Можно ли получить бумажный больничный если оформлен электронный

Обновлено: 28.04.2024

С 1 января 2022 отменят бумажные больничные. Рассказываем о новых правилах и что изменится в работе бухгалтера.

Что вы узнаете

Работать с больничными по новым правилам

Изменения в законодательстве с 2022

В конце апреля 2021 Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ, который внес поправки в ряд Федеральных законов в сфере социального страхования: 255-ФЗ от 29.12.2006, 125-ФЗ от 24.07.1998, 323-ФЗ от 21.11.2011.

Согласно поправкам, с 1 января 2022:

все выплаты по больничному, в том числе по беременности и родам, будут начисляться на основании только электронного листка нетрудоспособности;
у ФСС появятся новые права, а у работодателя — обязанности;
утвердят новый механизм начисления пособий — оплата больничных производится не через работодателя, а напрямую из Фонда социального страхования (прямые выплаты).

Закономерный вопрос — прямые выплаты уже действуют по всей стране с 1 января 2021 года? Поясняем — сейчас эта система регулируется лишь Постановлением Правительства, а с 1 января 2022 прямые выплаты прописаны в Федеральных законах от 24.06.1998 № 125-ФЗ и от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Подробнее о работе прямых выплат в нашей статье.

Обязательная выдача больничных листков только в электронном виде

Во всех вышеперечисленных законодательных актах электронный больничный будет закреплен основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и беременности и родам.

Например, часть 3.2 ст. 59 ФЗ-323 сейчас звучит так:

Новые права ФСС и обязанности работодателя

Также новые поправки закрепили, что Фонд может запрашивать у страхователя сведения (заработок, стаж, ставку, коэффициент и т. д.) и документы для назначения и выплаты страхового обеспечения (ч. 1 ст. 4.2 255-ФЗ).

ФСС может получать в госорганах электронные данные для проверки документов и сведений, которые представила организация:

ПФР — СНИЛС, сведения о страхователе, страховом стаже, о зарплате и иных выплатах и вознаграждениях застрахованному лицу у страхователя до 1 января 2017;
ФНС — сведения, в том числе налоговой тайны, о зарплате и иных выплатах и вознаграждениях застрахованному лицу у страхователя за период с 1 января 2017;
ЗАГС — сведения о госрегистрации брака, смерти, рождения;
ЕГИССО — сведения о назначении (неназначении) органами соцзащиты пособий при рождении ребенка, по уходу за ребенком.

Также у ФСС появятся новые штрафные санкции за нарушения (ст. 15.2 255-ФЗ):

Если компания не предоставит документов для проверки или предоставит с опозданием, то получит штраф в размере 200 ₽ за каждый документ.
За недостоверные сведения, отправленные в Фонд, работодатель заплатит 20% от излишне выплаченного пособия (которое, к тому же, придется вернуть). При этом сумма штрафа будет не более 5 000 и не менее 1 000 ₽.
За предоставление сведения для назначения пособия с опозданием — штраф 5 000 ₽.

У работодателей же появились новые обязанности (ч. 2 ст. 4.1 255-ФЗ):

Своевременно и в установленном порядке предоставлять в территориальный орган ФСС сведения для назначения и выплаты пособий.
Предъявлять для проверки в свое отделение ФСС сведения и документы для назначения и выплаты пособий.
Возмещать ФСС излишне понесенные расходы на выплату пособий, если организация представила недостоверные или неполные сведения.

Порядок обмена информацией между работодателями и ФСС будет утвержден позднее.

Новый механизм начисления пособий

Согласно новым поправкам, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности (за исключением случаев в 1 ч. 2 ст. 3 255-ФЗ), по беременности и родам, единовременного при рождении ребенка, ежемесячного по уходу за ребенком осуществляются ФСС (п. 1 ст. 13 255-ФЗ).

Основанием для назначения пособия является только электронный листок нетрудоспособности (п. 6 ст. 13 255-ФЗ).

Меняется и срок передачи работодателем сведений в ФСС — не позднее 3 рабочих дней с даты получения больничного (п. 8 ст. 13 255-ФЗ). Сейчас это 5 календарных дней.

ФСС будет выплачивать пособие не позднее 10 рабочих дней со дня получения всех данных. Первые 3 дня больничного по-прежнему оплачивает работодатель.

Для вашего удобства собрали изменения по порядку назначения и выплаты пособий в таблицу:

Вид пособия	Документ для назначения	Что делает работодатель
По временной нетрудоспособности и по беременности и родам	Электронный листок нетрудоспособности	В течение 3 рабочих дней после закрытия ЭЛН передать в ФСС реестр сведений
Единовременное при рождении ребенка	Сведения, полученные ФСС из ЗАГС	Ничего
Ежемесячное по уходу за ребенком	Заявление сотрудника	В течение 3 рабочих дней после получения заявления передать в ФСС сведения для назначения пособия

Как работодателю подготовиться к изменениям

С 2022 обмен информацией между работодателями, медучреждениями и ФСС станет полностью электронным. Вся информация по больничным будет храниться в электронной системе ФСС. Как подключиться к электронному документообороту с ФСС, читайте в нашей статье.

Подключить специальную программу для бухгалтера.

Чтобы заполнять свою часть электронного листка и отправлять расчет и реестр сведений в ФСС. Например, СБИС, или личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

В СБИС работать удобнее: вам не нужно отдельно отправлять реестр сведений, сервис сам сформирует его и передаст в ФСС вместе с расчетом по больничному.

Расскажем о том, как изменится порядок открытия и оплаты больничных в 2022 году.

Что такое проактивные выплаты по больничным листам и пособиям

С 1 января 2022 вступает в силу Федеральный закон от 30 апреля 2021 года № 126-ФЗ. Он вносит изменения сразу в два Федеральных закона: 125-ФЗ и 255-ФЗ.

Согласно новому закону, с 2022 года вводится проактивный формат выплат. Это значит, что ФСС будет оплачивать больничные работникам на основании закрытых электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Роль работодателя при этом сводится к минимуму: он должен только отправлять в Фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчёта выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике ФСС сможет запросить у ПФР, ФНС, и ЗАГСов.

Общая схема взаимодействия при назначении пособий будет выглядеть так:

Фонд соцстрахования может выслать извещение о предоставлении недостающих данных. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.

Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.

Этапы документооборота между работником, страхователем и ФСС

Пособие по временной нетрудоспособности

ФСС может запросить у работодателя сведения о:

стаже;
зарплате;
районном коэффициенте;
ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;
периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;
периодах отсутствия на работе.

При этом первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель.

Пособие по беременности и родам

Пособие по беременности и родам полностью оплачивает ФСС.

Единовременное пособие при рождении ребёнка

ФСС узнаёт о факте рождения ребёнка из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать.
ФСС проверяет через ПФР сведения о трудоустройстве родителей, а через единую государственную информационную систему соцобеспечения — о назначении или неназначении пособия. Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию.
ФСС может потребовать у работодателя уточнить районный коэффициент. Эту информацию необходимо передать в течение двух рабочих дней с даты получения запроса.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком

Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС.

Штрафы за невыполнение требований ФСС

За нарушения при передаче сведений для начисления пособий установлены следующие санкции:

Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 рублей за каждый документ.
Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 рублей и не меньше 1 000 рублей.
Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 рублей.

Суммы излишне начисленных пособий взыщут либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации.

Как оформлять новые больничные в 2022 году

лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну,
лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты

Представители ФСС России отмечают, что в случаях, когда нетрудоспособность наступила в 2021 году, закончится она в 2022 году, а работнику был выдан бумажный больничный, такой больничный в 2022 не нужно менять на электронный. Если же в 2022 году листок нетрудоспособности не закрыт, а выдаётся его продолжение, такое продолжение будет сформировано уже в электронном виде.

Электронные больничные формируются в МИС либо региональной ГИСЗ, либо с помощью программы, которую предоставляет ФСС бесплатно. Для открытия больничного пациент должен предъявить паспорт и СНИЛС.

Как выглядит электронный больничный лист в 2021 году? Где его выдают и кто? Что с ним делать работодателю? Как перейти на электронные больничные листы? В этой статье поясним самое важное про электронный больничный (ЭЛН) с 2021 года – что нового и есть ли изменения.

Что значит электронный больничный для работодателя

Больничный – это основание для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Лист нетрудоспособности может выдаваться или на бумаге, или в электронном виде.

Что делать работодателю с электронным больничным в 2021 году?

У работодателей, использующих электронные больничные, нет необходимости обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности. Ведь вся информация с момента открытия электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС, и работодатель может запрашивать ее неоднократно. А когда ФСС будет проводить проверку работодателя, представлять электронные листки нетрудоспособности не потребуется.

Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Как выглядит электронный листок нетрудоспособности

Как выглядит электронный больничный в 2021 году? Где посмотреть фото?

По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности по сути одинаковые. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. А порядок формирования электронных листков нетрудоспособности – приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумажном носителе.

Когда в 2021 году выдают электронный больничный, а когда бумажный

Больничный лист в электронном виде выдают по желанию человека. Для этого он пишет согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности – нет.

Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС по здесь.

Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, в бухгалтерии или отделе кадров.

Работник сообщил, что у него электронный больничный: что делать работодателю?

Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности работодатель не может. В листке стоит только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.

С 2021 года пилотный проект ФСС “Прямые выплаты” распространён на все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели должны продолжать оплачивать только:

первые 3 дня больничного;
дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом;
пособие на погребение.

Остальные пособия ФСС платит сам.

В 2021 году по электронном больничному назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам нужно в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с номером ЭЛН. А выплату пособия необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Если работник принес квиток электронного больничного, а работодатель не перешёл на электронное взаимодействие с ФСС, сотрудника попросят заменить электронный листок нетрудоспособности на бумажный.

Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путём зачёта. В нем также указывали, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.

В 2020 году сотрудники ФСС звонили в организации и требовали в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. Однако работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании.

Если работодатель не хочет иметь дело с электронными больничными, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Работодателю это ничем не грозит (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Технические особенности работы с электронными больничными в 2021 году

Введение ЭЛН позволяет сразу правильно сформировать реестр в соответствии с требованиями ФСС. В личном кабинете можно сразу составить заявление на выплату работнику и отдать ему на подпись. Также программа автоматически подтянет реквизиты поликлиники и банка, поэтому ошибки для получателя пособия исключены.

Преимущества для работодателей с 2021 года

Работа с больничными по принципу прямых выплат позволяет работодателю не иметь резерв денежных средств на выплату пособия. Это улучшает финансовую стабильность страхователей.

При электронной обработке больничных листов нужно значительно меньше времени на их заполнение. Также при заполнении практически невозможно сделать ошибки (кроме расчетной части).

При подготовке отчетности в ФСС не нужно рассчитывать суммы, которые должны были пойти в зачет к сумме страховых взносов и выплаченных пособий. Это серьёзно облегчает работу бухгалтера.

Плюсы для работников с 2021 года

Что касается работников, то с 2021 года повсеместное применение ЭЛН исключает нарушения при назначении пособий. Работник больше не зависит от работодателя в этом плане.

Выплаты стали более прозрачными, что повысило социальную защищенность всех жителей РФ.

Информацию о сроках и размере предстоящей выплаты по больничному листку сотрудник может легко проверить в личном кабинете ФСС, получив доступ через сайт Госуслуг. Если интернета нет, это всегда можно сделать напрямую через сотрудников ФСС.

Введение электронных больничных листов позволяет получить пособие несколькими способами:

почтовым переводом;
на банковский счет;
на платежную карту.

То есть, в этой части нет привязки к зарплатному проекту.

Если сотрудник знает только номер карты, пособие можно получить, указав в заявлении только этот реквизит (в идеале – БИК банка или корреспондентский счет).

Выводы

Итак, приведенные ниже тезисы помогут разобраться в вопросе оплаты электронных больничных в 2021 году:

С 1 июля 2017 года в России начался переход на систему электронных листов нетрудоспособности. О том, насколько успешно идет эта кампания и чем электронный больничный удобнее бумажного, БУХ.1С рассказал заместитель руководителя Департамента информационных технологий и защиты информации ФСС Дмитрий Селиванов.

1 июля 2017 года вступил в силу федеральный закон №86-ФЗ от 1 мая 2017 года. В соответствии с ним листок нетрудоспособности может выдаваться не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в автоматизированной информационной системе. Его номер присваивается Фондом социального страхования. ЭЛН подписывается электронными подписями уполномоченных лиц. Он имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности, оформленным на бумажном бланке.

Дмитрий Вадимович, а чем плоха была система с бумажными больничными?

Она была не плоха. Она была, скажем так, несовершенна. Смотрите сами. За 2016 год ФСС выплатил более 330 млрд рублей по 40 миллионам больничных листов. При этом 1,6 млн бланков листков нетрудоспособности было испорчено, соответственно, по ним были повторные обращения и выдавались дубликаты.

Бумажные больничные – это лишние хлопоты для всех. Медицинская организация должна заказывать бланки (в том числе про запас), доставлять их к себе, хранить и учитывать (это же бланки строгой отчетности).

Больничный, как известно, врач должен заполнять со слов застрахованного. Очень часто бывают ошибки - в форме собственности работодателя, названии компании и т.д. Человек приносит больничный работодателю, а тот говорит - неправильно заполнено, возвращайся, переделывай, а то не приму. В результате врачи обычно оставляют это поле незаполненным, чтобы работодатель сам вписывал туда информацию.

Страхователь (работодатель) обязан убедиться в правильности заполнения бланка больничного. Если он примет неправильно заполненный бланк, потом может и на штраф попасть. Из бумажного бланка сведения нужно вручную перенести в собственную учетную систему работодателя. Разумеется, нужно правильно рассчитать размер пособия. А бланк необходимо хранить: в течение трех последующих лет ФСС может прийти с проверкой.

С электронным больничным ситуация меняется?

Естественно. Давайте рассмотрим функции участников процесса подробнее.

А застрахованному лицу остается немногое: сообщить номер оформленного ЭЛН страхователю, оформить заявление на выплату и получить пособие от страхователя и/или ФСС (в зависимости от схемы выплат).

Каким образом медицинские организации включаются в процесс перехода на ЭЛН?

Для государственных клиник доступны три пути. Первый - через Единую Государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ). Взаимодействие с информационной системой ФСС при этом проходит через СМЭВ – систему межведомственного электронного взаимодействия.

Второй вариант – это реализация сервисов ЭЛН в медицинской информационной системе медицинской организации (МИС МО). В этом случае МИС МО соединяется с информационной системой ФСС по защищенному каналу посредством сети Интернет, и врачам не надо отвлекаться на работу в других информационных системах.

Для коммерческих клиник варианты те же, исключая ЕГИСЗ. То есть из МИС МО можно напрямую оформить электронный больничный. Либо можно воспользоваться уже упомянутым бесплатным АРМ МО ФСС.

А сам застрахованный? Раньше он мог подержать в руках свой бумажный больничный и хотя бы прочитать, что в нем написано. А сейчас как?

Все подробности о своем больничном он может узнать в новом сервисе - личном кабинете застрахованного лица на сайте ФСС. В нем можно увидеть как текущий статус больничного, так и историю всех больничных, когда-либо выписанных человеку. Об изменениях в личном кабинете можно узнавать также по электронной почте в системе госуслуг или посредством нашего бота в мессенджере Telegram. В перспективе перед нами ставится задача максимально расширить число способов электронного уведомления.

Кстати, никаких новых секретов о состоянии здоровья электронный больничный не раскрывает, в этом плане разницы с бумажным документом нет.

Накладывает ли дополнительные сложности новая система на страхователей?

Для страхователей процедура заполнения больничных однозначно становится проще, экономия времени налицо. Во-первых, страхователю не надо проверять правильность заполнения ЭЛН, во-вторых, данные загружаются автоматически, тем самым исключаются ошибки ручного набора, в-третьих, не надо заботиться о хранении бумажных копий, так как все храниться у оператора ИС ЭЛН ФСС, в-четвертых, упрощается процедура первичной проверки документов, она попросту происходит автоматически.

Для информационного взаимодействия в электронном виде, естественно, нужны средства криптозащиты, которые реализуются с использованием усиленной квалифицированной цифровой подписи, но на текущий момент электронное взаимодействие работает со многими федеральными органами и финансовыми институтами с использованием ЭП. В электронном взаимодействии по ЭЛН можно использовать уже выданные ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, в этом плане наш сервис полностью унифицирован.

Какова текущая статистика применения электронных листков нетрудоспособности?

Темпы перехода на ЭЛН значительно опережают наши ожидания. На сегодняшний день принято более 250 000 ЭЛН от 3800 медицинских организаций, более 20000 страхователей, более 200 000 застрахованных.

Система ЭЛН в той или иной степени внедрена во всех 85 регионах Российской Федерации. При этом в 30 субъектах число медицинских организаций, применяющих ЭЛН, превышает половину от их общего количества. Москва стоит несколько особняком, здесь ЭЛН применяется еще редко, но это связано с тем, что столица использует единую медицинскую информационную систему и готовится перейти на ЭЛН сразу целиком, на 100%.

Вы упомянули интеграцию ЭЛН с коммерческими учетными системами. Насколько удобно, на ваш взгляд, использование электронных больничных реализовано в продуктах 1С?

Электронный больничный 2017: взаимодействие с ФСС и расчет в программах 1С

Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением выглядит следующим образом:

1. Работник (застрахованное лицо) дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

2. Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.

3. Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.

4. Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.

5. Работодатель по номеру ЭЛН непосредственно из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.

6. По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)

Читайте также: