Обязанности специалиста паспортно визовой работы

Обновлено: 15.05.2024

Паспортный стол в управляющей организации – подразделение, выполняющее функции посредника между гражданами и УФМС. Должность паспортиста требует внимания и ответственного подхода к работе. Узнайте, какие услуги паспортный стол УО должен предоставлять жителям.

Что такое паспортный стол в УО

По договору управления управляющая организация по заданию собственников берёт на себя обязанность в течение согласованного срока выполнять указанные в нём работы и услуги (ч. 2 ст. 162 ЖК РФ). Выдача справок, ведение регистрационного учёта собственников помещений – обязательное условие договора управления МКД.

Эти обязанности в управляющей организации выполняет паспортный стол – отдельное подразделение, в задачи которого входит регистрация и учёт граждан по месту жительства, снятие с учёта, первичное оформление документов, удостоверяющих личность.

Должность работника, который занимается выполнением таких обязанностей, называется паспортист.

Основные обязанности паспортиста в УК

проверку документов, которые сдают жильцы;
учёт граждан согласно законодательству;
ведение паспортного учёта;
выдачу справок установленной формы;
ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде;
составление отчётности.

Помимо этих обязанностей руководство управляющей организации может возложить на паспортиста и другие функции, связанные с учётом и документацией, например, ведение реестра собственников помещений в МКД.

Особенности работы паспортиста

Основная функция паспортиста управляющей организации – посредничество между жителями и УФМС. Все полученные от граждан документы паспортист передаёт в территориальный отдел УФМС.

Паспортист имеет высокий уровень ответственности перед каждой из сторон. Он должен предоставлять в УФМС достоверные сведения и отвечает за сохранность документов жителей МКД.

. Это основной документ, который утверждает правила регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учёта по месту пребывания и месту жительства в пределах РФ.. Он устанавливает права граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах страны., которая определяет обязанность управляющей организации оказывать собственникам помещений в МКД предусмотренные договором управления работы и услуги.

Управляющая организация может не нанимать в штат паспортиста, а заключить договор с Паспортной службой. В таком случае оплачивать услуги Паспортному столу будет УО, а не каждый собственник в отдельности.

Управляющая организация закладывает эти расходы в тариф на содержание и ремонт общего имущества МКД. Отдельной строкой в квитанции их выставлять нельзя.

Место пребывания и место жительства

Отделения УФМС осуществляют регистрационный учёт граждан через структурные подразделения согласно постановлению Правительства РФ от 17.07.1995 № 713.

Управляющие организации осуществляют первичный приём от граждан документов на регистрацию и снятие с регистрационного учёта по месту пребывания и месту жительства, подготовку и передачу документов в орган регистрационного учёта, а также ведут и хранят поквартирные карточки регистрации по месту жительства.

Местом пребывания считается место, где гражданин проживает временно. Это могут быть гостиницы, санатории, дома отдыха, пансионаты, кемпинги, туристские базы и другие жилые помещения, не являющиеся постоянным местом жительства.

на праве собственности;
по договору найма;
по договору социального найма;
на иных основаниях, предусмотренным законодательством РФ.

Граждане обязаны регистрироваться по месту пребывания и месту жительства в органах регистрационного учёта.

Документ, удостоверяющий личность.
Заявление установленной формы о регистрации по месту пребывания.
Документ, являющийся основанием для временного проживания в указанном жилом помещении – заявление лица, предоставившего гражданину жилое помещение, свидетельство о государственной регистрации права собственности на жилое помещение, решение суда о признании права пользования жилым помещением.
Иной документ, подтверждающий наличие права пользования жилым помещением.

принять заявление гражданина и необходимые для регистрации документы;
проверить комплектность предоставленных документов в присутствии заявителя;
передать в орган регистрационного учёта документы с адресными листками прибытия, составленными в двух экземплярах.

Орган регистрационного учёта рассматривает предоставленные паспортистом документы, проверяет сведения, указанные в них и оформляет регистрацию по месту пребывания. Затем орган УФМС передаёт свидетельство о регистрации по месту пребывания и документы, удостоверяющие личность гражданина, в управляющую организацию или гражданину лично в руки.

Документ, удостоверяющий личность.
Заявление установленной формы о регистрации по месту жительства.
Документ, являющийся основанием для вселения в жилое помещение – заявление лица, предоставившего гражданину жилое помещение, договор, свидетельство о государственной регистрации права собственности на жилое помещение, решение суда о признании права пользования жилым помещением.
Иной документ, подтверждающий право пользования жилым помещением.

Если гражданин снят с регистрационного учёта на предыдущем месте жительства, ему необходимо предоставить адресный листок убытия, выданный органом регистрационного учёта по последнему месту жительства.

гражданин предоставляет в паспортный стол управляющей организации документы, необходимые для регистрации;
в паспортном столе проверяют комплектность предоставленных документов в присутствии заявителя;
паспортист вносит записи в регистрационную и поквартирную карточку, домовую книгу, адресные листки прибытия и формы статистического учёта;
паспортист управляющей организации передаёт документы в орган регистрационного учёта;
орган регистрационного учёта рассматривает документы, проверяет сведения, указанные в заявлении и оформляет регистрацию по месту жительства;
орган государственного учёта передаёт документы в УО или гражданину.

Снятие граждан с регистрационного учёта

Если жилое помещение не является местом жительства гражданина, он считается снятым с регистрационного учёта с момента истечения срока, указанного в заявлении о регистрации по месту пребывания.

Другая ситуация с гостиницами, санаториями, домами отдыха, туристическими базами, пансионатами и кемпингами – гражданин остаётся на учёте до момента выезда. А в медицинских учреждениях гражданина снимают с регистрационного учёта при выписке.

Отметка о снятии гражданина с регистрационного учёта ставится в его паспорте в день поступления документов в орган регистрационного учёта.

Сегодня мы поговорили об основных функциях паспортиста в управляющей организации и некоторых алгоритмах его работы. В следующей статье обсудим, какую ответственность несёт УО за отказ от выдачи жителям необходимых при постановке на регистрационный учёт или снятии с него.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по визовому обеспечению.

1.2 Менеджер по визовому обеспечению относится к категории руководителей.

1.3 Менеджер по визовому обеспечению назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директором туристического агенства.

1.4 Взаимоотношения по должности:

Квалификационные требования менеджера по визовому обеспечению:

географию стран мира;

порядок работы консульско-визовых служб;

порядок оформления и выдачи документов для выезда из Украины и въезда в Украину;

действующий порядок выдачи украинских виз гражданам иностранных государств;

порядок транзитного проезда через территории иностранных государств;

миграционные законодательства Украины и иностранных государств;

законодательство иностранных государств, регулирующее вопросы въезда и выезда из страны;

адреса дипломатических представительств и консульских учреждения Украины за границей;

адреса дипломатических представительств и консульских учреждений иностранных государств на территории Украины;

основы гражданского законодательства;

основы международного законодательства;

основы таможенного законодательства;

иностранный язык (основной клиентуры);

ответственность туристических организаций за нарушен правил въезда, выезда и пребывания находящимися в Украине иностранцами при визовой поддержке таких туристов;

основные концепции и организацию туристской индустрии

основы экономики и ведения бизнеса;

методы и организацию менеджмента в туризме;

стандарты делопроизводства (классификацию документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.);

методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, компьютера;

основы трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

* или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента

Документы, регламентирующие деятельностьменеджера по визовому обеспечению

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав туристического агенства, Приказы и распоряжения директора туристического агенства; Положение о туристическом агенстве, Должностная инструкция менеджера по визовому обеспечению, Правила внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанностименеджера по визовому обеспечению

Менеджер по визовому обеспечению исполняет следующие обязанности:

4.1. Осуществляет взаимодействие с дипломатическими и консульскими учреждениями иностранных государств, Министерством иностранных дел Украины.

4.2. Обеспечивает оформление документов клиентов на получение виз, паспортов, ваучеров и иных аналогичных документов.

4.3. Оформляет расходы по получению въездных виз, обеспечивает их оплату клиентами.

4.4. Обеспечивает оказание клиентам дополнительных услуг, связанных с получением рабочей визы или иного разрешения на работу в иностранном государстве в случае, если их получение требуется в соответствии с законодательством иностранного государства, и гражданин выражает желание, чтобы эти услуги были ему оказаны.

4.5. Доводит до сведения туристов рекомендации Министерства иностранных дел по вопросам пребывания в иностранных государствах при возникновении обстоятельств, серьезно затрудняющие принятие мер по защите граждан Украины и оказание им покровительства со стороны Украины (в т.ч. о нежелательности въезда в конкретное государство).

4.6. Консультирует клиентов по вопросам:

— въезда на территории иностранных государств и выезда;

— по таможенному законодательству стран пребывания;

— безвизового въезда на территорию иностранных государств;

— получения транзитных виз;

— снабжает клиентов информационными материалами, памятками по порядку действия при возникновении непредвиденных ситуаций во время пребывания на территории иностранного государства;

— координирует получение клиентами соответствующих страховых полисов предусмотренных украинским законодательством или законодательством иностранных государств;

4.7. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

4.8. Ведет установленную документацию и подготавливает отчетность в установленные сроки.

Менеджер по визовому обеспечению имеет право:

5.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя организации.

5.2. Распоряжаться вверенными ему имуществом и средствами с соблюдением требований, определенных законодательными и нормативными правовыми актами, Уставом организации.

5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4. Инициировать и проводить совещания по организационным и финансово-экономическим вопросам.

5.5. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

5.6. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

5.7. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

5.8. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую дисциплину.

5.9. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

5.10. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Ответственностьменеджера по визовому обеспечению

Менеджер по визовому обеспечению несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

Условия работы менеджера по визовому обеспечению

7.1. Режим работы менеджера по визовому обеспечению определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в туристическом агенстве.

7.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по визовому обеспечению может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

7.3. Для решения оперативных вопросов менеджера по визовому обеспечению может выделяться служебный автотранспорт.

Условия оплаты труда менеджера по визовому обеспечению определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у туристического агенства, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом директора туристического агенства.

СОГЛАСОВАНО:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ВИЗОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Скачано: 65

5. Критерии оценки деятельности Критериями оценки деятельности Менеджера по визовому обеспечению являются: 5.1.Достижение целевых показателей 5.2.Выполнение плана по оформлению виз (сроки и количество). 5.3.Отсутствие обоснованных претензий со стороны клиентов. 5.4.Аккуратность, своевременность и точность оформления отчетной и рабочей документации. 5.5.Отсутствие обоснованных претензий со стороны консульских учреждений посольств стран направления и структурных подразделений Компании. 6. Заключительные положения 6.1.Данная Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Компании, другой — у работника. 6.2.Обязанности, ответственность и права Менеджера по визовому обеспечению могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, функций и задач Компании. 6.3.Изменения и дополнения в данную Должностную инструкцию вносятся по приказу генерального директора Компании с ознакомлением работника не менее чем за два календарных месяца под личную роспись. Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.201_г. С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.20__г.

Как записаться на прием

Самый простой способ записаться в ВЦ — сделать это через официальный сайт визового центра Италии в Москве. Документацию на получение разрешения можно передавать за полгода до вылета, но не позже, чем за 15 суток. Исключение делается только морякам, для которых максимальный срок подачи документов увеличен до девяти месяцев.

Алгоритм действий следующий:

После выполнения предварительных шагов жмите на ссылку Далее и перейдите на следующую страницу. Здесь ознакомьтесь с приведенной информацией и переходите к следующему этапу. Далее пройдите следующие шаги:

Установите день начала и завершения разрешения.
Пропишите имя человека, который претендует на получение визы.
Введите сведения российского и заграничного паспорта для этого пользователя.
Укажите телефонный номер и почту.
Дождитесь поступления письма на указанный ящик.
Перейдите по ссылке и продолжите запись в ВЦ Италии с учетом инструкции сервиса.

Напечатайте письмо и заявку-анкету, а после возьмите их с собой при посещении ВЦ. Планируйте график таким образом, чтобы прийти в срок. В случае опоздания, процедуру записи придется проходить заново.

В нижней части страницы предусмотрена форма для ВИП-услуг в отделениях возле станций метрополитена Киевская и Октябрьская. В ней указываются следующие сведения:

имя;
телефонный номер;
электронная почта.

После ввода данных жмите на ссылку Заказать и дождитесь письма на e-mail. Обработка таких заявок проводится в период с 9 утра до 18 вечера в рабочие часы с ПН по ПТ.

К основным задачам паспортного стола в УК относят регистрацию и учет граждан по месту жительства, снятие с учета, первичное оформление документов, удостоверяющих личность.

Работник паспортного стола, который непосредственно занимается оформлением всех видов документов, называется паспортистом.

Мы рассмотрим основные права и обязанности этого сотрудника согласно должностной инструкции, а также расскажем, можно ли работать паспортистом не имея специального образования и опыта работы.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно !

Как организован паспортный стол в УК ЖКХ?

Паспортный стол, по сути, такой же отдел в структуре УК, как и любой другой — с такой же формой организации, иерархией отдела. Возглавляет стол начальник, если объем работы большой, то в отделе есть заместитель, обязательно старший специалист, рядовые специалисты.

Важно! Паспортный стол имеет двойное подчинение. В организационной части, в формировании и выдаче справочных материалов, отдел подчиняется УК. В части, связанной непосредственно с учетом граждан, а так же в подготовке документов удостоверяющих личность — ГУВМ МВД.

Деятельность паспортного стола управляющей компании ЖКХ регулируется действующими законами, а именно — ФЗ №5242-1 от 25.06.1993г., Постановлениями Правительства №713 от 17.07.1995г., ПП №885 от 11.11.2010 г., ЖК РФ.

Услуги паспортиста управляющей компании

Жильцы многоквартирного дома могут обратиться в паспортный стол при управляющей компании и получить следующие услуги:

Должностная инструкция паспортиста

В каждой организации существует должностная инструкция. Она определяет основные требования к специалисту, в нашем случае, паспортисту, и его права, обязанности в работе, ответственность.

Законодательством определены только общие положения, которых должны придерживаться руководители организаций при составлении должностных инструкций, в том числе управляющий и директор. Ведь именно от них зависит штатное расписание.

В частности определено, что паспортист подчиняется начальнику отдела, паспортного стола или другому руководителю УК. Подчиненность определяется организационной структурой организации.

Требования

Требования к паспортисту в управляющей компании:

знание законодательства в части актов, инструкций, положений, других нормативных документов, правил регистрации, учета граждан;
паспортист обязан знать делопроизводство, стандарты организационной и распорядительной документации, унифицированную систему обращения этой документации;
паспортист обязан знать, как должна контролироваться подготовка справочных материалов;
умение работать с компьютером;
знание ТК, правил внутреннего распорядка, охраны труда, а так же основ пожарной безопасности.

Справка! Наличие специального образования не является обязательным условием при приеме на должность паспортиста. То же относится и к стажу работы в данной должности.

При этом, руководство УК имеет право выставлять свои требования к образованию паспортиста.

Обязанности

Надо отметить, что обязанности, возлагаемые на паспортиста, имеют высокое социальное значение. За его ошибкой порою может последовать беда в судьбе отдельного гражданина. Поэтому крайне важно, чтобы к исполнению своих обязанностей паспортист относился ответственно.

К основным обязанностям этого сотрудника УК относят:

Проверка всех документов, включая паспорта, которые сдаются на регистрацию.
Учет граждан должен осуществляться только в установленном законом порядке.
Справки должны составляться только по установленной форме и в установленном порядке.
Паспортист должен вести паспортный учет, используя компьютер.
Использовать в своей работе картотеку в бумажном и электронном виде.
Должны быть приняты меры для сохранения картотеки, ее достоверности.
Постоянно должна проводиться сверка данных, содержащихся в картотеке.
Паспортист обязан контролировать паспортный режим.
Отчетность должна вестись в установленном порядке.

Помимо вышеизложенных, на паспортиста могут быть возложены и другие обязанности в УК, связанные учетом граждан по месту жительства.

Права

Паспортист, как и любой служащий, имеет право на все социальные гарантии, предусмотренные законодательством.

Также, паспортист обладает следующими правами:

предлагать изменения, улучшения, ведущие к совершенствованию своей деятельности;
при исполнении своих обязанностей он может требовать от руководства содействия;
может затребовать любые документы, любую необходимую ему в процессе работы информацию;
повышать квалификацию.

Как и любой сотрудник, паспортист может требовать соблюдения всех прав, предоставленных ему ТК РФ и Конституцией.

Ответственность и штрафы

Внимание! За выполненную некачественно или невыполненную работу, несоблюдение требований нормативных документов, нарушение правил внутреннего трудового распорядка паспортист несёт ответственность. Это регулируется прежде всего должностными инструкциями и Трудовым кодексом Российской Федерации.

В частности, за нарушение или неисполнение должностных обязанностей к паспортисту применяется статья 192 ТК РФ.

Также паспортисты не имеют право брать деньги за выдачу справок и выписок или отказывать в предоставлении информации. По статье 5.39 Кодекса об административных правонарушениях РФ за это грозит административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Специфика работы

По роду своей деятельности, паспортист является посредником между гражданами и ГУВМ МВД. Иначе говоря, он получает документы от граждан и передает их в территориальное УВМ МВД. Надо отметить, что основной особенностью работы паспортиста является высокий уровень ответственности перед каждой из сторон.

Паспортистом может быть любой человек, который знаком с основами документоведения, правилами учета граждан и оформлением справочного материала, а так же с законодательством и работой с компьютерной техникой.

Соответствующее образование и стаж работы в данной должности играют хоть и первоочередную роль, но не являются обязательным требованием к человеку, претендующему на должность паспортиста.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Должностная инструкция менеджера по визовому обеспечению

1.2 Менеджер по визовому обеспечению относится к категории руководителей.

1.4 Взаимоотношения по должности:

Директора туристического агенства

Лицо, назначенное директором туристического агенства

Высшее профессиональное (по специальности менеджмент

стаж работы на руководящих должностях в туристской индустрии не менее 2 лет.

географию стран мира;

порядок работы консульско-визовых служб;

порядок оформления и выдачи документов для выезда из Украины и въезда в Украину;

действующий порядок выдачи украинских виз гражданам иностранных государств;

порядок транзитного проезда через территории иностранных государств;

миграционные законодательства Украины и иностранных государств;

законодательство иностранных государств, регулирующее вопросы въезда и выезда из страны;

адреса дипломатических представительств и консульских учреждения Украины за границей;

основы гражданского законодательства;

основы международного законодательства;

основы таможенного законодательства;

иностранный язык (основной клиентуры);

основные концепции и организацию туристской индустрии

основы экономики и ведения бизнеса;

методы и организацию менеджмента в туризме;

основы трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

* или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента

Документы, регламентирующие деятельностьменеджера по визовому обеспечению

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Должностные обязанностименеджера по визовому обеспечению

Менеджер по визовому обеспечению исполняет следующие обязанности:

4.3. Оформляет расходы по получению въездных виз, обеспечивает их оплату клиентами.

4.6. Консультирует клиентов по вопросам:

— въезда на территории иностранных государств и выезда;

— по таможенному законодательству стран пребывания;

— безвизового въезда на территорию иностранных государств;

— получения транзитных виз;

4.7. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

4.8. Ведет установленную документацию и подготавливает отчетность в установленные сроки.

Менеджер по визовому обеспечению имеет право:

5.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя организации.

5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4. Инициировать и проводить совещания по организационным и финансово-экономическим вопросам.

5.5. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

5.6. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

5.9. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

Менеджер по визовому обеспечению несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

Условия работы менеджера по визовому обеспечению

9 Заключительные положения

Читайте также: