Как написать список сотрудников

Обновлено: 12.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Численность работников компании является ключевым показателем. Позволяет анализировать производительность, потенциал предприятия. Руководители должны заполнять отчетность, в которой указывается явочная и фактическая численность сотрудников. Представители тех профессий и должностей, которые не указываются в отчетности, входят в несписочный состав.

Нормативное обоснование

Несписочный состав специалистов регламентируется следующими актами:

Инструкцией по численности работников №17-10-0370 от 20 апреля 1993 года.
Приказом Росстата от 26.10.2015.
НК РФ.

В этих документах содержатся сведения о подсчете численности работников, советы по заполнению отчетности, данные о несписочном составе.

Какие сотрудники не входят в списочный состав

В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:

Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
Специалисты, которые работают от компании за границей.
Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
Адвокаты.
Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.

Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.

В чем разница между списочной и штатной численностью

Списочная численность – это количество работников, с которыми работодатель оформил трудовые соглашения. При этом не важны сроки действия договора, фактическое нахождение на рабочем месте.

Штатный состав является более широким понятием. Управленец имеет право устанавливать штатную численность в соответствии со своими потребностями и пожеланиями. При этом нужно руководствоваться ожидаемым уровнем продуктивности и масштабами производства.

Дополнительная информация

Часто работодатель не знает, включать сотрудника в список или нет. Существуют некоторые трудящиеся, в отношении которых возникают особенно сильные сомнения:

Внешние совместители. Под внешними совместителями понимаются сотрудники, у которых есть основное место деятельности. То есть человек работает в одной компании, но подрабатывает по совместительству в другой фирме. Числиться он будет именно в первой компании. Вторая фирма включает совместителя в несписочный состав.
Лица, находящиеся в декрете. Лица, находящиеся в декрете, не находятся на рабочем месте в течение длительного времени. То есть они не исполняют своих должностных обязанностей. Однако декрет является государственной гарантией. Человек, находящийся в декрете, продолжает числиться на предприятии, значит, он входит в список.
Лица, работающие по гражданско-правовым договорам. В список включаются те лица, которые являются работниками компании. Лица, работающие по гражданско-правовым соглашениям, не являются сотрудниками предприятия. Они осуществляют свою деятельность в соответствии с ГК РФ. Их работа ТК РФ не регулируется. То есть эти лица в список входить не будут. Как правило, ГПД заключаются со специалистами, оказывающими услуги. Например, организация проводит корпоратив, куда приглашаются ведущие. С ними заключается гражданско-правовое соглашение. Эти специалисты будут однократно работать на компанию, однако они не включаются в ее штат. Поэтому учитывать их при составлении списка не нужно.

К СВЕДЕНИЮ! Сотрудники, занятые на сезонной работе, обычно работают на основании гражданско-правового договора, то есть они также не будут входить в список.

Для чего нужен несписочный состав

Списочный состав нужен для анализа эффективности работы наемных сотрудников, отчета перед проверяющими органами, для проведения различных расчетов. Списочная численность работников прописывается в отчетности. Однако нужен также учет несписочных сотрудников. Требуется он по следующим причинам:

Работодатель должен знать, сколько сотрудников фактически присутствует на предприятии.
Иногда несписочный состав запрашивается проверяющими органами.
Руководитель, учитывая несписочный состав, может проанализировать степень эффективности предприятия при данном количестве специалистов.

Несписочный состав отделяется от списочного для получения объективной картины. Фирма может неоднократно прибегать к услугам сторонних специалистов, однако их число не должно бесконечно расширять количество сотрудников на предприятии. Это исказит общую картину, помешает в проведении расчетов.

Какие сотрудники включаются в список

В списочный состав входят эти специалисты:

Сотрудники, которые фактически явились на место службы.
Люди, которые находятся в командировках. Если командировка является зарубежной, то включение в список зависит от длительности мероприятия. Если оно является краткосрочным, работник включается в список. Если командировка долгосрочная, то сотрудник не входит в список.
Лица, которые отсутствуют на рабочем месте на основании больничного.
Лица, исполняющие общественные или государственные функции.
Лица, которые работают на полставки, но зачисленные в качестве целой единицы.
Лица, работающие на дому.
Находящиеся на испытательном сроке.
Временные сотрудники, которые замещают основных до выхода последних на работу.
Работники, направленные в отпуск.
Лица, проходящие обучение в ПТУ, но находящиеся на учете компании.
Лица, временно привлеченные к сельскохозяйственным работам, если заработок на основной работе сохраняется.
Сотрудники, работающие вахтовым методом.
Женщины, ушедшие в отпуск по БиР.
Достигшие пенсионного возраста.
Иностранные лица, занятые в российской компании.
Лица, находящиеся под следствием в ожидании судебного решения.

ВАЖНО! Все приведенные категории сотрудников включаются в список со дня вступления трудового договора в силу. Если работники осуществляют свою деятельность вообще без соглашения, они не будут фигурировать в перечнях.

К СВЕДЕНИЮ! Существует также такое понятие, как явочная численность. Она представляет собой количество работников, которые явились на работу в данный день. Этот список включает в себя и тех сотрудников, которые находятся в командировках.

Материал в статье будет посвящен вопросу как можно вывести список сотрудников в 1С ЗУП. Данная информация при осуществлении деятельности организации может потребоваться, к примеру, отделу кадров, бухгалтерии и прочим службам. На основе этих данных также возможно проведение какого-либо анализа. Программа 1С ЗУП позволяет сформировать различные списки сотрудников. Это может быть список работающих сотрудников на определенную дату или же список уволенных сотрудников и пр. Также есть возможность формировать списки с дополнительной информацией, такой как паспортные данные, датой рождения. Как правило, если речь идет о получении информации в виде списка, то для этого необходимо сформировать соответствующий отчет в программе.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

Первым рассмотрим, как сформировать отчет, который покажет список работающих сотрудников на конкретную дату. Перейдем в раздел программы “Кадры” и выберем пункт “Кадровые отчеты”. В открывшейся форме с отчетами и справками выбираем отчет “Штатные сотрудники”.

В шапке отчета указываем дату – можно выбрать конец периода, либо указать произвольную дату и выбираем организацию, если их несколько в информационной базе. И нажимаем “Сформировать”. Сформированный отчет будет выглядеть следующим образом.

В стандартном варианте отчет мы видим группировку сотрудников в разрезе подразделений и большое количество колонок с информацией. Нажав на кнопку “Настройки” в шапке отчета есть возможность изменить его внешний вид. В подвале формы настроек выбираем вид “Расширенный” и переходим на закладку “Поля и сортировка”. Здесь в левом окне можно отметить те поля, которые будут выведены в отчет, а в правом окне установить порядок сортировки.

Далее перейдем на закладку “Структура” и изменим структуру отчет. Выведем список сотрудников без группировки по подразделениям. Для этого перетащим “Детальные записи” на поле “Организации”, а у поля “Подразделение” уберем галочку.

После чего нажимаем “Закрыть и сформировать”. Измененный отчет будет иметь уже следующий вид.

Вторым рассмотрим отчет “Личные данные сотрудников”. Данный отчет также находится в кадровых отчетах. Открыть его можно и из первого отчета по кнопке “Выбора варианта отчета”.

В шапке также укажем дату и выберем нужную организацию. В настройках на закладке “Поля и сортировка” по кнопке “Добавить” можно осуществить добавление новых полей личных данных сотрудника, к примеру, семейное положение. Отчет со стандартными настройка будет выглядеть следующим образом.

И последний рассматриваемы в рамках статьи отчет “Уволенные сотрудники”. Отчет позволяет получить список уволенных сотрудников организации с датой увольнения. Настройка отчета осуществляется аналогично двум предыдущим.

Следует обратить внимание, что отчет покажет уволенных сотрудников на установленную в шапке дату.

Измененные структуры отчетов можно сохранять и в последующем уже работать с отчетами, настроенным под себя.

Составление списков контингента для медосмотра

Список есть, остается расставить вредные факторы по списку. Можно по справочнику профессий определить какие вредные факторы традиционно присутствуют у данных сотрудников. Можно оценить по данным производственного контроля. А если была проведена специальная оценка условий труда – тогда еще интереснее. Для медосмотра надо учесть идентифицированные вредные факторы, выявленные экспертом и указанные в карте условий труда, а может кроме того и имеющиеся на рабочем месте по результатам производственного контроля. Тут есть разногласия в толковании нормативных документов 2-х ведомств Минздравсоцразвития и Минтруда.

Составление списков работников на прохождение медосмотра

Если список контингента готов, то уже половина работы сделана. Необходимо по данному списку определить работников, занятых на данных профессиях.

Есть еще вариант: взять старые прошлогодние списки пройденных медосмотров и добавить туда работников, которые пришли, убавить которые уволились или перевелись. На первый взгляд так проще, но все равно придется делать кропотливую сверку, да и не факт, что при изменениях условий труда надо снова всех проверять у медицинского учреждения по тем же факторам. Как видим слишком много условностей. А это еще не все. В приказе Минздравсоцразвития 302Н устанавливается разная периодичность медосмотров: 1 раз в год и 1 раз в 2 года. Это значит, что нет необходимости проходить лишних врачей каждый год, но зато надо учесть, когда проходили медосмотр в прошлый раз. Составить 2 списка, прошлогодний и позапрошлогодний. Надо исключить ненужные приемы врачей и исследования. По моим оценкам каждый пятый врач и анализ может быть исключен, а это уже 20% от стоимости медосмотра! Стоит упомянуть, что попутно необходимо вычислить стаж работы во вредных условиях, учесть особые случаи контингентов, молодежь до 21 года, женщин старше 40 лет и проходивших обследование в центрах проф. патологии. Задача становится не по силам даже виртуозам в составлении форм и таблиц в Excel.

Направление на медосмотр

Приказом Минздравсоцразвития 302Н предусмотрено, что после согласования списков необходимо выдать направления на медосмотр по утвержденной форме, перед этим необходимо согласовать график проведения медосмотра. Такая задача кажется уже простой, но есть необходимость подготовить советующие распорядительные документы и формы:

Каждому сотруднику выдать на руки направление на прохождение медосмотра.

Результаты медосмотра

Если сотрудник прошел медосмотр, то на руки он получит паспорт здоровья, а мы про него узнаем только после получения нами заключительного акта из медицинского учреждения. А если не прошёл? Тут возникает дополнительная работа. Всех, кто не соизволил посетить врачей мы должны отстранить от работы, сделать распоряжение по форме приказа на отстранения от работы в соответствии с требованием статьи 72 Трудового кодекса РФ. На работу не пускать, зарплату не платить. Причем сделать это надо быстро.

Если заключение по сотруднику не дано или он направлен на дообследованные – то можно считать, что пока он не имеет противопоказаний, но надо учесть, что по нему будет вынесено дополнительное решение врачебной комиссии.

Сложнее всего отследить наличие противопоказаний по выполнению работы. Если такое ограничение выявлено, то есть 2 варианта: избавиться от сотрудника или избавить его от работы с данным вредным фактором. В условиях экономии разбрасываться сотрудниками не хочется, и тогда нужно отследить наличие у каждого такого сотрудника установленных ограничений и наличие или отсутствие таких ограничений на других работах. Что делать – решать вам.

Способы эффективного учета медицинских осмотров персонала

Читайте также: