Какую информацию нужно указать в локальном акте по оформлению коронавирусных выплат сотрудникам

Обновлено: 28.05.2024

Настоящие рекомендации разработаны Департаментом труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в целях регулировании трудовых отношений в дни вакцинации от новой коронавирусной инфекции и (или) в дни после ее получения (далее – вакцинация).

В случаях ухудшения самочувствия после проведения вакцинации работнику следует обратиться в медицинскую организацию по месту жительства оформить листок нетрудоспособности с выплатой пособия по временной нетрудоспособности.

При отсутствии листка нетрудоспособности (при наличии справки о вакцинации), работодателю организовать комплекс мероприятий по регулированию трудовых отношений работников, которые прошли вакцинацию по одному из следующих вариантов:

перевод работников на дистанционную работу;

предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска;

предоставление дополнительного оплачиваемого дня отпуска;

введение времени простоя.

Позиции, приведенные в настоящих рекомендациях, целесообразно регламентировать распорядительными документами организации.

I. Перевод работников на дистанционную работу

Работники с их согласия, в период вакцинации, при наличии организационной и технической возможности могут быть переведены на дистанционную форму работы (далее – дистанционная работа) в порядке предусмотренном главой 49.1 Кодекса.

При переводе на дистанционную работу заключить с работником дополнительное соглашение о выполнении определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Работодатель, заключивший с работниками дополнительное соглашение о дистанционной работе, обязан обеспечить выполнение норм трудового законодательства.

Выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы.

II. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Работник по согласованию с работодателем, на период вакцинации, может использовать день (дни) ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со статьей 124 Кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами, уважительными причинами. Изменения вносятся в график отпусков по заявлению работника, согласованного с работодателем.

Пример заявления о ежегодном оплачиваемом отпуске:

«Директору_________________________

(наименование организации, Ф.И.О. руководителя)

_____________________________

(должность, Ф.И.О. работника)

Прошу предоставить мне день отдыха в счет ежегодного оплачиваемого отпуска 23 мая 2021 года для прохождения вакцинации от коронавирусной инфекции.

_______________ (___________)

III. Предоставление дополнительного оплачиваемого дня отпуска

В соответствии с частью 2 статьи 41 Кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте организации мероприятия по оздоровлению работников, в частности, предоставления дополнительного дня отпуска с сохранением за работниками заработной платы для прохождения вакцинации.

Пример положения о дополнительном оплачиваемом отпуске в коллективном договоре:

Пример приказа о предоставлении дополнительного дня отпуска с сохранением за работниками заработной платы:

«__________________________________________

(наименование организации)

__________________________________________

(ОГРН, ИНН/КПП)

__________________________________________

(место нахождения, контактные данные)

о предоставлении дополнительного дня отдыха работникам, которые прошли вакцинацию

__________________

В связи с вакцинацией работников ___________ от коронавирусной инфекции

1. Объявить______________года оплачиваемым выходным днем для всех работников, которые прошли первый/второй этап вакцинации от коронавирусной инфекции _________ _2021 года, согласно списку работников _____________, подлежащих вакцинации (приложение № 1).

2. _________________________________ произвести оплату за дополнительный выходной день_____________ года сотрудникам ___________ в размере средней заработной платы.

3. ________________________________________ ознакомить с приказом всех сотрудников организации, которые прошли первый/второй этап вакцинации от коронавирусной инфекции __________________________________________________

Руководитель

С приказом ознакомлен(а):

Пример заявления о предоставлении дополнительного дня отпуска с сохранением за работниками заработной платы:

«Директору_________________________

(наименование организации, Ф.И.О. руководителя)

_____________________________

(должность и Ф.И.О. работника)

Прошу предоставить дополнительный оплачиваемый выходной день 23 мая 2021 года с сохранением заработной платы для прохождения вакцинацию от коронавирусной инфекции

_______________ (___________)

IV. Введение времени простоя

При отсутствии организационной и технической возможности перевода работников на дистанционную работу, отказе работника использовать дни ежегодного оплачиваемого отпуска, отсутствии у работодателя возможности предоставления работникам дополнительных дней с сохранением за работниками заработной платы работодатель по согласованию в работником рассматривает возможность введения времени простоя на период вакцинации.

В соответствии с частью 2 статьи 157 Кодекса по обстоятельствам, не зависящим от работника и работодателя, на период вакцинации оформляется время простоя с оплатой в размере двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Трудовым законодательством предельный перечень обстоятельств, которые могут стать причиной простоя, не определен. Однако необходимо учесть, что причиной объявления простоя могут быть лишь те обстоятельства, которые носят временный характер.

Соответствующее решение оформляется локальным актом организации, содержащем информацию о причинах приостановления работы (справка о вакцинации), сроках, оплате в соответствии со статьей 157 Кодекса.

Пример оформления простоя по обстоятельствам, не зависящим от работника и работодателя:

«____________________________________________

(наименование организации)

____________________________________________

(ОГРН, ИНН/КПП)

____________________________________________

(место нахождения, контактные данные)

Приказ № ______

об объявлении простоя

В связи с вакцинацией работника ____________от коронавирусной инфекции

2. В соответствии со ст. 157 Трудового кодекса Российской Федерации время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

3. В связи с вышеизложенным бухгалтеру __________________________________ (Ф.И.О.) подготовить документы для проведения соответствующих расчетов.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ________________________ (должность) __________________________ (Ф.И.О.).

____________________________

______________

_____________________

(наименование должности руководителя организации)

(расшифровка подписи)

Оплата за простой производится в дни выплаты заработной платы, установленные в организации.

В программе своевременно отражаются все новации законодательства, вносимые в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции, в том числе:

Настройка производственных календарей и графиков в работы в связи с нерабочими днями из-за коронавируса

Графики работы автоматически обновляются, если ранее был установлен флаг Автоматическое обновление по производственному календарю. Если нет, то установить соответствие производственному календарю следует вручную.

Сохранение заработной платы за нерабочие дни в связи с коронавирусом и оплата за работу в этот период

Льготная ставка страховых взносов для субъектов малого и среднего предпринимательства

Федеральный закон от 01.04.2020 № 102-ФЗ предусматривает льготы по страховым взносам для поддержки бизнеса в условиях COVID-19.

Установить его можно указать в учетной политике организаций, указав тариф Для субъектов малого или среднего предпринимательства с апреля 2020 года.

на пенсионное страхование — 10%.
на медицинское страхование — 5%;
на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 0%.

Временные правила оформления, расчета и выплаты пособий в связи с по коронавирусом

Для прибывших из-за рубежа и проживающих с ними

После загрузки в программу ЭЛН по указанному номеру с причиной нетрудоспособности (03) Карантин в форме документа Больничный лист отображается флаг Карантин по коронавирусу.

Полученный ЭЛН не содержит информации о причине карантина, поэтому для карантина по коронавирусу необходимо установить флаг Карантин по коронавирусу.

Для работающих пенсионеров в возрасте от 65 лет

Реестр автоматически заполняется сотрудниками, родившимися до 07.04.1955, в соответствии с требованиями ФСС. При этом в реестр не включаются сотрудники, по которым на весь период с 6 по 19 апреля оформлен какой-либо отпуск, больничный или дополнительные выходные дни, а также не застрахованные в ФСС. Если период такой неявки приходится на начало/окончание периода с 6 по 19 апреля, в качестве периода больничного передается остаток периода, о чем выдается соответствующая подсказка. В случае, когда период неявки частично перекрывает период с 6 по 19 апреля, то в качестве оплачиваемого периода заполняется наибольший из остатков этого периода.

Для заполнения реестра автоматически создаются заявления сотрудника на выплату пособия, которые отмечаются специальным комментарием и помечаются на удаление. Эти заявления не предназначены для печати. Их можно редактировать, если необходимо внести изменения в сведения (например, сведения о среднем заработке). После редактирования, заявления обязательно надо Записать одноименной кнопкой. Эти заявления нельзя проводить кнопкой Провести, так как они остаются помеченными на удаление.

Сформированный реестр не регистрирует отсутствий сотрудников, так как представляет собой заявление на оформление больничных листов. После подготовки и отправки реестра в поле Статус документа необходимо указать соответствующий статус: Подготовлен, Передан в ФСС или Принят ФСС.

Когда листки нетрудоспособности будут оформлены уполномоченным медицинским учреждением, страхователь получит об этом уведомление и выполнит загрузку соответствующих ЭЛН по их номерам из системы ФСС. Загруженные ЭЛН при записи в программе сопоставляются с ранее оформленными заявлениями по реестру 65+. Сопоставление выполняется по периоду нетрудоспособности, причине ЭЛН (03 — Карантин) и возрасту сотрудника. Если соответствие установлено, то заявление связывается с этим больничным.

Реестру автоматически устанавливается статус Принят ФСС, если перед Статус документа не изменялся вручную и с заявления снимается пометка удаления. После этого работа с такими ЭЛН считается завершенной, отправлять по ним реестр ЭЛН не нужно.

Расчет пособий по нетрудоспособности

рассчитать размер пособия по временной нетрудоспособности по обычным правилам;
сравнить величину дневного пособия с расчетом по МРОТ;
если результат не меньше рассчитанного по МРОТ, то ни каких изменений в расчете нет;
при условии, что результат меньше рассчитанного по МРОТ, следует исчислить пособие из расчета МРОТ.

Произвольных писем и уведомлений

Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов и заявлений.

Предустановленные параметры содержат информацию о работодателе и о работнике.

Весь текст может быть произвольным. Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появляется зеленая отметка и установится Дата отправки.

Заявлений сотрудников о переводе на дистанционную работу

Дополнительных соглашений к трудовым договорам

Из-за пандемии коронавируса президент Владимир Путин своими Указами объявил нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля. При этом оплата работникам должна быть сохранена.

Однако в Трудовом законодательстве есть только выходные и нерабочие (праздничные) дни. Просто нерабочих нет. И поэтому непонятно, как эти дни показывать в табеле и рассчитывать зарплату. Кроме того, у работников могут быть больничные, они могут захотеть уволиться и т.д.

Какие документы подготовить в организации и что ставить в табеле

Руководитель организации издает приказ об объявлении нерабочих дней. В приказе указываются конкретные нерабочие дни и, желательно, код для табеля, поскольку для такого случая он не предусмотрен нормативными документами.

Норма рабочего времени в апреле остается прежней, поскольку нерабочие дни её не уменьшают.

Если сотрудник работал удаленно, то в табеле ему ставится Я. Если же он не работал из-за объявленных нерабочих дней, то можно использовать специальный код. Мы предлагаем использовать НОД — нерабочие оплачиваемые дни.

Как оплачивать нерабочие дни

Наличие в календарном месяце нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам.

Работникам, оплачиваемым сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Оплатить можно:

в размере заработка за выработку объема продукции по норме;
в размере среднего заработка;
дневной части региональной минимальной заработной платы, а при её отсутствии — федерального размера МРОТ.

При расчете зарплаты за нерабочие дни нужно учесть постоянные доплаты, которые прописывают в трудовом договоре в размере за месяц, обычно в процентах от оклада.

Нужно учесть компенсационные надбавки и стимулирующие выплаты, если таковые установлены на предприятии.

Не начислять можно переменные доплаты, например, премии за достижение плановых показателей за месяц, доплаты за работу в ночное время, сверхурочно, в выходные дни.

Работникам организаций, на которые не распространяется действие Указа, оплата производится в обычном, а не повышенном размере, так как нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням. Такие разъяснения давал Роструд. Однако работодатель может самостоятельно установить повышенную оплату труда или выплатить премию.

Заработную плату выплачивают в сроки, установленные локальными актами организации. В каждой организации должны быть установлены две даты, в которые работодатель выплачивает заработную плату. В нерабочие дни сотрудники должны получить зарплату не позже установленных дат.

Простои и прогулы

Если организация должна продолжать работу в апреле согласно Указам президента, то работники обязаны выходить на работу. Работодатель при этом должен принять все меры по обеспечению эпидемиологической безопасности сотрудников, а также организовать их доставку до места работы и обратно домой. Если работник отказывается выходить на работу, значит ему оформляются прогулы.

Простой может быть объявлен только в той организации, которая должна в апреле работать.

Работодатель должен все официально оформить в соответствии с законодательством (статьи 157, 72.2 Трудового кодекса) и имеет право оплачивать время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Если простой был объявлен до принятия президентских указов по нерабочим периодам, то он продолжает действовать.

Отпуска, больничные — что делать с ними?

Отпуск, командировка, простой или временная нетрудоспособность продолжаются или заканчиваются независимо от нерабочих дней, на основании приказов руководителя или записи врача в больничном.

Если на дату начала действия Указов Президента работник был в отпуске, командировке, в простое или болел, его статус не меняется. В табеле учета рабочего времени вы продолжаете ставить соответствующий код, например, ОТ, К, Б, НП и т.д.

Если работник с 30 марта по 30 апреля находится в отпуске, то отпуск на эти дни не продлевается. По желанию работника работодатель имеет право предоставить отпуск на этот период. Перенос запланированных ранее на этот период осуществляется по взаимному согласию работодателя и работника.

Увольнение работников

В организациях, на которых распространяется режим нерабочих дней, и работники не работают, оформление прекращения трудовых отношений в этот период не осуществляется.

Но это не значит, что работник не может уволиться по собственному желанию. Ведь отдел кадров может работать удаленно. Можно договориться и принять заявление в электронном виде, а по окончанию периода нерабочих дней получить заявление с личной подписью работника.

Так же возможно расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон или в связи с истечением срочного договора.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Государственные структуры, руководство субъектов Российской Федерации, медицинские организации при реализации мер по защите от инфекции руководствуются Постановлениями Главного государственного санитарного врача Российской Федерации[1] и Постановлениями Правительства Российской Федерации. Так, Правительство Российской Федерации внесло изменения[2] в Перечень заболеваний, представляющих опасность для окружающих, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 № 715 (в ред. от 31.01.2020). Теперь в него включена коронавирусная инфекция 2019-nCoV.

В Москве и многих других субъектах Российской Федерации введен строгий режим повышенной готовности и режим самоизоляции для профилактики распространения коронавируса.

В случае продолжения работы организации распоряжения обязывают работодателей осуществлять контроль температуры работников, отправлять домой тех, у кого температура повышена, информировать Роспотребнадзор о случаях заболевания коронавирусной инфекцией и не позволять выходить на работу работникам, вернувшимся из стран, где есть повышенный риск заболевания. Соответственно, работников, возвратившихся из таких стран (их перечень постоянно обновляется и, к сожалению, расширяется), руководство субъектов Российской Федерации и Роспотребнадзор обязывают обеспечить самоизоляцию для себя и проживающих вместе с ними членов их семей.

Главный государственный санитарный врач по г. Москве требует[3] обеспечить проведение дополнительных санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий по предупреждению распространения коронавируса в организациях и на объектах, расположенных на территории Москвы, с 12.03.2020 до особого распоряжения. Руководителям организаций, индивидуальным предпринимателям:

организовать ежедневную термометрию работников, не допускать присутствия в организованном коллективе сотрудников с признаками ОРВИ;
обеспечить соблюдение температурного режима, режима проветривания; проведение текущей дезинфекции в помещениях;
использовать для обеззараживания воздуха на объектах бактерицидные облучатели (рециркуляторы) закрытого типа;
дезинфицировать рабочие места, в том числе телефонные аппараты, мышки, клавиатуры компьютера, копировально-множительную технику и т. д.

Роспотребнадзор направил Рекомендации по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19) среди работников[4]. На их основе Минтруд России разработал Методические рекомендации по режиму труда для органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства[5].

В дополнение Минтруд России издал письмо с рекомендациями для федеральных госорганов[6].

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕСОБЛЮДЕНИЕ САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКОГО БЛАГОПОЛУЧИЯ

Санкции за нарушение санитарно-эпидемиологических правил уже пересмотрели. Приняли законы[7]:

За нарушение, повлекшее по неосторожности смерть человека, предусматриваются:

штраф в сумме от 1 млн до 2 млн руб. либо в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;
ограничение свободы на срок от двух до четырех лет;
принудительные работы на срок от трех до пяти лет;
лишение свободы на срок от трех до пяти лет.

За нарушение санитарно-эпидемиологических правил, повлекшее по неосторожности смерть двух или более лиц, будут наказывать принудительными работами на срок от четырех до пяти лет либо лишением свободы на срок от пяти до семи лет.

штраф в размере от 700 тыс. до 1,5 млн рублей либо в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
исправительные работы на срок до одного года;
принудительные работы на срок до трех лет;
лишение свободы на срок до трех лет.

Необходимость ужесточить уголовную ответственность объясняется множеством случаев несоблюдения государственных мер по борьбе с распространением коронавируса.

САМОИЗОЛЯЦИЯ ИЛИ РАБОТА?

Если организации продолжают работать (не дистанционно), то они должны соблюдать эпидемический режим. Чтобы доказать, что организация выполняет нормативные акты по эпидемическому режиму, рекомендуем издать приказ о введении режима повышенной готовности в связи с коронавирусом.

Роструд предлагает[10] несколько вариантов оформления отсутствия работника на рабочем месте в период неблагоприятной ситуации, связанной с распространением коронавируса. Прежде всего работники могут продолжить работу в дистанционном режиме. Также есть варианты отсутствия на работе: отпуск, простой и т. д.

[7] Опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации и вступили в силу 01.04.2020.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Коронавирусная инфекция уже давно перестала быть абстрактным понятием и превратилась в суровую реальность. О методах профилактики и борьбы с ковидом вещают по всем радио и телеканалам. Принимаются новые законы, разрабатываются новые нормы социального поведения. Нововведения коснулись и кадровиков. При появлении в коллективе сотрудника, зараженного коронавирусом, вам придется позаботиться об оформлении дополнительной документации и ничего не пропустить. Иначе это может обернуться серьезными санкциями для предприятия.

Действия при заражении сотрудника коронавирусом

Если в вашем коллективе оказался сотрудник, зараженный коронавирусом, вам необходимо не только предпринять все установленные меры по недопущению распространения инфекции, но и правильно оформить документы. Зараженного работника следует отстранить от пребывания в коллективе. Это оформляется соответствующим приказом. Документ составляется в произвольной форме или по шаблону предприятия.

Вам необходимо уведомить сотрудника, что ему нельзя являться на рабочее место. Это можно сделать с помощью электронной почты, по телефону или другим удаленным методам связи.

Кроме того, вам следует определить дальнейшие особенности сотрудничества, которые зависят от степени развития болезни. Если работник тяжело переносит инфекцию и ему необходима госпитализация, оформляется больничный лист. Если болезнь протекает в легкой форме и не препятствует выполнению профессиональных обязанностей, можно договориться об удаленном сотрудничестве.

В первом случае оформляются больничные выплаты по листку нетрудоспособности. Второй вариант предполагает полное сохранение заработной платы. Последнее предусмотрено законодательством, и нарушение указанных норм повлечет серьезные последствия для предприятия.

Дезинфекция

Поскольку сотрудник пребывал в помещениях компании, требуется провести дезинфекцию для недопущения распространения инфекции в коллективе. Как кадровик, вы должны озаботиться правильным оформлением процедуры.

Чтобы дезинфекция была действительно проведена, необходимо документально обозначить все в приказе о проведении обработки. В нем указывают следующие условия:

сроки проведения обработки;
ответственных за дезинфекцию лиц;
приемлемые результаты.

Требования Роспотребнадзора

Обязательное проведение дезинфекции установлено законодательно. При выявлении на вашем предприятии зараженного коронавирусом Роспотребнадзор обязан выслать требование о проведении дезинфекции. В нынешних реалиях подобный документ может поступить не сразу. Именно поэтому важно заранее подготовить приказ о дезинфекции, провести ее и сохранить документы.

Если требование не поступило, можно не отправлять документацию в надлежащие органы. Но при его получении вы должны быстро предоставить подтверждение о выполнении всех установленных условий. Согласно законодательству выполнять дезинфекционные действия должна специализированная компания. Также допускается самостоятельное проведение дезинфекции при условии соблюдения норм п. 6.4 СП 3.1.3597-20.

Если дезинфекция осуществлялась специализированной компанией, вам необходимо сохранить документы, подтверждающие факт обеззараживания:

договор на оказание услуг;
заключение о проведении дезинфекции.

Если обработка помещения проводилась собственными силами, вам обязательно нужно оформить протокол согласно п. 6.4 СП 3.1.3597-20.

Пока не разработано отдельных норм для обработки помещения, в котором находился больной коронавирусом. Поэтому все руководствуются общими правилами борьбы с вирусными инфекциями.

Контактные лица

Роспотребнадзор вправе затребовать документы не только об обработке помещений, но и о работниках, имевших контакт с зараженным. Список лиц, контактировавших с больным, лучше составить заранее. Как минимум, это поможет вам избежать массового заражения и позволит соблюсти нормы законодательства.

Нормативного регулирования определения контактных лиц на данный момент еще не существует. Для установления, кто из сотрудников относится к категории контактных лиц, вам следует руководствоваться временным постановлением ВОЗ от 17.03.2020.

Согласно документу к лицам, считающимся контактными, относятся:

имеющие близкий контакт с зараженным более 1 минуты;
оказывавшие помощь больным, в том числе и реанимационные действия (при этом не было возможности использовать средства индивидуальной защиты);
пребывавшие в одном помещении с зараженным на протяжении длительного времени;
ведущие совместное хозяйство;
краткосрочно пребывающие на расстоянии менее 1 метра от больного.

Составляя список и сопутствующие документы, не забывайте, что критерии нахождения в одном помещении с зараженным пока довольно расплывчаты. Постарайтесь учесть все возможные факторы риска и отразить их в документах.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по "звездной" шкале ниже, где 5 звезд - очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

Читайте также: