Как отобразить компенсацию за неиспользованный отпуск в отчете по есв
Обновлено: 30.06.2024
Компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая сотруднику после увольнения, не облагается ЕСВ
В феврале 2012 г. уволился сотрудник, отработавший на предприятии полгода. При увольнении ему не начислили и не выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск, хотя выплатили зарплату за месяц увольнения. Исходя из отработанного им времени заполнили и выдали на руки трудовую книжку. Предприятие в марте 2012 г. подало отчет в ПФУ по ЕСВ за февраль 2012 г., в котором отражена только начисленная сотруднику зарплата и указано, что он был уволен. 26.03.2012 г. сотрудник обратился с требованием выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обязано ли предприятие выплатить такую компенсацию без решения суда? Что нужно отразить в отчете по ЕСВ? Ведь сотрудник фактически уволен.
В соответствии со статьями 47 и 116 КЗоТ предприятие было обязано рассчитаться с работником полностью при увольнении.
Ответственность за нарушение такой обязанности установлена ст. 117 КЗоТ. Она гласит, что если работодатель и сотрудник согласовали сумму недоплаты и споров по ней нет, работодатель обязан выплатить сотруднику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.
Если же сумма, которую нужно выплатить, вызывает спор между бывшими работодателем и сотрудником, им нужно обратиться в суд, который определит и сумму недоплаты, и сумму компенсации такой недоплаты исходя из сроков задержки на дату принятия решения.
Поскольку в вашем случае вина предприятия очевидна, рекомендуем не доводить дело до суда и, пока сроки нарушения минимальные, выплатить сотруднику и компенсацию за неиспользованный отпуск, и среднюю зарплату за весь период задержки. Среднедневная зарплата за период задержки компенсации сотруднику будет рассчитываться исходя из 2-х календарных месяцев, предшествовавших месяцу, в котором сотрудник уволился (и началась задержка по окончательному расчету с ним) в соответствии с Порядком №100 1 .
1 Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. №100.
2 Постановление КМУ от 22.12.2010 г. №1170.
К таким же выплатам за неотработанное время, с нашей точки зрения, относится и средняя зарплата, выплачиваемая сотруднику в качестве компенсации за задержку в выплате компенсации. Следовательно, она не облагается ЕСВ и также не должна отражаться в отчете в ПФУ.
Пример Сотрудник отдела сбыта уволился 29.02.2012 г. В этот же день с ним произвели расчет, но при этом забыли начислить и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. 26.03.2012 г. сотрудник обратился в бухгалтерию с требованием выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и средний заработок за период задержки в выплате такой компенсации.
27.03.2012 г. бухгалтер начислила компенсацию за неиспользованный отпуск в сумме 3000 грн (сумма условная) и средний заработок за период задержки в выплате компенсации в сумме 2177,55 грн. Средний заработок рассчитывался следующим образом: зарплата сотрудника за декабрь 2011 г. — январь 2012 г. (62 к. д.) составила 5000 грн (сумма условная). Среднедневной заработок составил: 5000 : 62 = 80,65 грн. Период задержки в выплате компенсации — 27 к. д. (с 01.03.2012 г. по 27.03.2012 г.). Следовательно, средний заработок за период задержки в выплате компенсации составил 27 х 80,65 = 2177,55 грн.
Бухгалтерский и налоговый учет выплат уволенному сотруднику
641/НДФЛ
—
450 + 326,63 = 776,63
3000 + 2177,55 - 776,63 = 4400,92
** Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск тоже является зарплатой сотрудника, предприятие имеет право отнести данную сумму к составу налоговых расходов по тем же пп. 138.10.3 и п. 138.5 НКУ.
*** Поскольку выплата среднего заработка сотруднику за задержку в расчете с ним при увольнении для предприятия не относится к фонду оплаты труда по п. 3.9 Инструкции по статистике заработной платы и является своего рода штрафной санкцией, установленной ст. 116 КЗоТ, с нашей точки зрения, у предприятия отсутствует право на налоговые расходы по такому виду расходов по пп. 139.1.11 НКУ, хоть стороны и не обращались в суд.
Сотрудники имеют право на 28 дней отпуска в год, но не всегда пользуются этим правом. Кто-то не хочет, потому что не умеет планировать личный бюджет, кто-то просто трудоголик. Так копятся неотгуленные дни.
Когда работники увольняются, им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Это обязанность работодателя, и она не зависит от причины увольнения. В статье расскажем, как правильно сделать расчет компенсации отпуска при увольнении и когда её выплачивать.
Кому не положена компенсация за неиспользованный отпуск
- исполнителям с гражданско-правовыми договорами (ГПД, ГПХ): отношения с ними регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой;
- тем, кто отработал меньше половины месяца на трудовом договоре.
Кому положена компенсация за отпуск
Работодатель выплачивает компенсацию всем, кто проработал не менее половины месяца, включая совместителей и тех, кто заключил срочный трудовой договор.
Допустим, Марина устроилась на работу 23 июля 2021 года, но через две недели поняла, что не готова продолжать. В трудовом договоре был установлен испытательный срок. По всем правилам за три дня Марина написала заявление и покинулакомпанию 9 августа. С момента трудоустройства прошло 17 дней, поэтому Марина получит компенсацию за 2,33 дня неиспользованного отпуска. Почему именно 2,33 дня — расскажем ниже.
Если бы Марина одумалась на неделю раньше и проработала только 10 дней, компенсацию она бы не получила.
Может показаться нелогичным, что право на первый отпуск возникает только через полгода работы, а компенсация положена уже через полмесяца, но это действительно так. Нужно принять, смириться и выплатить.
Сотрудник не прошёл испытательный срок — нужно ли платить компенсацию
Да, нужно. Исключений для тех, кто на испытательном сроке нет. Право на компенсацию возникает, если сотрудник отработал хотя бы половину месяца на трудовом договоре.
Расчет компенсации отпуска при увольнении работников или как рассчитать компенсацию
Расчёт компенсации отпуска при увольнении не сложный, но утомительный из-за нескольких переменных, поэтому проще всего посчитать на калькуляторе.
Если считаете сами, умножьте средний дневной заработок (СДЗ) на количество дней неиспользованного отпуска. Это и будет формула для расчета суммы компенсации.
Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск
Предположим, Рома устроился на работу в январе 2020 года. Он решил уволиться 2 сентября 2021 года. В 2020 году Рома брал отпуск с 3 по 17 сентября 2020 года.
Расчётный период — с 1 сентября 2020 по 31 августа 2021 года. Из него вычитаем 2 недели отпуска, поэтому расчетный период отработан не полностью.
В расчётном периоде у него 11 полных отработанных месяцев.
Сентябрь 2020 года отработан неполностью, поэтому расчёт такой: 29,3 / 30 × (30 − 14) = 15,63 дня.
За расчётный период Рома заработал 750 000 ₽.
СДЗ = 750 000 / (29,3 ×11 + 15,63) = 2 219,39 ₽.
Стаж для отпуска у Ромы — 18 месяцев.
Общее количество дней отпуска = 18 месяцев × 2,33 дня = 41,94 дня. По правилам округления получаем целое число — 42 дня.
Рома уже ходил в отпуск на 14 календарных дней. Значит, количество неиспользованных дней = 42 — 14 = 28.
Компенсация = 2 219,39 ₽ × 28 дней = 62 142,92 ₽.
Когда выплачивать компенсацию
Работодатель выплачивает сотруднику компенсацию в день увольнения.
Если он не работает в этот день — не позднее, чем на следующий день после того, как попросит расчет. Об этом написано в ст. 140 ТК РФ.
Суммы окончательного расчёта с сотрудником отразите в записке-расчете по форме № Т-61 или по самостоятельно разработанной форме.
Облагают ли компенсацию НДФЛ и взносами
НДФЛ и страховые взносы с компенсации начисляются так же, как с любого другого дохода. Налог перечисляют в бюджет самое позднее на следующий день после выплаты сотруднику, взносы — как обычно, до 15 числа следующего месяца.
Сгорают ли неиспользованные дни отпуска
Не сгорают. Компенсацию нужно заплатить за все дни неиспользованного отпуска. Даже если сотрудник не ходил в отпуск пять лет. Об этом написано в Постановлении Конституционного Суда.
Ответственность
О нарушениях трудовая инспекция может узнать во время проверки. Или когда сотрудник сам обратится в инспекцию или в суд.
За невыплату компенсации трудовая инспекция может оштрафовать:
- организацию на сумму от 30 000 до 50 000 ₽;
- должностное лицо (например, руководителя организации) — от 1000 до 5000 ₽;
- предпринимателя — от 1000 до 5000 ₽.
Штраф за повторное нарушение:
- для организаций — от 50 000 до 70 000 ₽;
- должностных лиц и предпринимателей — от 10 000 до 20 000 ₽;
За повторное нарушение директора могут дисквалифицировать на срок до трёх лет.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как в Эльбе добавить компенсацию за неиспользованный отпуск
В Эльбе аванс сотруднику можно указать в рублях от оклада, а можно — в процентах. В месяце увольнения переведите аванс из процентов в рубли. Это нужно для правильного расчёта.
Эльба спросит, все ли отпуска добавлены в сервис. Если добавлены не все, придётся указать количество неиспользованных дней вручную. После этого Эльба рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и предложит скачать справку-расчёт.
Когда увольняете последним днём месяца, появляются особенности. О том, что с ними делать, читайте в Частых вопросах. Там есть подробная инструкция с картинками.
Статья актуальна на 09.02.2021
Кому полагается компенсация
Каждому работнику, с которым заключен трудовой договор, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней с сохранением должности и заработной платы (в соответствии со ст. 114 ТК РФ). Основной отпуск предоставляется за каждый отработанный рабочий год. Точкой отсчета начала рабочего года становится момент подписания трудового договора. Использовать отпуск может работник, проработавший у работодателя не менее 6 месяцев.
Согласно ТК РФ, отпуск компенсировать можно в следующих случаях:
- При наличии дополнительного либо удлиненного отпуска на количество дней, превышающих положенные 28 календарных дней.
- При окончательном расчете с сотрудником при его увольнении.
Отдельным категориям работников, указанных в ТК РФ и иных федеральных законах, либо положен дополнительный оплачиваемый отпуск, либо удлиняется основной.
На эти дни и можно компенсировать отпуск. Например, к таким категориям относятся:
Также работодатели могут по своим желаниям и возможностям устанавливать дополнительные отпуска работникам, если иное не противоречит законодательству.
Дни основного отпуска суммируются с днями дополнительного, так как отпуск предоставляется суммарно.
Расчет среднего заработка
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (СДЗ комп ) исчисляется исходя из ст. 139 ТК РФ. Он рассчитывается за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
СДЗ комп = Выплаты, включаемые в расчет СЗ/ 12 / 29,3
А средний дневной заработок для оплаты отпусков (СДЗ отп ) , предоставляемых в рабочих днях, и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы (СНЗ) на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (РД).
(СДЗ отп ) = СНЗ /РД.
Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно.
Пример компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация отпуска при увольнении
При увольнении сотрудника организация обязана компенсировать ему неиспользованный отпуск, если он работал по трудовому договору и не менее половины месяца. В соответствии со ст. 140 ТК РФ рассчитывают сотрудника в день его увольнения, который является последним его рабочем днем. Компенсацию назначают на то количество дней, которое не было использовано за рабочие годы в организации, длительность работы при этом не играет роли. Количество дней суммируется не только с остатком ежегодного оплачиваемого отпуска, но еще и с остатками удлиненного и дополнительного отпусков, если таковые были положены сотруднику.
Нормы расчета количества компенсируемых дней указаны в ст. 114, 115, 121 ТК РФ и в п. 28, 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках.
Если сотрудник работал еще как совместитель, то он должен получить компенсацию за все неиспользованные отпуска. При расчете компенсации необходимо руководствоваться приказами, подписанным руководителем. Однако не стоит забывать, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении сотрудника мы можем удержать за ранее оплаченный и использованный отпуск.
Компенсация при увольнении в программе
Пример начисления компенсации при увольнении
Сотрудник Ремез А.М. увольняется 5 сентября 2016 г. Он работал с 1 января 2015 г.,
у него был один ребенок и на момент увольнения нужно компенсировать 8,33 дней отпуска.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
При увольнении работнику необходимо выплатить компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительного отпуска.
Компенсацию за неиспользованный отпуск считают аналогично отпускным:
- порядок расчета предусмотрен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).
Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск
- Шаг 1. Определить расчетный период
Расчетный период — это 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения:
- Пример: при увольнении в ноябре 2021 года расчетный период будет с 01.11.2020 по 31.10.2021 г.
Если работник увольняется в последний день месяца, то месяц увольнения входит в расчетный период.
- Пример: при увольнении 30.11.2021 расчетный период будет с 01.12.2020 по 30.11.2021 г.
- Шаг 2. Определить состав выплат, включаемых в расчет среднего заработка
В расчет включаются только те выплаты, которые входят в состав заработной платы. Например, не включается в расчет средний заработок или компенсации.
- Шаг 3. Определить средний дневной заработок
- Шаг 4. Определить компенсацию за неиспользованный отпуск
Определение количества дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации
- Если работник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск (ст. 121 ТК РФ), то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другими словами, полная компенсация выплачивается работнику, проработавшему у работодателя не менее 11 месяцев (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169).
- Если увольняющийся работник не отработал период, который дает право на полную компенсацию неиспользованного отпуска, компенсация выплачивается пропорционально дням отпуска за отработанные месяцы (п. 29 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169).
При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию при увольнении:
- излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета;
- излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Компенсация выплачивается за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) за каждый месяц работы.
Пример расчета компенсации
Ситуация: Павел Крайнов работал в организации с 1 по 18 июля. За этот период ему начислили 15 600 руб. Может ли Крайнов рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск? Если да, то за какое количество дней и в каком размере?
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней.
Решение:
- Работник отработал больше половины месяца (18 дней), соответственно, он может рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск.
- Компенсацию следует выплатить за один месяц. Определяем дни, за которые следует начислить компенсацию: 28 дней / 12 месяцев = 2,33 дня.
- Определяем средний дневной заработок. В общем случае для определения компенсации за неиспользованный отпуск расчетный период составляет 12 календарных месяцев. Но работник расчетный период не отработал, соответственно, средний дневной заработок рассчитывается по нормам п. 7 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, то в таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Положения № 922).
29,3 / 31 х (31–13) = 17,01 дня — это количество дней в неполностью отработанном месяце (июле), которые следует включить в расчет, где:
- 9,3 — среднемесячное количество календарных дней,
- 31 — количество календарных дней в июле,
- 13 — количество дней, которые Крайнов не отработал в июле.
15 600 / 17,01 = 917,11 руб. — средний дневной заработок.
- Определяем компенсацию за неиспользованный отпуск: 917,11 х 2,33 = 2 136,87 руб.
В конце статьи есть шпаргалка
Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и взносы
Алексей Бондаренко, юрист, налоговый консультант:
«Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217
НК РФ). Так как компенсация не является оплатой за выполненные трудовые обязанности, то датой получения сотрудником дохода будет не последний день месяца или последний день работы сотрудника (как при оплате труда, п. 2 ст. 223 НК РФ), а момент фактической выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Компенсация за неиспользованную часть отпуска во время работы
Иногда работодатель может выплатить работнику компенсацию, не дожидаясь увольнения. Речь идет о дополнительном оплачиваемом отпуске, часть которого по письменному заявлению работника можно заменить денежной компенсацией во время работы у конкретного работодателя.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Существуют отпуска, превышающие 28 дней, но не подлежащие компенсации в период работы, так называемые удлиненные отпуска. Например, компенсация за неиспользованный удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней, который предоставляется инвалидам, может быть выплачена только при увольнении.
- Налог на прибыль
- НДС
- Единый налог
- Трудовые отношения. Зарплата и кадры
- Отчетность
- Неприбыльные организации
- Касса и РРО
- Контролирующие органы и проверки
- Акцизы
- Сельское хозяйство
- ВЭД
- Физлица-предприниматели
Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.
Компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая сотруднику после увольнения, не облагается ЕСВ
В феврале 2012 г. уволился сотрудник, отработавший на предприятии полгода. При увольнении ему не начислили и не выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск, хотя выплатили зарплату за месяц увольнения. Исходя из отработанного им времени заполнили и выдали на руки трудовую книжку. Предприятие в марте 2012 г. подало отчет в ПФУ по ЕСВ за февраль 2012 г., в котором отражена только начисленная сотруднику зарплата и указано, что он был уволен. 26.03.2012 г. сотрудник обратился с требованием выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обязано ли предприятие выплатить такую компенсацию без решения суда? Что нужно отразить в отчете по ЕСВ? Ведь сотрудник фактически уволен.
В соответствии со статьями 47 и 116 КЗоТ предприятие было обязано рассчитаться с работником полностью при увольнении.
Ответственность за нарушение такой обязанности установлена ст. 117 КЗоТ. Она гласит, что если работодатель и сотрудник согласовали сумму недоплаты и споров по ней нет, работодатель обязан выплатить сотруднику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.
Если же сумма, которую нужно выплатить, вызывает спор между бывшими работодателем и сотрудником, им нужно обратиться в суд, который определит и сумму недоплаты, и сумму компенсации такой недоплаты исходя из сроков задержки на дату принятия решения.
Поскольку в вашем случае вина предприятия очевидна, рекомендуем не доводить дело до суда и, пока сроки нарушения минимальные, выплатить сотруднику и компенсацию за неиспользованный отпуск, и среднюю зарплату за весь период задержки. Среднедневная зарплата за период задержки компенсации сотруднику будет рассчитываться исходя из 2-х календарных месяцев, предшествовавших месяцу, в котором сотрудник уволился (и началась задержка по окончательному расчету с ним) в соответствии с Порядком №100 1 .
1 Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. №100.
2 Постановление КМУ от 22.12.2010 г. №1170.
К таким же выплатам за неотработанное время, с нашей точки зрения, относится и средняя зарплата, выплачиваемая сотруднику в качестве компенсации за задержку в выплате компенсации. Следовательно, она не облагается ЕСВ и также не должна отражаться в отчете в ПФУ.
Пример Сотрудник отдела сбыта уволился 29.02.2012 г. В этот же день с ним произвели расчет, но при этом забыли начислить и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. 26.03.2012 г. сотрудник обратился в бухгалтерию с требованием выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и средний заработок за период задержки в выплате такой компенсации.
27.03.2012 г. бухгалтер начислила компенсацию за неиспользованный отпуск в сумме 3000 грн (сумма условная) и средний заработок за период задержки в выплате компенсации в сумме 2177,55 грн. Средний заработок рассчитывался следующим образом: зарплата сотрудника за декабрь 2011 г. — январь 2012 г. (62 к. д.) составила 5000 грн (сумма условная). Среднедневной заработок составил: 5000 : 62 = 80,65 грн. Период задержки в выплате компенсации — 27 к. д. (с 01.03.2012 г. по 27.03.2012 г.). Следовательно, средний заработок за период задержки в выплате компенсации составил 27 х 80,65 = 2177,55 грн.
Читайте также: