Можно ли выдать зарплату из кассы если есть зарплатный проект
Обновлено: 16.05.2024
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
В рекомендации – на какие карты можно переводить зарплату, какие для этого нужны документы и как отражать в учете перечисленные выплаты и связанные с этим расходы.
Когда нужно платить зарплату на карту
Каким способом выдавать зарплату, работодатели решают самостоятельно. Перечислять заработок исключительно безналичным способом организации и ИП обязаны только иностранным сотрудникам без вида на жительство (см. особый порядок выплаты зарплаты иностранцам-нерезидентам).
Способ выплаты зарплаты работодатель должен предусмотреть в трудовом или коллективном договоре (апелляционное определение Московского городского суда от 06.02.2019 по делу № 33а-1332/2019). Предположим, в этих документах установили безналичный способ.
Тогда работодатель обязан платить зарплату исключительно на карту, если выполнены еще два условия:
– у сотрудника есть счет в банке (банковская карта);
– работник подал заявление с просьбой перечислять ему зарплату в безналичном порядке и указал реквизиты для перевода денег.
Когда в трудовом или коллективном договоре сказано, что сотрудник получает зарплату в кассе, у работодателя нет обязанности перечислять средства на карты (письмо Минтруда от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830). Правила трудового или коллективного договора о выплате зарплаты можно изменить. Для этого утвердите измененную редакцию договора или составьте дополнительное соглашение к нему.
Плюсы и минусы перечисления зарплаты на банковские счета сотрудников смотрите в справочнике.
На какие карты можно перечислять заработок
Нужно ли заявление работника
Сотрудник должен написать заявление, что хочет получать зарплату на карту. Этот документ нужен, даже если условие о безналичной выдаче зарплаты есть в трудовом либо коллективном договоре. В заявлении сотрудник указывает номер и другие реквизиты своего банковского счета.
Сотрудник вправе сам выбрать банк, куда перечислять зарплату, – об этом он должен известить работодателя письменно не позднее чем за 15 календарных дней до дня выдачи зарплаты (ч. 3 ст. 136 ТК). Если это заявление работодатель не удовлетворит, его могут привлечь к административной ответственности.
Какие еще документы оформить
Если вы решили перечислять зарплату безналичным способом, проверьте, чтобы соответствующее условие было прописано в трудовом или коллективном договоре. Чтобы добавить такое условие, заключите с работниками допсоглашения. Кроме того, потребуются заявления сотрудников. Когда настанет время выплаты заработка, оформите реестр на перечисление средстви платежные документы.
Многие работодатели открывают карты своим сотрудникам и перечисляют им зарплату в рамках зарплатного проекта. Если вы решили воспользоваться этой услугой, то сначала с банком надо будет заключить договор на выпуск (эмиссию) и обслуживание карт. Договор на выпуск и обслуживание карты можно заключить:
- с банком, в котором у организации открыт расчетный счет (условия выпуска и обслуживания карт могут быть прописаны в договоре банковского счета, в дополнительном соглашении к нему или в отдельном договоре);
- с банком, клиентом которого организация не является.
Общий порядок заключения договоров на выпуск и обслуживание банковских карт установлен Положениями Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П и от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Перечень документов, которые нужны для заключения договора на выпуск и обслуживание зарплатных карт, устанавливает банк. Поскольку карта открывается не на организацию, а на сотрудников, в любом случае потребуется предоставить сведения о них – ксерокопии паспортов и т. д. (п. 3.1 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 № 153-И). После того как карты будут выпущены и получены из банка, их нужно раздать сотрудникам под подпись.
Далее, чтобы перечислять зарплату на счета нескольких сотрудников, представляйте в банк:
- реестр на перечисление денежных средств сотрудникам;
- платежный документ (платежные документы).
Составить документы можно как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1.9Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П).
Порядок приема, отзыва и возврата платежных документов, в том числе с реестрами, устанавливает банк. Данные сведения должны быть указаны в договоре с банком, а также путем размещения информации в местах обслуживания клиентов (п. 2.2 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П). Порядок представления и заполнения платежных документов и реестра установлен пунктами 1.17, 1.19, 1.24 и приложением 1 к положению, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П.
Реестр на перечисление зарплаты
Форма реестра зависит от вашей учетной программы и требований банка. При этом в реестре всегда указывают информацию:
- о сотрудниках, которым перечисляются денежные средства;
- о банках, в которых у сотрудников открыты зарплатные счета;
- даты, номера платежных документов, их общее количество;
- суммы по каждому сотруднику.
В случае необходимости, по согласованию с банком, в реестре можно указать дополнительную информацию. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1.19Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П.
После перечисления денег на счета сотрудников один экземпляр реестра банк возвращает организации с отметкой об исполнении. Реестр и соответствующая выписка по счету свидетельствуют о том, что зарплата зачислена на карты сотрудников. Итоговая сумма реестра должна совпадать с итоговой суммой платежного поручения (платежных поручений). Такой вывод следует из подпункта 1.19 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П.
При переводе зарплаты на счет одного сотрудника составлять реестр не нужно. Достаточно подать в банк платежное поручение.
Платежные поручения
Заполняя платежное поручение на нескольких сотрудников, учитывайте следующие особенности:
Эти правила применяйте независимо от того, перечисляет ли организация зарплату через банк, в котором у организации открыт расчетный счет, или через банк, в котором обслуживаются сотрудники, и организация не имеет в нем расчетного счета. Такой порядок следует из приложения 1 к положению, утвержденному ЦБ 19.06.2012 № 383-П.
Если зарплату перечисляете на счет одного сотрудника, то в платежном поручении укажите:
Такой порядок следует из приложения 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 № 383-П.
Платежные поручения на выплаты иностранным сотрудникам
Резидентами в целях валютного контроля, в частности, признаются:
- граждане России (кроме тех, кто постоянно проживает в иностранном государстве);
- иностранные граждане и лица без гражданства, которые постоянно проживают в России на основании вида на жительство.
Остальные физические лица являются нерезидентами. Такие правила указаны в пунктах 6–7 части 1 статьи 1 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ.
Внимание: если работодатель выдаст сотруднику-нерезиденту зарплату наличными, то при проверке налоговая инспекция как орган валютного контроля вправе оштрафовать его. Штраф для организаций и предпринимателей составит от 75 до 100 процентов от суммы зарплаты, которую выдали с нарушением правил. Штраф для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб. За повторное нарушение должностному лицу грозит дисквалификация на срок от шести месяцев до трех лет (ч. 1 и 5.1 ст. 15.25 КоАП).
Код валютной операции заключите в фигурные скобки: . Пробелы внутри фигурных скобок не ставьте. Таковы требования пункта 2.13 Инструкции ЦБ от 16.08.2017 № 181-И.
В какой срок перечислять зарплату на карту
Дата выдачи зарплаты по безналичному расчету – это день, когда деньги поступили на банковскую карту сотрудника. При этом средства должны поступать на счета в те сроки, которые прописаны во внутренних документах, не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК).
Все работодатели обязаны своевременно и полностью выдавать зарплату (абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК). Чтобы избежать задержек, готовьте платежные документы по зарплате в безналичной форме заранее. Срок зачисления денег на карты сотрудников зависит от длительности операционного дня банка и от того, когда организация перечислила деньги. Конкретные сроки зачисления денег должны быть закреплены в договоре на обслуживание банковских карт. Как правило, деньги поступают на карточные счета на следующий день после того, как организация их перечислила.
Предположим, работодатель перечислил деньги со своего расчетного счета вовремя – ровно в тот день, который прописан в трудовом договоре либо локальном акте. Но работник получил зарплату лишь на следующий день. Считается ли, что в этом случае работодатель своевременно выполнил свою обязанность по выдаче зарплаты? Нет, не считается. В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию (подробности – в рекомендации Как рассчитать компенсацию за задержку выплаты зарплаты). Кроме того, грозит и административная ответственность по статье 5.27 КоАП (подробности – в рекомендации Какая ответственность предусмотрена за задержку выплаты зарплаты ).
Как учитывать безналичный заработок
Если перечисляете средства в рамках зарплатного проекта, то деньги переведите на счет банка, где открыты зарплатные карты сотрудников. А уже потом эти средства банк зачислит на личные счета работников. Проводки будут такие:
Дебет 76 Кредит 51
– переведены деньги в счет выплаты зарплаты (на основании выписки о списании денег со счета организации);
Дебет 70 Кредит 76
– зачислены деньги на зарплатные карты сотрудников (на основании второго экземпляра реестра с отметкой банка об исполнении).
Если перечисляете средства на индивидуальные счета сотрудников, открытые ими в разных банках, выплату зарплаты отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 51
– перечислена зарплата на индивидуальный счет сотрудника (на основании выписки о списании денег со счета организации).
Проводки для дополнительных затрат, связанных с безналичными выплатами, читайте в рекомендациях по учету комиссии за перечисление зарплаты и расходов на открытие и обслуживание карт.
Налоговый учет безналичной зарплаты зависит от системы налогообложения, которую применяет работодатель. Читайте рекомендации, как списывать расходы на оплату труда:
– на общей системе налогообложения;
– упрощенке.
Дополнительно читайте рекомендации, как учитывать:
– расходы на открытие и обслуживание карт;
– комиссию за перечисление зарплаты на банковскую карту сотрудника.
Если переводите зарплату на карты сотрудников, НДФЛ и страховые взносы перечислите в бюджет в следующие сроки:
- НДФЛ – не позднее даты, следующей за днем, когда перевели зарплату на счета сотрудников (п. 6 ст. 226 НК);
- взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили зарплату (п. 3 ст. 431 НК);
- взносы на травматизм – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили зарплату (п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Применяйте этот порядок и в том случае, если зарплату выдали до окончания месяца (см. рекомендацию Когда удержать и заплатить НДФЛ с зарплаты за декабрь).
Что нужно, если работник хочет сменить зарплатный банк
Если работник хочет, чтобы его зарплату перечисляли в другой банк, то он должен подать специальное заявление. Сотрудник должен заявить о своем желании сменить банк как минимум за 15 календарных дней до дня очередной выплаты (ч. 3 ст. 136 ТК). Такое правило действует с 6 августа 2019 года (Закон от 26.07.2019 № 231-ФЗ). Раньше срок составлял пять рабочих дней до дня зарплаты.
Предположим, работник не успел подать заявление о смене зарплатного банка за 15 календарных дней. В этом случае работодатель вправе перечислять заработок по прежним реквизитам.
Отказывать работнику в праве перевести выплаты в другой банк нельзя. За отказ работодателю грозит штраф.
Ответственность
Отказывать сотруднику в праве получать зарплату на тот счет, который он указал в заявлении, нельзя. С 6 августа 2019 года за такой отказ могут оштрафовать по частям 6 и 7 статьи 5.27 КоАП. Размеры старых и новых штрафов – в таблице ниже.
| Кого штрафуют | Очередность нарушения | Штраф до 06.08.2019 | Штраф с 06.08.2019 |
| Организацию | первое | от 30 000 до 50 000 руб. | от 30 000 до 50 000 руб. |
| повторное | от 50 000 до 70 000 руб. | от 50 000 до 100 000 руб. | |
| Индивидуального предпринимателя | первое | от 1000 до 5000 руб. | от 1000 до 5000 руб. |
| повторное | от 10 000 до 20 000 руб. | от 10 000 до 30 000 руб. | |
| Руководителя или бухгалтера | первое | от 1000 до 5000 руб. | от 10 000 до 20 000 руб. |
| повторное | от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от одного года до трех лет | от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация от одного года до трех лет |
Сейчас бухгалтера как должностное лицо за первое нарушение могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 руб. До 6 августа размер личной ответственности бухгалтера был ограничен 5000 руб .
Поможем разобраться в выплатах через банк или кассу. Первая консультация по 1С:ЗУП бесплатно!
Оперативно настроим 1С:ЗУП под специфику вашей работы. Без предоплаты. Гарантия 12 месяцев.
Система не только для расчета зарплаты: анализ ФОТ, расчет KPI, исчисления налогов и взносов, сдача регламентированной отчетности.
1С:ЗУП 3.0 предусматривает возможность выдавать зарплату через кассу, по зарплатному проекту, отправлять на личные счета или выдавать через раздатчика
Все способы подразумевают использование соответствующих ведомостей. При выплате можно использовать также отдельный документ аванса и производить окончательный расчет.
Согласно Трудовому кодексу РФ, ст. 136, заработная плата сотрудникам должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца. Понятие аванс Трудовой кодекс не содержит, он содержит формулировку – оплата за первую половину месяца. Так, работодатель должен выдавать зарплату два раза в месяц, в установленные сроки. Для других оплат также устанавливаются сроки, например, отпускные – не позднее, чем за три дня до начала отпуска, расчет при увольнении – в день увольнения, больничные – в ближайший день выдачи зарплаты. Например, если ближайший день выдачи – день аванса, то пособие выплачивается вместе с ним.
Настройки выплаты зарплаты
Перед тем как перейти к вопросу непосредственно выплаты зарплаты, хотелось бы обратить внимание на некоторые настройки программы.
Чтобы оформить и выдать зарплату, нужно сформировать соответствующие документы в разделе выплат. Для выдачи через банк, необходимо ввести зарплатные проекты и лицевые счета сотрудников.
Рис.1 Настройки зарплатного проекта
Такой проект позволяет одним документом перечислять зарплату всем сотрудникам. Использование зарплатных проектов снижает риск ошибок при перечислении зарплаты и облегчает процедуру ее выплаты. Данная услуга поддерживается практически всеми банками.
Рис.2 Зарплатные проекты
Рис.3 Заполняем данные согласно договору банковского обслуживания
Рис.4 Ввод лицевых счетов
Рис.5 Документы обмена
Рис.6 Выгрузить файл
После этого ждем подтверждения об открытии лицевых счетов (его также можно загрузить). В результате будет создан документ, подтверждающий наши действия.
Рис.7 Загрузка подтверждения
Рис.8 Подтверждение
Таким образом, лицевые счета будут загружены в программу.
Рис.9 Учетная политика и другие настройки
Здесь мы видим настройки: дата и порядок выдачи – через кассу или банк (во втором случае указываем зарплатный проект).
Рис.10 Настройки даты и порядок выдачи
Здесь будут отражены данные о лицевом счете и способе выдачи зарплаты. Если у работника способ выплаты отличается от настроенного, здесь его можно поменять, установив переключатель.
Рис.12 Карточка сотрудника
Данные о выплате аванса вносятся в программу фактически при формировании приказа о приеме на работу.
Рис.13 Настройка аванса
Рис.14 Изменение аванса
Рис.15 Изменение аванса фиксированной суммой
Выплата зарплаты через банк в 1С ЗУП
Рис.16 Выплата зарплаты через банк
Рис.17 Создание ведомости в банк
Рис.18 Ведомость в банк
Настроим выплату зарплаты в 1С:ЗУП
Настроим 1С:ЗУП для корректной выплаты зарплаты через банк или кассу. Первая консультация бесплатно!
Интеграция 1С:ЗУП с другими решениями 1С
Требуется обмен данными для простого расчета и выплаты зарплаты? Первая консультация бесплатно!
Рис.19 Документ для выдачи зарплаты
Рис.20 Список перечислений и Реестр перечисленных сумм НДФЛ
Исправлять суммы к выплате вручную не рекомендуется. Если у вас программа показывает неверную сумму к выплате, то надо найти ошибку, иначе она будет перемещаться из месяца в месяц.
Если при выплате за текущий месяц, у вас в строке появляются записи, что выплата производится, в т.ч. за какой-нибудь другой месяц, то это также говорит об ошибках при формировании документов в прошлые периоды.
Рис.21 Свидетельство ошибки
Выплата зарплаты через кассу в 1С
Рис.22 Ведомость в кассу
Рис.23 Ввести данные о перечислении в бюджет
Рис.24 Перечисление НДФЛ в бюджет
Рис.25 Заполнение документа
Рис.26 Налоги и взносы-Перечисление НДФЛ в бюджет
Выдача зарплаты – одна из основных обязанностей работодателя по отношению к своим сотрудникам. Своевременность и правильность формирования документов по выплате зарплаты влияет не только на безошибочность взаиморасчетов между сотрудниками и организацией (и далее, в свою очередь, на мотивацию и желание сотрудников работать), но также и на отражение данных при формировании налоговой отчетности. Ведь ошибки и неточности, допущенные в документах по выплате зарплаты, могут привести к ошибкам в отчетности, то есть штрафам и проверкам со стороны органов государственного контроля.
Чтобы избежать этого, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С ЗУП, они помогут корректно настроить выплату заработной платы с гарантией на услуги, что обязательно пропишут в договоре.
Выплата заработной платы
Одна из основных обязанностей работодателя - выплата зарплаты, а одно из основных прав работника - право на получение оплаты за свой труд.
В соответствии с нормами статьи 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за 5 рабочих дней до дня выплаты заработной платы.
Многие компании выплачивают заработную плату на банковские счета работников через зарплатный проект.
Зарплатный проект (ЗП) - это услуга, оказываемая кредитной организацией работодателям, для перечисления сотрудникам заработной платы в безналичной форме (на банковские карты). В рамках соглашения с работодателем банк выпускает расчетные пластиковые карты для сотрудников организации и в дальнейшем перечисляет зарплату и другие платежи на карточные счета.
Выбор такого способа выплаты зарплаты, как перечисление в безналичной форме, должен быть зафиксирован в коллективном договоре или в трудовых договорах с сотрудниками. Такой вывод следует из норм статьи 136 ТК РФ и подтверждается многочисленными примерами из судебной практики (см., например, Решение Октябрьского районного суда г. Архангельска от 05.03.2012 по делу № 2-1366/2012).
Изменению зарплатного проекта, как правило, предшествует издание приказа руководителя организации. В данном приказе решаются организационные вопросы, в том числе касающиеся определения даты перехода на новый зарплатный проект.
Также, поскольку в статье 136 ТК РФ четко сказано, что зарплата перечисляется на указанный сотрудником счет, при смене зарплатного проекта необходимо заручиться письменным заявлением сотрудника о перечислении оплаты труда через иной зарплатный банк. При заполнении заявления на перечисление зарплаты на карточный счет в рамках зарплатного проекта нет необходимости включать в заявление все реквизиты банка. Достаточно указать те реквизиты, которые могут точно идентифицировать счет (номера расчетного счета и карты).
Нормы действующего законодательства РФ не содержат ответа на вопрос, как и в каких документах зафиксировать выдачу карты работнику. Пластиковые карты, как правило, по доверенности получает уполномоченный сотрудник работодателя. Выдачу карт работникам вместе с конвертами, в которые вложены ПИН-коды, можно зафиксировать в реестре на выдачу карт, оформленном в произвольной форме.
В практике часто возникают вопросы: можно ли обязать сотрудников перейти на новый зарплатный проект; что делать, если работник не согласен на изменение зарплатного банка.
В статье 136 ТК РФ (так же как в иных нормах трудового законодательства) не указано, что выбор кредитной организации, через которую будет перечисляться зарплата, относится к компетенции работодателя. Более того, закон прямо закрепляет за работником право выбора банка и право его замены в любой момент путем подачи заявления, то есть в одностороннем порядке без подписания дополнительного соглашения с работодателем.
Даже тот факт, что стороны в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему) согласовали перевод заработной платы работника в конкретную кредитную организацию, не может рассматриваться в качестве обстоятельства, препятствующего замене работником банка по своему желанию. Ведь в силу статьи 9 ТК РФ коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников, по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Таким образом, принудить работника к смене зарплатного банка нельзя.
Стандарты и технологии для автоматизации зарплатных проектов
Для перечисления заработной платы на пластиковые карточки используются файлы формата .xml. Подробную информацию о стандарте формата, о механизме обмена данными о суммах заработной платы, начисляемых на карточные счета сотрудников, а также данными, необходимыми для открытия карточных счетов, можно найти на сайте . Для обеспечения электронного документооборота организации с банком по зарплатным проектам используется технология DirectBank.
1С:ИТС
При обмене документами с банком в рамках зарплатного проекта необходимо передавать в банк информацию о суммах, которые нужно перечислить на счета определенных сотрудников, и получать от банка подтверждение о зачислении. Каждому сотруднику банк открывает лицевой счет, номер которого сообщается банком в организацию. Лицевому счету сотрудника соответствует выданная сотруднику пластиковая карта.
Электронный обмен с банками по зарплатному проекту
Взаимодействие с банками предусмотрено как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Для подключения возможностей электронного документооборота следует установить флаг Использовать обмен электронными документами в документе Зарплатный проект в меню Выплаты. При установленном флаге Использовать обмен электронными документами становится доступно рабочее место Обмен с банками по зарплатным проектам (меню Выплаты - Обмен с банками (зарплата)), в котором и обеспечивается вся необходимая функциональность, рис. 1.
- Выгрузить в файл платежные ведомости, подлежащие оплате, для последующей передачи его в банк.
- Сформировать печатную форму списка перечислений для отправки в банк.
- Загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников из переданного банком файла.
- Сформировать новую ведомость по незачисленным суммам, если подтверждено банком, что суммы были зачислены не всем сотрудникам.
- Подготовить заявки на открытие лицевых счетов и выгрузить их в файл для передачи его в банк.
- Загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов из полученного от банка файла.
- Ввести вручную номера лицевых счетов, например при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться.
- Подготовить заявки на закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников и выгрузить их в файл для передачи в банк.
Из рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам автоматически создаются документы обмена с банком:
- Платежное поручение;
- Подтверждение о зачислении зарплаты;
- Заявка на открытие лицевых счетов;
- Подтверждение открытия лицевых счетов;
- Заявка на закрытие лицевых счетов.
Рабочее место предоставляет дополнительные возможности для повышенного удобства обмена с банком документами. Осуществлять обмен с банком можно непосредственно с помощью этих документов, без использования рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам.
Когда по каким-либо причинам (например, из-за настройки прав доступа) использование рабочего места Обмен с банками по зарплатным проектам оказывается неприемлемым или неудобным, документы обмена с банком можно просматривать и редактировать в журнале Документы обмена с банками.
Выгрузить ведомость в банк можно непосредственно из документа Ведомость в банк. Выгрузка нескольких ведомостей в один файл предусмотрена из документа Платежное поручение. Документы Подтверждение о зачислении зарплаты позволяют загружать подтверждение оплаты ведомости из банка непосредственно в списке документов. Из списка документов Заявка на открытие лицевых счетов можно создавать документы и выгружать их в файлы. А загружать полученные от банка подтверждения открытия счетов можно непосредственно из списка документов Подтверждение открытия лицевых счетов.
Одновременное участие в нескольких зарплатных проектах
При смене зарплатного проекта выплаты еще осуществляются по прежнему зарплатному проекту, в то время как для нового уже открываются и подтверждаются лицевые счета сотрудников для подготовки к одномоментному переходу на выплату зарплаты через другой банк. В таком случае фактически возникает необходимость введения по каждому сотруднику данных по нескольким зарплатным проектам, нескольким лицевым счетам.
Оформление заявок на открытие лицевых счетов и загрузка подтверждений об открытии доступны в документе Заявка на открытие лицевых счетов (рис. 2).
Информация о нескольких лицевых счетах сотрудника хранится в регистре сведений Лицевые счета сотрудников (меню Выплаты). В платежном документе Ведомость в банк реализована возможность выбирать нужный лицевой счет (зарплатный проект) сотрудника.
Сотруднику всегда можно вручную добавить дополнительный лицевой счет в регистр сведений Лицевые счета сотрудников документом Ввод лицевых счетов (см. рис. 3).
При заполнении поля Месяц открытия следует учитывать, что дата открытия лицевого счета связана с порядком заполнения платежных ведомостей. При заполнении документа Ведомость в банк автоматически подставляются данные о лицевых счетах, открытых на дату ведомости.
Обратите внимание, основным считается только один лицевой счет сотрудника. Это имеет значение не только для формирования ведомостей на выплату зарплаты, но и при оформлении иных хозяйственных ситуаций.
Например, если организация-работодатель расположена на территории, включенной в пилотный проект ФСС РФ, связанный с переходом на прямую выплату пособий через фонд, данные о лицевом счете указываются при формировании Заявления о выплате пособия в разделе Пособие выплатить по строке Перечислением на счет в банке.
Сотрудник имеет право отказаться от участия в зарплатном проекте. Согласно статье 136 ТК РФ, выплата заработной платы в безналичной форме производится перечислением на карту сотрудника в соответствии с коллективным или трудовым договором на указанный работником счет. На этапе заключения трудового договора сотрудник может согласовать получение зарплаты наличными в кассе.
Для регистрации выплаты через кассу предназначен документ Ведомость в кассу, для выплат через раздатчика - документ Ведомость выплаты через раздатчика. Выплаты перечислением на произвольный счет в произвольном банке оформляются документом Ведомость на счета. Лицевые счета сотрудников для перечислений вне зарплатного проекта хранятся в справочнике Банковские счета контрагентов.
Пример 1
В то время когда в организации происходила смена зарплатного проекта (ЗП 1 на ЗП 2), сотрудница И.И. Иванова находилась в отпуске по уходу за ребенком и не написала заявление об изменении порядка выплат. Первую зарплату после окончания отпуска по беременности и родам бухгалтер перечисляет ей на прежний лицевой счет по прежнему зарплатному проекту - ЗП 1.
По сотруднице И.И. Ивановой была направлена заявка на открытие лицевого счета по новому зарплатному проекту (ЗП 2) и получено подтверждение. В программе хранятся данные по двум лицевым счетам. При этом только один лицевой счет считается основным. До того момента, пока сотрудница не напишет заявление о переходе на новый проект ЗП 2, основным лицевым счетом будет прежний ЗП 1. В карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат в качестве основного у И.И. Ивановой указан прежний лицевой счет по зарплатному проекту ЗП 1. При создании платежной ведомости Ведомость в банк на выплату заработной платы по всей организации был указан зарплатный проект ЗП 2. При автоматическом заполнении ведомости по кнопке Заполнить сотрудница И.И. Иванова не включается в список. Для сотрудников, не переведенных на новый зарплатный проект ЗП 2, следует сформировать отдельный платежный документ Ведомость в банк, в котором в поле Зарплатный проект указывается прежний зарплатный проект ЗП 1.
Сотрудница И.И. Иванова в дальнейшем предоставила заявление о включении ее в новый зарплатный проект ЗП 2. При этом в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат следует переключить лицевой счет по зарплатному проекту.
Пример 2
Сотрудница В.C. Плющ отказалась перейти на новый зарплатный проект и, более того, предоставила заявление с просьбой перечислять ее зарплату на счет ее ипотечного кредита в банке, с которым не заключен договор о зарплатном проекте.
В личной карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат переключатель способа выплаты зарплаты установлен на Перечислением на счет в банке и заполнены реквизиты банка и счета.
Для всех сотрудников организации сформирована Ведомость в банк по зарплатному проекту. Сотрудница В.C. Плющ автоматически не включается в список получателей зарплаты по этому документу. Перечисление заработной платы В.C. Плющ регистрируется документом Ведомость на счета.
Обратите внимание, все виды платежных ведомостей (Ведомость в банк, Ведомость на счета, Ведомость в кассу, Ведомость выплаты через раздатчика) одновременно с указанием сумм к выплате регистрируют удержание НДФЛ в соответствии с требованиями пунктов 4, 6 статьи 226 НК РФ о том, что налоговый агент обязан удержать НДФЛ в день фактической выплаты дохода. К удержанию в платежных ведомостях по умолчанию заполняется сумма исчисленного ранее НДФЛ и сохраняются ссылки на документы, в которых произведен расчет. По умолчанию предполагается, что перечисление НДФЛ осуществляется в полном объеме в тот же день. Это подтверждается установленным в платежной ведомости флагом Налог перечислен вместе с зарплатой. Если дата или сумма перечисления НДФЛ отличается, то для получения корректной аналитической и регламентированной отчетности следует снять флаг и зарегистрировать фактические данные в документе Перечисления НДФЛ в бюджет. Перейти к вводу документа Перечисления НДФЛ в бюджет можно по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ из платежной ведомости.
Перечисление зарплаты на банковскую карту в 2021 - 2022 годах – самая распространенная форма оплаты труда. Как организации начать работать с безналичной формой оплаты труда, какие подводные камни встречаются в этом вопросе? Какие нововведения нужно учитывать с 01.06.2020? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.
Подготовка к работе по зарплатному проекту
Перечислять заработную плату на банковскую карту работника работодатель имеет право только при наличии его согласия и строго на указанные работником реквизиты (ст. 136 ТК РФ).
Как соблюсти все нормы трудового законодательства в этом вопросе?
- В случае если на предприятии ранее не практиковалось перечисление зарплаты на банковскую карту:
- Подготовить локальный акт/положение о переводе коллектива на зарплатный проект с указанием даты, с которой расчеты будут производиться в безналичной форме.
- Предусмотреть пункт о форме и порядке выдачи заработной платы в коллективном и трудовом договорах (подписать с коллективом и каждым отдельным сотрудником).
Подробнее о составляющих частях положения об оплате труда вы можете узнать здесь.
Многие банки производят бесплатный выпуск пластиковых карт при подключении к зарплатному проекту или осуществляют его на льготных условиях. В любом случае расходы на выпуск карт и последующие транзакции денег для зачисления заработной платы будут существенно меньше расходов на ее выдачу через кассу предприятия, поскольку исключают комиссию за выдачу денежных средств на выплату заработной платы, расходы на транспортировку денег до кассы предприятия, а также снижают занятость кассира предприятия или вовсе исключают эту ставку.
- В случае если на предприятии уже существует зарплатный проект, при приеме нового сотрудника следует:
- Уведомить его о существовании на предприятии зарплатного проекта в рамках выбранного компанией банка.
- Предложить сотруднику открыть карту в рамках уже существующего зарплатного проекта или попросить сотрудника предоставить реквизиты его банковской карты/счета для перечисления заработной платы.
Как правило, организации выгоднее присоединить принятого сотрудника к текущему зарплатному проекту, затратив средства на выпуск карты, чем создавать реестр и перечислять индивидуально ему выплаты в сторонний банк. Но отказать работнику в перечислении выплат на карту в любом выбранном им банке работодатель не вправе (ст. 136 ТК РФ, ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Навязывать работнику банк для получения заработной платы категорически запрещено. За это предусмотрены штрафы от 10 000 руб. на должностных лиц и до 100 000 руб. на юрлицо. Подробнее о санкциях за навязывание зарплатного банка вы можете узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Подача документов в банк для подключения организации к зарплатному проекту
В большинстве случаев банком, с которым организация намерена заключить соглашение о зарплатном проекте, является тот, где она имеет расчетный счет. Для своих клиентов банк не только делает льготы при выпуске карт, но и снижает комиссию на перевод средств или предлагает иные выгодные условия. Сторонние же банки, не получая текущей выгоды от клиента, будут стремиться получить прибыль из расходов по проекту.
В зависимости от политики банка процедура подачи документов может быть несколько различной, но основной список документов везде примерно одинаков:
- заявление на предоставление услуги по переводу денежных средств в рамках зарплатного проекта (по форме банка);
- список сотрудников организации (Ф. И. О., должность);
- персональные данные сотрудников (Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта данные, сведения о регистрации по месту жительства);
- положение о заработной плате организации с указанием сроков выплат;
- информация о сотруднике, уполномоченном решать оперативные вопросы по зарплатному проекту: доверенность, копия документа, удостоверяющего личность данного сотрудника
Помимо указанных бумаг банк может затребовать копии учредительных документов, штатное расписание, альбом подписей доверенных лиц и т. д.
После передачи указанных документов с банком заключается договор на подключение организации к зарплатному проекту, производится выпуск пластиковых карт для сотрудников, а фирма получает специальное программное обеспечение для формирования зарплатных реестров.
Перечисление зарплаты на банковскую карту в 2021 - 2022 годах: порядок действий
- Составление реестра на перечисление зарплаты.
В реестре обязательно должны отражаться следующие данные:
- Ф. И. О. сотрудников;
- номера лицевых счетов;
- суммы для зачисления;
- назначения платежей;
- реквизиты банка.
С 01.06.2020 в расчетных документах на выплаты работникам нужно указывать один из трех кодов дохода. В платежном поручении для этого задействован реквизит 20 "Наз. пл". Указывать соответствующий код нужно и в реестре, банк должен давать такую возможность.
Подробная информация о работе с кодами доходов есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Обзор.
Реестр должен быть подписан уполномоченными лицами организации и иметь оттиск печати. Форма реестра устанавливается каждым банком самостоятельно и согласовывается при подписании договора на подключение к зарплатному проекту.
Порядок представления и заполнения зарплатного реестра и платежек установлен пп. 1.17, 1.19, 1.26, приложением 1 к положению ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762-П.
Большинство банков используют специальное программное обеспечение для составления и отправки реестра, что позволяет сократить время составления самого реестра и не допустить опечаток в реквизитах.
Правила документооборота требуют, чтобы организация предоставляла в банк 2 реестра на перечисление заработной платы, но при наличии электронного документооборота между банком и организацией, как правило, в этом нет необходимости.
- Составление платежного поручения и отправка его в банк.
- Получение от банка реестра с отметкой об исполнении.
Важные нюансы
Перечисление зарплаты на банковскую карту сотрудника обязывает не позднее следующего операционного дня произвести уплату НДФЛ: так как выплата денежных средств на карту является их фактической выдачей, отсутствие перечисления подоходного налога – прямое нарушение положений п. 6 ст. 226 НК РФ.
- Перечисление зарплаты на банковскую карту по заявлению сотрудника в счет третьих лиц.
В случае если в трудовом договоре указан данный пункт и присутствует заявление от работника с просьбой перечисления заработной платы третьим лицам, организация имеет право выполнить данную операцию (ч. 5 ст. 135 ТК РФ). Это могут быть, например, перечисления в банки (в счет погашения кредитов), физическим лицам (займы, взаиморасчеты). Для корректности проведения данной операции заявление работника должно содержать следующую информацию: получатель, платежные реквизиты, назначение платежа, сумма (удобнее, чтобы сумма формировалась как процент от начисленной зарплаты) и срок, в течение которого должны производиться выплаты.
Итоги
Перечисление зарплаты на банковскую карту имеет свои преимущества. Для бухгалтерии выдача заработной платы наличными – это всегда дополнительные временные затраты: составление ведомостей, отсчет и выдача денежных средств, депонирование сумм заработной платы для сотрудников, по каким-либо причинам не явившихся за ней. Переход на безналичную форму оплаты труда не только упростит процедуру выдачи заработной платы, но и сделает ее более комфортной для сотрудников и понятной для проверяющих органов.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Читайте также: