Как в арм фсс оформить электронный больничный
Обновлено: 04.05.2024
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.
Что такое электронный больничный лист
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:
- ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
- у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
- сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.
Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.
Зачем нужны электронные больничные
Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.
Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.
Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.
Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.
Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.
Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.
Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.
Схема работы с электронным листком нетрудоспособности
Как начать работу с электронными больничными
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.
Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.
Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.
Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.
Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.
Что нужно для работы с электронным больничным
- Квалифицированная электронная подпись.
- Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
- Заключить соглашение с фондом.
- Номер больничного или СНИЛС сотрудника.
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Для того, чтобы использовать ЭЛН у Вас должна быть база ЗУП релизом не ниже 3.1.2.293, платформа не ниже 8.3.10 и подключена 1С-Отчетности или сертификат ФСС для ЭЛН.
Переходим в раздел Зарплата – Больничные листы - Создать
Для ввода ЭБЛ необходимо заполнить следующие поля: Организация, Сотрудник, Номер Листка нетрудоспособности (Номер ЛН). После этого нажать кнопку
Документ автоматически заполнится данными с сервера ФСС. Если необходимо загрузить ЭЛН из файла, воспользуйтесь кнопкой
и выберите файл для загрузки. Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника в базе. Сведения о медицинской организации будут загружены автоматически и доступны для просмотра по гиперссылке.
Далее данные должны быть направлены в ФСС для выплаты, если организация находится в регионе, где применяется Пилотный проект ФСС. Если же организация расположена в регионе с зачетной системой, то пособие рассчитывается сразу. Для отправки в ФСС реестра, его можно создать через Отчетность, справки – 1С-Отчетность
В разделе Отчеты создаем новый Реестр ЭЛН для отправки в ФСС
Табличная часть заполняется по кнопке
всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены. Если необходимо выбрать конкретные ЭЛН, то воспользуйтесь кнопкой
Особенности подбора ЭЛН:
выбор из номеров ЭЛН, а не больничных;
сразу предлагается выбор последнего проведенного больничного;
скрываются за серым цветом уже выбранные ЭЛН (включенные в текущий реестр);
выводится причина и период нетрудоспособности;
выводится состояние последней отправки ЭЛН;
выводится номер ЭЛН.
Если дважды нажать на по строке с ЭДН, то откроется окно с дополнительной информацией, которая будет отправлена в ФСС.
После проверки проведите документ, программой будет осуществлена дополнительная проверка на заполнение обязательных полей. При подключенной 1С-Отчетности для отправки необходимо нажать кнопку
При необходимости можно выгрузить реестр из базы по одноименной кнопке.
Журнал документов Реестр ЭЛН для отправки в ФСС можно отразить в разделе Отчетность, справки через кнопку с шестеренкой – Настройка навигации
Перенесите нужный пункт в правую часть и нажмите ОК.
Для каждого ЭЛН сохраняется состояние Принят ФСС, Частично принят ФСС или Не принят ФСС. Оно отображается в табличной части реестра ЭЛН и появляется после отправки реестра при подключенной 1с-Отчетности. Управлять состояниями можно также и вручную:
в таблицу ЭЛН можно добавлять строки вручную. В новой строке нужно выбрать больничный, т.к. колонка № ЛН используется для перехода в форму редактирования сведений об ЭЛН;
можно изменять состояние реестра ЭЛН и, в случае если состояние реестра Частично принят ФСС – изменять состояние отдельных строк реестра ЭЛН.
Обратите внимание, до тех пор, пока реестру ЭЛН не установлен статус и пока реестр не отправлен, в нем производится автоматическое обновление данных. Если же пользователь внесет изменения в данные реестра вручную, то эти изменения сохранятся.
При проведении больничного листа программа получает сведения об ЭЛН. И если полученные данные отличаются от тех, с которым был отправлен реестр ЭЛН в последний раз (или внесены были ручные изменения), то при очередном автоматическом заполнении реестра такой ЭЛН будет автоматически в него добавлен.
Читайте также: