Как рассчитать зарплату бухгалтера в бухгалтерском аутсорсинге

Обновлено: 17.05.2024

Корада ведет расчет, начисление зарплаты вместо штатного специалиста, делает это системно, с пониманием механизмов 1С, знанием законодательства.

Любим клиентов, бережем их деньги, время и нервы.

Что входит в аутсорсинг зарплаты

Аутсорсинг расчета заработной платы и/или кадрового документооборота – это вывод функционала соответствующих специалистов за пределы компании. Плюсы для бизнеса – работа с подрядчиком, это работа по договору. У нас много расчетчиков и методологов в штате, мы в курсе всех изменений в законодательстве.

расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера
расчет компенсаций по листам временной нетрудоспособности, оплаты отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, выходных пособий и прочих компенсационных выплат, предусмотренных законодательством
подготовка расчетной ведомости
подготовка сводной ведомости по налогам, связанным с заработной платой
подготовка платежных документов на выплату доходов, а также перечисление налогов и сборов
подготовка файлов импорта для передачи результатов расчета в бухгалтерские системы
представление форм обязательной отчетности в соответствующие государственные органы. Проверка отчетности с Гл. бухгалтером Клиента
сверка расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами
подготовка индивидуальных расчетных листков для сотрудников компании
регистрация работников для персонифицированного учета в ПФР, оформление запросов
подготовка документов на возмещение из ФСС денег, выплаченных в качестве пособия по временной нетрудоспособности и иных пособий
проведение банковских выписок в части расчетов по ЗП и налогам и сборам в базе 1С: Бухгалтерия предприятия
начисление натуральных доходов, прочих доходов, удержания из зарплаты, в том числе по исполнительным листам
подготовка любых управленческих отчетов по согласованию.

Аутсорсинг зарплаты выгоднее специалиста в штате, особенно, если на протяжении длительного времени не получается найти человека необходимой квалификации. Расчетчики сменяются, ошибки копятся. Пора обратиться к специалистам.

Кому нужен аутсорсинг зарплаты и кадров

Правильное и своевременно оформление сотрудников в штат, увольнение, расчет и выплата отпусков и больничных, занимает слишком много времени
Корректная отчетность в ПФР, ФСС, начисление и выплата налогов – для вас головная боль
Некому отслеживать изменения законодательства в сфере заработной платы, налоговых отчислений, форм отчетности

Уволился сотрудник по расчету/кадрам
Не устроило качество обслуживания предыдущей аутсорсинговой компании
Вы задумались об уменьшении затрат
Большое количество ошибок приводит к штрафам, пеням, недовольству сотрудников

С чего начнем работу

Составляем график всех действий исходя из требований законодательства и вашего внутреннего регламента. Если у вас не было такого регламента, разрабатываем его вместе.

Учетная база 1С может находиться как на вашей стороне (мы подключаемся удаленно) так и полностью у нас или в облаке у надежных партнеров (обмен идет на уровне конечных документов и отчетности).

Ценообразование

Аудита текущей базы ЗУП
Количества юр. лиц, наличия обособленных подразделений
Численности по каждому юридическому лицу
Среднему количеству по приему-увольнению за месяц
Наличие ГПХ, иностранцев, инвалидов
Наличие РК и СН
Виды начислений кроме оклада: надбавки, доплаты, премирования
Виды удержаний
Графиков работ (есть ли сменные)
Выплаты по коллективному договору (оплата питания, проезда, подарки, мат. помощь)
Среднее количество межрасчётов в неделю, расписание межрасчётов (межрасчёт - выплаты отпускных и других начислений не совпадающая с авансом и ЗП по датам)

До 20	20-50	50-100	100-200	200-300	от 300
Только зарплата	18 т.р.	25 т.р.	35 т.р.	50 т.р.	80 т.р.	120 т.р.
Зарплата и кадры	25 т.р.	35 т.р.	50 т.р.	80 т.р.	120 т.р.	160 т.р.
Сложная зарплата *	-	-	50 т.р.	80 т.р.	130 т.р.	170 т.р.
Сложная зарплата и кадры	-	-	80 т.р.	120 т.р.	160 т.р.	210 т.р.

* C большим количеством межрасчётов, наличием РК и СН, обособленных подразделений, большим количеством начислений и удержаний

Финальная стоимость определяется при заключении договора, фиксируется, и не меняется без изменения условий (существенного роста числа сотрудников, изменения схемы расчета зарплаты).

Почему мы?

Мы давно занимаемся внедрением системы 1С: Зарплата и управление персоналом. Мы делали внедрения в компаниях с сотнями, и тысячами штатных сотрудников: не просто ставили и настраивали систему. Вместе с главным бухгалтером разбирали и исправляли накопленные проблемы, разрабатывали способы отражения в ЗУП сложных расчетных схем с минимальным вмешательством в код 1С, оказывали поддержку расчетчикам и кадровикам, помогали формировать отчетность.

Однажды главный бухгалтер одной из таких компаний пришел к нам, и попросил помочь – взять на себя весь блок зарплаты (более 350 сотрудников, РК и СН, обособки, множество начислений и удержаний). Мы подумали, что это не совсем наш профиль, но поддержали своего клиента (он расстался с очередным расчетчиком). С этим клиентом (а он оказался очень требовательным к порядку) мы успешно работаем уже 3 года.

На сегодняшний день у нас в штате профессиональные расчетчики заработной платы с опытом:

работы с юридическими лицами в различных сферах деятельности (услуги, производство, торговля…
расчета зарплаты и сдачи отчетности компаний с обособленными подразделениями
расчета зарплаты компаниям с сотрудниками более 300 чел

Всегда в курсе всех последних изменений законодательства по расчету, налогам и взносам, включая все виды отчетности.

Мы занимаемся сопровождением продуктов 1С, как 1С: Франчайзи, и поддерживаем высокое качество. Решаем любые вопросы, находящиеся на стороне 1С, сами (нам не нужно спрашивать у подрядчиков, программистов и т.д., мы берем и сопровождаем всё целиком своими силами)

В наше команде методологи, которые не просто знают, как рассчитывается зарплата, но осуществляют переходы между релизами, разрабатывают сложные схемы, проводят аудиты и ищут ошибки бухгалтеров, исправляют базы 1С.

Мы профессионально занимаемся порядком в учете, со всех сторон - чистота в 1С базах, правильная методология, четкая ежедневная работа.

Чаще всего к услугам аутсорсинга бухгалтерского учета прибегают зарубежные фирмы, либо организации с иностранным капиталом. Однако и отечественные компании в последние годы оценили аутсорсинг бухгалтерских функций. Этот подход дает возможность минимизации налоговых рисков, а также помогает снизить затраты времени менеджмента, избежать зависимости от собственного персонала в управлении бухгалтерией.

Среди бухгалтерских функций, чаще всего передаваемых на аутсорсинг по нашему мнению:

бухгалтерский учет полностью;
ведение кадрового делопроизводства совместно с расчетом зарплаты
ведение отдельных участков бухгалтерского учета.

Итак, Вы впервые задумались о переходе на аутсотсинг некоторых бухгалтерский функций и решили начать с участка расчета заработной платы сотрудников. Вам необходимо принять решение о переходе на аутсорсинг расчета заработной платы сотрудников. Что бы принять правильное решение, в первую очередь необходимо понять, какой эффект Вы получите от данного перехода. Стоит ли игра свеч?

Выгоды при переходе на аутсорсинг заработной платы:

Специализированная компания, как правило, работает со множеством клиентов. За счет этого компании удается снизить себестоимость процесса "оптом дешевле". Например:
- услуги по расчету заработной платы производятся в рамках единой информационной системы. Обслуживание информационной системы происходит в централизованном режиме, поэтому не требуется администрировать систему специально для каждого заказчика.
- управление рабочим временем. Наличие ряда клиентов позволяет максимально загрузить имеющихся сотрудников. При правильном подходе к планированию сотрудники аутсорсера всегда загружены, у них не возникает пустых периодов или окон, в течение которых отсутствует работа. В конечном счете, провайдер оплачивает труд меньшего количества специалистов, чем в случае, если бы все его клиенты самостоятельно наняли штатного бухгалтера на тот же объем работы.
"Коллективный разум". Аутсорсер обладает большим количеством специалистов в разных областях бухгалтерского учета. Когда в одном коллективе сконцентрировано много специалистов появляется возможность использовать высокопрофессиональный опыт друг друга, накопленный при решении аналогичных задач. Кроме того у аутсорсера имеется постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.
Перед аутсорсером практически не возникают трудностей, связанных с отпусками или болезнями специалистов — их в штатном режиме заменят коллеги. Аналогичным образом процессы аутсорсера никак не меняются и в случае перехода какого-либо сотрудника в другую фирму. Все кадровые вопросы по подбору персонала аутсорсер решает самостоятельно.
Очень важным преимуществом является высокая стандартизация внутренних бизнес-процессов аутсорсера, которая, в свою очередь, приводит к более быстрому их исполнению. Легко представить ситуацию, когда единственный расчетчик компании сталкивается с какой-то проблемой — в этом случае он будет вынужден тратить время на поиск решения. Для аутсорсера, работающего со множеством клиентов, такие случаи не являются исключениями — скорее всего, они уже встречались раньше и были прописаны в соответствующих регламентах и документах.

С перечнем выгод в общем и целом разобрались, теперь разберемся как оценить выгоды для конкретной организации, т.к. на конечный результат могут повлиять множество индивидуальных факторов как в пользу перехода на аутсорсинг, так и против.

Очевидно, что небольшим компаниям (до 50-100 человек) крайне невыгодно содержать в штате выделенных специалистов по расчету заработной платы, т.к. они не будут обеспечены должным количеством работы на полный рабочий день. Эту проблему небольшие организации обычно решают двумя вариантами. Первый – работы по расчету заработной платы совмещаются с другими участками учета. Второй вариант — нанять приходящего специалиста — этот вариант выгоден финансово т.к. по сути это такой же аутсорсинг, только у частного бухгалтера нет таких производственных издержек, как у профессиональной компании, но такой вариант крайне не надежен и неудобен, т.к. приходящие бухгалтера обычно не несут ни какой ответственности за результаты своей работы. Вы всегда будете заложником личных обстоятельств такого бухгалтера. У профессиональной компании никогда не бывает личных обстоятельств, работы выполняются в рамках заключенного договора, а проблемы со своими сотрудниками бухгалтерская компания решает сама.

Аутсорсинг будет более выгоден молодым компаниям; компаниям со строящимися или неотлаженными бизнес-процессами; компаниям со сложной моделью расчета зарплаты или организациям с большим количеством филиалов.

Очень крупным организациям (более 10000 человек в штате) разумнее организовать собственный расчетный центр (то есть использовать внутренний аутсорсинг), который будет обладать теми же преимуществами масштаба, что и провайдер аутсорсинговых услуг. Однако к услуге аутсорсинга заработной платы все чаще прибегают и достаточно крупные организации, имеющие в своем штате несколько тысяч сотрудников, т.к. кроме чисто материальной выгоды существуют и другие преимущества этой схемы работы, которые зачастую перевешивают чашу весов в пользу аутсорсинга.

Факторы против перехода на аутсорсинг и можно ли их избежать.

Проблема № 1 – Непрозрачность деятельности аутсортера для большинства клиентов, т.е. невозможность проконтролировать исполнителей в режиме реального времени. Эта проблема является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время многие компании предлагают своим клиентам использовать интернет-доступ в систему, где производится расчет зарплаты сотрудниками компании-аутсорсера. Поэтому, если для Вас эта проблема является значимой, выбирайте именно такую компанию. Такая схема работы открывает новые возможности перед клиентами: они могут самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель снижает зависимость от аутсорсера и позволяет отказаться от услуг расчета заработной платы практически в любое время.

Проблема № 2: Опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку информация о зарплатах клиентах не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. И, наконец, утечка информации о зарплате "внутрь" компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации.

Примеры расчета материальной выгоды при переходе на аутсорсинг заработной платы.

Для оценки экономической эффективности аутсорсинга заработной платы рассмотрим два примера для разных компаний. Все примеры приведены на основе реальных компаний – клиентов ПБК "Главный Бухгалтер".

Оценка стоимости штатного бухгалтера по расчету заработной платы, важно учитывать не только их официальное вознаграждение, но и ряд дополнительных издержек:

Совокупная налоговая нагрузка составляет не менее 30% от фонда заработной платы.
Социальные гарантии составляют не менее 10% от фонда заработной платы. Сюда входят отпускные, больничные, пособия при увольнении и др.
Накладные расходы составляют не менее 5 % от фонда заработной платы. Сюда входят расходы с арендой помещения, использованием компьютерного оборудования, обучением и прочими расходами на содержание сотрудников, которые несет компания.

Пример № 1: "Инвестиционная компания" — участник рынка ценных бумаг. Работает на отечественном рынке, при этом ориентируется на западные стандарты ведения бизнеса. В компании работают 50 сотрудников, средний уровень заработной платы составляет 60 тыс. руб. в месяц. Сотрудникам компании ежемесячно выплачиваются бонусы по итогам работы. Для компании ключевым фактором является конфиденциальность информации о полученных доходах.

Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.

Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.

Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.

В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.

При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.

Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку
Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.

Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

В базовый пакет входит:

сопровождение 1С;
текущее ведение учета по всем регистрам;
формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
кадровое делопроизводство;
расчет заработной платы и других вознаграждений;
формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга

«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.

Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.

В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.

В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.

Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.

В бухгалтерском финансовом учете расходы на услуги аутсорсинга признаются расходами на основании положений ПБУ 10/99. В зависимости от вида услуг аутсорсинга они относятся к статье расходов по обычным видам деятельности или к статье прочих расходов.

В налоговом учете все расходы на аутсорсинг также признаются расходами, которые уменьшают базу налогообложения. Это подтверждается постановлением Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 14616/07. Расходы на оказываемые исполнителем услуги аутсорсинга включаются с учетом их вида в состав расходов на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако, эти расходы должны быть экономически обоснованы, а также документально подтверждены, произведены в пределах деятельности предприятия, направленной на получение дохода (п. 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ).

Для налогового учета важным условием признания расходов является требование, что привлеченные сотрудники должны привлекаться для работ по специальности, не предусмотренной штатным расписанием предприятия-заказчика. Данное условие может нарушаться в случае, если привлечение дополнительных работников (в том числе для выполнения задач, возложенных на подразделения предприятия) обусловлено объективными причинами. На практике примером может быть нехватка штатных сотрудников, в связи с чем дополнительный персонал привлекается предприятием для обслуживания непрерывного производственного цикла (согласно письму Минфина России от 2 августа 2011 г. № 03-03-06/1/444).

Во всех остальных случаях расходы на аутсорсинг признаются экономически обоснованными только в том случае, если функции, выполняемые привлеченным со стороны персоналом, не дублируют обязанности штатных сотрудников (или подразделений) предприятия. Это предусмотрено в письмах Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222, от 6 декабря 2006 г. № 03-03-04/2/257, от 31 мая 2004 г. № 04-02-05/3/42 и ФНС России от 20 октября 2006 г. № 02-1-08/222.

Однако мудрый бухгалтер все же сумеет отстоять право списать расходы на аренду персонала на расходы, уменьшающие базу налогообложения, в случае, если специальность привлеченных работников совпадает с функциями штатных сотрудников. В данном случае необходимо сделать следующее:

Налоговые инспекторы могут не признавать расходы на аутсорсинг, если будут обнаружены симптомы так называемой необоснованной налоговой выгоды (эти симптомы определены постановлением Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 12 октября 2006 г. № 53):

Для правильного признания расходов в налоговом учете следует убедиться в том, что привлекаемые работники у компании-аутсорсера (исполнителя по договору) оформлены по трудовому договору. В случае, если такие договора отсутствуют, работодателем по отношению к арендованным работникам будет выступать предприятие-заказчик со всеми вытекающими обязанностями по начислению зарплаты, уплате налогов, социальных взносов и пр. (согласно статье 16 Трудового кодекса РФ).

Рассмотрим некоторые виды договоров аутсорсинга с его налоговыми последствиями для отражения в учете.Наиболее востребованной в настоящее время является разновидность аутсорсинга – аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета и финансов, или бухгалтерский аутсорсинг. Аутсорсер может предоставлять услуги в области организации, ведения и восстановления бухгалтерского, в том числе налогового учета, а также составления бухгалтерской отчетности, ведения дел с налоговыми проверяющими вплоть до судебных разбирательств.

На практике, как правило, ведение бухгалтерского учета специализированной компанией предусматривает следующую схему действий: в штате компании-заказчика имеется специалист, функцией которого является ведение первичной документации, которая передается специализированной организации для отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском, в том числе в налоговом учете. Преимуществами такого вида аутсорсинга являются: заказчик экономит на содержании квалифицированных специалистов, заработная плата которого достаточно высока; сокращаются расходы компании на оборудование рабочих мест для бухгалтеров (приобретение компьютеров, справочных и правовых систем, специализированных бухгалтерских программ, периодических изданий и пр.).
Согласно с п. 2 статьи 6 Закона РФ о бухгалтерском учете руководители предприятий могут с учетом объемов учетной работы передавать на договорных началах функции ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной компании или бухгалтеру-специалисту.

В договоре аутсорсинга особое внимание следует уделить соблюдению конфиденциальности, а также положениям ответственности за ее нарушение. В договоре также следует предусмотреть ответственность сторонней фирмы за ошибки, допущенные при ведении бухгалтерского учета или составлении отчетности.
Согласно п. 5 Закона РФ о бухгалтерском учете отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) предприятия. Бухгалтерская отчетность предприятий, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем организации-заказчика и руководителем специализированной организации, то есть аутсорсера. Согласно п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ответственность лиц, которые подписали бухгалтерскую отчетность, определяется согласно положениям российского законодательства.
По вопросу налоговой отчетности, фирма, доверившая учет сторонней компании, несет ответственность согласно положениям Налогового кодекса РФ и именно заказчик в случае обнаружения нарушений будет платить недоимку, штрафы и пеню. Таким образом, в договоре необходимо предусмотреть степень ответственности специализированной фирмы, которая позволит хотя бы частично возместить уплаченные штрафы за ее счет. Следует также помнить, что административная и уголовная ответственность за нарушения лежит на руководителе и главном бухгалтере фирмы (если эта должность предусмотрена в штате фирмы).
Договор аутсорсинга может заключаться также на услуги по подбору персонала. Осуществлять подбор сотрудников компания может собственными силами или с помощью специализированных (так называемых рекрутинговых) компаний. Как правило, эти фирмы имеют в своем штате специалистов, которые предоставляют услуги по подбору персонала, используя современные технологии (проведение консультаций, тренингов, тестирование, анкетирование и пр.).

В налоговом учете расходы на услуги специализированных фирм по подбору персонала относятся к прочим, которые связаны с производством и реализацией (п. 1 статьи 264 НК РФ). Расходы должны отвечать требованиям статьи 252 НК РФ (обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления той деятельности, которая направлена на получение дохода).
Трудности в подтверждении экономической оправданности расходов могут возникать в случае, если фирма фактически не производит набор сотрудников, в т.ч. в результате рассмотрения кандидатур, которые представлены специализированными фирмами по подбору персонала. Налоговики в этой ситуации считают, что эти расходы нельзя рассматривать в качестве экономически оправданных, поэтому их можно учитывать для целей налогообложения.

С целью избегания конфликтов с налоговыми инспекторами в договоре аутсорсинга следует квалифицировать услуги аутсорсинга не только как услуги по подбору сотрудников, но также как и информационные услуги. Последние следует учитывать в целях налогообложения на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определяющей будет при этом формулировка обязанностей исполнителя. К примеру, если обязанностями агентства являются проведение собеседований, тестирование, проверка представленных рекомендаций, эти услуги необходимо отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнитель осуществляет сбор и анализ информации, а также представляет сведения об имеющихся в базе данных лицах, которые ищут работу, эти услуги будут информационными. Заключение договора на подобные информационные услуги и оформление акта об оказании услуг позволит заказчику учесть расходы для уменьшения прибыли при расчете налога на прибыль.

Договор об услугах по подбору сотрудников необходимо отличать от договора по предоставлению персонала (аутсорсинга персонала).
В налоговом учете расходы на услуги предоставления технического и управленческого персонала сторонними фирмами для участия в производстве, управлении производством или для выполнения других функций, связанных с производством (реализацией), являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы учитываются при налогообложении прибыли согласно п. 1 статьи 264 НК РФ.
Сумма оплаты за персонал должна устанавливаться заранее и не зависит от фактически выполненных таким персоналом работ.

Документом, который подтверждает фактическое выполнение работ, предусмотренных договором, является акт о предоставлении персонала, но не акт об оказании услуг.
Фирмы и предприниматели, применяющие УСНО, учитывают расходы согласно статье 346.16 НК РФ. Перечень таких расходов является исчерпывающим, расходы на оплату услуг аутсорсинга персонала отсутствуют. Поэтому организации и ИП на УСНО не имеют права уменьшить сумму облагаемого дохода на сумму расходов, связанных с оплатой услуг аутсорсинга по предоставлению персонала (письмо Минфина России от 28 ноября 2006 г. № 03-11-04/3/511).

Еще одним распространенным направлением аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг в сфере консультационных услуг. В налоговом учете эти расходы признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией: например, расходы на юридические и информационные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ), расходы на консультационные и прочие аналогичные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ). При этом согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, а также документально подтвержденными и произведенными для деятельности, направленной на получение дохода.

Читайте также: