Назначение корпоративной системы это обеспечение сотрудников инструментами для работы

Обновлено: 01.05.2024

Вопрос №9 Корпоративная информационная система – это.

автоматизированная система управления

гипертекстовая база данных

внутренняя корпоративная сеть

Вопрос №10 URL-адрес содержит информацию о …

Вопрос №11 Системы поддержки принятия решений решают …

смешанные типы задач +

хорошо структурируемые задачи

слабо структурируемые задачи +

Вопрос №12 Маршрут движения показывает.

типы обрабатываемых документов

Вопрос №13 Участники видеоконференции.

совместно работают с документами +

слышат только докладчика

видят только докладчика

Вопрос №14 Виртуальное рабочее место – это.

рабочее место, найденное по сети +

рабочее место на виртуальном предприятии

работа на дому по кратковременному

автоматизированное рабочее место +

Вопрос №15 Технология массовой адаптации к требованиям заказчика означает.

внедрение электронных денег

выполнение промышленностью индивидуальных

включение в план предприятия запросов

Вопрос №16 Визуальный контроль документов – это …

способ проверки данных +

специальный программный контроль

метод защиты данных

контроль с помощью видеосредств

Вопрос №17 При автоматизации деятельности предприятия видеоконференция обеспечивает.

общение сотрудников между собой +

совместную обработку данных +

работу с приложениями

доступ к секретной информации

Вопрос №18 Общее программное обеспечение – это

совокупность универсальных пакетов

Word, Excel, Microsoft Office

операционные системы, системы программирования,

программы технического обслуживания +

совокупность приложений для обработки

Вопрос №19 Контроль данных выполняется на …

этапе подготовки данных к выводу

Вопрос №20 Видеоконференцию можно проводить …

любым составом участников

не ограничивая ее продолжительность +

в установленное время

Вопрос №21 В процессе погружения в информационное хранилище данные

преобразуются из разных типов данных предметных

приложений в единую структуру хранения +

очищаются от ненужной для анализа

защите от копирования

организационным методом защиты +

защите от несанкционированного доступа +

Вопрос №23 Трафик сети – это …

система управления сетью

Вопрос №24 Мейнфрейм – это …

система управления базой данных

Вопрос №25 Назначение корпоративной системы – это …

поддержка принятия решений +

поддержание гипертекстовых баз данных

автоматизация внутренних задач управления +

обеспечение сотрудников инструментами

Вопрос №26 В системах управления документами используются для хранения.

иерархические базы данных

реляционные базы данных

многослойные базы данных

Вопрос №27 Маршрут движения документов содержит.

логику передачу документа от одного исполнителя

список баз данных

список обслуживаемых приложений

навигация по приложению

Вопрос №29 Интранет – это …

гипертекстовая база данных

внутренняя корпоративная сеть +

Вопрос №30 Программные средства контроля закладываются на стадии.

Вопрос №31 Витрины данных содержат.

ответы на все вопросы

локальные базы данных +

данные других предприятий

Вопрос №32 Унифицированные действия одинаковы

в любом приложении

системах принятия решений

системах управления базами данных +

Вопрос №33 Предметные технологии функциональных подсистем решают

любые экономические задачи

экономические задачи конкретной предметной

Вопрос №34 Слоем в базе данных могут служить …

сведения об одном объекте

информация об объектах +

только объекты на местности

аналитическая информация об объекте

Вопрос №35 Интеграция системы управления документами с приложениями

посредством доступа к информационному

посредством запросов к приложениям

заменой операций с файлами приложений

насоответствующие системные операции +

Вопрос №36 Навигация по приложению позволяет

выполнение команд операционной системы +

выполнение унифицированного действия

движение по любому пути приложения

переход к другому приложению

Вопрос №37 Word – это

средство подготовки презентаций

Вопрос №38 Моделирование деятельности сотрудника в электронном

организация групповой работы

формализованное описание его деятельности +

Вопрос №39 Знания отличаются от информации …

связью с человеческим фактором +

Вопрос №40 Ключ – это

группа полей в записи +

Вопрос №41 Режим on-line означает

Вопрос №42 Для изменения электронного документа в системе управления

имя информационного хранилища

идентификатор электронного документа

имя базы данных

Вопрос №43 Сложность принятия решения обуславливается …

только неполнотой знаний о решаемой проблеме

точностью ошибками в выборе приоритетов

непониманием путей достижения целей +

множеством противоречивых требований +

Вопрос №44 Платформа сервера баз данных – это …

операционная система клиента +

сетевая операционная система

совокупность баз данных

Вопрос №45 Система массового ввода бумажных документов предусматривает ввод документов …

из информационных хранилищ

Вопрос №46 Автоматизированное рабочее место – это

рабочее место консультанта по предметным

приложениям и автоматизации предприятия

компьютер, оснащенный предметными приложениями

и установленный на рабочем месте +

Вопрос №47 Записи соответствует…

строка электронной таблицы +

одно поле в документе +

Вопрос №48 Аутентификация – это …

подтверждение подлинности электронной

Вопрос №49 Front Page – это средство

системного управления базой данных

сетевой передачи данных

информатизация и глобализация

информация и глобализация

информатизация и математика +

информация и автоматизация

Вопрос №51 Система электронного документооборота обеспечивает.

управление электронными документами +

автоматизацию деловых процессов +

пятен и шероховатостей +

пересечения букв с элементами форм

Вопрос №53 Средства поиска в интернет – это …

Вопрос №54 Числовые данные можно обработать посредством таких

информационных технологий, как

системы управления базами данных +

Вопрос №55 Системы оптического распознавания работают с.

Вопрос №56 Управление знаниями позволяет.

преобразовать знания в новые по форме

преобразовать скрытые в информации

передавать подсказку для принятия решений +

Вопрос №57 Многомерный просмотр данных основан на …

многомерной базе данных

Вопрос №58 Результатом поиска в интернет является …

Вопрос №59 Принятие решений заключается в …

анализе последствий выбранного решения +

прогнозировании бизнес показателей

выработке возможных альтернатив решения +

Вопрос №60 Системы групповой работы предназначены для …

отделов, работающих над одним и тем же проектом +

всех работников корпорации

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Мы уже привыкли к тому, что незаметно разнообразные чаты в мессенджерах стали незаменимой частью нашей бизнес-среды, удобным и оперативным средством коммуникации. Но многие вопросы использования этих инструментов никак не урегулированы на законодательном уровне, а также чаще всего они не прописаны и в локальных нормативных актах компаний. А там, где существует неопределенность, всегда высоки риски споров и неприятностей. На сегодняшний день судебной практики, которая каким-либо образом была бы связана с вопросами использования мобильных мессенджеров, пока нет, но ее появление – дело ближайшего обозримого будущего.

Использование корпоративного чата стало одним из относительно новых средств внутренней коммуникации в компаниях. Разберемся с некоторыми вопросами, связанными с его созданием и использованием.

Чат может быть создан "стихийно" и неофициально (например, у нас есть такой для партнеров), группой сотрудников для оперативного обсуждения или согласования текущих вопросов и, скорее всего, такой чат не требует специального регулирования. Другое дело, когда компания планирует использовать чат как инструмент делового оборота, как часть корпоративной культуры, которая может определяться правилами внутреннего трудового распорядка.

В этом случае нужно продумать целый ряд вопросов. Прежде всего: кому поручить создание чата, как не потерять права доступа и администрирования с увольнением сотрудника и т. п. Создание чата для сотрудников может быть отнесено к функциям как специально нанятого для целей технического обеспечения работника (системного администратора), так и иного сотрудника, у которого есть достаточный уровень знаний в технической сфере. Ключевым здесь является то, к функционалу какого сотрудника создание подобного чата отнесено в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией, внутренними актами работодателя. При этом, поскольку в ходе использования мессенджеров могут возникнуть технические проблемы и неполадки, то следует учитывать, что специалист, компетентный в сфере технологий, понадобится не только на этапе создания чата, но и в дальнейшем. Поэтому в вышеупомянутых документах, регламентирующих обязанности ответственного работника, имеет смысл указать на обязанность не просто создать чат, но и поддерживать его работоспособность.

Идеальной с точки зрения структурированности использования IT-ресурсов в компании является ситуация, когда работодатель разработал специальное положение, регламентирующее данный вопрос (например, Положение о надлежащем использовании IT-ресурсов). В нем можно предусмотреть правила использования корпоративной почты, внутренней сети компании, осуществление мониторинга использования, ответственность работников за ненадлежащее использование корпоративных устройств и информации, полученной в ходе исполнения служебных обязанностей. Положение внесет ясность во многие не урегулированные законом вопросы, что будет способствовать четкому пониманию сотрудниками, что именно от них требуется. Например, в превентивных целях в разделе об ответственности можно указать, что нарушение данного локального акта расценивается как грубое нарушение работником своих обязанностей и может повлечь привлечение к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения в порядке, предусмотренном ТК РФ (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ). Кроме того, работодателю следует как можно более четко и внятно сформулировать, как сотрудники должны взаимодействовать с IT-ресурсами, в том числе, чатом, а работники, в свою очередь, должны внимательно ознакомиться с возлагаемыми на них обязанностями при использовании ресурсов (в том числе, с точки зрения временных параметров использования). Вариативность правил зависит исключительно от специфики бизнеса и необходимого уровня системы безопасности компании. Иногда достаточно обязать сотрудников использовать пароль на телефоне для защиты информации от третьих лиц и отключить в настройках приложения появление всплывающих текстовых уведомлений. Но бывают случаи, когда бизнес требует введения достаточно жестких правил пользования корпоративными девайсами и сетями. Так, в одной компании категорически запрещалось выносить из офиса персональные компьютеры, система безопасности предусматривала, что в случае несанкционированного вторжения все компьютеры блокируются и "вскрыть" их третьим лицам практически невозможно. В других компаниях, пользование корпоративными сетями вне работы не позволяется в принципе, то есть работа может выполняться только в рабочее время и из офиса. Вопросы использования чата в таких компаниях, если и будут допустимы, то точно будут строго упорядочены.

Также с безопасностью связана и процедура увольнения сотрудника. Я рекомендую включать в соответствующее Положение правило отключения увольняемого сотрудника от IT-систем, в частности, такому сотруднику должен быть удален аккаунт и закрыт доступ к корпоративной почте, серверу и служебным социальным сетям, включая, чаты и т. п. Каждый работник должен быть ознакомлен с таким локальным нормативным актом под подпись.

Думается, что если работодатель решил использовать в повседневной деятельности компании корпоративный чат, то предполагается, что сотрудники обладают устройствами, способными его поддерживать. Но что делать, если корпоративный девайс не выдается, а компания требует использовать личный аппарат, например, телефон в рабочих целях? Здесь возникает несколько вопросов: кто несет расходы по связи? Что происходит с конфиденциальностью и безопасностью? Конечно, если телефон нужен лишь для поддержания обычной связи с сотрудником, то особенных вопросов быть не должно. А вот если телефон нужен для осуществления сотрудником своих должностных обязанностей, например, он должен общаться с клиентами, то ситуация совершенно иная. Ответственный работодатель вряд ли допустит, что сотрудник использует для работы свой личный девайс. Работодатель, который дорожит собственной репутацией, должен позаботиться о специальных средствах защиты от взлома, – а они, как правило, отсутствуют на личных устройствах работника. Кроме того, компания вправе проверять состояние корпоративных девайсов, в том числе с точки зрения безопасности, и значит, имеет право на доступ к информации, которая находится в этих девайсах. К личным устройствам такого доступа компания не имеет и, соответственно, в случае, например, утечки информации третьим лицам, проверить правомерность действий сотрудника будет невозможно.

Что касается работника, то ему следует выяснять при приеме на работу, существует ли в рамках трудового договора, его должностной инструкции или локального акта, устанавливающего порядок использования корпоративного чата, обязанность использовать личный телефон в рабочих целях. Если работник принял на себя такое обязательство, то он, по крайней мере, вправе требовать выплаты компенсации за использование своего устройства от работодателя (ст. 188 ТК РФ). Если такая обязанность нигде не установлена, то работник не обязан использовать личное имущество, поскольку иное означало бы вмешательство в реализацию работником права собственности и в частную сферу работника, особенно в ситуациях, когда работодатель имеет техническую возможность доступа ко всем чатам работника на его личном телефоне, а не только к корпоративному чату в рамках одного приложения.

Если же работодатель обязывает сотрудника не просто использовать, а специально приобрести, например, смартфон для корпоративных целей, то с моей точки зрения, это противозаконно. В такой ситуации работнику следует ссылаться на то, что приобретение имущества для выполнения трудовой функции должно быть добровольно принятым обязательством в рамках все тех же внутренних актов работодателя или трудового договора. В отсутствие такого добровольно принятого на себя работником обязательства обеспечивать работников оборудованием, инструментами и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей, обязан работодатель (ст. 22 ТК РФ).

П очти каждое предприятие имеет службу безопасности, но мало кто понимает, какие задачи перед ней необходимо ставить. Выработанная стратегия защиты и работа на опережение помогают более эффективно отражать внешние и внутренние угрозы.

Угрозы

Задачи, которые ставятся руководством компании в сфере безопасности, связываются с объектами защиты, а не с общим пониманием рисков, характерных для поверхностного подхода к разработке стратегии. При этом любые новые организационные меры, направленные на повышение уровня защиты, встречают неприятие сотрудников и менеджмента, рассматривающих их как ненужные ограничения и помехи в течении бизнес-процессов.

Крупные компании давно выстроили комплексную систему безопасности на всех уровнях – от информационного до экономического.

Небольшие ограничиваются минимумом усилий, неся при этом существенные убытки. Общая система рисков выглядит так:

1. Риски бизнеса. Это угроза репутации, черный пиар с точки зрения внешних взаимодействий или инвестиции, новые разработки, которые могут быть неуспешными с точки зрения внутренних задач.

2. Информационные риски. Это утечки информации, угроза ее целостности, подмена, затрудненный доступ к данным, сервисам и приложениям.

3. Риски персонала. Это текучка кадров, переманивание ценных сотрудников конкурентами, задача по охране труда, снижению травматизма и заболеваемости на рабочих местах с тяжелыми и вредными условиями труда.

4. Инфраструктурные риски. Это поломка или выход из строя оборудования, аварии, проблемы на опасных производственных объектах, загрязнение природной среды выбросами предприятия.

5. Финансовые риски. Это кражи, ущерб, убытки, штрафы, проигрыши в судах.

С этими проблемами сталкивается каждая компания. Опираясь на их понимание, вырабатывается схема компонентов корпоративной безопасности:

Как выстроить систему корпоративной безопасности

Помимо службы безопасности, комплексные задачи защиты предприятия от внутренних и внешних угроз решает высший и средний менеджмент, финансовая дирекция, служба внутреннего контроля, КРУ, юридическое подразделение, службы персонала и ИТ. Возникает необходимость выстраивания их эффективного взаимодействия.

Требуется выработать механизм борьбы с угрозами, состоящий из этапов:

1. Обнаружение. Сотрудники предприятия должны выработать механизм обнаружения угрозы таким образом, чтобы не возникло ложных срабатываний. Так, для ИТ-специалиста решением задачи станет настройка системы мониторинга ИТ-инфраструктуры, оповещающая о вторжениях, для внутреннего аудита – отклонение в результатах финансово-хозяйственной деятельности, отличающееся от обычных значений сезонных или иных колебаний. Например, когда пик продаж сельхозтоплива приходится не на начало посевной кампании, а на ее середину, возникает ситуация, в которой отклонение выглядит неестественным.

2. Анализ. Сотрудник должен предвидеть возможность угрозы, оценивать масштаб, находить источники и меры реагирования своими силами или с привлечением причастных подразделений.

3. Противостояние. Для каждого типа угроз должна быть разработана собственная политика или инструкция, позволяющая быстро принять меры самостоятельно, выбрать подходящее из дерева решений.

4. Регламентация. Все этапы работы с угрозами внутренней безопасности предприятия должны быть регламентированы в четких инструкциях, принятых на уровне руководства компании.

Все эти задачи не должны становиться самоцелью. Выявление угроз и реакция на них не могут быть основными задачами подразделений, чья деятельность связана с иными бизнес-процессами.

Основные проблемы

При выстраивании системы внутренней безопасности необходимо понимать сложности, мешающие сделать ее эффективной:

Отсутствие понимания реальности угрозы. Компания не осознает опасности, даже когда ее активы уже заинтересовали хакеров, конкурентов или рейдеров.
Низкий уровень подготовки специалистов. Профессионала в сфере корпоративной безопасности невозможно подготовить на курсах, ему требуется длительная практическая школа. Но чем больше трудовой стаж специалиста, тем менее доступны по цене его услуги небольшим компаниям.
Стремление к экономии. Если оно проявляется в сфере безопасности, убытки могут стать существенно большими, чем возможные издержки.
Корпоративная культура. Организации со свободным и неформальным стилем общения, проектным типом работы часто боятся растерять ценный персонал, вводя дополнительные ограничения.

Невозможно найти эффективное решение в каждой ситуации, все зависит от типа угроз и руководства, на чьи плечи ложится груз принятия решения.

Задачи СБ и принципы ее работы

Тип предприятия определяет функции службы безопасности, созданной из профессионалов, ранее работавших в этой сфере, но основные ее задачи не изменяются в зависимости от структуры организации:

обеспечение информационной безопасности на всех уровнях, установление и поддержание режима коммерческой тайны;
защита компании в конкурентной борьбе;
обеспечение устойчивости работы компании и стабильности бизнес-процессов;
работа с кадрами;
проверка добросовестности клиентов и партнеров;
взаимодействие с государственными органами;
обеспечение сохранности финансов.

Решение этих задач основывается на следовании общим принципам работы с рисками подразделений, не только решающих проблемы безопасности, но и занятых исключительно вопросами бизнеса. Необходимо:

Профессиональная работа с рисками, построенная на единой стратегии, системности, использовании современных программных средств, поможет защитить компанию от большинства из них и увеличить ее конкурентоспособность.

В одной из прошлых публикаций мы уже рассказали про виды Проектных офисов, цели создания и функции этой структуры. Продолжаем развивать тему и остановимся на том, какие ключевые роли используются в ПрОф и их функционале, и как построить эффективный Проектный офис.

Состав корпоративного Проектного офиса

Состав корпоративного Проектного офиса зависит от нескольких факторов: целей создания ПрОф, выполняемых им функций, существующей инфраструктуры компании, количества проектов в портфеле, управленческой зрелости компании и многих других. Мы рассмотрим возможный состав исходя из уникальных компетенций, которые могут потребоваться этому подразделению. Итак, какие уникальные компетенции могут быть полезны именно сотрудникам ПрОф:

Коммуникации – способность договариваться о правилах, выявлять ключевую информацию, формулировать итоги совещаний и т.п.;
Анализ и расчеты – способность рассчитывать экономическую целесообразность проектов или решений в проектах, рассчитывать доходность компании, выявлять требуемые статьи затрат или дохода;
Документирование – способность создания понятных и полных документов для сотрудников и руководства (регламенты, методики, шаблоны и формы);
Настройка ИСУП – способность настраивать существующие ИТ-инструменты под потребности процессов проектного управления, в том числе отчеты, представления и дашборды, реквизиты и справочники, печатные формы и другое;
Взаимодействие с топ-менеджментом – способность презентовать результаты работы по портфелю (достижение результатов проектов, исполнение финансового плана, достижение проектных целей, использование ресурсов и прочее) на высшем уровне.

Исходя из представленных компетенций для ПрОф важно выделить несколько ключевых ролей:

Руководитель проектного офиса (Проектный директор)
Методолог
Администратор проектов/программ
Администратор ИСУП

Другие роли:

Тренер
Менеджер по ресурсам
Координатор программ
Координатор портфеля
Аналитик

Роль: руководитель Проектного офиса (Проектный директор)

Руководитель такого подразделения как ПрОф, исходя из структуры подчинения, сам должен являться топ-менеджером или близким к нему по должности. Важно найти человека, способного не только организовать работу этого подразделения, но и на равных взаимодействовать с руководством компании, защищать интересы стратегии на уровне топ-менеджмента.

Как правило, функциями этой роли являются:

Контроль соответствия проектов целям организации;
Контроль процессов управления портфелем и программами;
Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;
Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;
Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;
Контроль сроков и качества ключевых проектов;
Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;
Организация работы ПрОф.

Роль: методолог Проектного офиса

Это необычайно важная роль. На эту должность должен быть назначен сотрудник с высоким уровнем экспертности в проектном управлении. Как правило, для выполнения функций методолога требуется сертификация на основе используемого стандарта или, если стандарт еще не выбран, одного из крупнейших стандартов. Именно методолог будет определять инструменты управления системой, и от его работы зависит, насколько они приживутся в организации, насколько эффективно их можно будет использовать, какую пользу они смогут принести. Очевидно, что как минимум половина успеха работы правила зависит от содержания этого правила. Поэтому работа методолога является ядром ПрОф и всего проектного управления.

Основные функции методолога:

Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;
Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;
Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;
Разработка корпоративной системы отчетности;
Выполнение аудитов проектов;
Внутреннее обучение и сертификация.

Нельзя не заметить, что на роль методолога должен быть назначен человек с практическим опытом как руководства проектами, так и внедрения систем проектного управления. Назначение даже очень дорогого специалиста с множеством регалий может загубить построение проектного управления, если предлагаемые методы будут несовместимы с жизнью компании, если автор методик не будет представлять живого процесса управления, проблем команд, задач руководителя.

Возможно совмещение в этой роли опытного внешнего консультанта и внутреннего сотрудника, так как для многих компаний проблематично подыскать человека с нужными компетенциями. В этом случае внешний консультант обеспечит нужный уровень экспертизы, а внутренний сотрудник не позволит использовать методы, не совместимые с культурой компании.

Роль: администратор проектов/программ

Для многих проектных офисов полезно иметь в своем составе сотрудников, которые смогут профессионально обеспечить процессы проектного управления. Особенно это важно для выполнения крупных проектов и программ, где у руководителя проекта попросту не остается на это времени. Также эта роль полезна в начале внедрения КСУП, когда важно не задавить еще слабых руководителей проектов требованиями к соблюдению внутренней методологии, а показать инструменты управления, их выгоды и наладить рост корпоративной культуры. В этих случаях необходимы такие сотрудники, как администратор проектов и программ, важнейшей компетенцией которых являются коммуникации. Ведь непосредственно через коммуникации с руководителем, Заказчиком, участниками команды проекта администратор доносит проектную культуру, прививает ее, обосновывает ее значимость и эффект.

Основные функции администратора проектов/программ:

Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур;
Соблюдение корпоративной методологии (консультации руководителя) при выполнении отдельного проекта;
Организация регулярных обязательных коммуникаций (с Заказчиком, командой, поставщиками и т.п.) и подготовка для этого необходимой отчетности;
Поддержка документооборота;
Актуализация базы знаний.

Роль: администратор информационной системы управления проектами (ИСУП)

ИСУП является довольно важной частью корпоративной системы управления проектами. Поэтому очень важно, чтобы работа с ИСУП была удобной, гибкой и понятной. Как правило, ИТ-решениями, их настройкой, поддержкой и обучением в организации занимается выделенное подразделение (например, ИТ-отдел), но в случае ИСУП важно обеспечить наиболее быстрое реагирование на вопросы пользователей непосредственно из ПрОф. ИТ-подразделение, наверняка, не уступит (и не должно) функции по обеспечению безопасности данных, обеспечение бесперебойной работы программного продукта. Но что касается настройки и обучения – тут важно оставить эти функции внутри ПрОф. Особенно на старте внедрения КСУП необходимо, чтобы в организации был сотрудник, свободный от другой нагрузки, способный быстро и качественно найти и представить в нужном виде информацию из системы, организовать выгрузку нужных данных, настроить регулярный отчет, справочник и т.п. Все участники проекта и заинтересованные стороны так или иначе пользуются информацией о проекте, важно помочь им делать это более эффективно, быстро и удобно.

Основные функции администратора ИСУП:

Предоставление доступа к информационному ресурсу (в соответствии с политикой безопасности);
Настройка функционала системы;
Обеспечение технической поддержки (первая линия);
Проведение обучения по использованию;
Взаимодействие с вендором для развития системы (обсуждение технических заданий на развитие функционала, устранение дефектов, установка обновлений и т.п.).

Для наиболее гибких систем (таких, как ADVANTA) выполнять функции администратора информационной системы может человек без специальной подготовки и знания программирования. Применимо совмещение этой функции с администратором проектов, тогда администратор становится главным помощником Руководителя проекта во всеоружии: выручает и знанием методологии управления, и предоставлением нужных функций информационной системы для управления проектом. Только в этом случае важно определить главного администратора (или архитектора), который сможет контролировать общие настройки: календари, объекты, права доступа и т.п.

Дополнительные роли

В зависимости от задач ПрОф, а также требований заинтересованных сторон возможно выделение других ролей. Если в компании ведутся сложные программы или существует несколько крупных портфелей (бизнесов) целесообразно выделить администраторов портфелей, которые обеспечат централизацию информации по проектам, представят топ-менеджерам нужные данные, организуют необходимые в рамках методологии коммуникации и принятие решений. Если компании важно строго контролировать ресурсы, то возможно выделение отдельного менеджера по ресурсам, который сможет отслеживать план по использованию ресурсов (например, бюджета), контролировать риски перерасхода, своевременно выявлять экономию и информировать о ее наличии, организовывать принятие согласованных решений о перераспределении ресурсов. Для многих компаний важной функцией ПрОф является умение расчета экономической целесообразности идей, а также отслеживание экономического эффекта для реализованных проектов. В развитых Проектных офисах, как правило, существует собственный тренер по проектному управлению, который регулярно организует учебные курсы и сертификацию для проектных команд, ведь команда проекта – временное объединение людей, для которых важно понимать используемые методы и уметь их применять.

Принципы построения эффективного Проектного офиса

Исходя из вышесказанного ПрОф – важное и незаменимое звено в процессе построения КСУП. Эффективность работы Проектного офиса прямо сказывается на результатах проектов, а, значит, и достижении стратегических целей компании. Однако многие Проектные офисы умирают, так и не достигнув целей своего предназначения. Почему так происходит? В чем ошибки при организации этого подразделения и можно ли их избежать?

Посмотрим на проблему с позиции двух самых заинтересованных сторон (ролей) проектного управления и возможных заказчиков ПрОф: со стороны топ-менеджмента и со стороны Руководителя проекта и членов его команды.

Топ-менеджмент, прежде всего, ожидает от Проектного офиса возможности простого и быстрого понимания статуса управления. Например, своевременного обнаружения существующих рисков для возможности повлиять ни них. С другой стороны, топ-менеджмент ожидает трансляцию и исполнение корпоративных стандартов, чтобы управление проектами в организации было четким, слаженным, прогнозируемым.

Если после завершения процесса внедрения КСУП у высшего руководства не появляется четкой картины, как управляются проекты, количество реализованных рисков не сокращается, нет понимания по принятым решениям, а от сотрудников поступают жалобы о трудно применимых процессах, которые тормозят получения важных результатов, – такой ПрОф будет не нужен, и топ-менеджмент никогда не будет его союзником.

Руководители проектов, со своей стороны, ожидают от ПрОф, во-первых, возможности для быстрого и качественного взаимодействия с руководством, например, приемлемое время для принятия согласованного решения по важному вопросу проекта. Во-вторых, Руководители проектов ждут от применяемой методологии усиление профессионализма управления, помощи при реализации проектов, улучшения взаимодействия с Заказчиками, командой и владельцами ресурсов. Например, понятные правила для выделения ресурсов или четкая работа по распространению важной информации у Заказчика. И если после внедрения КСУП управлять проектом стало только тяжелее, не появились инструменты для упрощения взаимодействия внутри и снаружи проекта, а топ-менеджмент не может правильно реагировать на существующие риски – руководители проектов никогда не оценят ни красивые документы, ни регалии сотрудников такого ПрОф, ни современную информационную систему, как бы она ни была хороша.

Итак, как Проектному офису обеспечить обоюдовыгодное движение к потребностям этих двух ролей?

Правильно провести проект внедрения КСУП. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.
Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.
Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.
Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Корпоративного Проектного офиса.
Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.

Таким образом, открытие Проектного офиса с соблюдением перечисленных принципов его построения может принести вашей компании массу преимуществ. Он поможет вам эффективнее инвестировать деньги в новые проекты, тщательнее управлять сроками их реализации и добиваться достижения поставленных перед бизнесом целей.

У ADVANTA есть специально созданное решение для управления проектным офисом, которое поможет выполнить стоящие перед вами задачи и достичь стратегических целей компании.

Читайте также: