Какой документ заключить с сотрудником чтобы электронная переписка имела юридическое значение

Обновлено: 11.05.2024

Какими они бывают?

Если я не приму письмо у почтальона или не открою его в личном кабинете – считается, что я его не получил?

Точно так же суд не принимает аргумент о сломанном почтовом ящике. Считается, что получатель должен сам беспокоиться о сохранности ящиков.

вручить лично;
доставить курьером;
переслать ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.

Как правильно вручать юридически значимые уведомления лично?

Если человек не хочет принимать документ и ставить отметку, то есть другие способы вручить уведомление. Для этого понадобятся два живых свидетеля. В их присутствии можно оставить один экземпляр получателю и сделать отметку об отказе на экземпляре отправителя. В таком случае вам надо взять у свидетелей данные – Ф.И.О., место регистрации, паспортные данные, контактные телефоны и попросить поставить подписи под отметкой об отказе.

Такой способ не гарантирует, что суд примет отметку от отказе как достаточное доказательство, но шансы на это, при соблюдении правил вручения, высокие.

Но все же более надежным способом остается отправка заказного письма, так как зафиксировать факт отправки через Почту проще, чем ехать лично ко второй стороне и искать свидетелей в случае отказа.

Вот тут мы уже рассказывали о том, что такое заказное письмо и как оно работает, а сейчас подробно обсудим аспект юридической значимости.

Как зафиксировать содержание бумажного письма?

При отправке через Почту можно выбрать вид пересылки – на бумаге или электронно, через сервис Электронных заказных писем.

При оформлении бумажного заказного письма сотрудник Почты выдаст квитанцию с уникальным номером для отслеживания и оттиском календарного штемпеля, подтверждающего дату отправки документов.

А мое письмо не прочитают в печатном цехе?

Нет. Конфиденциальность переписки обеспечивается как технологиями печати, так и внутренними правилами. Процесс распечатки и упаковки электронных заказных писем устроен так, что человек не имеет доступа к содержанию. Печать и конвертование в центрах гибридной печати автоматизированы. А у сотрудников цеха в трудовом договоре прописана уголовная ответственность за доступ к содержимому письма.

Как начать получать и отправлять заказные письма в электронном виде?

Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.

Электронное получение можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить на бумаге. Подключение к сервису и получение писем – бесплатно. Отправка одного электронного заказного письма стоит 64 рубля 80 копеек.

Бумажные заказные письма можно отправлять через любого оператора почтовой связи, включенного в реестр операторов почтовой связи Роскомнадзора. А вот электронные заказные письма – нет. Их могут доставлять только операторы федеральной почтовой связи, среди которых только Почта России имеет сервис для обмена электронными юридически значимыми письмами.

Если вы передаете письмо в адрес компании, то важно проследить, чтобы документ занесли в журнал регистрации корреспонденции и присвоили ему номер. Этот номер нужно будет проставить и на вашем экземпляре.

Где гарантия того, что электронное письмо отправлено без изменений?

Письмо, отправленное в электронной форме через сервис ЭЗП, сохраняется в архиве в формате pdf, где его всегда можно найти, посмотреть и если нужно – распечатать для подтверждения содержания.

Сколько хранится заказное письмо?

Срок хранения бумажного заказного письма в Почте России – 30 дней. Отсчет стартует со следующего после его прибытия рабочего дня. Когда срок истекает, письмо возвращают отправителю, который и оплачивает стоимость этой пересылки. Если и отправитель в течение 30 дней не забирает конверт, то письмо отправляют на временное хранение и через 6 месяцев уничтожают.

Если почтовое отправление прибыло в отделение почтовой связи 1 октября, то срок хранения начнет отсчитываться со 2 октября (при условии что этот день в конкретном отделении рабочий), а закончится 31 октября. 1 ноября письмо отправят обратно.

Адресат может продлить срок хранения заказного письма до 60 дней. Для этого нужно написать заявление в свободной форме или на специальном бланке заявления-распоряжения, который выдают на почте.

Как подтверждается факт вручения письма?

Что делать, если заказное письмо потерялось?

Вообще письма теряются невероятно редко. Чтобы исключить человеческий фактор из обмена юридически значимыми письмами, лучше отправлять их через сервис ЭЗП. Тогда письмо точно не потеряется из-за проблем вроде вскрытого почтового ящика. Ну а если вы отправили заказное письмо на бумаге и оно потерялось – стоит написать заявление на розыск или претензию на недоставленное письмо.

Что делать, если получатель не хочет принимать электронное заказное письмо, а требует бумажное?

ЭЗП входят в состав письменной корреспонденции – то есть существуют в юридическом поле наравне с обычными бумажными и заказными письмами. Это подтверждается главой 6 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. Пункт 10.

Но есть нюанс – если в договоре оговорена именно письменная коммуникация и непременно на бумаге, с наличием живой подписи и печати, то получатель имеет право не принять письмо в электронном формате, даже когда это вполне законное ЭЗП.

Как устроен обмен юридически значимыми письмами для B2B

Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждый конверт нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.

А что делать юр.лицам, у которых юридический и фактический адрес отличаются?

Лучше, конечно, чтобы они совпадали. Но если адреса все же разные, и письма приходят на юридический адрес, где вас обычно не бывает, то стоит подстраховаться особыми правилами в договоре: во-первых, указать, что вся официальная корреспонденция должна направляться только на опредёленный адрес (почтовый), во-вторых, добавить в адресный блок электронную почту для такой переписки.

Имеет ли переписка по электронной почте юридическую силу?

Для того чтобы электронную почту признали законным каналом для обмена документами с юридической силой, нужно выполнить несколько обязательных условий.

Когда переписка по email прописана в договоре, арбитражные суды могут отнестись к ней лояльно. В судебной практике описано уже много случаев, когда суд признавал законность обмена документами по электронной почте.

Чем электронное заказное письмо отличается от email?

Кроме того, ЭЗП подразумевает наличие третьей стороны – Почты, которая подтверждает факт отправки и получения. В случае с электронным письмом получатель может сказать, что ничего не получал и вы не сможете доказать обратное. А если привлечете нотариуса и подтвердите факта отправки, то будет сложно предоставить суду доказательства того, что письмо было доставлено в чужой электронный почтовый ящик.

Так что приоритет по-прежнему остается за традиционными почтовыми отправлениями. А значит для бизнес-переписки лучше подстраховаться и грамотно сформулировать положения договора о том, как и куда вы будете направлять уведомления, в том числе по электронной почте.

При общем количестве письменной корреспонденции в 450 млн в год, на электронные заказные письма в 2019 году приходилось 73 млн штук, а в 2020 мы ожидаем рост до 110 млн.

С ЭЗП у отправителя появляются новые преимущества – упрощенное оформление писем, долгое хранение, доступ к архиву. И на сегодня только этот формат соответствует законодательным требованиям, которые предъявляют к бумажным юридически значимым отправлениям.

Сервис ЭЗП охватил уже почти всю Россию – к нему подключены 80 регионов и для полного покрытия осталось всего 5. Сейчас мы работаем над дружелюбностью сервиса – хотим сделать его проще, увеличить объем отправляемых файлов, работаем над тем, чтобы пользователи получали письма там, где им удобно. Например, до конца 2020 года заказные письма появятся в Сбербанк Онлайн.

Еще у нас в планах увеличивать охват ЭЗП, чтобы к сервису подключалось больше клиентов-отправителей и получателей, особенно государственных органов. Это позволит людям проще обмениваться письмами не только друг с другом, но и с ПФР, налоговой, ГИБДД и другими службами.

КВАЛИФИКАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

облачных платформ;
онлайн-сервисов, созданных для совместной работы и видеоконференций;
программ-мессенджеров, используемых для личной переписки или корпоративных чатов.

Любая информация, полученная с использованием интернета и представляемая на бумажном носителе (скриншоты страниц, распечатки различных баз данных, распечатки электронных документов и пр.), приобщается судами к материалам дела в качестве письменных доказательств.

Не является надлежащим доказательством переписка, которая не позволяет установить каких-либо значимых для дела обстоятельств:

КРИТЕРИИ ДОПУСТИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

отсутствуют безусловные доказательства принадлежности адреса электронной почты, аккаунта в мессенджере, телефонного номера контрагенту;
факт ведения представленной электронной переписки не находит своего подтверждения в ходе судебного разбирательства.

ТРУДНОСТИ ПРИ ИДЕНТИФИКАЦИИ СТОРОН И ИХ ПРЕОДОЛЕНИЕ

фамилию, имя, отчество абонента;
телефонный номер абонента и/или имя пользователя в программе-мессенджере.

Для минимизации риска признания электронной переписки недопустимым доказательством в договоре необходимо определить:

вид связи (электронная почта, программа-мессенджер, облачный сервис (платформа) и т.д.);
электронные адреса сторон;
вопросы, которые могут быть согласованы с использованием таких способов связи;
уполномоченных лиц, их должности.

Доказательства в виде электронной переписки не будут приняты судом, если будут установлены следующие обстоятельства:

стороны не заключили соглашение об обмене электронными документами;
стороны использовали адреса электронной почты иных лиц, не являющихся стороной по договору и не уполномоченных на соответствующие действия;
стороны использовали электронные адреса, отличные от официальных реквизитов стороны по договору (компании как юридического лица).

При согласовании в договоре условий об использовании определенного способа связи, например онлайн-сервиса для обмена юридически значимыми документами, стороны должны использовать указанный порядок взаимодействия.

КРИТЕРИИ ОТНОСИМОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

дату, время;
наименование контрагентов;
информацию, касающуюся обстоятельств судебного спора.

Если в материалах дела не будет доказательств реального исполнения договора займа, суд не примет переписку по электронной почте и/или мессенджерах в качестве доказательства заключения договора займа и реальности передачи денежных средств.

Форма совершения юридически значимого действия также принимается во внимание судами. Например, расторжение письменного договора путем обмена электронными документами или передача результата работы (отправление проекта по электронной почте) без согласия, выраженного путем подписания одного или нескольких взаимосвязанных документов, может оцениваться судом только как намерение расторгнуть договор или взаимодействие по договору, но не означает признание юридического факта.

Обеспечение информации, переданной с помощью интернета, осуществляется путем ее осмотра и фиксации с помощью протокола осмотра письменных доказательств, в котором нотариус указывает обнаруженные при осмотре обстоятельства.

Однако суды иногда критически относятся к таким доказательствам, поскольку нотариальное заверение подтверждает факт и содержание переписки, но не адресатов и допустимость такой переписки в правоотношениях сторон.

Таким образом, при отсутствии других доказательств нотариальное заверение переписки не влечет за собой дополнительного доказательственного значения.

Если скриншоты экрана страницы с электронной переписки сделаны без привлечения независимых специалистов, они не могут служить объективным средством доказывания, поскольку в таком случае не исключается возможности их самостоятельного изготовления.

С развитием электронных средств коммуникации значительная часть делового и частного документооборота была перенесена с бумажных носителей на электронные. В том числе, множество коммерческих опросов решается посредством переписки по электронной почте, имеющей юридическую силу в суде наравне с другими доказательствами.

Часто единственным подтверждением наличия договоренностей являются именно электронные письма.

Допустимость электронной переписки в качестве доказательства

Закон не устанавливает обязательного требования к тому, чтобы распечатки были заверены нотариально, однако практика показывает, что если доказательство удостоверено нотариусом, оно не вызывает сомнений в суде. В ином случае обычно требуется представить сам электронный носитель: жесткий диск, флеш-карту.

Таким образом, возможность ссылаться на переписку по электронной почте в процессе доказывания своей позиции допускается при условии, что она позволяет установить получателя, отправителя и содержание письма, а также получена законными способами, не противоречит основам гражданского процессуального законодательства.

Другие виды электронной переписки

Удостоверение электронных доказательств нотариусом

При нотариальном удостоверении юридическая сила электронной переписки многократно возрастает. В целях обеспечения доказательств нотариус находит указанную заявителем страницу в интернете, распечатывает ее в таком виде, как она содержится в браузере и составляет протокол нотариального действия. В протоколе осмотра отражается следующая информация:

содержание интернет-страницы, почтового ящика;
описание используемых технических средств;
порядок действий по доступу к странице, файлу, изображению;
информация о месте и времени проведения осмотра;
реквизиты нотариуса, проводящего действие.

Однако не скриншоты, а протокол, в первую очередь, является документом для суда. Распечатанная переписка сшивается с протоколом, скрепляется подписью нотариуса и его печатью. В результате получается не просто распечатка, а доказательство, обеспеченное нотариусом. Отметим, что удостоверить факт переписки в нотариальной конторе можно как до обращения в суд, так и в процессе рассмотрения дела.

Необходимо понимать, что в судебной практике удостоверенная нотариусом электронная переписка имеет юридическую силу, однако она подтверждает только факт ее наличия и содержание. Насколько же информация свидетельствует о факте исполнения (неисполнения) обязательств по договору — решает суд с учетом других обстоятельств.

Пример. В рамках арбитражного дела был представлен нотариально удостоверенный протокол, подтверждающий отправку исполнителем заказчику отчета, консолидирующего этапы проведения услуг. Обмен материалами осуществлялся по указанному в договоре адресу электронной почты. Однако в суде было выяснено, что переписка велась между лицами, не уполномоченными решать вопрос, ни со стороны истца, ни со стороны ответчика. Суд не счел представленные материалы доказательством факта исполнения обязательств по договору.

В каких случаях суд отклоняет электронные доказательства

Кроме того, любые доказательства должны быть получены законным путем. Поэтому невозможно представить суду информацию, например, полученную посредством незаконного доступа к ней (взлома почты, использования чужих телефонов, паролей и так далее).

Суд откажется принять письменные доказательства, если они не оформлены должным образом. Именно поэтому целесообразно обратиться к нотариусу, поскольку в этом случае все формальности будут соблюдены и материалы без вопросов будут приняты и рассмотрены судом.

Судебная практика с участием электронных доказательств

Возможность представления в суд электронных документов установлена ст. 75 АПК РФ. Однако они не всегда подтверждают требующиеся факты, а иногда и свидетельствуют о нарушении закона. Практика говорит о том, что к электронной переписке нужно относиться с учетом других обстоятельств и действующего законодательства. В качестве примера рассмотрим следующие ситуации.

Пример 1. Суд города Стрежевой удовлетворил требование работника о восстановлении его на работе. До этого сотрудник направил работодателю заявление об увольнении через WhatsApp. Администрация на этом основании издала приказ об увольнении по собственному желанию и направила копию работнику таким же путем. Однако суд счел, что это не может быть доказательством обращения работника с заявлением об увольнении, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ, для этого необходимо подать письменное заявление.

Истцу было отказано в требованиях, поскольку ООО представило в суд счет на оплату, счет-фактуру, акт оказанных услуг и копии страниц, содержащих электронную переписку. Суд счел представленные ответчиком документы достаточных основанием, чтобы усмотреть наличие правоотношений между сторонами. Истец не оспаривал принадлежность ему указанного электронного адреса, что в совокупности с другими доказательствами подтверждает факт наличия возмездных отношений между сторонами.

Таким образом, следует вывод: переписка по электронной почте имеет юридическую силу, если оформлена надлежащим образом и в суде не доказана ее фальсификация. Наиболее надежный способ представления такого доказательства — нотариальный протокол осмотра. Оплата за нотариальное действие может быть взыскана с проигравшей стороны так же, как и расходы на другие юридические услуги.

Тел.: 8 (495) 767-12-77, 8 (495) 609-00-08
Адрес: Москва, Страстной Бульвар, д.7, стр. 1, 2 этаж

X Спасибо за то, что воспользовались системой электронной записи!
Вы записаны к нотариусу Чернигову И.О. по адресу: Страстной бульвар, д. 7, стр. 1
Сохраните либо распечатайте данное уведомление и предъявите его в кабинете №3.
Просим проходить сразу в кабинет №3, МИНУЯ ОЧЕРЕДЬ, тем самым не вызывая излишнего ажиотажа среди ожидающих.

Если Вы не можете посетить нас в назначенное время - НЕ НУЖНО ЗВОНИТЬ и отменять или переносить запись, просто запишитесь еще раз на сайте или приходите без записи.

Обычно работник и работодатель для решения кадровых вопросов и оформления документов по личному составу встречаются лично. Работник приходит в отдел кадров работодателя, где с ним документально оформляются трудовые отношения: работник заключает или расторгает трудовой договор, пишет заявления и т.д. Но иногда он не может либо не желает являться в офис работодателя. Причины могут быть разными: болезнь или личные обстоятельства, серьезный конфликт с работодателем и др. При этом трудовое законодательство требует обязательно документировать некоторые кадровые процедуры независимо от того, присутствует либо отсутствует работник на работе.

Сегодня работники и руководители нередко общаются с помощью электронных средств коммуникации (электронная почта, СМС, мессенджеры). Конечно, не обходится и без разговоров по телефону и личных встреч. Так руководитель дает указания, обсуждает особенности поручений и заданий, контролирует их выполнение. Зачем же нужна бумажная переписка?

Во-первых, согласно трудовому законодательству в некоторых случаях
документы должны быть на бумаге. Во-вторых, вести бумажную переписку нужно, так как между работником и организацией может возникнуть конфликт, который придется рассмотреть в суде или инспекции. И именно письменные
документы, врученные или направленные работнику, суд воспримет в качестве доказательств. Кроме этого, необходимо будет подтвердить их вручение или направление.

Какие письменные документы работодатель чаще всего направляет или вручает работнику:

• поручения о работе (с указанием задания, срока, формы отче- та и т.д.);

• уведомления (об отпуске, увольнении, изменении условий и т.д.);

• запросы (объяснений, информации);

Какие письменные документы работник чаще всего направляет и вручает работодателю:

• заявления (об увольнении, отпуске, изменении условий, переводе и т.д.);

• записки (служебные, докладные, объяснительные);

• запросы (документов, информации).

КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ С РАБОТНИКОМ

ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЙТЕ ДОКУМЕНТЫ

Любой документ должен быть оформлен правильно. Помните, что он может быть использован в суде как работником, так и организацией.

Чтобы работник не сомневался в том, что документ исходит от работодателя, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные реквизиты документа (Пример 1):

• Наименование организации–автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывайте сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

• Справочные данные об организации указывайте в бланках писем. Они включают: почтовый адрес организации (дополнительно можете указать адрес юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

• Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

• Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

• Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа.

• Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа (например, письменного обращения работника), на который нужно ответить.

• Адресата проставляйте в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Адресуя документ физическому лицу, указывайте фамилию, инициалы, почтовый адрес.

• В сопроводительных письмах оформляйте отметки о приложении под текстом документа.

• Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

К документам, поступающим от работника, законодательство не предъявляет каких-либо особых требований. Однако у работодателя должна быть следующая информация:

• от какого именно работника исходит документ, его Ф.И.О. и подпись;

• дата получения письма (дата вручения работником, дата получения по почте и т.д.);

• на конверте, письме, телеграмме адресат совпадает с названием организации.

Если что-либо из перечисленного установить нельзя, составляйте соответствующий акт о получении документа, в котором невозможно установить составителя, адресата, дату получения документа, суть документа (Пример 2).

Жижерина Ю.Ю., Снежкина Т.С.

Переписка с работником. Как все сделать правильно. Переписка при приеме и увольнении. Часть 1

Какие письменные документы работодатель чаще всего направляет или вручает работнику:

• поручения о работе (с указанием задания, срока, формы отче- та и т.д.);

• уведомления (об отпуске, увольнении, изменении условий и т.д.);

• запросы (объяснений, информации);

Какие письменные документы работник чаще всего направляет и вручает работодателю:

• заявления (об увольнении, отпуске, изменении условий, переводе и т.д.);

• записки (служебные, докладные, объяснительные);

• запросы (документов, информации).

КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ С РАБОТНИКОМ

ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЙТЕ ДОКУМЕНТЫ

Обязательные реквизиты документа (Пример 1):

• Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

• Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

• Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа.

• В сопроводительных письмах оформляйте отметки о приложении под текстом документа.

• от какого именно работника исходит документ, его Ф.И.О. и подпись;

• дата получения письма (дата вручения работником, дата получения по почте и т.д.);

• на конверте, письме, телеграмме адресат совпадает с названием организации.

Жижерина Ю.Ю., Снежкина Т.С.

Электронная переписка в ходе переговоров с партнерами стала распространенным способом общения. Однако такая форма коммуникации имеет свои недостатки, если дело касается споров и разногласий с агентами. О том, как придать юридическую силу электронной переписке, мы поговорим далее.

Электронная почта прочно обосновалась во всех сферах бизнеса. Без нее не обойтись ни в трудовых отношениях, ни в решении вопросов с контрагентами. Такая переписка позволяет ускорить обмен важной информацией, решить какие-либо конфликты, не прибегая к способам, которые отнимают много сил и времени (например, с помощью претензий). К тому же электронная переписка дает возможность вести переговоры относительно содержания важных для фирмы контрактов.

В трудовых отношениях почта используется для доведения до сотрудников различных поручений, требований, приказов, связи с работниками, которые трудятся вне офиса и т д. То есть в настоящее время электронная переписка стала неотъемлемой частью работы любой организации.

Решая споры и разногласия при помощи данного средства связи, руководители фирм не всегда задумываются о последствиях. Например, как доказать свою точку зрения в суде, если партнер или сотрудник после данного в письме обещания не выполнил возложенные на себя обязательства, а единственным доказательством является переписка по почте. Судьи при рассмотрении споров весьма неоднозначно реагируют на такой способ аргументирования. Это связано с тем, что в соответствии с гражданским процессуальным законодательством доказательствами по делу могут быть сведения о фактах, которые имеют значение для правильного рассмотрения спора, полученные из объяснений сторон, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов. Под электронной перепиской понимается письменное доказательство, выполненное в форме цифровой, графической записи, в том числе полученное посредством факсимильной, электронной связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

При рассмотрении дела судьи принимают доказательства, которые добыты только законным путем, а также имеют значение для разрешения конкретного спора. Таким образом, одной из самых важных характеристик доказательства является его достоверность.

В случае с электронной перепиской судьи не всегда считают, что информация или данные, содержащиеся в ней, являются достоверными. К тому же в гражданском процессуальном праве такой вид доказательств напрямую не закреплен.

Внимание

В итоге судьи признают, что электронная переписка может являться доказательством в силу того, что она стала обычаем делового оборота. Но краеугольным камнем остается вопрос о правдивости содержащихся в ней сведений, так как в принципе они ничем не подтверждаются, кроме слов стороны, которая предъявила переписку в качестве доказательства.

Однако существуют способы сделать переписку надежной.

Применение электронной подписи

Следовательно, электронные письма, которые подписаны такой подписью, будут иметь ту же самую силу, что и обычный документ. Однако в таких случаях судьи признают, что аналогом собственноручной подписи является только электронная подпись.

Обращение к нотариусу

Нотариус по просьбе заинтересованных лиц обеспечивает доказательства, которые могут понадобиться при обращении в суд, если имеются основания, что последующее представление аргументов станет затруднительным.

После рассмотрения поступившей просьбы нотариус должен известить о времени и месте обеспечения доказательств лиц, которые к нему обратились. При этом их неявка не будет препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств. Однако допускается выполнение данных действий и без извещения, но только в случаях, не терпящих отлагательства (не помешает попросить нотариуса указать данные случаи в протоколе), или когда нельзя определить, кто будет участвовать в деле.

Это важно

Электронный документ должен обладать реквизитами, которые помогут его идентифицировать. Нужно указать автора письма с полным наименованием и адресом, дату составления, кому направляется, адрес электронной почты и т. д.

При этом обеспечение доказательств является всего лишь констатацией факта наличия электронной переписки, а не установлением подлинности содержания писем. Также к нотариусу следует обращаться с данной просьбой до обращения в суд.

Внесение специальных условий в договор

При заключении договора стороны могут прописать условие о том, что электронной переписке придается юридическая сила. Например, можно использовать следующие формулировки:

На основании такого уговора все документы, полученные в электронном виде, могут быть использованы в качестве письменного доказательства.

В этом случае стороны принимают на себя всю ответственность за тот риск, который может возникнуть в связи с фальсификацией такой переписки.

Экспертиза

Если организация не использовала ни один из вышеперечисленных способов подтверждения правдивости переписки, то следует провести экспертизу. Она может быть проведена как до судебного разбирательства, так и в процессе (подается ходатайство).

Читайте также: