регулирует эту ситуацию. Однако оно и не запрещает получить трудовую книжку по доверенности. По нашему мнению, выдать трудовую книжку по доверенности можно. И вот почему.

Представительство, основанное на доверенности , допускается практически во всех случаях. Законодательство позволяет выдавать зарплату по доверенности . При этом нотариально удостоверять ее не нужно. Доверенность при выдаче трудовой книжки также не требует нотариального удостоверения. Полагаем, что оформить доверенность при выдаче трудовой книжки можно таким же образом, как и при получении зарплаты. Это обосновывается тем, что обе ситуации вытекают из трудовых правоотношений. Кроме того, за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрен такой же размер материальной ответственности нанимателя, как и за задержку расчета на день увольнения . А максимальный размер административной ответственности нанимателя за невыплату зарплаты в установленный срок даже больше, чем за несвоевременную выдачу трудовой книжки .

При выдаче трудовой книжки по доверенности нанимателю следует исходить из полномочий, указанных в ней. Например, в доверенности может быть зафиксировано право представителя не только получить трудовую книжку, но и проставить дату и подпись в книге учета.

Оригинал доверенности (если она носит разовый характер) или ее копию (если, например, в ней содержатся иные полномочия), на наш взгляд, следует сохранить.

А в книге учета — сделать отметку, что трудовая книжка выдана по доверенности, и указать ее номер, дату и Ф.И.О. представителя.

Извещение осталось без ответа либо почта вернула его обратно

Заметим, что причин возврата Извещения может быть несколько. Например, истечение срока хранения на почте, отсутствие адресата.

При возврате Извещения трудовая книжка бывшего работника должна остаться у нанимателя. Хранится она отдельно от трудовых книжек работников, продолжающих работать. Например, в отдельной ячейке, на отдельной полке несгораемого шкафа, сейфа . Наниматель обязан ее хранить в течение двух лет (например, в отделе кадров) . После истечения этого срока трудовая книжка сдается на хранение в архив нанимателя на 50 лет. Затем ее можно уничтожить .

В случае ликвидации нанимателя трудовая книжка вместе с другими документами сдается в территориальный архив .

Итак, если работник не получает трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием на работе или отказом от получения, то наниматель направляет ему Извещение, а во втором случае еще и составляет акт . В зависимости от дальнейших действий бывшего работника наниматель может вернуть трудовую книжку двумя способами: переслать по адресу, указанному в письменном заявлении работника , либо выдать лицу, предъявившему доверенность, удостоверенную в установленном порядке. Если работник бездействует — трудовая книжка хранится у нанимателя.

В начале марта я написала заявление на очередной отпуск с последующим увольнением. Последний день на рабочем месте — 6 марта, затем месяц отпуска, а с 6 апреля я должна была быть свободной. В конце марта в нашем регионе ввели карантин, предприятие не работает, и мне не вернули трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров внесла запись об увольнении в мою трудовую, но отдать книжку раньше 6 апреля отказалась. У меня поэтому есть несколько вопросов:

Когда я должна была получить полный расчет?
Когда мне должны были выдать трудовую книжку?
Как будет оформляться время с 6 апреля по дату, когда мне выдадут трудовую? Должны ли мне оплатить эти дни?

Спасибо за ответ.

Работодатель неправ. Трудовую вы должны были получить еще 6 марта. Тогда же вам должны были выплатить все причитающиеся деньги. Так что карантин здесь ни при чем.

Когда выдают полный расчет и трудовую книжку

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска, он может письменно попросить работодателя предоставить их перед увольнением. Но это правило не действует, если работника увольняют за прогулы, появление на рабочем месте в состоянии опьянения и другие нарушения, указанные в трудовом кодексе.

Когда работник уходит в отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска. Но все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, ведь, когда он закончится, стороны уже не будут связаны обязательствами.

То есть отпускные вам должны были заплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. И если последний рабочий день — 6 марта, отпускные вы должны были получить не позднее 3 марта. А выплатить вам зарплату и премии должны были не позднее 6 марта, поскольку это был ваш последний день на работе.

Если работодатель нарушил сроки выплаты и выдачи документов

За такое нарушение работодатель может понести административную ответственность. А если ваш работодатель уже совершал такие нарушения и его наказывали, повторные штрафы будут выше.

Какое наказание могут назначить за нарушение сроков

Несвоевременно рассчитали	Не выдали трудовую
Должностное лицо	Предупреждение или штраф 10 000—20 000 Р	Предупреждение или штраф 1000—5000 Р
ИП	Предупреждение или штраф 1000—5000 Р	Предупреждение или штраф 1000—5000 Р
Юрлицо	Предупреждение или штраф 30 000—50 000 Р	Предупреждение или штраф 30 000—50 000 Р

Кроме того, если работодатель не перечислил вам зарплату вовремя, он обязан выплатить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ, действующей в это время, от суммы долга за каждый день просрочки.

Допустим, работодатель остался вам должен 20 000 Р и выплатит их 13 мая вместо 6 марта. Неустойка составит 532,67 Р .

С 7 марта по 26 апреля 2020 года ключевая ставка Центробанка составляла 6%, поэтому компенсация за этот 51 день будет равна: 20 000 Р × 6% × 1/150 × 51 день = 408 Р .

С 27 апреля по 13 мая 2020 года ключевая ставка Центробанка составляла 5,5%, поэтому компенсация за эти 17 дней будет равна: 20 000 Р × 5,5% × 1/150 × 17 дней = 124,67 Р .

Если сумеете доказать, что не смогли трудоустроиться и получать зарплату по вине предыдущего работодателя — из-за отсутствия трудовой книжки, — сможете потребовать, чтобы прежняя компания возместила неполученный заработок. Он рассчитывается исходя из среднего заработка на прежнем месте работы за время вынужденного простоя.

Но для этого, скорее всего, придется обратиться в суд и доказывать, что новый работодатель был готов принять вас на работу, но в итоге отказался, потому что у вас не было трудовой книжки. Это долго и в целом непросто. Зато, если сможете доказать, компанию обяжут возместить вам неполученный заработок. Выплата, которая в таких ситуациях полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка на прежнем месте работы.

Например, суд в Московской области счел, что индивидуальный предприниматель, который не выдал вовремя трудовую книжку, должен выплатить уволившемуся исполнительному директору не полученный в связи с этим заработок.

Что и куда писать

Чтобы получить трудовую книжку, выплаты и неустойку, напишите работодателю претензию по шаблону. Если помимо заработной платы компания должна вам и другие суммы, например компенсацию за неиспользованные дни отпуска или начисленные, но невыплаченные премии, возмещение командировочных расходов и прочее, их тоже нужно вписать в претензию.

Мы писали, что должен выплатить работодатель при увольнении. Посмотрите — возможно, вам пригодится эта информация.

За разрешением индивидуального трудового спора вы можете обратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнали или должны были узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

В связи с тем, что вам несвоевременно перечисляли положенные в связи с увольнением выплаты, вы можете обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты этих сумм.

Как на выплаты и расчет влияет карантин

В вашем случае сложности, возникающие в связи с карантином, значения не имеют: все расчеты и выдача документов должны были быть произведены не позднее 6 марта , а в это время в Краснодарском крае карантина еще не было. Его ввели на территории края с 18:00 31 марта 2020 года.

У нас есть совет, как получить максимум денег при увольнении. Посмотрите, может быть, он вам пригодится.

Успехов вам в дальнейшем трудоустройстве!

Если у вас есть вопрос об инвестициях, личных финансах или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Когда трудовая книжка выдается сотруднику при увольнении — в последний рабочий день. Это одна из главных обязанностей работодателя при расторжении трудового договора. Правила оформления, сроки и порядок их передачи строго определены законодательством РФ.

Оформление кадровых документов при увольнении

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении: в ТК РФ установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Но на практике случаются ситуации, когда он ее не может или не хочет забрать. В этих случаях порядок действий работодателя регулируют нормы ТК РФ и других нормативно-правовых актов.

Запись о прекращении отношений между работником и работодателем

Прежде чем отдавать кадровую документацию о стаже на руки работнику, ее следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления книжек о стаже:

записи пронумерованы;
указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

Из правил ведения и хранения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 следует, необходимо ли знакомить сотрудника с трудовой книжкой при увольнении — это обязательно. Сотрудник подписывается под записью, что он с ней ознакомлен. О том, что книжка получена, работник расписывается отдельно.

С 01.09.2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 №320н, которым изменены бланк и порядок ведения и хранения ТК. Документ о стаже и вкладыш стали объемнее, увеличили количество разворотов для внесения сведений о работе. Записи теперь разрешено вносить не только от руки, но и печатным способом и даже с помощью штампа.

Требования о том, через сколько дается расчет и трудовая книжка при увольнении, не изменились, но увеличился срок, в течение которого работодатель выдает бумажную ТК сотруднику, который написал заявление о переводе документации о стаже в электронный формат. На это дается 3 рабочих дня, начиная с даты написания заявления.

Тем работникам, которые перевели данные о стаже в электронный формат, при уходе с работы выдают выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это происходит тоже в последний рабочий день.

Расчет и выдача документов на руки работнику

Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:

ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
справка о сумме заработка за последние два года;
сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.

Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.

В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.

Ответственность организации за нарушение сроков

Если руководство организации забыло, что выдача трудовой книжки при увольнении — это его прямая обязанность, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. В этом случае переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения договора является фактический день выдачи на руки ТК и расчета с остальными бумагами. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. Прежняя запись о дате прекращения действия контракта становится недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.

Когда нужно выдать трудовую книжку

При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:

должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
организации — от 30 до 50 тыс. руб.

Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.

Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Направьте уведомление работнику

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Не получается отдать книжку лично — сразу же готовьте и несите на почту уведомление. Почтовый штамп с датой отправки подтвердит, что сроки вы не пропустили.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Читайте также: