Могут ли локальными нормативными актами организации устанавливаться дополнительные компенсации работникам

Обновлено: 16.05.2024

1. Если организация не разработает и не утвердит обязательные локальные нормативные акты, ей грозит административная ответственность. Рассмотрим в таблице 1, какие акты – обязательные и какая ответственность предусмотрена за их отсутствие.
Ответственность за отсутствие обязательных локальных нормативных актов (ЛНА)
Таблица 1

Основание для разработки

Штраф за отсутствие

ЛНА, который определяет порядок аттестации раб- в*

ЛНА о защите персональных данных

ЛНА об оплате труда*

ЛНА о служебных командировках*

Правила трудового распорядка

Правила и инструкции по охране труда

Учетная политика организации

Учетная политика для целей налогообложения

* Порядок аттестации работников, Порядок и размеры командировочных расходов и Положение об оплате труда могут быть в виде локальных нормативных актов, а могут быть частью или приложением к коллективному договору или как соглашение.
** У законодателя нет однозначной позиции, является ли график отпусков локальным нормативным актом организации. Например, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 относит его к локальным нормативным актам.
Внимание: когда составляете такие ЛНА, как график отпусков, Правила трудового распорядка и документы об оплате труда и премировании, обязательно учтите мнение профсоюзной организации.
2. Необязательные локальные нормативные акты нужны организации для практической работы. Но за то, что их нет, к административной ответственности не привлекут.
К необязательным ЛНА относятся:

положение о подразделениях организации;
должностные инструкции;
положения о врачебной, служебной и коммерческой тайне; (положение о порядке оказания платных услуг).

Организация может разрабатывать любые локальные нормативные акты с учетом специфики своей деятельности.
Внимание: различайте организационно-распорядительные документы и локальные нормативные акты. Если документы применяются только один раз или только к одному работнику – это не локальные нормативные акты (приказы, распоряжения).
Требования к содержанию локальных нормативных актов
Любой локальный нормативный акт организации состоит из общей части (введения или преамбулы), основной части и заключения.
Пример:
Структура некоторых документов:

Связи по должности

Взаимоотношения с другими подразделениями

разработка проекта;
согласование;
корректировка (при необходимости);
утверждение;
введение в действие.

Пример: Вариант 1
УТВЕРЖДАЮ
Главный врач ГБУЗ
_________________
Ф. И. О. руководителя
29 марта 2017 г.
Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен
печатью организации.
Пример: Вариант 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом ГБУЗ
от 29 марта 2017 г. № 54
Печать организации в этом случае не ставится.

дату введения акта в действие;
информацию об ознакомлении работников с локальным актом и сроки для этого;
лиц, которые отвечают за соблюдение требований документа;
лицо, которое контролирует выполнение приказа.

Ознакомьте работника с любым локальным нормативным актом, который имеет к нему отношение, под подпись (ст. 68 ТК РФ). Не забывайте, что внутренние документы организации обязательны как для работника, так и для работодателя.
Ознакомить работников с локальными нормативными актами можно следующим способом:

на последнем листе самого документа;
на листе ознакомления;
в журнале;
в трудовом договоре;
электронно (при наличии электронной подписи).

Пример: Вариант 1
Приложение 1
к Правилам трудового распорядка

Подтверждение факта ознакомления с документом

Руководитель И. О.

Локальный нормативный акт

Факт ознакомления с документом подтверждаю

Главный врач Руководитель И. О.

Правила трудового распорядка

Положение об оплате труда

В этом случае ознакомьте всех работников с коллективным договором, Правилами трудового распорядка и только с теми документами, которые имеют отношение к их трудовой деятельности. Например, если работника не будут направлять в командировки, его не надо знакомить с Положением о служебных командировках и т. п.
Пример: Вариант 3
Приложение № 1
к трудовому договору от 12.12.2016 № 23/16
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с локальными нормативными актами и коллективным договором
ГБУЗ____________________
врача-хирурга 1-го хирургического отделения
Глазкова И.А.

Локальный нормативный акт

Факт ознакомления с документом подтверждаю

Правила трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о врачебной, служебной и коммерческой тайне

истек срок, который указан в самом документе;
руководитель отменил ЛНА, например, по решению госоргана или суда.

Внимание: если изменилось законодательство, коллективный договор или соглашение, перестают действовать только те части локальных нормативных актов, которые им противоречат.
Напомним, что изменения в локальные нормативные акты утверждают приказом. Если таких изменений много, то рекомендуем отменить старый документ и утвердить новую редакцию положения, инструкции, правил и т. п. Также можно просто утвердить новый документ, поскольку в заключении любого локального нормативного акта указывают, что он действует до принятия нового.

Как разработать Положение о стимулирующих выплатах

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
К стимулирующим выплатам относятся доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты (ст. 129 ТК РФ). Системы оплаты труда, в том числе и премирования, определяются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
Как оформить положение о стимулирующих выплатах
Порядок стимулирующих выплат можно закрепить:

в коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
в локальном акте медицинской организации (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Внимание: если премии носят разовый характер, то для их выплаты достаточно издать приказ за подписью руководителя. Однако, в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичным учетным документом. Для этого, зафиксируйте возможность таких выплат в Положении о стимулирующих выплатах (о премировании).
Приказ издайте по унифицированной форме № Т-11 (№ Т-11а, если премии выплачиваются сразу нескольким сотрудникам). Стоит отметить, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными, если иное не установлено нормативными актами для бюджетных организаций.
Не забудьте перед подписанием трудового договора ознакомить работника с Положением о стимулирующих выплатах под роспись.
Внимание: если медицинская организация утверждает Положение о стимулирующих выплатах уже после того, как трудовые договоры заключены, то вначале ознакомьте работников с новым документом. То есть получите от них подписи. Затем внесите изменения в трудовые договоры, оформив дополнительные соглашения.
По какой форме составить положение
Если в региональных нормативных актах субъекта РФ не установлена форма положения и не указано, что ее применение носит обязательный характер, медицинская организация вправе использовать любую удобную форму. На практике в таком документе указывают:

общие положения;
виды выплат;
порядок их установления;
порядок начисления.

2. Виды выплат
Перечнем, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29 декабря 2007 г. № 818, в отношении медицинских учреждений установлены следующие виды выплат стимулирующего характера:

за интенсивность и высокие результаты работы;
за качество выполняемых работ;
за стаж непрерывной работы, выслугу лет;
премиальные выплаты по итогам работы.

Ситуация: какие стимулирующие выплаты можно включить в систему оплаты труда федеральных медучреждений?
Также, к выплатам стимулирующего характера относятся премии.
3. Порядок установления и начисления выплат
Размеры и условия выплат стимулирующего характера определяются с учетом показателей и критериев оценки эффективности труда сотрудников в учреждении. При разработке показателей (критериев) руководствуйтесь федеральными и региональными нормативными актами.
Размер стимулирующих выплат можно устанавливать как в абсолютном значении (в рублях), так и в процентном отношении к окладу.
Пример:
Чтобы указать в положении порядок начисления всех предполагаемых выплат, можно добавить разделы:

порядок установления и выплаты денежных надбавок к должностному окладу;
порядок выплаты премий по результатам работы.

Ситуация: можно ли добавить в Положение о стимулирующих выплатах условие о том, что за курение в рабочее время сотрудник будет оштрафован? Ситуация: можно ли добавить в Положение о стимулирующих выплатах условие о том, что за курение в рабочее время сотрудник будет оштрафован?
Действия работодателя по штрафованию сотрудников за курение незаконны.
Работодатель вправе применить к работнику только меры дисциплинарной ответственности за курение в медицинской организации.
Вместо штрафов системой оплаты труда в организации может быть предусмотрено, что условием для стимулирующих выплат является отсутствие дисциплинарных взысканий. То есть работник получит выплату, если не будет курить в рабочее время.

Как ввести в действие Положение
о стимулирующих выплатах

После того как Положение о стимулирующих выплатах будет составлено, согласуйте его с представительным органом сотрудников и утвердите у руководителя организации (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). После ознакомьте с положением сотрудников под роспись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Для этого можно прикрепить к документу лист для ознакомления, где сотрудники будут ставить свои подписи.

Ситуация: необходимо ли уведомлять работников за два месяца при изменении и внесении дополнений в критерии оценки эффективности, утвержденные в Положении о премировании сотрудников?
Нет, в этом случае не нужно.
Однако внесение изменений в Положение о премировании должно быть принято с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ. Кроме того, установлена обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников и, соответственно, с вносимыми в них изменениями (ст. 22 ТК РФ).
Обращаем внимание, что в случае, если планируемые к изменению показатели и критерии оценки эффективности также установлены в трудовых договорах с работниками, работодателю необходимо внести изменения в трудовые договоры.

Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

8 статья ТК посвящена общему описанию локальных нормативных актов, в которых учтены нормы трудового права. Говоря упрощённо, это внутренние документы организации, описывающие правила взаимодействия сотрудников и работодателя, а также другие нюансы трудовой деятельности в компании. Указанная в них информация не входит в ТК, но и не должна противоречить ему.

По статье 8 освобождены от этой обязанности только ИП. Все юридические лица должны принимать нормативные локальные акты.

Как составляется текст документа

Кстати! Также руководитель не может устанавливать внутренние законы компании, противоречащие другим нормам законодательства.

Другие особенности составления документа:

Если в организации ранее были приняты коллективные договоры и соглашения, локальный акт также не может противоречить тому, что написано в них.
Если на предприятии есть представительный орган сотрудников, то при составлении документа учитывается его мнение. Работодатель обязан действовать по ст. 372 ТК.
Документ не имеет конкретного адресата, то есть составляется не для одного сотрудника, а для всех сразу, либо для конкретной группы.
ИП могут не принимать такой документ, но имеют право его создать при необходимости.
Принятые в акте пункты не должны ухудшать положение сотрудников в сравнении с правилами, установленными ТК, а также с коллективными договорами, соглашениями.

Что содержится в локальных нормативных актах

Диапазон правил, вписанных в этот документ, довольно широкий. Условно можно поделить локальные нормативные акты на обязательные и необязательные. Первые важно составить обязательно, поскольку ради них он и создаётся, а в дальнейшем споры внутри компании или даже в суде будут решаться с учётом этой информации. Вторые работодатель создаёт на своё усмотрение, если считает их необходимыми.

К необязательным относятся такие документы, как положения о материальном стимулировании, о премировании, журнал ознакомления с локальными актами и т.д. Они могут быть созданы на усмотрение работодателя. Это не отменяет необходимости соответствия нормам ТК.

Что делать, если локальные нормативные акты нарушают закон

Основным правилом составления такого документа является его соответствие ТК, иным законодательным актам, а также коллективным договорам и соглашениям, принятым в организации. Но на практике это правило очень часто нарушается. И далеко не всегда, потому что работодатель намеренно принял решение ужесточить условия или обойти закон. Зачастую владельцы компаний или работники, составляющие такие документы, просто не опираются на законодательные нормы.

Если выясняется, что локальные нормативные акты нарушают ТК или иные правила либо ухудшают условия работы в соответствии с этими правилами, оптимальные действия сотрудников таковы:

За неправильное составление документа серьёзных наказаний работодателю не будет. Согласно судебной практике, чаще всего организацию лишь обязывают изменить текст акта. Но если не соответствующие закону пункты повлекли нарушения прав трудящихся, дело можно довести до суда и выиграть.

Важно! В случае рассмотрения споров между сотрудником и работодателем суд принимает во внимание ТК и иные законодательные акты. Локальные документы не имеют силы, если противоречат им.

Работодателю при составлении таких актов нужно опираться на законодательство. Возможно, стоит задействовать юриста. Сотрудникам важно знать, что они имеют право ознакомиться с текстами документов по запросу и им не имеют право в этом отказать.

Оформление предоставления компенсаций (гарантий) работнику за работу с вредными условиями труда

Чтобы оформить предоставление работникам всех компенсаций (гарантий) за работу с вредными условиями труда, руководствуйтесь картами спецоценки или аттестации рабочих мест. Включите необходимую информацию в ваши внутренние локальные нормативные акты. Например, условия о повышенной оплате труда — в положение об оплате труда, о сокращенном рабочем времени и дополнительном отпуске — в правила внутреннего трудового распорядка. Если у вас есть коллективный договор, то пропишите такую информацию в нем. Предоставление компенсаций (гарантий) конкретным работникам оформите в их трудовых договорах.

ВОПРОС:

Какими документами нужно руководствоваться при оформлении компенсаций (гарантий) работникам за работу с вредными условиями труда?

ОТВЕТ :

О результатах вы можете узнать:

— в карте специальной оценки условий труда — если на рабочем месте проведена спецоценка (в ней есть информация о классе (подклассе) условий труда на конкретных рабочих местах (п. 3 ч. 1 ст. 15 Закона о спецоценке), а в строке 040 перечислены виды гарантий и компенсаций, которые вы должны предоставить работникам, занятым на этих рабочих местах, в том числе: повышенная оплата труда, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, сокращенная продолжительность рабочего времени, молоко или другие равноценные пищевые продукты, лечебно-профилактическое питание);

— карте аттестации рабочего места по условиям труда — если на рабочем месте проведена аттестация и ее результаты еще действуют с учетом ч. 4 ст. 27, ч. 1 ст. 28 Закона о спецоценке (в этой карте также содержатся сведения о классе (подклассе) условий труда на рабочих местах и виды гарантий и компенсаций).

Кроме того, руководствуйтесь отраслевыми (межотраслевыми) соглашениями, если в них установлены более благоприятные для работников условия (ч. 8 ст. 45 ТК РФ).

ВОПРОС:

Как оформить предоставление компенсаций (гарантий) за работу с вредными условиями в локальных нормативных актах?

ОТВЕТ :

Пропишите в локальных нормативных актах порядок предоставления работникам следующих компенсаций (гарантий): размер повышенной оплаты труда, сокращенное рабочее время, продолжительность ежегодного дополнительного отпуска (ч. 3 ст. 147, ч. 1 ст. 92, ч. 1 ст. 100, ст. 107, ч. 1 ст. 117, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Порядок предоставления молока (равноценных пищевых продуктов), лечебно-профилактического питания, выдачи средств индивидуальной защиты нужно прописать, если вы решили установить повышенные гарантии в соответствии с ч. 3 ст. 219, ч. 2 ст. 221 ТК РФ. Тем не менее, рекомендуем вам прописать такой порядок и в других случаях, это позволит избежать споров с работниками и будет свидетельствовать о том, что вы предоставляете им все необходимые гарантии.

Напомним, что, помимо оформления компенсаций и гарантий в локальных нормативных актах, вам нужно обязательно включить их в трудовые договоры (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

ВОПРОС:

Как условие о повышенной оплате за работу с вредными условиями прописать в локальном нормативном акте?

ОТВЕТ :

Вам нужно прописать в локальном нормативном акте конкретный размер повышения оплаты труда работникам, которые работают с вредными (опасными) условиями труда (ч. 3 ст. 147 ТК РФ). Вы можете включить такую информацию, например, в ваше положение об оплате труда.

Напомним, что повышение размера оплаты труда должно быть не менее четырех процентов тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда (ч. 2 ст. 147 ТК РФ).

Пример формулировки условия о повышенной оплате труда

« Работникам, на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда выявлены вредные и (или) опасные условия труда, устанавливается оплата труда в повышенном размере.

Если у вас есть профсоюз, то обязательно учтите его мнение о размере такого повышения оплаты труда до того, как утвердите его в локальном нормативном акте (ч. 3 ст. 147, ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Вы можете действовать так же, как, например, и при учете мнения профсоюза по проекту правил внутреннего трудового распорядка.

ВОПРОС:

ОТВЕТ:

Условие о сокращенном рабочем времени работников, которые трудятся с вредными (3, 4 степени) или опасными условиями, предусмотрите в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 92, ч. 2 ст. 94, ч. 1 ст. 100, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Как правило, продолжительность рабочего времени в этом случае составляет не более 36 часов в неделю (ч. 1 ст. 92 ТК РФ). Учтите, что есть ограничения и по продолжительности рабочего дня (смены), в частности максимум восемь часов при 36-часовой рабочей неделе (ч. 2 ст. 94 ТК РФ).

Пропишите, кому у вас в организации устанавливается сокращенное рабочее время и его продолжительность.

Пример формулировки условия о сокращенном рабочем времени

Еженедельная и ежедневная продолжительность рабочего времени работников может быть увеличена только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Продолжительность рабочего времени конкретного работника устанавливается трудовым договором с учетом результатов специальной оценки условий труда.

ВОПРОС:

Как в локальном нормативном акте прописать гарантию в виде ежегодного дополнительного отпуска за работу с вредными условиями труда?

ОТВЕТ:

Пропишите гарантию о ежегодном дополнительном отпуске за работу с вредными (2, 3, 4 степени) либо опасными условиями труда в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 107, ч. 1 ст. 117, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Укажите, кому предоставляется такой отпуск и его продолжительность (она не может быть меньше семи календарных дней) (ч. 2 ст. 117 ТК РФ).

Пример формулировки условия о ежегодном дополнительном отпуске

ВОПРОС:

Как предусмотреть выдачу молока или равноценных пищевых продуктов в локальном нормативном акте?

ОТВЕТ:

Трудовым кодексом РФ не установлено, как прописать такие гарантии в локальном нормативном акте. Полагаем, вы можете прописать их, например, в положении о выдаче молока или равноценных пищевых продуктов.

Укажите, кому вы предоставляете молоко (равноценные пищевые продукты) и в каком объеме. Также укажите, в каких случаях и в каком порядке выдача молока и таких продуктов может быть заменена денежной компенсацией. Главное, чтобы положения вашего локального нормативного акта не противоречили, в частности, Нормам и условиям бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, молока или других равноценных пищевых продуктов.

По письменному заявлению работника выдача молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов.

ВОПРОС:

Как предусмотреть выдачу лечебно-профилактического питания в локальном нормативном акте?

Лечебно-профилактическое питание выдается работнику не во всех случаях, когда на его рабочем месте выявлены вредные и (или) опасные условия труда. Выдавать его нужно только на определенных производствах и работах, указанных в специальном Перечне, а также работникам, перечисленным в п. 6 Правил бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания.

Например, такое питание должно выдаваться рабочим, которые непосредственно заняты в производстве фосфористого кальция или фтористого водорода и его водных растворов. Поэтому, чтобы вам не дублировать в локальном нормативном акте эти случаи и установленный порядок выдачи лечебно-профилактического питания, рекомендуем сделать ссылки на нормативный правовой акт. Пропишите условия и порядок выдачи лечебно-профилактического питания подробнее, только если вы хотите предоставить вашим работникам эту гарантию в большем размере, руководствуясь ч. 3 ст. 219 ТК РФ.

ВОПРОС:

Как оформлять предоставление средств индивидуальной защиты в локальном нормативном акте?

ОТВЕТ:

Порядок выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) прописывают, как правило, в отдельном локальном нормативном акте, если улучшают нормы бесплатной выдачи таких средств по сравнению с Типовыми нормами (ч. 2 ст. 221, ч. 3 ст. 219 ТК РФ, п. 6 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты).

В этом случае для оформления локального нормативного акта можете взять за основу типовые нормы для вашей организации, указав повышенные нормы выдачи СИЗ или дополнить перечень СИЗ. Обязательно укажите, что вы улучшаете условия по сравнению с этими типовыми нормами и учтите мнение профсоюза (п. 6 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты).

ВОПРОС:

Нужно ли дополнительно фиксировать выдачу и сдачу работниками средств индивидуальной защиты?

ОТВЕТ:

Да. Выдачу работникам и сдачу ими СИЗ фиксируйте в специальной личной карточке учета выдачи СИЗ (п. 13 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты).

Вы можете вести их в электронном виде. Требования к ведению урегулированы подробно в п. 13 указанных Межотраслевых правилах. Например, вместо личной подписи работника в такой карточке указывайте номер и дату документа бухучета о получении работником СИЗ под личную подпись (абз. 4 п. 13 указанных Межотраслевых правил).

ВОПРОС:

Как оформить предоставление компенсаций (гарантий) за работу с вредными условиями труда в коллективном договоре?

ОТВЕТ:

Пропишите в коллективном договоре порядок предоставления работникам компенсаций и гарантий: размер повышенной оплаты труда, сокращенное рабочее время, продолжительность ежегодного дополнительного отпуска (ч. 3 ст. 147, ч. 1, 2 ст. 92, ч. 1 ст. 100, ч. 3 ст. 117 ТК РФ).

Вы можете использовать такие же формулировки, как мы предлагали выше для описания компенсаций и гарантий в локальных нормативных актах. Если вы хотите установить для работников повышенные гарантии бесплатного предоставления молока (равноценных пищевых продуктов), лечебно-профилактического питания, также пропишите их в коллективном договоре (ч. 3 ст. 41, ч. 3 ст. 219 ТК РФ).

Вы можете включить в коллективный договор и другие условия предоставления работникам компенсаций и гарантий за работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Главное, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с установленным нормативными правовыми актами (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 41 ТК РФ).

Если вам нужно внести изменения в коллективный договор (дополняя его условиями о гарантиях), проверьте, установлен ли в нем специальный порядок внесения изменений, и, если установлен, действуйте в этом порядке. А если нет — проведите коллективные переговоры по вопросу внесения изменений и, когда они будут приняты, направьте уточненный документ на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ (ст. 44 ТК РФ).

ВОПРОС:

Как оформить предоставление компенсаций (гарантий) за работу с вредными условиями труда в трудовом договоре?

ОТВЕТ:

Вам нужно включить в трудовые договоры работников все гарантии и компенсации, которые им полагаются за работу с вредными и (или) опасными условиями труда с учетом результатов спецоценки или аттестации рабочих мест по условиям труда, а также характеристики условий труда (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, ч. 2 ст. 3, ч. 4, 5 ст. 14, ч. 4 ст. 27, ч. 1 ст. 28 Закона о спецоценке).

Если каких-то компенсаций (гарантий) в трудовом договоре работника нет, включите их в трудовой договор, оформив дополнительное соглашение к трудовому договору (ч. 3 ст. 57, ст. 72 ТК РФ). Например, это может потребоваться, если условия труда работника изменились и у него появились дополнительные гарантии и компенсации или же вы ранее забыли включить какие-то гарантии при заключении договора.

Описывая такие условия, сверяйтесь, чтобы они не противоречили картам спецоценки или аттестации рабочих мест, вашим локальным нормативным актам, коллективному договору и отраслевым (межотраслевым) соглашениям (при наличии).

Пример условия о размере повышенной оплаты труда

Пример условия о дополнительном ежегодном отпуске

Пример условия о сокращенном рабочем времени

«… Работнику устанавливается следующий режим работы:

«… Работнику производится бесплатная выдача 500 мл молока за рабочую смену или других равноценных пищевых продуктов в соответствии с таблицей 1, приведенной в Нормах и условиях бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, молока или других равноценных пищевых продуктов, которые могут выдаваться работникам вместо молока.

… По письменному заявлению работника, выдача молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена компенсационной выплатой в соответствии с Порядком осуществления компенсационной выплаты в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов.

Пример условия о предоставлении лечебно-профилактического питания

Пример условия о выдаче средств индивидуальной защиты

ВОПРОС:

Каковы риски за неоформление предоставления работникам компенсаций (гарантий) за работу с вредными условиями труда?

ОТВЕТ:

Риски зависят от того, что повлекло за собой неоформление предоставления работникам компенсаций (гарантий) за работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Например, если вы не указали полагающиеся работнику гарантии и компенсации в трудовом договоре, есть риск ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. А если из-за неоформления выдачи работникам СИЗ, вы не смогли доказать, что обеспечили ими работников, вас могут привлечь к ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

За иные нарушения, связанные с неоформлением предоставления работникам гарантий и компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда вас могут привлечь к ответственности по ч. 1, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Кадровое делопроизводство — процесс трудоемкий и сложный. Любая ошибка может стоить предприятию немалых средств. Кадровику необходимы огромное количество актуальной информации и объемные знания по правилам оформления различной документации, в том числе и ЛНА. Мы разберем, как и сколько нормативных актов необходимо составлять, и обсудим способы избежать ошибок.

Какие документы относятся к категории ЛНА

Расшифровывается аббревиатура, как локальные нормативные акты. Это определенный тип документов, регулирующих правила поведения сотрудников и руководителей в тех или иных рабочих ситуациях. Соблюдение указанных правил обязательно для всех.

Правила поведения, описанные в ЛНА, разрабатываются индивидуально для каждого предприятия. Основные требования к содержанию подобных документов указаны в статье №8 Трудового кодекса. Там же оговаривается, что установленные правила не должны нарушать нормы государственного законодательства.

Документы разрабатываются для всего коллектива или группы сотрудников, но не для каждого отдельного работника. Действуют акты только внутри предприятия. К рабочим взаимоотношениям вне конкретной фирмы они никакого отношения не имеют.

При составлении нормативных актов важно учитывать, что они могут предлагать сотрудникам различные объемы поощрений и премий. Уменьшать минимальный социальный пакет, установленный законодательством, недопустимо.

Справка! Как установлено статьей №8 ТК, коллективный договор — один из документов, являющихся основополагающими для создания ЛНА. Но сам он к данному типу не принадлежит.

К локальным нормативным актам относят:

документы о премировании;

нормативы по повышению квалификации, обучению сотрудников, аттестации.

Разрабатываются правила руководителями или владельцами компаний. Принимая на работу нового сотрудника, кадровик обязан ознакомить его с большей частью нормативных актов, регулирующих профессиональную деятельность. Исключением является только штатное расписание. Даже учитывая то, что технически оно считается ЛНА, необходимости в ознакомлении с ним персонал нет.

Немного запутана ситуация с графиком ухода в отпуска. По распоряжению Роструда он учитывается, как ЛНА, но при этом имеет некоторые признаки распорядительной документации.

Распоряжения и приказы могут считаться ЛНА, если они регулируют работу группы сотрудников. То есть, приказ о назначении премии или поощрительных выплат отдельному сотруднику не относится к ЛНА, а изменение премиальных выплат для всего персонала является нормативным актом.

Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов

Список ЛНА, которые должны быть на каждом предприятии, утвержден Рострудом. Также предусмотрено и наказание за их отсутствие. Уровень ответственности за нарушение предусмотрен ст. 5.27 КоАП. Там же указаны и наказания за невыполнение и изменение сути ЛНА. В некоторых случаях подобный тип нарушений предусматривает не только административную, но и уголовную ответственность.

При отсутствии одного из необходимых актов предприятие ожидает штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. Должностное лицо, допустившее нарушение, обязано оплатить 1000-5000 руб.

Законодательная база по составлению ЛНА

Несмотря на то, что локальные нормативные акты создаются произвольно в каждой организации, существует и набор обязательных документов. Их структура и общее содержание регулируются государственным законодательством.

Создавая ЛНА, нужно опираться на следующие статьи:

- часть 4 статьи №189 ТК РФ для правил внутреннего распорядка;

- часть 4 статьи №123 ТК РФ для нормативных актов по оплате труда;

- пункт 8 статьи №86 для документов по работе с персональными данными;

- часть 2 статьи №57 для штатного расписания.

Как оформить локальные нормативные акты

Каждый документ требует немало усилий для создания. Сначала необходимо разработать концепцию, после чего оформить ее на бумаге. Этим могут заниматься несколько специалистов разного профиля. На следующем этапе акт согласовывают с руководителем и утверждают. Завершающим шагом является ознакомление сотрудников с содержанием документа.

Разработка

Для разработки документа руководитель назначает ответственных лиц. Выполнять задачу может любой сотрудник. Обычно это зависит от особенностей документа. Для актов, связанных с финансовыми выплатами, логично привлекать бухгалтеров. С внутренними правилами прекрасно справится кадровик. Также может потребоваться рекомендация представителей государственных контролирующих структур. Результатом работы становится проект документа.

Оформление

Строгих правил оформления документации не существует. Каждая компания может применять свой собственный стиль. В качестве основы используют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь указаны основные требования к содержанию нормативных документов. Согласно ГОСТу в них должны быть размещены:

1) юридическое название организации;

2) название документа;

3) порядковый номер;

4) дата и место составления;

5) основной текст, описывающий устанавливаемые правила;

6) сведения о согласованиях;

7) ссылки на приложения (если есть);

8) должность руководителя, утвердившего документ;

9) дата вступления в силу.

Согласование

Согласно статье 372 документы такого типа обязательно необходимо обсуждать с представителями профсоюзов или сотрудниками, защищающими права рабочих отдельного подразделения. Документ передают ответственным лицам на рассмотрение. Все возникшие вопросы или правки представители профсоюза передают кадровику в письменном виде. Срок согласования — не более 5 дней.

Утверждение

Руководитель или его представитель должен внимательно ознакомиться с документом. Если вопросов не возникает, акт подписывается. Создается приказ об утверждении, где обязательно указывают, с какого числа изменения вступают в силу.

Ознакомление

Законодательство обязывает проводить ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами под роспись. Требование касается только тех работников, кого напрямую касаются изложенные в документе правила.

Когда ЛНА существует в компании уже давно, ознакомление проходит при приеме на работу. Если нормативный акт создан недавно или в него внесены существенные изменения, процедуру необходимо проводить заново.

Росписи об ознакомлении можно собирать в специальный журнал или прикрепить отдельный лист непосредственно к акту. Также допустимо создать приложение к трудовому договору. В нем указывают название актов, с которыми ознакомлен сотрудник.

Кадровое делопроизводство требует от сотрудника не только большой ответственности, но и огромных знаний. Законодательство постоянно обновляется, и работник не в состоянии уследить за всеми изменениями. А это чревато наложением штрафов на компанию за допущенные нарушения. Отличным выходом служит регулярное обучение кадровиков. Курс по изменениям в трудовом законодательстве позволяет работнику получить самую свежую и актуальную информацию. Благодаря этому можно избежать проблем с контролирующими органами и уплаты штрафов.

Читайте также: