Как получить трудовой договор если организация закрылась

Обновлено: 02.05.2024

В состав бюджетного учреждения входят три обособленных подразделения, расположенных в разных городах. Учредителем принято решение о прекращении деятельности одного из обособленных подразделений, работникам которого предложена работа в двух оставшихся обособленных подразделениях.

Однако работники настаивают на увольнении по сокращению штата с выплатой пособия, несмотря на то что штатные единицы в нашем случае не сокращаются. Правомерны ли их требования и какими должны быть действия работодателя?

Условие о месте работы в трудовом договоре.

Решение работодателем вопроса с работниками при прекращении деятельности обособленного подразделения будет зависеть от того, каким образом прописано в трудовом договоре условие о месте работы.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – о месте работы с указанием наименования обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Переводом на другую работу в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ является постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев временного перевода по причине катастрофы природного или техногенного характера, а также случаев простоя.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора. При этом необходимо иметь в виду, что под структурными подразделениями понимаются как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки, магазины и т. д., а под другой местностью – местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Таким образом, если в трудовом договоре с работником в качестве места работы указаны конкретное структурное подразделение и его адрес, а работодатель предлагает ему работу в обособленных подразделениях, расположенных в других городах, это будет являться переводом, а не перемещением, поскольку структурные подразделения расположены в другой местности.

Данная позиция отражена в п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 и Определении Московского областного суда от 15.06.2010 по делу № 33-11570.

Если же в трудовом договоре в качестве места работы указано только наименование организации и адрес, но отсутствуют сведения о месте работы в обособленном структурном подразделении, работа в обособленном подразделении организации, расположенном в той же местности, которая указана в трудовом договоре, не будет считаться переводом на другую работу.

Согласие работника на работу в структурном подразделении, место нахождения которого совпадает с местом нахождения организации, указанным в трудовом договоре, и изменение условий договора не требуются, так как работник будет продолжать работать в той же организации, но без указания обособленного структурного подразделения в качестве места работы.

Однако следует обратить внимание, что если работа в другом структурном подразделении будет связана с изменением трудовой функции работника или других условий трудового договора, то к таким отношениям должны применяться правила о переводе (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Понятие трудовой функции определено в ст. 15 ТК РФ. Кроме того, необходимо иметь в виду, что ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ запрещает переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Увольнение при ликвидации: основания для расторжения договора.

Если обособленное подразделение, указанное в трудовом договоре в качестве места работы, прекращает свою деятельность, трудовой договор может быть расторгнут по двум основаниям:

1. Пункт 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Руководствуясь ст. 74 ТК РФ, работодатель может произвести изменение определенных сторонами условий трудового договора по собственной инициативе (за исключением изменения трудовой функции работника) только в случае, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства и др.).

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора и о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель должен предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия работнику в размере двухнедельного среднего заработка на основании абз. 6 ч. 3 ст. 178 ТК РФ .

Однако при прекращении трудового договора на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ работодатель должен в случае спора представить доказательства того, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства, и не ухудшало положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 Постановления Пленума ВС РФ № 2).

2. Пункт 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – по инициативе работодателя трудовой договор может быть расторгнут при ликвидации организации (увольнение при ликвидации) либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.

Увольнение при ликвидации по указанной статье возможно, так как в соответствии с ч. 4 ст. 81 ТК РФ в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации.

Но в случае прекращения деятельности обособленного подразделения нужно иметь в виду, что подразделение юридического лица может считаться обособленным, если оно отвечает требованиям, содержащимся в ст. 55 ГК РФ.

Что является обособленным подразделением?

В соответствии со ст. 55 ГК РФ общими для представительств и филиалов признаками являются следующие: они расположены вне места нахождения юридического лица, представляют интересы юридического лица и осуществляют их защиту; наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений; имеют руководителей, назначаемых юридическим лицом и действующих на основании его доверенности; подлежат указанию в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ обособленным подразделением организации является любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных либо иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более месяца.

Кроме того, организация, в состав которой входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, обязана встать на учет в налоговом органе по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения в соответствии со ст. 83 НК РФ.

Таким образом, для того чтобы расторгнуть трудовые договоры с работниками по причине прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения учреждения, расположенного в другой местности (произвести увольнение при ликвидации), необходимо, чтобы данное обособленное подразделение отвечало указанным выше признакам, а в трудовом договоре с работником были указаны в качестве места работы конкретное обособленное структурное подразделение и его адрес.

В противном случае при наличии спора суд может признать увольнение при ликвидации незаконным на основании п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по причине непризнания структурного подразделения обособленным (Кассационное определение Псковского областного суда от 08.06.2010 № 33-625).

Также работодатель должен иметь в виду, что при расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности обособленного структурного подразделения необходимо совершить все те действия, которые предусмотрены при увольнении при ликвидации организации.

К данным действиям относится предупреждение работодателем работников в соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с прекращением деятельности филиала персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Работодатель с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения двухмесячного срока, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Также работодатель в соответствии с ч. 1 ст. 178 ТК РФ должен при расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности обособленного подразделения (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) выплатить увольняемому работнику выходное пособие в размере среднего месячного заработка. При этом за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, что в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Трудовым или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий.

В заключение хочется добавить, что в случае наличия в трудовом договоре условия о работе в обособленном подразделении с указанием его адреса перевод работников для работы в обособленных подразделениях, расположенных в другой местности, возможен только с их согласия и путем внесения сведений об изменении места работы в трудовой договор.

Однако требование работников об увольнении при ликвидации обособленного подразделения, а также по сокращению штата незаконно, поскольку увольнение по этому основанию может производиться только по инициативе работодателя. Если работодатель готов предоставить работникам работу в другом обособленном подразделении, их увольнение может быть произведено только на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Выплаты при увольнении: выходное пособие, средний месячный заработок, единовременная компенсация

Выходное пособие.

По правилам ч. 1 ст. 178 ТК РФ выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается увольняемому работнику при расторжении трудового договора в связи:

либо с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

либо с сокращением численности работников или штата организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается работнику в день прекращения трудового договора.

Ежемесячные выплаты.

Дополнительные выплаты в связи с увольнением по названным статьям возможны в ситуации, когда у уволенного возникли проблемы с трудоустройством:

если длительность периода трудоустройства работника превышает один месяц, работодатель обязан выплатить ему средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц;

в исключительных случаях по решению органа службы занятости населения работодатель обязан выплатить работнику средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, при условии что в течение 14 рабочих дней со дня увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен в течение двух месяцев со дня увольнения.

Для того чтобы получить выплаты:

за второй месяц – уволенный работник вправе обратиться в письменной форме к работодателю за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства в срок не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца со дня увольнения;

за третий месяц – работник вправе обратиться за выплатой после принятия решения органом службы занятости населения, но не позднее 15 рабочих дней после окончания третьего месяца со дня увольнения.

При обращении уволенного работника за указанными выплатами работодатель производит их не позднее 15 календарных дней со дня обращения.

Единовременная компенсация.

Взамен выплаты среднего месячного заработка за период трудоустройства работодатель вправе выплатить работнику единовременную компенсацию в размере двукратного среднего месячного заработка. Если работнику уже была произведена выплата среднего месячного заработка за второй месяц со дня увольнения, единовременная компенсация выплачивается ему с зачетом указанной выплаты.

К сведению: при ликвидации организации средний месячный заработок за период трудоустройства и (или) единовременная компенсация в любом случае должны быть выплачены до завершения ликвидации организации в соответствии с гражданским законодательством (порядок ликвидации юридического лица прописан в ст. 63 ГК РФ).

Установление повышенного размера пособий и компенсаций.

При прекращении трудовых договоров с такими работниками совокупный размер выплачиваемых им выходных пособий, компенсаций и иных выплат в любой форме, в том числе выходных пособий, предусмотренных трудовым или коллективным договором, не может превышать трехкратный средний месячный заработок этих работников.

При определении совокупного размера выплат работнику не учитываются следующие выплаты:

средний заработок, сохраняемый в случае направления работника в служебную командировку, на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы, в других случаях, в которых в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, за работником сохраняется средний заработок;

возмещение расходов, связанных со служебными командировками, и расходов при переезде на работу в другую местность;

денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ);

средний месячный заработок за период трудоустройства и (или) единовременная компенсация, выплаченные в размере и порядке, которые установлены ст. 178, 318 ТК РФ.

Напомним, что по правилам ст. 178 ТК РФ выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается работнику при расторжении трудового договора в связи:

с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

с призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Гарантии работнику при ликвидации организации либо сокращении численности работников (штата)

Федеральным законом № 210-ФЗ в новой редакции была изложена ст. 318 ТК РФ, в которой установлены государственные гарантии работникам, увольняемым в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности работников или штата.

По общему правилу работнику, увольняемому из организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) либо сокращением численности работников или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

В случае если длительность периода трудоустройства работника, уволенного по одному из вышеперечисленных оснований, превышает один месяц, работодатель обязан выплатить ему средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, а если длительность периода трудоустройства превышает два месяца, то средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц.

В исключительных случаях по решению органа службы занятости населения работодатель обязан выплатить работнику средний месячный заработок последовательно за четвертый, пятый и шестой месяцы со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на соответствующий месяц, при условии что в течение 14 рабочих дней со дня увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен в течение трех, четырех и пяти месяцев со дня увольнения соответственно.

Уволенный работник вправе обратиться в письменной форме к работодателю за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства:

не позднее 15 рабочих дней после окончания второго и третьего месяцев со дня увольнения;

после принятия решения органом службы занятости населения, но не позднее 15 рабочих дней после окончания четвертого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения.

Работодатель должен произвести выплату уволенному работнику не позднее 15 календарных дней со дня обращения.

Работодатель взамен выплаты среднего месячного заработка за период трудоустройства вправе выплатить работнику единовременную компенсацию в размере пятикратного среднего месячного заработка. Если работнику уже была произведена выплата среднего месячного заработка за второй, третий, четвертый или пятый месяц со дня увольнения, единовременная компенсация выплачивается ему с зачетом указанных выплат.

При ликвидации организации выплата среднего месячного заработка за период трудоустройства и (или) выплата единовременной компенсации в любом случае должны быть осуществлены до завершения ликвидации организации в соответствии с гражданским законодательством.

К сведению: выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также средний месячный заработок за период трудоустройства и единовременная компенсация выплачиваются работодателем по прежнему месту работы за счет средств этого работодателя.

Новое обязательное условие при ликвидации организации

Таким образом, организация не может быть ликвидирована раньше, чем она рассчитается с сотрудниками. При этом работодатель сможет ускорить процесс и разом начислить выплаты за период трудоустройства.

Решение о ликвидации принимают собственники — учредители, акционеры компании. Если их несколько, проводится общее собрание. Если речь об ООО, то за закрытие бизнеса должны проголосовать все собственники, что следует отразить в протоколе. Если учредитель один, он принимает единоличное решение и оформляет его в бумажном виде.

Также формируется ликвидационная комиссия, которая будет заниматься вопросами закрытия, в том числе увольнением. Ее работа будет длиться вплоть до того, пока в Единый государственный реестр юридических лиц будет внесена запись о прекращении существования компании.

Уведомление о ликвидации

Прежде всего следует уведомить профсоюз, если таковой создан в организации. Сделать это нужно как минимум за 3 месяца до того, как компания будет ликвидирована. Для этого в представительный орган направляется уведомление.

Далее нужно предупредить работников о том, что компанию ждет ликвидация. Сделать это нужно заблаговременно, но не позднее чем за 2 месяца до увольнения. Такое требование содержится в статье 180 ТК РФ. То есть работодатель вручил сотруднику уведомление, допустим, 15 июля, значит, уволить его можно не ранее 15 сентября. Это правило действует, если с сотрудником заключен стандартный трудовой договор. Но есть ситуации, когда срок уведомления может быть иным:

если заключен срочный договор, предупредить об увольнении нужно за 3 дня;
если заключен договор на выполнение сезонных работ — за 7 дней.

Предупреждать об увольнении нужно письменно. Для этого можно составить уведомление в свободной форме, в котором указать:

что по решению собственников организация ликвидируется, поэтому договор с работником подлежит расторжению на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ;
что договор будет расторгнут по истечении 2 месяцев с момента уведомления, а также указать дату расторжения;
что сотрудник получит все полагающиеся ему при увольнении выплаты;
что если работник уволится по своему желанию раньше, за оставшееся до истечения двух месяцев время ему будет выплачена компенсация в размере среднего заработка.

Уведомление подписывает руководитель. Также подписать и поставить на нем дату должен сотрудник.

Ситуация: работник не желает ничего подписывать. В таком случае работодатель составляет акт об отказе от подписания уведомления. Вместо отказника подпись на нем должен поставить любой другой работник. Со следующего дня после даты составления акта начнется истечение двухмесячного срока до увольнения.

Увольнение

Если кто-то из сотрудников изъявил желание уволиться раньше двухмесячного срока, ему достаточно только подать заявление. При увольнении такому работнику нужно выплатить компенсацию за неотработанный до ликвидации период. Рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Что касается увольнения всех прочих, кто не захотел расторгать трудовой договор раньше, то порядок такой:

Что касается финансов, то при ликвидации уволенный доложен получить:

зарплату, которая положена ему за отработанный период;
если он не использовал отпуск — компенсацию;
выходное пособие в соответствии со статьей 178 ТК РФ, равное размеру среднего заработка.

Это общий случай, однако трудовым либо коллективным договором могут быть предусмотрены повышенные размеры пособий.

Ситуация: в компании, которая подлежит ликвидации, сотрудница ожидает ребенка. Положены ли ей какие-то особые преференции, льготы, выплаты? Нет, в этом случае применяются общие правила, то есть беременная женщина увольняется так же, как и все остальные сотрудники. Аналогичный порядок применяется и к женщинам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, одиноким родителя и прочим льготным категориям.

Выплата пособия после увольнения

Бывшему работнику полагается среднемесячный заработок на период трудоустройства, не превышающий двух месяцев, с зачетом выходного пособия. Если он сможет найти новое место работы раньше, то выплата прекращается.

Служба занятости может вынести решение о том, что пособие должно быть выплачено и за третий месяц поиска работы. Это происходит в исключительных случаях, если бывший работник встал на учет в Центр занятости населения в течение двух недель после увольнения, но трудоустроен не был.

Уведомление военкомата

Не позже двух недель с даты увольнения работников, подлежащих воинскому учету, необходимо уведомить об этом органы военкомата. Для этого нужно воспользоваться формой из приложения № 9 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета в организациях. Бланк можно получить непосредственно в военкомате.

Стоит учесть еще такой момент — в организации могут быть сотрудники, в отношении которых действуют исполнительные документы. Например, на выплату алиментов. После увольнения такого работника нужно незамедлительно сообщить об этом в подразделение Службы судебных приставов и вернуть им исполнительный документ. Если работодатель этого не сделает, он может быть оштрафован.

Есть несколько способов восстановить пропавший договор. Как действовать, зависит от отношений с партнером и типа договора. Управляющий партнер Виолетта Молостова рассказывает, как быть, если вы работали по договору, а он исчез. Ей слово.

Подписать еще один экземпляр

Первый способ вернуть договор — подписать еще один. Подойдет, если у второй стороны сохранился экземпляр или есть текст документа.

Новый экземпляр должен быть в точности таким же, как тот, что потеряли. Понадобится сделать копию договора или распечатать текст и заверить у нотариуса. Нотариус заверяет копию за 10-15 минут.

Если партнер не против, можно напечатать такой же договор и еще раз подписать. И это будет не копия, а новый оригинал. Тогда нотариус не нужен.

Бывает, что договор понадобился через несколько лет, а компания-партнер уже закрылась или обанкротилась. Тогда можно позвонить последнему директору или поискать копию в архивах.

Найти договор в архиве суда или города

Если дело было давно и компания-партнер закрылась, договор всё равно можно восстановить. Есть три способа:

позвонить последнему директору компании-партнера и попросить переподписать договор;
найти копию в судебном архиве;
найти в местном архиве.

Позвонить директору. Если компания закрылась, понадобится найти контакты ее последнего директора и попросить его переподписать договор. Контакты могут быть у главного бухгалтера, юриста или менеджера, который занимался этим договором.

У одного моего клиента, владельца пекарни, была такая история. Он заключил договор с заводом на поставку муки. Через год завод ликвидировали, а в пекарню пришла налоговая проверка. Договор не нашли, а менеджер завода не отвечал на звонки и письма.

Тогда владелец пекарни нашел в реестре юрлиц бывшего руководителя завода. Позвонил ему и попросил подписать пропавший договор. Директор помнил пекарню, поэтому согласился, и документ восстановили.

Найти в судебном архиве. Если компания обанкротилась по решению суда, есть шанс найти договор в судебном архиве.

В архивах суда сохраняются большинство документов обанкротившихся компаний. У арбитражных судов есть картотека судебных дел, а в ней — все документы по компаниям-банкротам.

В открытом доступе есть постановления суда. Чтобы получить доступ к договорам, надо быть участником дела и написать ходатайство в суд об ознакомлении с материалами дела, тогда судья даст такую возможность. Дело можно копировать и фотографировать, но уносить из архива нельзя.

Найти договор в местном архиве. Когда компания закрывается по своему желанию, все документы она может передать в местный архив. Это необязательно, но шанс есть, поэтому стоит поискать в архиве.

Электронной версии архива нет, и искать удаленно не получится. Если нужно найти договор, придется идти в архив лично. С собой нужно взять паспорт и документы компании, например устав или решение о назначении директора.

Но компания может и не передавать документы в архив, штрафов за это нет.

Поискать в переписках по электронной почте

Для договоров поставок или услуг налоговой и банку достаточно показать переписку по электронной почте.

Переписка не подойдет, если потерялся договор на недвижимость или интеллектуальную собственность: там другие правила. О них дальше.

Запросить копию у Росреестра или Роспатента

Есть два особенных договора: на недвижимость и интеллектуальную собственность. Когда стороны подписывают такой договор, его копию сдают в Росреестр или Роспатент. Если не сдать договор, сделка не считается.

Копии договоров аренды и продажи недвижимости хранятся в Росреестре недвижимости, а на интеллектуальную собственность, например на отчуждение прав и лицензионные договоры, — в Роспатенте.

Как зарегистрировать договор аренды в Росреестре

Пошлина за копию договора:

Получить копию договора в Росреестре и Роспатенте может только участник сделки. Там знают, кто подписывал договор, и, если копию попросит кто-то другой, откажут. Поэтому обращаться за копией придется тому, чья подпись стоит на документах.

Чтобы получить копию договора, нужно лично прийти в Росреестр или Роспатент. За копию есть пошлина, ее размер зависит от типа: бумажная дороже электронной.

Как подстраховаться

Хранить все документы в порядке и никогда ничего не терять — это хорошо, но умеют только роботы. Вот что можно сделать заранее, чтобы быстрее восстановить договор.

Заверять все договоры у нотариуса. Копия у нотариуса будет храниться десять лет, а потом отправится в архив. Если договор теряется, компания запрашивает копию у нотариуса.

Указывать в актах и счетах номер договора. Когда на актах и счетах есть номера договоров, их проще найти и восстановить. По дате — найти переписку, а по номеру договора — запросить копию у партнера.

Сохранять акты о потопах и пожарах. При пожарах в офисе или архиве компания получает акт: документы утеряны из-за несчастного случая. Акт составляет управляющая компания или пожарная инспекция. Если налоговая просит договор, а он сгорел достаточно показать акт.

Риски, если не найти договор

Если ничего не помогло и компания не смогла восстановить договор, ее ждут штрафы и неустойка:

доначисление налога. Есть риск, что налоговая доначислит налог на прибыль. Считать будет по той сумме, что указана в акте. Но сначала инспекторы проверят партнера и, если у второй стороны найдется договор, наказывать не будут;
перерасчет вычета по НДС. Нет договора — нет вычета по НДС. А если вычет уже был, налоговая может сделать перерасчет;

Вычет по НДС без проверки и суда

Кроме доначисления налогов и разбирательств с инспекторами есть риск с банком. Банк вправе не переводить деньги от партнера на счет компании, пока она не пришлет подтверждение.

Читайте также: