Когда сотрудник кадровой службы обязан завести личную карточку на принятого на работу работника

Обновлено: 29.02.2024

Ранее на каждого работника наниматель обязан был вести личную карточку. В ней в систематизированном виде отражались различные сведения о работнике. Однако теперь ее ведение не всегда обязательно. Рассмотрим, в каких случаях наниматель все же обязан заполнять личные карточки и когда имеет право отказаться от их ведения.

Когда личная карточка обязательна

Личные карточки обязательно заводятся:

— на военнообязанных лиц .

На заметку
Военнообязанный — гражданин, состоящий в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь или других воинских формирований ;

На заметку
Призывник — гражданин мужского пола, приписанный к призывному участку .

Таким образом, если в организации трудится военнообязанный или призывник, то наниматель обязан завести на него личную карточку. При этом должность или профессия такого сотрудника значения не имеет.

Форма личной карточки и для военнообязанных, и для призывников одинаковая.

Оформляя личную карточку, нанимателям необходимо соблюдать следующие требования :

1) использовать установленные законодательством формат (203 x 180 мм) и форму личной карточки .

На заметку
Личная карточка содержит 4 раздела: общие сведения; сведения о воинском учете; назначения и перемещения; отпуска;

2) вносить записи четко. При этом все графы должны быть заполнены и содержать полную информацию. Она вносится на основании таких документов, как :

документ об образовании;

военный билет для военнообязанных или удостоверение призывника.

Личную карточку после заполнения подписывает лицо, ответственное за воинский учет. Также данное лицо проставляет дату ее заполнения;

3) делать изменения и дополнения при необходимости. Например, при получении работником образования, изменении его семейного положения, смене места жительства.

Порядок внесения изменений и дополнений не регламентирован. Как правило, они вносятся следующим образом:

— если требуется изменение, то прежние сведения зачеркиваются одной чертой (либо заключаются в скобки) и сверху вписываются новые (например, изменение фамилии, изменение семейного положения (холост, женат, разведен));

— если требуется дополнение, то оно вносится без изменения уже имеющихся сведений (например, сведения о получении высшего образования, рождении ребенка).

После внесения изменений или дополнений работник кадровой службы проставляет свою подпись и дату их внесения со ссылкой на документы-основания.

Отметим, что законодательством не установлено требований, что данные карточки должны заполняться от руки, соответственно наниматель может первоначально заполнять ее на компьютере и распечатать. А впоследствии — вносить необходимые изменения вручную.

После оформления личная карточка помещается в картотеку. Она состоит из следующих разделов :

личные карточки на офицеров запаса;

личные карточки на прапорщиков, сержантов и солдат запаса.

При этом личные карточки военнообязанных женского пола размещаются по алфавиту в конце каждого раздела .

Личные карточки должны храниться в опечатываемых хранилищах (железных шкафах). При этом доступ к ним должен быть только у руководителя организации или у работника, назначенного ответственным за воинский учет .

Обратите внимание!
Если наниматель не ведет учет по проведению с работниками первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажа, а также стажировки и обучения по вопросам охраны труда в установленных журналах, то он обязан вести установленную законодательством личную карточку по охране труда .

Когда выбор за нанимателем

На остальных работников наниматель не обязан вести личные карточки. Документы, устанавливающие обязательное ведение личной карточки и ее форму, утратили силу . Однако на практике организации зачастую по-прежнему используют личную карточку формы Т-2 (далее — форма Т-2). Это связано с тем, что в данной карточке можно в систематизированном виде отразить сведения о работнике, необходимые для кадрового учета, а именно:

— общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.);

— сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.).

Личные карточки можно оформлять на всех сотрудников. Наниматель может установить их ведение в локальном нормативном правовом акте, утвержденном распорядительным документом.

Пример формулировки приказа:

1. Утвердить и ввести в действие с 02.01.2018 форму личной карточки (прилагается).

2. Утвердить Правила заполнения и ведения личных карточек (прилагаются).

На заметку
Чтобы не заводить на военнообязанных работников две личные карточки (установленной законодательством и введенной в организации), наниматель может определить, что для них ведется только карточка по форме, установленной законодательством.

При разработке личной карточки наниматель может взять за основу форму T-2 или форму, установленную для военнообязанных лиц, и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, произвести следующие изменения.

1. После названия организации в правом верхнем углу разместить таблицу со следующей информацией:

5. Дополнить карточку более детальной информацией о работнике. Такой, как:

— полная дата рождения детей. Такая информация используется, в частности, для различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, а также при определении размера подоходного налога работника ;

— адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;

6. Удалить некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии. Например, данные по стажу работы, содержащиеся в форме Т-2, или данные по разряду (окладу) в форме, установленной для военнообязанных лиц.

9. Предусмотреть место для внесения дополнительной информации. К ней, например, может относиться наличие у работника водительских прав, наград, поощрений, дисциплинарных взысканий.

Читайте также: