Как распределить работу между сотрудниками в отделе кадров

Обновлено: 30.06.2024

Кадры оказались на передовой.

При обычном переводе сотрудника на удаленку необходимо внести изменения в трудовой договор. Однако в условиях пандемии эта процедура – роскошь, так как она требует времени и больших трудозатрат. В текущей ситуации, как правило, работодатель получает согласие работника о переходе на удаленку, а затем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Параллельно нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы в удаленном формате. В текущей ситуации причина - чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции, а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку - до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.

Итак, с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК, в статье о регулировании труда дистанционных работников. Что нужно прописать в данном документе:

дата перевода на дистанционный формат работы,
рабочее место сотрудника с указанием адреса,
средства связи и способ обмена данными,
способы отчетности,
передаваемые для работы материальные ценности,
возмещение работодателем средств работника,
затраченных на мобильную связь и интернет;
требования по защите данных.

Допсоглашение может быть дополнено ЛНА (локальными нормативными актами), в которых работодатель может прописать правила дистанционной работы.

Утвержденный текст соглашения подписывается двумя сторонами. У каждой из сторон остается по одному экземпляру. После этого издается приказ о переводе сотрудника на удаленную работу. Приказ подготавливают в произвольной форме на бланке компании или с указанием ее основных реквизитов.

Какие новые документы потребуется оформить в условиях пандемии:

приказ о введении режима повышенной готовности,
приказ о переходе на дистанционный формат работы в связи с коронавирусом,
инструкция по профилактике коронавирусной инфекции,
согласия работника о переходе на удаленку,
допсоглашение к трудовому договору,
приказ о переводе на удаленную работу сотрудника,
локальный нормативные акты о неразглашении коммерческой информации и защите данных..

Локальные нормативные акты для защиты данных.

Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.

Эксперты заявили о возможном росте утечки данных минимум в 2 раза.

Поэтому при переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность данных. Соответствующие правки вносятся в локальные нормативные акты. Также для минимизации рисков эксперты советуют работодателям заранее проводить инструктаж сотрудников, установить на их компьютеры антивирусные программы и т.п. При организации работы с использованием удаленного доступа через электронные ключи-идентификаторы, правила работы с ними фиксируются на бумаге, с ними необходимо ознакомить всех сотрудников, и лучше - под подпись.

Особенности перевода на удаленку сотрудников кадровой службы

Для организации кадрового делопроизводства удаленно прежде всего кадровик должен быть обеспечен техникой, необходимым ПО и устойчивым интернет-соединением.

При переводе сотрудника по кадрам на дистанционную работу необходимо, чтобы была обеспечена безопасность персональных данных работников. Необходимо внести соответствующие правки в локальные нормативные акты.

Оформление приема сотрудников на работу, переводов, отпусков, больничных может вестись удаленно путем обмена электронными документами.

Важно: кадровик не может забирать трудовые книжки персонала домой.

Второй вариант – нарушить кадровику режим самоизоляции, вооружиться объяснительной и сделать это самостоятельно. При условии, если на это нет препятствующих факторов: если сотрудник кадровой службы не находится на карантине или если в конкретном регионе власти запретили перемещение внутри населенного пункта.

Можно ли принять работника на работу в нерабочие дни?

Для заключения трудовых договоров в нерабочие дни, которые объявлены на период самоизоляции, никаких ограничений нет. Именно такое пояснение дали в Роструде. На нерабочий день может приходиться и дата начала работы. А вот как оформить такое трудоустройство? На это вопрос в Роструде не дали пока четкого ответа. Позиция первая: текущая ситуация не отменяет общих требований к порядку трудоустройства, установленного трудовым кодексом. Позиция вторая: в условиях пандемии возможно оформлять трудовые отношения путем обмена электронными образцами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

Выдавать ли в нерабочие дни документы по требованию работника?

Работодатель в обычных условиях обязан по письменному заявлению работника не позднее чем через 3 рабочих дня выдать работнику трудовую книжку и другие кадровые документы. Но ведь формально с 30 марта рабочих дней нет. В Роструде пояснили, что обязанность по выдаче документов, связанных с работой, зависит от того, продолжает ли организация свою деятельность. Если организация продолжает работать, выдать работнику копии документов необходимо.

Сокращены сроки подачи сведений в ПФР о принятии на работу или увольнении.

Подписано Постановление Правительства № 590 о сокращении сроков подачи сведений в ПФР по принятым на работу и уволенным сотрудникам. Согласно новому порядку, сведения о приёме и увольнении сотрудников компании должны подавать в ПФР на следующий день после оформления. Действовать это изменение будет до 31 декабря 2020 года (по данным на конец апреля 2020 г.). Ранее такую информацию направляли в ПФР один раз в месяц.

Подробнее узнать о всех возможностях сервиса организации удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить кадровое делопроизводство дистанционно, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Адрес проживания в трудовом договоре

Согласно части 1 статьи 57 ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физлица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физлица;
ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Как видно, упомянутая норма не обязывает работодателя указывать в трудовом договоре адрес регистрации работника по месту проживания. Сведений о документе, удостоверяющем личность работника, будет достаточно.

Компенсация за дни дополнительного отпуска при увольнении

В коллективном договоре сказано, что работнику полагается шесть дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Сотрудник увольняется, проработав в организации шесть месяцев. Отпуск за период работы не предоставлялся. Как рассчитать количество дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день для целей выплаты компенсации при увольнении?

Компенсацию за неиспользованные дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в режиме ненормированного рабочего времени следует рассчитать пропорционально отработанному времени.

Если за год работнику полагается шесть календарных дней допотпуска, то за шесть полных месяцев работы следует выплатить компенсацию за три календарных дня указанного отпуска.

Рассчитайте все выплаты для увольняемого работника в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Справка о зарплате по почте

Может ли организация выслать справку о зарплате Почтой России, если бывший работник не может забрать этот документ лично?

Напомним, что работодатель должен выдать справку о заработке (форма № 182н) в двух случаях:

при увольнении, в день прекращения работы;
после увольнения, по письменному заявлению сотрудника. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Документы об образовании

При приеме на работу в 2008 году работник не предъявил документы об образовании. Вправе ли работодатель запросить у сотрудника указанные документы в 2021 году (работник отказывается их принести)?

Да, вправе, но только в том случае, если:

требование о предъявлении документов об образовании установлено внутренними документами работодателя (например, должностной инструкцией, положением об отделе и т.д.);
либо предлагаемая работа требует наличия специальных знаний или специальной подготовки (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Составьте правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты по готовым шаблонам Попробовать бесплатно

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений, журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации кадровых приказов? Предусмотрена ли ответственность за отсутствие этих документов?

Нет, вести журналы регистрации перечисленных документов необязательно. Ответственность за их отсутствие трудовым законодательством не предусмотрена.

Кто из работников сдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Кто должен направлять в ПФР отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: работник отдела кадров или бухгалтер?

Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ должен направлять тот работник, в чьи должностные обязанности входит сдача этих видов отчетности. Соответствующие обязанности прописываются в трудовом договоре или должностной инструкции.

Как наладить работу с кадровыми документами в компании и избежать штрафов.
Разбираемся с практикующим кадровиком Татьяной Калугиной.

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Татьяна Калугина Эксперт-практик в области кадрового делопроизводства, управления персоналом, преподаватель Русской Школы Управления.

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

В любой организации существуют документы по кадровому учету. На насущные вопросы, возникающие при их оформлении и ведении, ответила Валентина Вацлавовна Филиппович.

Работник представляет трудовую книжку в очень плохом состоянии (есть жирные пятна, оторван кусочек листа и т.п.). Как поступить нанимателю?

В такой ситуации нанимателю при приеме трудовой книжки целесообразно попросить работника написать пояснение с указанием всех ее недостатков. Например, можно указать, что в трудовой книжке N ХХХХ серии ХХ на странице 3 стоит жирное пятно, страница номер 5 разорвана и склеена скотчем, на странице 9 ребенком нарисован домик. Данное пояснение, подписанное работником, поможет нанимателю в дальнейшем избежать со стороны работника претензий из-за плохого состояния трудовой книжки.

Работник в случае повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней) имеет право обратиться к нанимателю с заявлением о выдаче ему дубликата . Выданный дубликат оплачивается работником в размере стоимости, затраченной нанимателем на его приобретение .

Обязан ли работник писать заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку?

Законодательством данная обязанность за работником не закреплена. Однако нанимателю стоит попросить работника написать такое заявление. Это в будущем поможет нанимателю избежать претензий в ситуации, если выяснится, что работник уже имел трудовую книжку.

В какой срок нужно уведомлять орган по труду, занятости и социальной защите, если в организации появилась вакансия?

Наниматель должен уведомить орган по труду, занятости и социальной защите о наличии вакансии в течение пяти дней со дня образования вакансии .

Неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о наличии свободных рабочих мест (вакансий) влечет наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин .

Является ли вакансией должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, и должность, на которой сотрудник работает на условиях совмещения?

Свободное рабочее место (вакансия) — это предусмотренная штатным расписанием должность (профессия), которая не замещена работником, состоящим в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (контракта) по данной должности (профессии) .

Соответственно, должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет, не является вакансией, а должность (профессия), на которой работник трудится на условиях совмещения, — это вакансия.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Кто несет ответственность за правильное формирование и хранение личных дел работников?

Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен персонально на руководителя организации .

Обязан ли экономист, который переводится на должность бухгалтера, представить нанимателю справку о прохождении предварительного профилактического наркологического осмотра?

Да, обязан. При переводе работника на другую должность с ним заключается новый трудовой договор (контракт) . При его заключении работник обязан представить нанимателю установленные законодательством документы . При этом работники, которые включены в перечень от 08.08.2005 N 23/243/104, обязаны представить справку о прохождении ими наркологического осмотра . Так как должность бухгалтера включена в данный перечень, работник, который переводится на такую должность, обязан представить соответствующую справку .

Надо ли нанимателю утверждать применяемую в организации форму личной карточки работника?

В настоящее время наниматель обязан вести личные карточки на военнообязанных лиц и призывников . Форма данной личной карточки установлена законодательством.

Для остальных работников форма личной карточки, а также обязанность ее ведения не установлена. Следовательно, наниматель самостоятельно решает вопрос о необходимости ее ведения, а также разрабатывает ее форму и определяет порядок и категории лиц, на которых она ведется. Это ему необходимо делать даже в случае, если он использует личную карточку формы Т-2 работника. Это связано с тем, что законодательство, установившее данную форму и порядок ее заполнения, утратило силу .

Обязательно ли наличие в приказах по личному составу визы юридической службы (юрисконсульта)?

Да, обязательно. Проекты приказов по личному составу, а также других распорядительных документов (распоряжения, указания, постановления, решения) должны быть согласованы с юридической службой организации . Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом .

Обязан ли наниматель по запросу работника выдать ему характеристику?

Да, обязан. Наниматель должен в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса выдать работнику характеристику .

Как можно компенсировать неиспользованную часть отпуска в случае отзыва из него?

Отзыв из отпуска предполагает перерыв в его использовании по предложению нанимателя и с согласия работника . При этом неиспользованная часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть компенсирована одним из трех способов :

— предоставлена в течение текущего рабочего года;

— присоединена к отпуску за следующий рабочий год;

— компенсирована в денежной форме. Для выплаты компенсации в данном случае не требуется обязательная отработка работником полного рабочего года и использование в натуре 21 календарного дня отпуска. Однако, принимая решение об отзыве работника из отпуска, наниматель должен помнить, что работник должен использовать не менее 14 календарных дней в текущем рабочем году . Кроме того, он должен учитывать, что не допускается отзыв из отпуска работников :

моложе восемнадцати лет;
имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

Может ли наниматель по заявлению работника, имеющего III группу инвалидности, установить ему полный рабочий день?

Если в индивидуальной программе реабилитации инвалида (далее — ИПРИ) содержится рекомендация касательно неполного рабочего дня, наниматель обязан его установить. Этот связано с тем, что наниматель должен обеспечивать соблюдение ИПРИ .

В данной ситуации наниматель может рекомендовать работнику обратиться в соответствующее учреждение здравоохранения для пересмотра ИПРИ. И только после внесения в нее соответствующих изменений установить работнику полный рабочий день.

При этом нанимателю необходимо разграничивать установление неполного рабочего дня и сокращенной продолжительности рабочего времени. Последняя устанавливается для инвалидов I и II группы и составляет не более 35 часов в неделю . Труд указанных работников оплачивается в таком же размере, как и труд работников соответствующих профессий и должностей при полной норме продолжительности рабочего времени . В случае установления неполного рабочего дня оплата труда сотрудников производится пропорционально отработанному времени.

Кто должен принимать меры по сбору документов, подтверждающих стаж работы работника в случае утраты трудовой книжки?

Это зависит от того, кто виноват в ее утрате.

В случае если трудовая книжка была утеряна по вине нанимателя, он самостоятельно принимает меры для получения документов, подтверждающих стаж работы сотрудника . При этом наниматель восстанавливает ее за свой счет .

В случае же утраты трудовой книжки работником он самостоятельно принимает меры к получению документов, подтверждающих стаж его работы. Однако наниматель обязан оказывать содействие в получении данных документов . В данном случае оплата дубликата трудовой книжки производится за счет работника .

В любом из данных случаев наниматель выдает дубликат трудовой книжки не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника .

Можно ли при переводе на другую должность у того же нанимателя установить работнику предварительное испытание?

Законодательством определены случаи, когда предварительное испытание устанавливать запрещено. К ним относится, в частности, перевод на работу в другую местность либо к другому нанимателю . Перевод на другую должность у того же нанимателя в данном перечне не указан. Однако установить предварительное испытание при таком переводе нельзя в силу следующего.

Читайте также: