Каким документом в программе отражается результат отчета по командировке сотрудником

Обновлено: 03.05.2024

КАК ЛЕГКО И БЫСТРО
ОТРАЗИТЬ СУТОЧНЫЕ В 1С:ЗУП 3:
ПОЛНОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

Сначала настраиваем новый вид начисления по шагам

Специально для вас мы создали это исчерпывающее наглядное руководство на тему, как отразить суточные в 1С:ЗУП 3 (речь о суточных в пределах норм). С подробными объяснениями и скриншотами.

С такой инструкцией вы без усилий:

быстро создаете вид начисления, с помощью которого начислите общую сумму расходов по командировке,

сходу разбираетесь, как начислить оплату командировочных расходов в пределах норм.

НАСТРОЙТЕ ВИД НАЧИСЛЕНИЯ,
ЧТОБЫ В ДАЛЬНЕЙШЕМ БЕЗ ОШИБОК ОТРАЖАТЬ СУТОЧНЫЕ В 1С:ЗУП 3

Для того чтобы начислить расходы по командировке в пределах норм, в плане видов начислений создайте новый вид начисления. Виды начисления находятся в разделе Настройка → Начисления.

Примечание. Сейчас мы с вами говорим о расходах, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

В нашем примере мы создаем вид начисления, с помощью которого будет начисляться общая сумма расходов по командировке. Если вам необходимо начислять расходы по каждому виду, например:

расходы на жилье,

другие виды расходов,

то для каждого вида расхода создайте свой вид начисления.
Приступим?

1) Чтобы отразить суточные в 1С:ЗУП 3, нажмите на кнопку Создать.

2) В поле Наименование заполните название вида начисления. В нашем примере — это Командировочные расходы в пределах норм (взгляните на рис. 1):

3) В поле Код укажите код вида начисления. Код должен быть уникальным (взгляните на рис.2):

4) Флажок Начисление больше не используется установите в том случае, если на предприятии больше не используется данный вид начисления (смотрите рис.3):

1. В разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме (посмотрите на рис.4):

Обращаем ваше внимание, что:
для регистрации натурального дохода необходимо, чтобы в настройках расчета зарплаты у вас был установлен флажок Регистрируются натуральные доходы.

Для этого зайдите в раздел Настройка → Расчет зарплаты → нажмите ссылку Настройка состава начислений и удержаний → откройте закладку Прочие начисления.

Данное начисление (Доход в натуральной форме) не будет выплачиваться сотруднику на руки, однако попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по такому начислению не формируются.

В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу. Это значит, что такое начисление будет выполнено только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты.

2. В разделе Расчет и показатели переключатель Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию (взгляните на рис.5):

Затем заполняются даты начала и окончания расчетного периода (командировки). Если требуется освободить ставку в период отсутствия сотрудника, выставляется галочка напротив соответствующего пункта формы. Расчет среднего заработка и начисление происходит автоматически на основе данных за предыдущий период.

Для командировок, которые захватывают несколько месяцев, можно установить способ выплат: за весь период полностью или ежемесячно. Во втором случае расчет производится за те дни, которые выпали в текущем месяце. Оплата остальных дней войдет в расчет за месяц (месяцы), в течение которых сотрудник находился в командировке.

Начисления командировочных при работе по совместительству

Зачастую сотрудники организаций совмещают несколько должностей или в период отсутствия для выполнения их работы привлекаются другие работники. В первом случае необходимо зафиксировать отсутствие совместителя. Это делается через ссылку, которая отражается на главной закладке формы при выборе данного сотрудника из справочника:

Выплата командировочных отдельно от заработной платы

Для выдачи аванса средний заработок и удержания рассчитываются аналогично:

Оформление командировки нескольким сотрудникам одновременно

Создается документ следующего вида:

Отражение командировок в табеле учета рабочего времени

Если командировка занимала несколько часов в течение рабочего дня, то данный период указывается в соответствующих полях:

В результате хозяйственной деятельности предприятия может возникнуть необходимость командирования сотрудников организации как в пределах страны, так и за ее пределы.

В табличной части по кнопке Добавить добавляется сотрудник или несколько сотрудников, направляемые в командировку. Также указывается период командировки, цель и источник финансирования. После оформления документа и заполнения всех данных доступны следующие печатные формы документа: Приказ о направлении сотрудника в командировку и Командировочное удостоверение, которые можно получить по кнопке Печать.

Для выдачи сотруднику командировочных расходов, предусмотренных в организации, используются документы Расходный кассовый ордер и/или Платежное поручение (исходящее), которые можно создать в разделе Банк и касса.

В табличной части документа необходимо указать вид задолженности подотчетника, сумму, статью движения денежных средств.

По возвращении из командировки сотрудник предоставляет подтверждающие документы, на основании которых составляется документ Авансовый отчет. Документ доступен в разделе Банк и касса - Касса - Авансовые отчеты.

Табличные части документа Авансовый отчет заполняются сведениями о расходах подотчетного лица. В нижней части документа выводятся данные о количестве прилагаемых документах, количестве листов в них.

Также в нижней части документа выводятся суммы о величине выданного аванса и подтвержденной отчетом сумме.

В печатной форме документа Авансовый отчет, отражаются данные об остатке и перерасходе аванса. В случае перерасхода подотчетному лицу выдается сумма перерасхода, в случае остатка денежных средств, подотчетным лицом осуществляется возврат средств.

В авансовом отчете производятся соответствующие записи о внесенном остатке или выданном перерасходе.

При проведении документа происходит списание задолженности подотчетного лица по указанным счетам учета.

Приказом Минфина РФ от 15.06.2020 № 103н (далее – Приказ № 103н) в Приказ № 52н [1] внесены изменения, в соответствии с которыми введены новые формы электронных первичных документов, используемых в том числе при направлении работника в служебную командировку. О каких документах идет речь? Обязаны ли государственные (муниципальные) учреждения применять их с 2021 года? Каков порядок заполнения таких документов? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Напомним, государственные (муниципальные) учреждения применяют унифицированные формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом № 52н.

В данный перечень в соответствии с Приказом № 103н включены новые формы электронных первичных документов. В частности, для оформления служебных командировок дополнительно введены следующие электронные документы:

– решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) (далее – решение о командировании (ф. 0504512));

– решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) (далее – решение о командировании (ф. 0504515));

– изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513) (далее – изменение решения о командировании (ф. 0504513));

– изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516) (далее – изменение решения о командировании (ф. 0504516));

– отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Обязанность применения электронных документов с 01.01.2021

В соответствии с п. 2 Приказа № 103н электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные данным приказом, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.

– государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения, иные организации бюджетной сферы, в том числе находящиеся за пределами Российской Федерации, осуществляющие согласно бюджетному законодательству РФ бюджетные полномочия по ведению бюджетного учета;

– органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов бюджетной системы РФ;

– органы государственной власти, органы местного самоуправления, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, а также органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов РФ (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных и (или) автономных учреждений.

Исходя из вышеизложенного с 01.01.2021 субъекты учета должны применять формы электронных документов, установленные Приказом № 103н. Данный вывод сделан Минфином в Письме от 23.12.2020 № 02‑07‑10/116586.

На обязательность применения с 01.01.2021 субъектами учета электронных первичных документов финансовым ведомством также указано в письмах от 05.03.2021 № 02‑06‑09/16064, от 08.10.2020 № 02‑07‑05/88028.

В то же время финансисты обращают внимание на право субъекта учета предусматривать правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики, формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также при условии представления в бухгалтерскую службу электронных образцов таких документов в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

В связи с этим в отношении документов, по которым Приказом № 103н были установлены формы электронных первичных документов дополнительно к ранее утвержденным Приказом № 52н аналогичным документам (например, отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) аналогичен авансовому отчету (ф. 0504505)), использование ранее применявшихся аналогичных форм документов до перехода по технической готовности на электронный документооборот, по мнению Минфина, не противоречит положениям Приказа № 52н с изменениями (Письмо от 26.02.2021 № 02‑06‑10/13638).

Порядок заполнения и применения электронных документов.

Решения о командировании

Для оформления в электронном виде решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения) и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, применяются следующие унифицированные формы:

– решение о командировании (ф. 0504512) – при направлении в командировку на территории РФ;

– решение о командировании (ф. 0504515) – при направлении в командировку на территорию иностранного государства.

Приведенные документы в электронном виде заполняются работниками (подотчетными лицами) или лицами, уполномоченными на их заполнение.

Обе формы включают заголовочную часть и три раздела:

Условия командирования (в этом разделе прописываются служебное задание, условия проезда и проживания).
Обоснование командировочных расходов (в этом разделе отражаются расчет обязательств по командировке, обоснование расходов, отличных от установленных нормативов. В разделе 2 формы 0504515 дополнительно указываются способы выдачи денежных средств подотчетному лицу).
Финансовое обеспечение.

Приведем в таблице особенности заполнения названных форм.

Заголовочная часть, раздел форм

Иная информация, отраженная в данном разделе, подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного подразделения, формирующим задание по командировке, простой ЭП

Планируемые расходы работника (подотчетного лица) рассчитываются на основании нормативов, установленных законодательством РФ для категории, к которой относится работник (подотчетное лицо) в соответствии с занимаемой должностью.

При направлении работника в командировку за границу расходы также зависят от страны, в которую он направляется.

Расходы по командированию работника (подотчетного лица) на территорию иностранного государства рассчитываются по курсу иностранной валюты, который установлен Банком России на дату утверждения решения о командировании.

Информация, отраженная в данном разделе (за исключением справочной информации), подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного подразделения, формирующим задание по командировке, простой ЭП.

Справочная информация о суммах задолженности по ранее выданным работнику денежным средствам под отчет с указанием общей суммы задолженности, суммы задолженности, по которой работником представлены отчеты о расходах подотчетного лица (авансовые отчеты), не утвержденные на дату формирования справочной информации руководителем учреждения или уполномоченным им лицом, в том числе просроченной задолженности подотчетного лица, отражается должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Справочная информация о задолженности подписывается лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, или иным уполномоченным лицом простой ЭП

В данном разделе отражается информация о финансовом обеспечении работника (подотчетного лица), направляемого в командировку, в разрезе кодов бюджетной классификации, операций сектора государственного управления (КОСГУ), вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО) и финансовых годов, в соответствии с которыми принимаются бюджетные и денежные обязательства.

Информация, указанная в этом разделе, подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом) простой ЭП

Решения о командировании (ф. 0504512, 0504515) согласовываются руководителем учреждения, осуществляющим в соответствии с переданными полномочиями оплату расходов по командировке работнику, состоящему в штате другого учреждения, руководитель которого передал такие полномочия и направил работника в командировку, и подписываются ЭЦП.

Утверждаются такие решения руководителем учреждения, направившим работника в командировку, и подписываются ЭЦП.

Минфин в Письме от 05.03.2021 № 02‑06‑09/16064 сообщает, что формы 0504512, 0504515 применяются в целях оформления решения работодателя о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения), в том числе с использованием служебного транспорта, и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ. В соответствии с таким решением командируемому сотруднику выдаются (резервируются) денежные средства под отчет. При этом чиновники уточняют, что для составления подотчетным лицом заявки на выдачу ему денежных документов (перевозочных документов (билетов) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленных на бумажном носителе, талонов на бензин) при направлении его в служебную командировку также следует применять формы 0504512, 0504515.

Изменения решения о командировании.

Для оформления в электронном виде изменения решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения) и изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному решению о командировании, применяются следующие формы:

– изменение решения о командировании (ф. 0504513) – при направлении в командировку на территории РФ;

– изменение решения о командировании (ф. 0504516) – при направлении в командировку на территорию иностранного государства.

По сути, формы изменений дублируют формы решений о командировании. Однако при формировании изменений решения о командировании нужно указать один из следующих типов изменений:

а) корректирующий – формируется в связи с изменениями условий командирования (изменение срока, маршрута командирования);

б) финансовый – формируется в связи с изменением размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, без изменения условий командирования;

в) аннулирующий – формируется в связи с отменой командировки.

В остальном порядок заполнения, подписания и утверждения изменений решения о командировании (ф. 0504513, 0504516) аналогичен порядку заполнения, подписания и утверждения решений о командировании (ф. 0504512, 0504515).

Отчет о расходах

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее – отчет (ф. 0504520)) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании электронных документов (в частности, решения о командировании, изменения решения о командировании), в соответствии с которыми принято решение о выдаче подотчетному лицу денежных средств (аванса).

В таком отчете информация отражается подотчетным лицом (уполномоченным лицом) согласно документу-основанию, в соответствии с которым ему выдается аванс.

На первой странице отчета (помимо заголовочной части) указываются итоговые расчеты по авансовому отчету и заполняется уведомление о поступлении отчета на проверку. Уведомление формируется исходя из представленных подотчетным лицом документов-оснований и подписывается ответственным лицом учреждения (ответственным за принятие документов-оснований и проверку их соответствия прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате), в котором работает подотчетное лицо.

Кроме того, отчет (ф. 0504520) включает следующие разделы:

Приведем в таблице особенности заполнения отдельных разделов отчета (ф. 0504520).

Этот раздел формируется при направлении работника (подотчетного лица) в командировку. В нем работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании и результаты выполненной работы

В части командировочных расходов данный раздел формируется при наличии отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом в командировке, от расходов, предусмотренных в соответствующем решении о командировании, с обоснованием подотчетным лицом возникших отклонений расходов

В части командировочных расходов в данном разделе отражается информация о принятых расходах подотчетного лица, а также информация о корректировке денежных обязательств, ранее принятых в соответствии с решениями о командировании.

Информация, указанная в данном разделе, подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом)

* Информация, отраженная в разд. 2 и 3 отчета (ф. 0504520), подписывается подотчетным лицом и руководителем структурного подразделения простой ЭП.

Отчет (ф. 0504520) утверждается руководителем учреждения, в котором работает сотрудник (подотчетное лицо), и подписывается ЭЦП.

Подотчетному лицу заполнять электронный отчет (ф. 0504520) одновременно с бумажным авансовым отчетом (ф. 0504505) не нужно, поскольку данные формы аналогичны (Письмо Минфина РФ от 26.02.2021 № 02‑06‑10/13638). Вместе с тем если в учреждении отсутствует техническая возможность оформления электронных документов именно подотчетным лицом (например, у него нет ЭП), то этот работник заполняет бумажный авансовый отчет (ф. 0504505) и подает его бухгалтеру (иному уполномоченному лицу) для оформления электронного отчета (ф. 0504520).

С 01.01.2021 субъекты учета обязаны применять новые формы электронных первичных документов в связи с внесением Приказом № 103н изменений в Приказ № 52н. Для оформления направления работника в командировку и командировочных расходов применяются следующие документы:

– решения о командировании (ф. 0504512, 0504515);

– изменения решения о командировании (ф. 0504513, 0504516);

– отчет (ф. 0504520).

Если учреждение технически и организационно не готово перейти на электронный документооборот (например, отсутствует необходимое оборудование или не оформлены ЭП для подотчетных лиц), оно вправе до перехода по технической готовности использовать ранее применяемые формы первичных документов, которые по своему содержанию аналогичны новым документам (например, применять авансовый отчет (ф. 0504505), сходный с отчетом (ф. 0504520)).

Читайте также: