Какие документы определяют порядок доступа работников организации к документам размещаемым в сэд

Обновлено: 04.05.2024

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен документами, которые имеют полноценную юридическую значимость. ЭДО применяют как внутри организации, так и при взаимодействии между контрагентами и ведомствами.

Зачем внедрять ЭДО внутри организации

Для многих предприятий переход на электронный документооборот — это оптимизация трудовых, материальных ресурсов и существенная экономия расходов. Органы государственной власти, контролирующие органы и ведомства активно переходят на ЭДО (ПП РФ № 890 от 06.09.2012).

Документальное взаимодействие онлайн и системы электронного документооборота (СЭД) регулируется различными нормативами. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации определен в ПП РФ № 1494 от 25.12.2014. А типовые требования к СЭД приведены в Приказе Росархива № 69 от 15.06.2020. Отношения, возникающие между сторонами при информационном взаимодействии в целом, регламентирует 149-ФЗ от 27.07.2006.

Кроме того, собственные правила перехода на ЭДО разработал и Минтруд: Приказом № 240н от 14.05.2020 утверждено положение о порядке проведения эксперимента по использованию ЭД, связанных с работой.

Автоматизация документооборота необходима:

для сокращения времени на формирование, прием и обработку регистров;
ускорения передачи информации;
уменьшения количества используемых материалов (бумаги, картриджей);
оптимизации хранения документации;
снижения вероятности потери бумажных экземпляров.

Электронная документация фактически обладает той же юридической значимостью, что и бумажная. В ЭД включают те же реквизиты, присваивают им регистрационные номера, подписывают ЭЦП. Для юридической значимости используют УКЭП — усиленную квалифицированную подпись. (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).

Онлайн-документацию формируют в системах ЭД. Порядок обмена регулируется законодательными нормативами, локальными актами и инструкциями по делопроизводству компании. По сути, электронный документооборот на предприятии заключается:

в создании онлайн-версий и шаблонов различных регистров и передаче их по назначению;
формировании маршрутов движения документации;
ускоренной регистрации документов;
хранении файлов в различных форматах;
пополнении и систематизации единой документальной базы.

Виды онлайн-документооборота зависят от организационной структуры и отраслевой специфики компании. Выделяют производственный, управленческий, технологический, кадровый, бухгалтерский ЭДО. Допускается формирование отдельного ЭДО под каждый вид деятельности предприятия.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы перейти на электронный документооборот.

Что сделать, чтобы перейти на обмен е-документами

Перед запуском системы ЭД необходимо продумать и утвердить внутренний регламент. Его формируют в виде инструкции или положения. В локальной инструкции детально прописывают, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован в определенном отделе и на конкретном этапе. В инструкции или положении описывают делопроизводственные процессы и приводят конкретные требования к бумажным и е-документам.

Следующий шаг — определиться с СЭД. Систему ЭД устанавливают как отдельное приложение на ПК. Пользователь создает, отправляет, принимает, обрабатывает и корректирует все регистры в СЭД. Специализированную конфигурацию системы приобретают напрямую у производителя или разрабатывают под потребности конкретного заказчика. По запросу, в СЭД включают различные функции:

систему хранения (электронный архив);
маршрутизацию;
поддержку управления организацией;
накопление знаний;
совместную работу сотрудников и другие сервисы.

ЭДО начинает функционировать только после разработки регламента, установки СЭД и издания приказа по организации. Приказ определяет, как работает электронный документооборот внутри организации и кто несет ответственность за всю систему ЭД и за ее отдельные участки. В распоряжении обязательно фиксируют дату перехода и список сотрудников с доступом к системе.

Как перейти на ЭДО

Приобрести и установить СЭД для работы с е-документами недостаточно. Внедрение и организация электронного документооборота — сложный и многоэтапный процесс. Необходимо разработать локальные нормативы, издать распоряжение, ознакомить с новым форматом работы сотрудников.

Пошаговая инструкция перехода на ЭДО такова:

Шаг 1. Проанализировать действующую систему движения документов. Это позволит определить слабые стороны и неэффективные действия со стороны сотрудников. К примеру, анализ поможет определить, на каком этапе тратится больше времени и ресурсов, как долго проходит согласование регистров и проч. А по результатам анализа определяются потребности компании — в усовершенствовании, модернизации системы, внедрении ЭДО, дополнительном контроле со стороны ответственных лиц.

Шаг 2. Установить основные требования к внутреннему документообороту организации — бумажному или электронному, значения не имеет. Руководство ставит цели и задачи, а ответственные специалисты определяют пути их решения. ИТ-сотрудники формируют базовые и расширенные требования к СЭД. Как пример — внутренний и сторонний документообмен, классификация регистров, оперативный поиск, формирование резервных копий, ведение архива и проч.

Шаг 3. Разработать регламент. В положении или инструкции по ЭДО необходимо указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, но с учетом отраслевых и структурных особенностей конкретной организации. Кроме того, в регламентах приводят перечень документов, которые переводят в е-формат, описывают порядок перехода, устанавливают права доступа.

Шаг 4. Издать приказ. В распоряжении определить сроки и порядок перехода, утвердить регламент и назначить ответственных лиц и их функции.

Шаг 5. Установить и запустить систему. Ознакомить и провести инструктаж всех сотрудников, которых подключат к СЭД.

Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Что нужно знать работникам про электронные документы, связанные с работой? Как работодателям организовать работу с электронными документами по кадрам по новым правилам и сколько им будет стоить переход на кадровый ЭДО (ЭКДО), рассказываем в этом материале про электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новую ст. 22.1 ТК РФ.

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ

ПОЯСНЕНИЕ

подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
хранение электронного документа;
фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

УКЭП;
УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
порядок доступа к ней (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31.12.2021 или нет:

У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу соискателю или увольнять действующего сотрудника при отсутствии его согласия на применение кадрового ЭДО либо отсутствии у него электронной подписи (ст. 22.2 ТК РФ).

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01.07.2022.

Закон № 377-ФЗ был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота, который проходил с 2020 года по Закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ и успешно завершился 15 ноября 2021 года. Его участники применяют новые правила с 16.11.2021, если пожелали продолжить кадровый ЭДО.

Для таких работодателей также предусмотрен переходный период до 01.07.2022, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные изменениями в ТК РФ мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.

Работодатели, которые не захотели продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумаге в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

В рамках эксперимента была выявлена избыточная обязанность оформлять приказ о приеме на работу, хотя его содержание аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому соответствующая норма исключена из ТК РФ.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

Формат электронного документа – это описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа.

Форма электронного документа – это совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Расходы работодателей

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
быстрый доступ к необходимой документации;
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
большая сохранность документов;
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.

Плюсы и минусы

Страх сотрудников, занимающихся администрированием персонала, понятен. Ведь они лично несут как минимум административную ответственность за каждое свое действие (бездействие), что часто делает их заложниками сложившихся на практике заблуждений (о которых речь пойдет чуть ниже).

выгод от перевода в электронный формат документирования деятельности и
опасностей от последствий отказа работника от факта подписания именно им в СЭД данной конкретной транзакции (действия с документом).

согласования (проектов почти всех документов);
подписания (например, большинства служебных записок);
ознакомления (с рядом документов, о которых речь пойдет далее) и т.д.

Осталось только определить круг таких документов и действий с ними в вашей организации. Далее в статье расскажем, как в нашей компании были решены данные вопросы в отношении документов по личному составу – это уже отлаженная технология в ситуации действующего законодательства: еще до окончания эксперимента с электронными кадровыми документами в марте 2021 года, по результатам которого Правительство РФ планирует изменить законодательную базу так, чтобы она позволяла существенно расширить применение электронных кадровых документов. Но кое-что можно сделать уже сейчас, пока ТК РФ сохраняет требования об ознакомлении со многими кадровыми документами работника под личную подпись.

Организовать такую работу лучше всего в системе электронного документооборота или в личном кабинете систем по учету персонала. Это также может быть и корпоративный интернет-портал, а не специальное программное обеспечение, установленное только на рабочих компьютерах сотрудников. Хотя и к СЭД можно настроить удаленный доступ, чтобы персонал организации смог работать с документами не только находясь на своем рабочем месте, но и дома, в командировке, в пути. А это сейчас актуально и востребовано как никогда.

Обратимся к нормативным актам. Что такое простая электронная подпись? Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

простая электронная подпись содержится в самом электронном документе (см. Пример 4, где на электронном документе проставлена ЭП);
ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (в нашем случае – работодателем), с использованием которой осуществляются создание / отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая от имени кого он создан / отправлен. Здесь традиционно под простой электронной подписью понимается логин и пароль в личном кабинете на корпоративном портале, в СЭД, почте (см. Пример 1, где подтверждением ознакомления работника с электронным документом является его получение на служебную почту).

Теперь перейдем к практике – как электронное ознакомление может быть реализовано, опираясь на опыт нашей компании.

Ознакомление с изменениями в ЛНА

Для начала поговорим о бытующих мифах, которые во многом мешают переходу на электронный кадровый документооборот. Все мы знаем, как педантично ГИТ и суды проверяют, был ли ознакомлен сотрудник под подпись с теми или иными документами. Поэтому часто специалисты перестраховываются и стараются письменно ознакомить персонал со всем, чем только можно. Однако требуется это далеко не всегда. Приведем пример.

Часть 3 статьи 68 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Про изменения и дополнения в эти документы и требование знакомить с ними персонал под подпись, нет ни слова. Устоявшаяся точка зрения гласит: с изменениями и дополнениями в такие локальные нормативные акты (ЛНА) надо знакомить сотрудников по такой же процедуре, что и при приеме на работу.

Однако в нашей компании придерживаются следующей позиции: мы можем ознакамливать с изменениями в ЛНА работников так, как нам удобно, в т.ч. и с использованием простой электронной подписи.

Для закрепления этого мы предлагаем внести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) следующие положения:

Пример 1. Возможная формулировка в ПВТР об ознакомлении с ЛНА и другими кадровыми документами в электронном виде

7.4. Начиная с даты рассылки и поступления электронного письма на служебную электронную почту работника считается, что работник надлежащим образом ознакомлен с изменениями, внесенными в локальные нормативные акты. В случае отсутствия работника на рабочем месте в день централизованной рассылки днем получения электронного письма считается первый рабочий день работника после окончания периода отсутствия.

В этом случае отдел кадров будет свободен от рутинных процессов ознакомления, порой с одной изменившейся строчкой, а также бесконечных.

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2021 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

Что такое кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

акт о несчастном случае на производстве;
приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов

Вид документа

Подписи, необходимые при создании и изменении документа:

в ИС работодателя

Работодатель ставит УКЭП.

Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.

Договор о материальной ответственности

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)

Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)

Заявление на увольнение, отзыв данного заявления

Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Согласие на перевод

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников .

Читайте также: