Как прописать в трудовом договоре разъездной характер работы образец
Обновлено: 03.05.2024
Разъездной характер работы — это тип трудовой деятельности, при котором сотрудник выполняет свои должностные обязанности преимущественно вне офиса.
Что это такое
Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работу считают разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые попадают под это определение. Следовательно, это любые профессии или должности, связанные с постоянными разъездами.
Четкого определения, что это — разъездной характер работы, в ТК РФ нет. Его составляют, исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов. Неизменными критериями являются:
- выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
- большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.
Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемых сотрудником обязанностей.
В чем выгода работодателя
Работодатель ставит такое условие работникам из-за важных преимуществ:
- документооборот, связанный с оформлением поездок, сокращается. Нет необходимости в авансовых отчетах;
- снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учет рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок. (по ст. 166 ТК РФ, служебные поездки при разъездном характере командировками не считаются);
- преимущество по оплате налогов;
- нет необходимости создавать обособленные подразделения там, где их нет, и оборудовать рабочие места;
- увеличивается время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.
Как оформить
Разберем, как правильно оформить разъездной характер работы конкретного сотрудника. Это условие прописывается в коллективном договоре организации (если он есть). Если его нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, которые предполагают постоянные разъезды. Кроме того, в этом документе отражают порядок и размеры выплат (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии). Устанавливает порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.
В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой совершаются поездки, суммы доплат и надбавок.
Что компенсируют
По части оплаты изменения в разъездном характере работы с 2020 года отсутствуют. Работнику возмещают следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):
- проезд;
- найм жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- иные траты с разрешения или ведома работодателя.
Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Изменения коснулись и правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения.
Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда № 51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды компенсаций, что и служебные командировки, но их сумма устанавливается трудовым договором. Сумма расходов при служебных поездках не ограничивается.
Образец положения о разъездной работе
Положение о разъездном характере работы
| г. Москва | 10 января 2020 года |
1. Общие положения.
1.2. Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, регулярно выполняющим должностные обязанности за пределами организации. Перечень работ, профессий и должностей таких сотрудников устанавливается приказом генерального директора.
1.3. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработка, а также возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора;
- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома Общества.
1.4. На сотрудника, имеющего разъездной характер работы, распространяется общий режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в Обществе.
1.5. Если сотрудник, имеющий разъездной характер работы, направляется в поездку в выходной или праздничный день либо был специально направлен для работы в выходной или праздничный день, ему начисляют доплату или предоставляют другой день отдыха.
1.6. Сотрудник, имеющий разъездной характер работы, может быть направлен в служебную командировку (в т. ч. зарубежную), если цель командировки прямо не связана с его основной трудовой функцией (например, участие в совещании, обмен опытом и т. п.).
2. Сотрудники, постоянная работа которых имеет разъездной характер.
2.1. Перечень должностей и профессий сотрудников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается приказом генерального директора.
2.2. Разъездной характер работы может быть установлен сотруднику как при его приеме на работу на должность (по профессии), установленную приказом генерального директора, так и в процессе работы у Работодателя при переводе сотрудника на такую должность (профессию).
2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного сотрудника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.
2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с сотрудником, занимающим предусмотренную приказом генерального директора должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.
2.5. На работу, предусмотренную приказом генерального директора, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.
2.6. В случае выявления у сотрудника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением, противопоказаний для выполнения указанной работы сотрудник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
3. Порядок компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы.
3.2. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, перед поездкой выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходы по найму жилого помещения, и компенсация.
3.3. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы, квитанции по оплате гостиниц, жилых помещений и иные расходы.
3.4. Компенсация за разъездной характер работы выплачивается в соответствии с маршрутным листом сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах).
3.5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, со дня его прибытия и по день выезда в размере фактических затрат. В пределах норм подлежат возмещению также затраты сотрудника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в размерах, предусмотренных настоящим пунктом.
3.6. Расходы за проезд к месту работы и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая дополнительные услуги: сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Сотруднику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
3.7. В случае временной нетрудоспособности сотрудника, имеющего разъездной характер работы, ему на общем основании выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за период болезни, подтвержденный листком нетрудоспособности, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачивается компенсация в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к работе или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.
4. Заключительные положения.
4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно.
4.2. Настоящее Положение применяется к трудовым отношениям, возникшим до вступления его в действие.
Главный бухгалтер Б.Б. Борисова
Начальник отдела кадров А.А. Александрова
Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.
В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.
Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.
Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.
Признаки разъездной работы
Разъездной может считаться работа, которая удовлетворяет хотя бы одному из следующих условий:
Уверенно говорить о разъездном характере работы можно в том случае, когда с поездками связаны основные функции работника. И это не только специалисты профильных компаний, например, сервисных служб, строительных организаций, страховых агентств и других. Таких работников можно найти во многих фирмах, например, это водители или курьеры.
Выше упоминалось о том, что условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре. Если договор уже заключен, к нему составляют дополнительное соглашение.
Когда разъездная работа у одного или нескольких специалистов, можно все условия прописать в договоре с каждым из них. Если же таких сотрудников много, целесообразно принять внутренние нормативные акты, в которых описать все подробности разъездной работы и выплаты компенсации за это. Трудовые функции, связанные с разъездами, нужно включить в должностные инструкции или регламенты. Тогда в трудовом договоре можно будет сделать ссылку на эти документы, а не прописывать все подробности.
В числе прочего нужно прописать, для каких должностей вводится разъездная работа, а также порядок компенсации расходов. Возместить можно затраты на проезд и проживание, суточные и полевое довольствие, а также дополнительные согласованные с работодателем расходы.
Сотрудник может исполнять функции, связанные с постоянными разъездами, и при этом иногда выезжать в командировки. В этом случае нужно правильно все оформить. Например, если разъездной характер работы связан с одним населенным пунктом, и сотрудник направляется в другой, то это уже командировка.
Освобождение от НДФЛ и взносов
Компенсация за разъездной характер работы не облагается:
- НДФЛ в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса (пункт 1, подпункт 2); на основании статьи 20.2 закона 125-ФЗ о социальном страховании.
Минфин в письме от 17.01.2019 № 03-15-05/1909 обращает внимание на то, что для освобождения указанных выплат от налога и взносов необходимо, чтобы эти расходы были документально оформлены. Под этим подразумевается:
- определение разъездного характера работы во внутренних нормативных документах или трудовом договоре;
- наличие первичных и прочих документов на каждую операцию.
Надбавка
В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ для сотрудников, чья работа связана с разъездами, работодатель может предусмотреть надбавку. Условия выплаты и порядок начисления следует прописать в локальных нормативных актах или коллективном договоре.
Чаще всего надбавку определяют в процентах от оклада или ставки. По мнению специалистов, разумным является надбавка до 15-20%. Более высокий процент может вызвать вопросы со стороны налоговых органов. Поэтому лучше заранее позаботиться об оправдательных документах и обосновании такой выплаты.
В отличие от суммы компенсации за разъездную работу, надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Ещё материалы по теме
Кадровый ЭДО: изменения ТК РФ
Приказ о приёме на работу больше не обязателен
Предстоящие изменения в Трудовом кодексе РФ
Leave a Reply Отменить ответ
Отчетность
Последнее
Заполнение декларации по УСН при переходе на повышенную ставку налога
Налогоплательщики на УСН должны отчитаться за 2021 год по новой форме. В бланке будет учитываться применение обычных и повышенных ставок. ФНС в письме от 24.11.2021 № СД-4-3/16342@ разъяснила, как правильно заполнить декларацию, если в течение года Вы перешли с обычной налоговой ставки на повышенную.
Что нужно успеть бухгалтеру до Нового Года 2022?
У бухгалтера в конце года аврал: слишком многое нужно успеть. Предлагаем календарь бухгалтерских задач на конец декабря, чтобы Вы не забыли ни о чём необходимом.
Льготы для общепита с 2022 года
Законом установлено освобождение общепита от уплаты НДС с 01.01.2022. Для компаний с численностью работников до 1 500 человек начнут действовать сниженные ставки по страховым взносам. Льготы установлены ФЗ от 02.07.2021 № 305-ФЗ. Какие условия нужно соблюдать, чтобы пользоваться льготами?
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Ст. 57 ТК РФ называет такие разновидности характера работы, как подвижной, разъездной, в пути. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Трудовой кодекс РФ не раскрывает понятия "разъездная работа"*(1). По нашему мнению, разъездная работа характеризуется перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому, когда у работника нет постоянного, стационарного рабочего места. К разъездной работе относится, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона, водителя. Вместе с тем, поскольку в трудовом законодательстве понятие "разъездной характер работы" отсутствует, полагаем, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается организацией самостоятельно (смотрите, например, решение Кировского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 12.05.2016 по делу N 2-5952/2016 и решение Советского районного суда г. Тулы Тульской области от 27.03.2019 по делу N 2-623/2019).
Исходя из положений части второй ст. 168.1 ТК РФ, перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Кроме того, согласно абзацу второму части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы. В ситуации, когда работнику устанавливается разъездной характер работы, если такая работа осуществляется в пределах одного населенного пункта, в трудовом договоре достаточно указать этот населенный пункт. Если же работник выполняет свои обычные трудовые обязанности в том числе за пределами одного населенного пункта, то, по нашему мнению, в трудовом договоре следует указать территорию, в пределах которой работник будет выполнять работу. Тем самым стороны трудового договора адекватно зафиксируют место работы работника, как того требует ст. 57 ТК РФ.
Из ст. 13 ТК РФ следует, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, содержащие нормы трудового права, действуют только на территории России. На основании статей 10, 11 и 13 ТК РФ мы приходим к выводу о том, что выполнение работы по трудовому договору на территории иностранного государства возможно, однако на такие трудовые отношения российское законодательство по умолчанию не распространяется. Полагаем, что условие трудового договора с разъездным характером работы о совершении служебных поездок директора за пределы Российской Федерации не будет противоречить закону в том случае, если в качестве территории, на которой работник будет выполнять свою работу, будет определена территория иностранного государства, с которым Российская Федерация заключила международный договор, позволяющий применять российское трудовое право на его территории*(2). Если международный договор с соответствующим государством не заключен, полагаем, поездки директора за пределы нашей страны следует оформлять как служебные командировки.
Таким образом, мы считаем, что разъездной характер работы может быть установлен в том числе и в отношении руководителя, если в целях выполнения своих должностных обязанностей ему необходимо совершать служебные поездки из одного населенного пункта в другой (смотрите также ответ специалистов Роструда на вопрос, размещенный на портале "Онлайнинспекция.РФ"). Если должность директора отнесена локальным нормативным актом к должностям сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, и в трудовом договоре директора закреплено условие об этом, то поездки директора можно считать служебными в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ. Условие о месте работы в рассматриваемой ситуации может выглядеть следующим образом: "Местом работы является город Санкт-Петербург. Разъездная работа осуществляется по городу Санкт-Петербург и другой территории Российской Федерации".
Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Соответственно, на такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Время служебных поездок работников с разъездным характером работы не делится на дни выезда, приезда, время в пути и другое. Все время служебной поездки такого работника считается временем выполнения им трудовой функции, и работнику начисляется не средний заработок, а заработная плата в обычном размере*(3). Размеры и порядок возмещения указанных в части первой ст. 168.1 ТК РФ расходов, связанных со служебными поездками работников, в том числе расходов на проезд, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Действующее законодательство не содержит правила о том, что работник, которому установлен разъездной характер работы, может совершать служебные поездки только из того населенного пункта, который указан в трудовом договоре в качестве условия о месте работы. Отправление работников в служебную поездку из любого места, где они фактически находятся (проживают), не противоречит характеру разъездной работы, и, по нашему мнению, не может служить основанием для отказа работодателя в возмещении работникам расходов на проезд.
6 февраля 2020 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Отметим, что в некоторых ведомственных актах изложены определенные указания относительно того, что считать разъездным характером работы. Так, по мнению руководства МЧС России, разъездной характер работы - это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (Примечание к Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС РФ от 10.01.2008 N 3).
*(2) Смотрите, например, ст. 44 Договора между Российской Федерацией и Республикой Польша о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Варшава, 16.09.1996), ст. 44 Договора между Российской Федерацией и Социалистической Республикой Вьетнам о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Москва, 25 августа 1998 г.), ст. 26 Договора между Российской Федерацией и Монголией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам (Улан-Батор, 20.04.1999).
*(3) В соответствии со ст. 313 ТК РФ лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, законодательством устанавливаются государственные гарантии и компенсации. Все эти гарантии и компенсации предусмотрены главой 50 ТК РФ. В частности, ст.ст. 315-317 ТК РФ предусмотрено, что оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Из преамбулы Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-I "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и ст.ст. 129, 146, 315 ТК РФ можно сделать вывод, что для применения к заработной плате районного коэффициента и выплаты процентной надбавки к заработной плате за стаж работы имеет значение только то, работают ли фактически работники в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Аналогичной позиции придерживается и Верховный Суд РФ (п. 1 Обзора от 26.02.2014). Следовательно, за период времени, когда работник фактически будет осуществлять свою трудовую деятельность в районах Крайнего Севера или приравненной к ним местности, оплата труда осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате (смотрите также ответы Роструда на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, размещенные на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").
Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться…
Основные признаки разъездной работы.
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
К сведению:
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная разъездная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т. д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, разъездная работа - это та, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.
Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209‑ТЗ.
То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.
Вопрос
Распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?
Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.
И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше – например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).
Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.
Как устанавливается разъездной характер работы?
Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.
Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Обратите внимание:
Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.
Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рабочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.
Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?
Требований об оформлении каких‑либо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
К сведению:
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 [1] ).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т. д.): маршрутные листы, служебные задания и т. п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.
Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему-то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться…
Основные признаки разъездной работы.
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
К сведению:
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная разъездная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т. д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, разъездная работа - это та, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.
Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ.
То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.
Вопрос
Распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?
Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.
И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше – например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).
Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.
Как устанавливается разъездной характер работы?
Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.
Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.
Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рабочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.
Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?
Требований об оформлении каких-либо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.
К сведению:
Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92[1]).
Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т. д.): маршрутные листы, служебные задания и т. п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.
Приведем примерную форму маршрутного листа.
Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?
Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.
Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными (см., например, Постановление ФАС УО от 31.05.2011 № Ф09-2930/11-С2).
Порядок оформления документов, подтверждающих расходы.
В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.
При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Обратите внимание:
Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтруда РФ от 30.09.2014 № 17-4/В-462).
Эти компенсации за разъездную работу освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т. п.
Вопрос
В какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?
К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.
К сведению:
Ранее в Указании № 3210-У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.
Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.
При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.
Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.
В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, – то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т. д.
Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.
Читайте также: