Правила оформления приказа на отпуск в казахстане
Обновлено: 16.06.2024
Отпускной период — один из самых напряженных для кадровиков. Нужно не только вовремя уведомить работников о начале трудового отпуска, но и правильно и своевременно подготовить необходимые документы. Рассмотрим оформление отпусков работников.
График отпусков
Отпускная кампания начинается для нанимателя еще зимой. Это обусловлено тем, что каждый год не позднее 5 января в организации должен быть утвержден график отпусков .
На заметку
Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом.
До утверждения нанимателем график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, но только если это предусмотрено коллективным договором.
При составлении графика нанимателю необходимо:
— учесть мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;
— определить очередность трудовых отпусков в соответствии с нормами законодательства. Ведь некоторые категории работников имеют право на предоставление им отпуска в летнее время либо в другое удобное для них время или определенный период .
В законодательстве нет обязательной формы графика отпусков. Есть только рекомендованная в УСОРД. Ее чаще всего и используют. Вместе с тем наниматель может дополнить рекомендованную форму графика отпусков или разработать свою. Тогда он самостоятельно определяет содержание графика.
Как правило, в графике отпусков указывается месяц, в котором работнику предоставляется отпуск, без даты его начала. Но вместо месяца можно проставить планируемую дату начала отпуска. Также иногда в графике указывают количество дней отпуска каждого работника, приходящееся на каждую часть отпуска, если он делится на части, или же даты начала и окончания каждой части отпуска.
График отпусков необходимо довести до сведения всех работников . Для этого, например, в форму графика можно включить отдельную графу, в которой работники смогут собственноручно проставлять отметки об ознакомлении с ним.
Уведомление работника о начале отпуска
Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска вне зависимости от того, указана в графике конкретная дата начала отпуска или нет. Срок такого уведомления — не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала трудового отпуска . Способ уведомления оставлен на усмотрение нанимателя. На наш взгляд, уведомлять лучше в письменной форме. Тогда при необходимости наниматель сможет доказать, что свою обязанность в этой части он выполнил.
Если в графике указана конкретная дата начала отпуска, то требовать от работника заявление о предоставлении отпуска не стоит. Ведь в данном случае такое заявление, по сути, будет дублировать то, о чем стороны уже договорились.
Если же в графике указан только месяц предоставления отпуска, а дата его начала не определена, то нужно, чтобы работник заблаговременно написал заявление на трудовой отпуск. В заявлении ему следует указать дату начала отпуска. Срок подачи заявления на отпуск законодательством не установлен. На практике работник подает такое заявление, как правило, за две недели до даты начала отпуска. Также целесообразно затребовать от работника соответствующее письменное заявление, если очередной отпуск по его просьбе предоставляется работнику в другое время.
Обратите внимание!
Если трудовой отпуск предоставляется работнику в индивидуальном порядке (не по графику отпусков), о чем работник и наниматель заранее договорились, то нанимателю не надо уведомлять работника о начале отпуска .
Уведомить работника о дате начала отпуска можно следующими способами:
— ознакомить его с приказом, иным распорядительным документом (распоряжением, решением) о предоставлении отпуска или запиской об отпуске под подпись.
Оформление приказа о предоставлении отпуска
Как правило, предоставление трудового отпуска оформляется приказом либо иным распорядительным документом (распоряжением, решением). Указанный документ от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо . Им может быть, например, заместитель директора по кадровой работе.
На заметку
Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.
Приказ о предоставлении отпуска должен быть оформлен в соответствии с требованиями делопроизводства . При составлении приказа можно воспользоваться рекомендованной формой из УСОРД.
В приказе стоит отразить следующие сведения:
— Ф.И.О., должность (профессию) работника, которому предоставляется трудовой отпуск, наименование структурного подразделения, в котором он работает;
— количество предоставляемых календарных дней отпуска;
— указание на составные части трудового отпуска с продолжительностью (например, основной отпуск — 24 календарных дня, дополнительный отпуск за работу по контракту — 5 календарных дней, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня);
— даты нахождения работника в трудовом отпуске;
— рабочий год, за который трудовой отпуск предоставляется.
«О предоставлении трудового
КОРОЛЕВОЙ Наталье Михайловне, юрисконсульту юридического отдела, трудовой отпуск продолжительностью 32 календарных дня с 30.03.2020 по 02.05.2020 включительно за рабочий год с 09.07.2019 по 08.07.2020, в том числе:
основной отпуск — 24 календарных дня;
поощрительный за работу по контракту — 5 календарных дней;
за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня.
После издания приказа о предоставлении трудового отпуска наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.
Оформление записки об отпуске
Помимо приказа предоставление отпуска может быть оформлено запиской об отпуске. Наниматель вправе самостоятельно выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска — приказ либо записку.
Как и приказ, записку об отпуске от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо .
Законодательство содержит примерную форму записки об отпуске. Наниматель вправе, но не должен придерживаться ее. В любом случае в записке об отпуске целесообразно отразить те же сведения, что предлагает к заполнению примерная ее форма. Они аналогичны тем, которые мы рекомендовали для указания в приказе о предоставлении отпуска.
«Круглик Елене Вячеславовне
Мастер, таб. N 23423
1.1. основной отпуск — 24 дня;
1.2. дополнительный отпуск:
в соответствии с абз. 2 п. 3 ч. 1 ст. 261-2 Трудового кодекса Республики Беларусь — 4 дня.
Когда возможна замена трудового отпуска денежной компенсацией, читайте в этой статье.
Отпускные
За все календарные дни трудового отпуска наниматель обязан выплатить работнику средний заработок, так называемые отпускные . Отпускные выплачиваются не позднее чем за два дня до начала отпуска . При этом не имеет значения, какой вид трудового договора заключен с работником. Невыплата отпускных в установленный срок либо выплата их позже является нарушением законодательства о труде. За такое нарушение наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа .
Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы
Три общих правила
Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.
Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)
Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время
К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.
Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?
Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).
Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.
Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков
Составить и утвердить график отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.
Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).
Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:
| Дата утверждения графика отпусков | Не позднее чем за две недели до начала календарного года | ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Оплачиваемый отпуск на основании графика | Планируется и используется фактически полностью | ст. 123, 124 ТК РФ |
| Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней | ст. 125 ТК РФ | |
| Ознакомление с графиком отпусков | С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись | Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 |
Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись
Как можно ознакомить с графиком отпусков:
- Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
- Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.
Известить сотрудника о времени начала отпуска
Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:
- не позднее чем за две недели;
- под роспись.
При этом форма документа может быть любая:
Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.
Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.
Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись
В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).
Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.
Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.
Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?
Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.
Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.
Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику
Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.
Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.
Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.
Выплатить работнику отпускные
В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).
Внести сведения об отпуске в личную карточку работника
После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.
Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.
Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.
Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени
Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска
Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.
Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.
Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Вместо заключения
Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.
Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.
Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику
Читайте также: