Как заполнять трудовую книжку в мвд

Обновлено: 06.05.2024

Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Несмотря на переход к электронным сведениям о работе, бумажные трудовые всё еще широко используются. Поэтому работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжках информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать с учетом новых правил ведения трудовых, действующих с 01.09.2021, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен". Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

для ИП — от 1000 до 5000 руб;
для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 11.02.2021

Любая организация, которая нанимает работников, обязана вести трудовые книжки: либо бумажные, либо электронные.

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку должна быть обязательно внесена, если работник проработал более пяти дней, и эта работа является для него основной.

Требования к записям в трудовой книжке

По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2021 года, записи могут быть полностью или частично внесены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). То есть, разрешено использовать штампы.

Порядковый номер записи и дату нужно писать арабскими цифрами. Число и месяц – двузначными цифрами. Год - четырехзначными).

Как заполнять в трудовой книжке сведения о работнике

Сведения о работнике собраны на титульном листе трудовой книжке. Это:

Фамилия, Имя, Отчество;
Дата рождения;
Образование;
Профессия, специальность

Все сведения нужно вносить на основании документов: паспорта, свидетельства о рождении.

Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

Если работник меняет фамилию, для внесения правки в трудовую книжку нужен документ:

либо свидетельство о регистрации брака,
либо свидетельство о расторжении брака,
либо свидетельство о перемене имени.

Запись о смене фамилии вносится по следующим правилам. Прежние данные – фамилию имя, отчество, дату рождения – нужно зачеркнуть. Рядом вписать новые данные.

На внутренней стороне обложки нужно записать реквизиты документа, который был основанием для записи о смене фамилии: номер, дату и орган, выдавший документ.

Все это заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Все, что есть на титульном листе:

Как внести в трудовую книжку сведения об образовании, профессии

Данные об образовании и профессии размещена на титульной странице трудовой книжке.

Новые данные об образовании, профессии или специальности вносят в дополнение к ранее внесенным. Зачеркивать изначальные записи не нужно. Новые нужно вписать как бы в продолжении прежних, через запятую после них.

Сведения о взысканиях

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме дисциплинарного взыскания, которое стало причиной увольнения.

Как вносить в трудовую книжку сведения о работе

Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.

Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись в трудовой книжке о переводе

Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

Запись в трудовой книжке по совместительству

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.

Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).

Исправления трудовой книжке

Запись в трудовой в связи со сменой названия организации

Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.

В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.

Как делается запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

Увольнение по инициативе работника

При прекращении трудового договора по инициативе работника по статье 77 ТК РФ, кроме увольнения по в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, связанным с предоставлением определенных льгот, запись об увольнении вносится с указанием этих оснований.

Увольнение по инициативе работодателя

Если работника увольняют по инициативе работодателя (пункт 4 статьи 77 ТК РФ) в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на подпункт, пункт части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение не зависит от воли сторон

Если трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод

Увольнение в связи с переходом на выборную должность

Увольнение осужденного

При прекращении трудового договора с осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Если работник был осужден незаконно, все записи признаются недействительными. Работник вправе получить дубликат трудовой.

В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

Как оформить дубликат трудовой книжки

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, книжка дополняется вкладышем.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдать работнику его трудовую книжку можно только на основании письменного заявления.

Книжку нужно выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Никаких записей в трудовую книжку в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую

Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная ему выдается на руки с соответствующей записью:

При увольнении

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Со дня направления работнику уведомления о необходимости получить трудовую работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки члену семьи работника.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками хранятся у работодателя до востребования.

Учет и хранение трудовых книжек

В организации необходимо вести:

учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Книги (журналы) по учету бланков, вкладышей и движении трудовых книжек можно разработать самостоятельно.

В книге (журнале) по учету фиксируются сведения о поступлении и выдаче бланков трудовой книжки и вкладышей.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственно за кадровые документы.