Как сделать выписку из графика отпусков

Обновлено: 19.05.2024

Какую информацию он содержит и по какой форме должен быть составлен?

Должен ли работодатель учитывать мнение профсоюза?

В какой срок график должен быть составлен?

Какие штрафы грозят за несоблюдение срока составления графика отпусков?

График отпусков как документ

Что такое график отпусков и какую информацию он содержит

График отпусков составляется и оформляется в соответствии со ст. 123 ТК РФ менеджером по персоналу. В ТК РФ сказано, что график должен быть составлен как для работников, так и для работодателя.

В графике содержится основная информация о лицах, которым предоставляется график: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, количество дней и запланированные даты отпуска.

Кто составляет график и кто его утверждает

Заполнять график отпусков должны менеджер по персоналу. Информацию предоставляют руководители структурных подразделений на основе пожеланий работников и приоритетности. Утверждает документ работодатель.

Унифицированная или самостоятельно разработанная форма

На базе формы N Т-7 может быть разработана индивидуальная форма. Она должна включать в себя основные графы:

сведения о сотрудниках;

информация о запланированных отпусках и о фактических датах отпуска;

информация о переносе отпуска с указанием документа-основания;

поле для подписи руководителя.

В график отпусков могут быть добавлены графы с дополнительной информацией, но это должно быть обязательно задокументировано.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза

Должны ли индивидуальные предприниматели составлять график отпусков

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график отпусков. Работник и работодатель самостоятельно договариваются как о режиме работы, так и о порядке предоставления отпусков.

Если же сотрудников у индивидуального предпринимателя несколько, график отпусков всё же лучше составлять, чтобы избежать путаницы. Оговорённый и составленный график позволит выявить приоритетность при возникновении ситуации, когда в одно время в отпуск хотят выйти несколько человек.

Срок составления графика отпусков

График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.

Кто должен быть включён в график отпусков

Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.

Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.

Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.

План составления графика отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:

1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.

2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.

Выявление привилегий сотрудников. На этом этапе должны быть определена очерёдность предоставлений отпусков на основе приоритетов. Отдельным категориям граждан оплачиваемый отпуск может быть выдан в любое время. Такие, например, прописаны в ст. 262.1 и 262.2 ТК РФ.

Составление графика отпусков. На основе информации о пожеланиях сотрудников и приоритетности HR-менеджер заполняет график отпусков.

Штрафы

График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:

на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;

на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.

За 14 дней до наступления нового календарного года работодатели утверждают график отпусков на следующий год. При его отсутствии контролирующие органы назначают административные санкции в виде предупреждения или штрафа.

Важные моменты

На основании графика отпусков определяется очередность, по которой сотрудники используют положенные им ежегодные отпуска в календарном году. В документе содержится информация о времени распределения периодов отпуска между сотрудниками (ст. 123 ТК).

При заполнении графика требуется учитывать пожелания работников, а также особые моменты рабочего процесса в компании. Документ нужно утвердить к 17 декабря.

Особенности заполнения графика отпусков

Механизм заполнения графика отпусков можно прописать в колдоговоре, ПВТР или ином внутреннем документе работодателя. Роструд полагает, что график отпусков может быть не только в целом по компании, но и по отдельному структурному подразделению.

Данный момент актуален для больших организаций, в которых работает большое количество сотрудников. В такой ситуации график отпусков формируется начальниками отделов, которые затем подают документы в отдел кадров, специалисты которого заполняют сводный график отпусков в целом по компании.

В графике отпусков должны быть сведения о том, когда и с какой длительностью будет отпуск по каждому работнику. Продолжительность зависит от количества дней, на которые работник имеет право, и от количества дней отпуска, не использованного до начала 2022 года.

При заполнении графика нужно помнить не только о старых, но и о вновь принятых сотрудниках, не отработавших на начало года шести месяцев. Право на отпуск в первом году трудовой деятельности появляется по истечении полугода непрерывной работы в конкретной компании. Соответственно, при заполнении документа нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2021 года могли использовать положенные им дни отдыха.

Продолжительность ежегодного отпуска

Продолжительность отпуска колеблется в зависимости от категории сотрудников:

28 дней (ст. 115 ТК) — для работников, не включенных в льготные категории;
31 день (ст. 267 ТК) — для несовершеннолетних работников;
30 дней (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 дней (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (продолжительность зависит от стажа непрерывной работы);
42-56 дней (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466) — для сотрудников на работах с химоружием, отдельных категорий педработников.

Есть некоторые категории сотрудников, по которым особые условия составления графика:

1. Работники, которые вправе рассчитывать на отпуск по заявлению до истечения полугода непрерывной работы.

Их перечень указан в ст. 122 ТК:

женщины перед отпуском по БиР или сразу после него;
несовершеннолетние сотрудники;
сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кроме того, по ст. 123 ТК сотрудник может получить ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы в компании.

2. Совместители.

По ст. 286 ТК отпуск предоставляется совместителям в тот же период, что и отпуск по основному месту работы. Если он не отработал на совместительстве полгода, то отпуск предоставляется авансом.

Для учета этой категории работников в графике отпусков требуется запросить у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные работники с детьми до 12-ти лет.

Трудовой кодекс дополнен ст. 262.2 на основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ. Теперь работодатели должны учитывать, что многодетные родители с детьми в возрасте до 12-ти лет вправе брать ежегодный отпуск в любое удобное им время.

Минтруд в Письме от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 указал, что возраст детей определяется на год предоставления отпуска. Иными словами, если на начало года предоставления отпуска многодетный работник имел право использовать отпуск в любое время, то такое право сохраняется, даже если на момент отпускного периода старшему ребенку исполнилось 12 лет.

Нужно учесть, что в данном случае такое право не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. На основании ст. 125 ТК данное разделение может быть только по соглашению сторон. И одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 дней.

4. Ветераны, почетные доноры, работники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих.

Данные категории сотрудников могут уходить в отпуск в удобное для них время.

При заполнении графика на 2022 года нужно помнить, что праздники (ст. 112 ТК) не входят в число дней отпуска. Если он выпадает на эти дни, срок его завершения нужно продлить.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Дата начала отпуска в графике

Роструд полагает, что неправильно — проставлять в графике лишь месяц, а не конкретные даты начала и окончания периода. Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, рекомендуется указывать точные даты отпуска.

Перенос отпуска на следующий год

Иногда при заполнении графика кто-то из сотрудников может подать заявление не давать ему отпуск в следующем году, а перенести его на последующий. Специалисты Роструда рекомендуют ответить на такое заявление отказом.

Ежегодный отпускной период должен предоставляться сотрудникам каждый год. Перенос возможен, но только в исключительных случаях (ст. 124 ТК). К примеру, при производственной необходимости или временной нетрудоспособности сотрудника.

Форма для графика отпусков

Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.

В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.

Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:

хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
вывешивается в удобном месте для ознакомления;
высылается в структурные подразделения организации (копии).

Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.

Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:

он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Так как график отпусков — обязательный локальный документ не только для работодателя, но и для сотрудников, внесение изменений в документ возможно только при согласии обеих сторон.

Для переноса отпуска в текущем году в форме Т-7 предусмотрены графы 7-9.

отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 3 ст. 124 ТК, а именно — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании;
отпуск или его части переносятся по причине, обозначенной в ч. 2 ст. 125 ТК, а именно — отзыв из отпуска и перенос отдыха на следующий год.

Новый сотрудник в утвержденном графике отпусков

В течение года в организации могут появиться новые сотрудники, причем часто — после утверждения графика отпусков.

В таком случае можно использовать два способа внесения нового работника в график отпусков:

внести корректировки в сводный график отпусков;
сформировать дополнительный график и приобщить его к сводному.

График отпусков на сотрудника, который будет уволен в январе

Пояснения по данной ситуации указаны в Письме Минтруда от 27.03.2020 г. № 14-2/В-321.

В графике отпусков нужно указывать всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения на день подписания графика. Этот момент касается и тех сотрудников, которые будут уволены в течение следующего года.

Соответственно, даже если сотрудник будет уволен в январе, его все равно нужно включить в график отпусков.

Штрафные санкции за отсутствие графика отпусков

Если в компании не составлен график отпусков, применяются административные санкции на основании ст. 5.27 КоАП — предупреждение или штраф:

График отпусков - образец заполнения 2022 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

Важно! Практическая ситуация от КонсультантПлюс
Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы?
Законом это вопрос прямо не урегулирован. Но если создание вашей организации приходится на начало года, то лучше составить график отпусков. Поясним подробнее.
Больше информации по вопросу смотрите в К+. Пробный доступ к системе бесплатен.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно бесплатно скачать, кликнув по картинке ниже:

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
графа 10 — примечание.

Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2022 год следует утвердить график не позднее 17.12.2021.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

С 18.02.2020 срок хранения графиков отпусков в архиве увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ). Как правильно это сделать подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Среди таких сотрудников:

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2022 год, утвержденного в декабре 2021 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации). В этом случае работодателю нужно составить записку-расчет, а сведения об отпуске занести в личную карточку работника.

Образцы заполнения записки-расчета, в т.ч. для бюджетной организации, а также личной карточки работника, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцам.

дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

Бесплатно скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2021 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2021 год.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
граф 3 – имя, фамилия и отчество;
граф 4 – табельный номер;
графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Читайте также: