Какие отчеты сдавать при приеме на работу сотрудника в 2021

Обновлено: 18.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Отчеты в течение года

Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.

Росстат

Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:

Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

о приеме, увольнении военнообязанного;
об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
об уклоняющихся от воинского учета.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Административная ответственность

За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.

В новом году активно продолжается перевод трудовых книжек в формат электронных документов. В связи с этим для кадровиков появилось несколько новых правил, связанных со сдачей отчетности по проводимым мероприятиям в ПФР. В частности, стоит обратить внимание на изменение сроков подачи документации и ужесточении наказания за нарушения процедуры.

Актуальные изменения в подаче отчета СЗВ-ТД

С 1 января 2021 года введены штрафные санкции для тех, кто несвоевременно предоставил отчет или допустил ошибки в документе. Пока принято решение не привлекать к ответственности компании. Меры воздействия коснутся отдельных должностных лиц, ответственных за сдачу отчета. Для них предусмотрен штраф от 300 до 70000 руб. Наказание применяется за каждый документ, содержащий ошибочную информацию или некорректно составленный.

В разряд постоянных перешло предписание срочно сдавать отчет при найме нового сотрудника или увольнении старого. Передавать актуальные сведения следует не позже одного рабочего дня. Срок установлен с момента издания и подписи приказа о найме или увольнении.

Остальные кадровые перестановки не требуют такой срочности. Отчет по переводу сотрудников на другую должность можно передать до 15 февраля.

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД

В ст.6.1 НК РФ предусмотрено внесение изменений в сроки подачи отчетности. За их нарушение также предусмотрено наказание должностного лица в виде штрафных санкций.

В соответствии с внесенными изменениями период сдачи отчета зависит от месяца, в котором произошло событие. Подробные данные приведены в таблице.

Месяц, в котором произошли

кадровые изменения

Срок представления документации

(указан последний день)

Общие правила составления отчета

Изменения коснулись не только сроков подачи отчетности, но и ее составления. Если вы кадровый работник, вам необходимо учитывать все нововведения и формировать документ согласно принятым правилам. В противном случае вам может грозить штраф, а необходимость сдать отчет в должном виде сохранится.

Особое внимание следует уделить отчету за январь. Этот документ отличается от всех последующих и должен содержать расширенные сведения.

В первый отчет необходимо включить:

данные о сотрудниках, написавших заявления о переводе трудовой в электронный формат (вносят только тех, кто ходатайствовал о переводе в январе 2021 г);
информацию о всех приказах о переводе работников на другие должности, выпущенных в январе;
данные по всем сотрудникам, которые в течение предыдущего года ни разу не становились участниками кадровых перестановок и не подавали заявлений о переводе трудовых в электронный формат (то есть, о которых ни разу не упоминалось в прошлогодних отчетах).

Что включать в отчет и что не нужно указывать

Основное, что необходимо указать в отчете — это сведения о принятых на работу и уволенных сотрудниках. Данные предоставляются о каждом работнике, имеющем трудовой договор с компанией. Это касается удаленных сотрудников и выполняющих должностные обязанности непосредственно на территории предприятия.

Нет необходимости включать в отчет лиц, оказывающих услуги фирме на основании гражданско-правового, ученического или агентского договора.

К событиям, которые необходимо отразить в отчете, относятся:

присвоение компании нового названия или статуса;
перевод сотрудника на другой вид деятельности;
переобучение работника (присвоение другого разряда, специальности или квалификации);
изменение способа ведения трудовой;
отмена любого предыдущего кадрового события.

Вносить в отчет следует далеко не все кадровые изменения. Постановление №730П от 25.12.2019 предусматривает, что указывать в документе необходимо только те мероприятия, которые кадровый работник вносит в трудовую книжку сотрудника. Некоторые события, по которым создаются приказы, не отражают в отчете.

Не требуется указывать следующие сведения:

начало и окончание срока совмещения должностей;
перевод сотрудника на другую должность, если это событие временное;
окончание декретного отпуска;
изменение фамилии или оклада работника.

Если в течение отчетного периода в компании не произошло ни одного события, которое необходимо внести в СЗВ-ТД, создавать его нет необходимости.

Чему уделить внимание при составлении отчета

Документ может создаваться как в электронном, так и в бумажном виде. Тип оформления зависит от количества сотрудников, трудоустроенных в компании. Для фирм, где работают более 25 человек, обязательно составление электронного документа. При меньшем количестве сотрудников допустимо подавать бумажный отчет. При желании, составить СЗВ-ТД в цифровом варианте можно и при малом количестве работников. Данный вопрос отдан на усмотрение работодателя.

Ответственность за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД

Ранее штрафы за непредставление отчета не были предусмотрены. Нововведения начали действовать с начала нового года. При этом изменения, внесенные в ст.15.33.2 КоАП РФ предусматривают штраф для должностных лиц в размере 300-500 руб. Эта мера применяется, если ответственный сотрудник нарушил сроки предоставления сведений, указал неполные или ложные данные, отказался от составления документа.

Однако на этом административные меры не заканчиваются. В связи с тем, что Пенсионный Фонд не имеет полномочий взимать штрафы с должностных лиц, он вынужден передавать сведения о нарушении законодательства в уполномоченные органы. Обычно это делают в течение 5 дней с момента обнаружения нарушений.

В данном случае включаются в работу нормы обновленной ст.17 Федерального закона 27. В нем указано, что ошибки в сроках или нормах предоставления отчета приравниваются к нарушению трудового законодательства, и к ответственным лицам применяется статья 5.27 КоАП. Она предусматривает штрафные санкции, размер которых зависит от юридического статуса нарушителя и тяжести проступка.

Законодательно предусмотрены следующие штрафы:

за первичное нарушение для ИП и сотрудников — 1000-5000 руб.;
повторное несоблюдение норм — 10-20 тыс. руб.;
юридические лица в первый раз оплачивают 30-50 тыс. руб.;
в дальнейшем юрлицу грозит до 70 тыс. руб.

Также законом предусмотрено наказание за подачу документа в ненадлежащем виде. Если компания с численностью сотрудников более 25 человек подает отчет в бумажном виде, должностному лицу грозит штраф 1000 руб.

Изменения в законодательстве вносят поправки в работу кадровиков на любом предприятии. Чтобы не стать нарушителем и избежать штрафов, следует тщательно изучить нововведения и особенности их применения в работе. Это позволит вам не допустить ошибок при оформлении и подаче отчета в Пенсионный Фонд.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по "звездной" шкале ниже, где 5 звезд - очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работники писали заявления, выбирая форму ведения трудовой книжки. На тех, кто не подал соответствующее заявление, в 2021 году работодатели продолжают вести бумажные трудовые[1], а на работников, выбравших электронный вариант или впервые устраивающихся на работу, бумажную трудовую работодатели уже не заполняют.

Принимаем работника на работу в 2021 году

С января 2021 года несколько изменился алгоритм приема на работу.

Работники, которые выбрали предоставление сведений о трудовой деятельности (далее — СТД), при трудоустройстве, чтобы подтвердить свой стаж, кроме бумажной трудовой книжки должны будут предъявлять справку по форме СТД-ПФР или СТД-Р.

Таким образом, в 2021 году оформление работника на работу должно начинаться с проверки способа ведения его трудовой книжки. Трудоустраиваясь, новый работник предоставляет работодателю следующие документы:

только трудовую книжку — если он ранее не отказался от ее ведения, либо
трудовую книжку и СТД.

Необходимо проверить последнюю запись в трудовой книжке работника. Она может быть:

об увольнении с работы либо
о подаче заявление на СТД.

В предоставляемой работником справке по форме СТД-ПФР надо проверить отметку об отказе от ведения бумажной трудовой книжки:

если она есть — СТД ведутся только в электронном виде;
если отметки нет — работодатель продолжает вести и СТД, и бумажную трудовую книжку.

Далее прием на работу оформляется, как и прежде: заключается трудовой договор с работником и издается приказ о приеме на работу. Но перед этим работник под роспись должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работодателя, касающимися выполнения его должностных обязанностей.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о принятии нового работника, работодатель обязан предоставить по нему отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек в электронном и бумажном виде

С 2020 года в связи с введением электронной трудовой книжки у кадровиков появилась дополнительная работа: им нужно не только вести бумажные трудовые книжки работников, но и сдавать отчетность в Пенсионный фонд РФ.

Ответственного за ведение электронных и бумажных трудовых книжек назначает руководитель организации. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] ответственных за ведение и хранение бумажных трудовых книжек работодатель назначает соответствующим приказом. Тот же работник (или другой) аналогичным приказом может быть назначен ответственным и за передачу СТД в ПФР (пример 1).

Как заверить копию бумажной трудовой книжки в 2021 году

Правила заверения копии трудовой книжки в 2021 году не изменились. Напомним, что необходимо сделать, чтобы верно заверить копию трудовой книжки:

1. Отсканировать и распечатать (либо сделать ксерокопии) страницы трудовой книжки.

2. Пронумеровать страницы и сшить их.

3. Проставить на каждой странице штамп или сделать соответствующие записи вручную.

4. Заверить каждую страницу не только подписью ответственного работника, но и печатью организации (при наличии) (пример 2) .

Категории работников, которые могут перейти на электронную трудовую книжку в 2021 году

Работники, у которых по объективным причинам не было возможности подать заявление о переходе на СТД до 31 декабря 2020 года включительно[3], вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т. ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление[4].

К числу таких работников относятся:

лица, которые не были трудоустроены в 2020 году;
были на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, т. е. не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними было сохранено место работы.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

[1] Письмо Минтруда России от 10.02.2020 № 14-2/В-136.

[4] Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

C 2020 года у работодателей (организаций и индивидуальных предпринимателей) появилась обязанность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в пенсионный фонд (п. 2.4 ст. 11 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ — далее Закон N 27-ФЗ). Но вопросов по этой отчетности до сих пор много. Расскажем в какие сроки и как ее нужно заполнять начиная с августа 2021 года (с учетом поправок, внесенных Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п).

В каких случаях работодатель обязан подавать сведения СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно. Отчитаться по форме СЗВ-ТД работодатель должен в том случае, если в календарном месяце:

работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;
работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
организация была переименована и т.п.

Обратите внимание! Сведения подаются только на тех работников, у кого были перечисленные выше кадровые мероприятия.

Сроки представления СЗВ-ТД с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять СЗВ-ТД:

при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (расторжение) трудовых отношений;
при переводе на другую постоянную работу или при иных кадровых мероприятиях СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Будем рады оказать Вам полноценную консультационную поддержку по вопросам налогообложения и налогового права, ведения бухгалтерского учета, трудового законодательства

Отражение сведений в СЗВ-ТД с учетом новых требований

Сведения, которые указываются в СЗВ-ТД, существенно расширили:

Это важное нововведение, так как работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеют право на надбавку к зарплате, а размер надбавки зависит от стажа работы на Севере, который определяется на основании записей в трудовых книжках. В бумажных трудовых книжках такая графа отсутствует и работодатель не обязан делать отметки о работе на Севере, но большинство работодателей по просьбе работников делали такие отметки.

Пример: Бухгалтер принят на работу с 02.08.2021 года (приказ № 25 от 02.08.2021 года) в организацию находящуюся в удаленных районах Крайнего Севера. Для бухгалтера код выполняемой функции по ОКЗ — 2411.6. СЗВ-ТД нужно представить не позднее 03.08.2021 года.

СЗВ-ТД на совместителей

Записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию работника работодателем по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Но Порядок заполнения СЗВ-ТД не освобождает работодателей, у которых работают совместители, от подачи сведений на них.

Если штатный работник изъявил желание совмещать несколько должностей или обязанностей, т.е. стал внутренним совместителем, то это кадровое событие также необходимо отразить в СЗВ-ТД. При этом следует учитывать положение Порядка, согласно которому при представлении формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые одновременно нужно предоставить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. То есть при оформлении внутреннего совместителя нужно указать в СЗВ-ТД и предыдущую запись из трудовой книжки.

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
налоговая ответственность — штраф зависит от тяжести нарушения;
уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

трудовая книжка (если это трудовой договор);
паспорт;
СНИЛС;
военный билет;
диплом об образовании;
свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1. Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2. На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

реквизиты организации;
ФИО предпринимателя и работника;
паспортные данные сотрудника;
график работы;
сведения о заработной плате и премиях;
трудовые обязанности;
дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

заявление;
копия вашего паспорта;
трудовые книжки сотрудников;
ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая:

Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз в год по итогам года — до марта следующего года.
Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.

Индивидуальный предприниматель может принимать на работу сотрудников, также как и организация-работодатель. В главе 48 ТК РФ описываются особенности труда сотрудников, работающих у ИП.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Читайте также: