Какой документ предназначен для определения численности работников документационных служб

Обновлено: 18.05.2024

Бурное развитие техники, используемой в управлении, широкая реализация теоретических положений и практических рекомендаций новых информационных технологий повлекли за собой коренное изменение информационных технологий в целом и процессов ДОУ в частности. Назрела острая необходимость пересмотра нормативной базы.

Нормативные материалы в зависимости от сферы их применения могут быть: межотраслевые, отраслевые и местные (для конкретных фирм, предприятий организаций).

Более подробно остановимся на межотраслевых нормативах. Межотраслевые предназначены для нормирования труда одинаковых профессий и специальностей, занятых выполнением однородных технологических процессов, независимо от их подчиненности. Примером подобного рода материалов служат Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию.

Этот документ, изданный в 1988 г., долгое время являлся базовым для разработки норм в области документационного обеспечения управления. В нем была отражена вся технология документационного обеспечения управления (ДОУ), начиная с процессов регистрации документов и заканчивая операциями, связанными с их архивохранением.

Центральным бюро нормативов по труду и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Росархива были подготовлены и изданы новые Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.). В них, на основе изучения передового опыта организаций и анализа их деятельности с помощью фотографии рабочего дня (ФРД), самофотографии рабочего дня (СФРД), результатов экспертных оценок и других эффективных методов, представлена оптимальная (на сегодняшний день) технология выполнения операций и процедур в сфере ДОУ, на базе новейших информационных технологий.

Словарь управления персоналом. Фотография рабочего времени - способ измерения затрат рабочего времени, при котором измеряются все без исключения затраты рабочего времени на протяжении одной или нескольких смен. Целями такого изучения являются:

- составление фактического баланса рабочего времени;

- выявление причин потерь рабочего времени и последующая разработка мероприятий по их устранению и др. Если измерение осуществляет сам работник, то имеет место самофотография рабочего времени.

Нормирование труда представляет собой процесс установления величины затрат труда в виде нормы труда на выполнение определенной работы в наиболее рациональных для данного производства организационно-технических условиях.

В заголовок внесено наименование "укрупненные", к таковым относятся нормативы времени на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов. Составители в "общей части" четко определяют цели создания документа. Они необходимы для определения трудовых работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.

Указание по применению на различные формы собственности носит принципиальный характер. Оно означает, что нормативы носят универсальный характер.

Авторы утверждают, что нормативы не учитывают затраты на машинописные работы, на копирование и размножение документов, и считают возможным для компенсации этого пробела воспользоваться Едиными нормами времени (выработки) на машинописные работы и Типовыми нормами времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. Учитывая тот факт, что номенклатура технических средств существенно изменилась, указанные нормативные материалы могут использоваться в ограниченных масштабах.

Для конкретизации содержания нормативных материалов обозначим основные его разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

В укрупненных нормативах подробно изложена методика расчетов явочной численности работников, занятых документационным обеспечением управления. На первом этапе определяется норма времени на выполнение единицы нормируемой работы по формуле:

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные науки), личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

Далее определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

Следующим этапом расчета является определение годовой трудоемкости ненормируемых работ - Тнн. Необходимо отметить, что это самый трудоемкий и сложный этап, поскольку предполагает предварительное детальное обследование на объекте видов работ, не вошедших в сборник, с помощью экспертов, методами ФРД, СФРД, хронометража и других:

где Тjнн - годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;

Vj - годовой объем ненормируемых видов работ.

Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:

Явочная численность работников - Чяв определяется по формуле:

Чяв = (Тн + Тнн) / Фп = То / Фп,

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 2006 чел.-ч)

Словарь управления персоналом. Трудоемкость - затраты живого труда на производство единицы продукции или единицы работ. Нормативная трудоемкость измеряется в нормо-часах.

Нормативы времени содержат регламентированные затраты времени на выполнение отдельных элементов трудового процесса (трудовых движений, действий, приемов).

Приведем пример расчета численности основного персонала работников службы документации (канцелярии):

Тн - трудоемкость работ рассчитывается по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные науки) и личные потребности - 11 698,5 чел.-ч;

Тнн - трудоемкость работ, не предусмотренных сборником - 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч);

Чяв = (11 698,5 + 96,8) / 2006 = 5,8 чел. = 6 чел.

Словарь управления персоналом. Нормативно-правовая база делопроизводства - совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Полученный результат означает, что пять человек будут загружены в полной мере, а шестой лишь на 80%. То есть у руководителя (особенно в частном секторе предпринимательства) есть несколько вариантов решения такой ситуации:

- распределить 80% нагрузки на остальных сотрудников, увеличив их заработную плату;

- взять (на неполную ставку) нового сотрудника;

- расширить круг обязанностей (а соответственно, и объемы работ) нового сотрудника, принимаемого на фирму.

│ Вид выполняемой │ N │ Единица │ Объем│ Нормативы│ Затраты │

│ работы │норматива│ измерения │ работ│ времени │ времени │

│ │ │ объема работ │за год│ на ед. │ чел.-ч │

│Автоматизированное│ 3.1.1.3 │До 200 позиций│ 200│ 40,00 │ 40 │

│Автоматизированная│ 3.1.2.9 │10 документов │25 000│ 0,40 │ 1 000 │

│Автоматизированный│ 3.1.2.15│100 документов│ 6 500│ 0,05 │ 3,25│

│Автоматизированный│ 3.1.3.2 │10 документов │ 5 000│ 0,75 │ 375 │

│Передача дел │ 3.1.5.8 │10 дел │ 200│ 3,25 │ 65 │

С учетом конкретных условий работы организации руководитель может рассмотреть данную проблему с иных позиций. Например, широко практикуется на инофирмах выполнение сотрудниками своих обязанностей в режиме "гибкого рабочего времени - ГРВ", когда администрации не столько важно постоянное присутствие работника на рабочем месте, сколько позитивные результаты его деятельности.

Особенно показательны в этом отношении виртуальные офисы, число которых в мире динамично растет. Очевидны и существенные объективные ограничения широкого применения такой оригинальной организационной формы предпринимательства.

При положительной оценке самого факта появления "Межотраслевых укрупненных нормативов времени по ДОУ. " нельзя забывать, что действенность, актуальность любых нормативных материалов имеет свой "жизненный цикл". Обычно он составляет 5 - 7 лет, в дальнейшем происходит существенное "старение" информации, не отражающей новые технологии управления.

Поэтому своевременно были дополнительно разработаны Нормы времени на работе по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Минтруда России от 26.03.2002 N 23).

Последняя разработка включает многие виды работ, которые упоминались ранее, например, составление и ведение номенклатуры дел (НД) и т.п., (но в данном случае речь идет об НД структурного подразделения). Хотя существовали методические рекомендации по составлению положений о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др., большинство видов работ в сфере ДОУ являются оригинальными, и ни в каких нормативных документах ранее не анализировалось и не нормировалось.

Представляется важным не только для сотрудников служб документации, но и для отдела кадров, бухгалтерии и других подразделений определение норм на составление положений, должностных инструкций. Нормируется также подготовка и издание таких масштабных и сложенных документов, как: инструкция по ДОУ, табель унифицированных форм управленческих документов, классификаторов, оперограмм прохождения документов и др. Отдельный раздел посвящен деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти (составление квартального плана, подготовка и проведение заседаний коллегии, учет документов их регистрация и т.п.). Автором по соответствующим таблицам норм подсчитаны трудозатраты на составление данных документов: положение о структурных подразделениях (общие затраты - 22.15 часа), должностные инструкции (общие затраты - 12,52 часа), инструкция по ДОУ (171,1 часа), регламент работы коллегии (общие затраты - 141,45 часа), табель унифицированных форм управленческих документов для структурного подразделения (общие затраты - 242,9 часа), классификаторов структурных подразделений (общие затраты - 58,11 часа), классификаторы корреспондентов (общие затраты - 13,6 часа).

При всей видимой специфике деятельность коллегиальных органов и особенностей их документирования эти разделы могут быть использованы в практике работы организации, фирм малого и среднего бизнеса, а в особенности акционерного предпринимательства. Учитывая факт слабого использования в управленческой деятельности пишущих машин, весьма своевременным нам кажется введение в содержание нормативов такого элемента, как набор текста на персональном компьютере.

Для определения численности сотрудников кадровой службы применяются Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. N 39). Они предназначены для определения и обоснования штатной численности указанных сотрудников подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, четкого распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей.

В материалах приводится пример расчета нормативной численности кадровой службы и бухгалтерии.

Поскольку большая часть операций ДОУ, предусмотренных нормативами, выполняются в автоматизированном режиме операторами и сотрудниками служб документации, представляется бесспорно актуальным анализ локального, но важного вопроса: оптимизация режимов их труда и отдыха.

Важной частью нормирования труда сотрудников современных офисов являются СанПиН 2.2.2./2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы: санитарно-эпидемиологические правила и нормативы".

Режим труда и отдыха зависит от вида и категории трудовой деятельности. Виды разделяются на 3 группы: А - работа по считыванию информации с экрана видеодисплейного терминала (ВДТ) или ПЭВМ с предварительным запросом; группа Б - работа по вводу информации; группа В - творческая работа в режиме диалога с ЭВМ.

При выполнении сотрудниками разных видов работ основной считается та, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Словарь управления персоналом. Явочная численность работников - численность работников, учитываемая по количеству дней явок на работу. Явочная численность не учитывает работников, которые, будучи в списках предприятия, по различным причинам не выходили на работу.

Гибкие графики рабочего времени - нестандартный режим работы, который предполагает выбор работниками времени прихода на работу и ухода с нее в соответствии с режимом и условиями работы транспорта, необходимостью посещения поликлиник, детских учреждений, предприятий бытовых услуг и т.д. При гибком графике работы рабочий день разбивается на две части: одна - время обязательного присутствия на рабочих местах, другая - то рабочее время, в рамках которого работник сам регулирует для себя время прихода и ухода с работы при обязательном условии соблюдения общей нормы рабочего времени.

Для видов трудовой деятельности в санитарных нормах установлены 3 категории тяжести и напряженности работы с ВДТ и ПЭВМ. Для группы А - по суммарному числу считываемых знаков за рабочую смену, но не более 60 000 знаков за смену; для группы В - по суммарному числу считываемых или вводимых знаков за рабочую смену, но не более 40 000 знаков за смену; для группы Б - по суммарному времени непосредственной работы с ВДТ и ПЭВМ за рабочую смену, но не более 6 часов за смену.

Для преподавателей, учителей правилами устанавливаются длительность работы в дисплейных классах и кабинетах информатики и ВТ не более 4 часов в день. Для инженеров - не превышает 6 часов.

В зависимости от назначенных критериев (3 вида трудовой деятельности и 3 категории тяжести и напряженности труда) в санитарных правилах дана дифференцированная таблица.

Читайте также: