Может ли работодатель заверить подпись работника и на каких документах

Обновлено: 04.05.2024

Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Что нужно знать работникам про электронные документы, связанные с работой? Как работодателям организовать работу с электронными документами по кадрам по новым правилам и сколько им будет стоить переход на кадровый ЭДО (ЭКДО), рассказываем в этом материале про электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новую ст. 22.1 ТК РФ.

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ

ПОЯСНЕНИЕ

подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
хранение электронного документа;
фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

УКЭП;
УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
порядок доступа к ней (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31.12.2021 или нет:

У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу соискателю или увольнять действующего сотрудника при отсутствии его согласия на применение кадрового ЭДО либо отсутствии у него электронной подписи (ст. 22.2 ТК РФ).

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01.07.2022.

Закон № 377-ФЗ был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота, который проходил с 2020 года по Закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ и успешно завершился 15 ноября 2021 года. Его участники применяют новые правила с 16.11.2021, если пожелали продолжить кадровый ЭДО.

Для таких работодателей также предусмотрен переходный период до 01.07.2022, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные изменениями в ТК РФ мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.

Работодатели, которые не захотели продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумаге в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

В рамках эксперимента была выявлена избыточная обязанность оформлять приказ о приеме на работу, хотя его содержание аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому соответствующая норма исключена из ТК РФ.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

Формат электронного документа – это описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа.

Форма электронного документа – это совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Расходы работодателей

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
быстрый доступ к необходимой документации;
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
большая сохранность документов;
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

трудовые книжки и вкладыши к ним**;
копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
справки с места работы;
заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

Запомните главное

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кто может подписать документы за руководителя?

П о умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.) 1 , реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Подписывать документы за директора при его наличии

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ 2 ).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.

Подписывать только в период отсутствия директора

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства 3 :

штатное замещение;
временный перевод на должность директора;
совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек 4 );
исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы 5 .

Рассмотрим подробнее эти варианты.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

Работодатель обязан предоставлять сотруднику документы и копии, связанные с деятельностью специалиста в компании — по статье 62 ТК. Закон не содержит закрытый перечень таких сведений, поэтому на практике возникают трудовые споры. Организация не обязана выдавать все документы, которые просит сотрудник. Рассмотрим, какие копии и выписки не может требовать работник, а какие обязаны выдать по закону.

Какие документы может запросить сотрудник?

По письменной просьбе работника организация выдает:

выписки из трудовой книжки;

копию приказа об увольнении;

копию приказа о приеме на работу или о переводе;

справку о доходах, о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Список неполный, поэтому нужно знать, какие документы может запрашивать сотрудник помимо указанных в законе. Нередко в организации возникают споры, доходящие до судов.

Например, компания не желает делать выписку из табеля учета рабочего времени, аргументируя отказ тем, что в документе содержится информация о других сотрудниках. Такой отказ могут посчитать незаконным, так как специалист имеет право получать сведения, касающиеся его работы. Поэтому кадровый отдел может оформить выписку, указав в документе только информацию о конкретном сотруднике.

Также суды нередко встают на сторону работника, который получил отказ при запросе выписки из штатного расписания, графика отпусков, из личной карточки (Т-2).

Какие документы не вправе требовать работник?

Работодатель может не предоставлять сведения, которые не относятся к деятельности сотрудника компании.

Докладные и служебные записки

Организация не обязана выдавать по просьбе работника документы, которые связаны с расследованием дисциплинарных проступков — объяснительные, докладные, протоколы заседаний дисциплинарных комиссий и так далее. Такие документы не связаны напрямую с работой специалиста и необходимы только для служебного пользования.

Локальные нормативные акты

Речь о документах, с которыми сотрудника знакомят в период деятельности, в том числе под роспись. В некоторых организациях специалисту по запросу выдают копии таких актов. Решение мотивируется тем, что предоставляемая информация связана с работой сотрудника. К тому же специалист может ориентироваться на документы, в которых закреплены требования к его работе.

Однако суды зачастую встают на сторону работодателя, который отказывает выдавать копию локального акта. Ведь документы не содержат персональную информацию о сотруднике, к тому же работник уже был ознакомлен с содержанием акта и поставил подпись.

Документы, содержащие конфиденциальные сведения

Если сотрудник не допущен к конфиденциальной информации, выдавать ему соответствующую документацию не обязаны. Документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц, работник требовать не может.

Нормативные акты министерств и приказы для организации

Работодатель имеет право не выдавать кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании. То же самое касается нормативных документов, разработанных ведомствами и министерствами. Отказ мотивируется тем, что эти документы составлялись не компанией.

Должностные инструкции других сотрудников

Если копии документов не касаются самого работника, кадровый отдел не обязан их выдавать. К примеру, работник попросил должностные инструкции всех специалистов отдела или начальника.

Как часто работник может запрашивать документы?

Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.

Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.

Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.

Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.

Читайте также: