Как оформить электронную трудовую книжку в 1с зуп

Обновлено: 07.05.2024

Запомним аббревиатуру: трудовая книжка – ТК, электронная трудовая книжка – ЭТК, бумажная трудовая книжка – БТК.

ЭТК – переход на цифровой вариант документов.

Переход россиян на ЭТК постепенно начался с 01.01.2020 года. Каждый сотрудник имеет право написать заявление с выбором:

Обе книжки практически идентичны и выполняют одинаковый функции.

Существует исключение из правил: данные тех сотрудников, которые начинают свою трудовую деятельность с 01.01.2021, будут храниться исключительно в ЭТК.

Те сотрудники, которые выбрали учет только в ЭТК, получат на руки БТК с соответствующими подписями. Кстати, бумажная трудовая книжка остается юридически равна электронной ТК.

Если сотрудник решил сохранить и бумажный носитель, то работодатель заполняет параллельно и ЭТК, и БТК.

· Работодателям в 2020 году необходимо подавать данные о кадровых изменениях сотрудника (заявление о выборе ведения ТК, прием сотрудника, увольнение сотрудника, кадровый перевод) каждый месяц до 15 числа месяца, который идет после месяца изменения. Данные передаются в ПФР.

· С 2021 года данные будут передаваться сразу же (максимум на следующий день) после даты изменения кадровых данных о сотруднике.

· Когда подаются данные в первый раз, обязательно указывать последние кадровые изменения сотрудника на 01.01.2020 год.

Это официальная форма, по которой подаются данные в ПФР РФ о кадровых изменениях сотрудников.

1) Она подается каждый месяц, не позднее 15 числа следующего месяца после изменений.

2) При первичной подаче информации о сотруднике обязательно заполнение данных о последнем событии, которое произошло с сотрудником до 01.01.2020 года.

3) Пустую (если нет кадровых движений сотрудников) СЗВ-ТД ежемесячно передавать в ПФР нет необходимости. НО! 15 января 2021 года обязательно нужно передать данные в ПФР о последних кадровых изменениях по сотрудникам на 01.01.2020 год.

Переходим к практической части.

1. Отражение данных в электронных трудовых книжках

Программы ЕРП 2.4 идентичны по алгоритму заполнения, поэтому примеры буду показывать на конфигурации ЕРП 2.4.

Как выглядят электронные трудовые книжки в 1C, видим на рисунках 1 и 2.

2. Создание заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности

На рисунке 3 показано, как создать заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

3. Отчетность СЗВ-ТД в 1С

На рисунке 9 показано, как создать отчетность СЗВ-ТД в 1С.

Двойным щелчком открываем детальную информацию по каждому сотруднику. При необходимости данные можно редактировать вручную.

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

С 2020 года в области трудового законодательства происходят существенные изменения. Теперь сведения о сотрудниках будут храниться не только на бумажных, но и на электронных носителях, то есть наряду с традиционными трудовыми книжками начинается переход на цифровые документы.

С 1 января работодатели начинают передавать сведения о своих сотрудниках Министерству труда. К 2027 году планируется сформировать базу данных о гражданах для последующей передачи в Пенсионный фонд.

Рассмотрим, в какие сроки и каким образом осуществляется переход на электронные трудовые книжки в 1С, каковы их плюсы и минусы, какие сведения о гражданах будут содержать электронные документы. Отдельно коснемся вопросов настройки 1С: ЗУП при использовании ЭТК, формирования кадровых отчетов. Разберемся с тем, кто и каким образом может получить сведения из электронной трудовой книжки.

Что дает переход на ЭТК

Работодатели обязаны указывать только точные сведения. За предоставление недостоверных данных предусмотрена административная ответственность.

Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут выбрать программу абсолютно бесплатно!

Таким образом, информация о трудовой деятельности каждого работающего гражданина будет храниться в электронной форме и использоваться в тех случаях, когда нужно подтвердить общий стаж и профессиональный опыт.

Электронная отчетность будет стандартной, и доступ к ней в любое время будет иметь не только работодатель, но и сам сотрудник. Гражданину не требуется оформлять заверенную копию трудовой для получения визы, социального пособия, кредита. Получить сведения сотрудник может в любое время через интернет.

Упрощается также порядок документооборота между ПФР и застрахованными гражданами.

Перечислим основные плюсы и минусы использования ЭТК. Переход на электронные трудовые книжки дает следующие преимущества различным участникам этого процесса:

Сведения, которые хранятся в единой базе, нельзя подделать или утратить. Если гражданин мог потерять бумажную трудовую книжку и потом бы ему пришлось восстанавливать сведения о своем трудовом стаже, посещая всех предыдущих работодателей, то с использованием ЭТК такой необходимости возникнуть не может.
Электронный документ предоставляется бесплатно. Граждане, которые начинают трудовую деятельность смогут сэкономить порядка 180-200 рублей.
При вводе информации невозможно допустить неточность в названии организации, куда устраивается владелец ЭТК. Наименование предприятие выбирается из выпадающего списка, который существует в единой базе. Также нельзя допустить ошибку в названии должности сотрудника.
В том случае, если требуется копия трудовой книжки, не нужно будет получать бумажный документ, заверенный работодателем (печатью организации и подписью руководителя). При оформлении пенсии, кредита будет использоваться электронный вариант документа, что сэкономит время и силы. Теперь владелец ЭТК сможет получить по запросу сведения через интернет, используя стационарный компьютер или мобильный телефон.
Если головной офис компании находится в другом регионе, не нужно будет ждать, пока книжка трудовая будет доставлена по нужному адресу. Исключается ее потеря при пересылке.
Введение электронных трудовых книжек в 1С дает возможность работодателю формировать отчеты в автоматическом режиме.
Повысится надежность хранения информации, защищенность граждан от недобросовестных работодателей.

Наряду с очевидными преимуществами есть и ряд недостатков:

Главная опасность – возможная утечка персональных данных гражданина. Тем не менее, с 1997 года Пенсионный фонд России хранит сведения о физических лицах в защищенной базе. Аналогичные системы безопасности будут использованы и при систематизации данных о трудоустроенных гражданах.
Утрата информации в случае того или иного ЧП (например, пожара в том здании, где расположен сервер с электронной базой). При отсутствии бумажного аналога документа восстановить необходимую информацию будет достаточно сложно. Таким образом, снижается защищенность отдельного гражданина.
Отсутствие подробной нормативно-правовой базы и достаточного количества квалифицированных кадров в регионах для полноценного перехода на электронные трудовые книжки в 1С.
С использованием ЭТК может увеличиться объем отчетности предприятий.
Для кадровых служб появится необходимость обучать сотрудников работе с электронными книжками.
Компании, которые перейдут на использование ЭТК, будут вынуждены приобретать специальное программное обеспечение.
В базе данных не предусмотрены систематизация и хранение данных о наградах, полученных гражданами. На сегодняшний день этот вопрос остается нерешенным. В будущем возможно добавление этих сведений или формирование отдельной базы для их хранения.
Сотрудники, которые в недостаточной степени освоили работу с компьютером, могут испытывать трудности при получении данных своей трудовой книжки.

Сроки перехода на ЭТК

С 1 января 2020 года граждане могут перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате. Те, кто начинает трудовую деятельность с 2021 года, будут вынуждены использовать только цифровой документ. У других граждан, которые работают в соответствии с ТК, есть выбор, остаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на ее электронный аналог.

Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут абсолютно бесплатно!

В период этого времени работодатель должен осуществить следующие мероприятия:

Принять внутрикорпоративные нормативные акты. Руководство тех организаций, в которых есть профсоюз, должно предварительно обсудить вопрос с общественным объединением, в котором состоят сотрудники.
Если работники требуют внести изменения в трудовой договор, осуществить этот шаг в соответствии с ТК РФ.
Подготовить техническое обеспечение ответственных сотрудников, которые будут заниматься ведением трудовых книжек в цифровом формате.
Получить от каждого работника письменное заявление, в котором сотрудник излагает требование сохранить бумажный документ или вести электронную книжку.

К 2027 году планируется окончательно сформировать единую базу данных и перевести сведения о работающих гражданах в ПФР.

Те, кто планирует и дальше использовать бумажный вариант трудовой книжки, должны будут подать соответствующее заявление по месту работы. Документ будет храниться в отделе кадров работодателя. Сведения будут дублированы в цифровом формате. Те, кто перейдет на ЭТК, получат бумажные книжки на руки. Необходимо проверить, совпадают ли записи в документе с теми данными, которые указаны в электронном архиве пенсионного ПФР.

Какие сведения будет содержать ЭТК

В связи с тем, что электронный документ дублирует данные бумажного носителя, в нем будут содержаться те же сведения, что и в обычной трудовой книжке:

ФИО гражданина;
наименования тех организаций, в которых он осуществлял трудовую деятельность;
название занимаемой должности и специальности;
уровень квалификации сотрудника – разряд, категория;
даты приема на работу, перехода на другую должность, увольнения;
причина прекращения трудовой деятельности в той или иной компании.

Единственное отличие ЭТК от бумажной книжки – отсутствие в электронном документе записи о наградах сотрудника. Этот пункт противоречит постановлению Министерства труда от 10.10.2003 г. № 69 (п. 4 приложения № 1).

Настройка ЭТК в 1С ЗУП

Чтобы правильно настроить работу, перейдите "Присоединенные файлы", где в 1С электронная трудовая книжка будет представлена в виде карточки сотрудника, и откройте вкладку с нужным именем. Те поля, которые заполняются при подготовке отчетов по выплате заработной платы и кадровым изменениям, используются и при формировании отчета по ЭТК. На сегодняшний день данные вносятся вручную. Предполагается, что со временем заполнение сведений станет автоматическим. Будет учитываться трудовая деятельность граждан начиная с 1997 года. Все эти сведения поступают в ПФР и используются для расчета социальной пенсии.

Чтобы сформировать отчет по ЭТК в 1С ЗУП, нужно отразить сведения, которые содержатся в бумажном документе: данные о приеме на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

В настоящее время действует пилотный проект с использованием платформы 1С. В дальнейшем формирование отчетов может претерпеть некоторые изменения.

подготовка отчета;
проверка данных;
выгрузка отчета;
отправка файла в ПФР.

На сегодня существуют только предварительные варианты отчетности. После того как будет утверждена нормативно-правовая база, не исключены изменения во внешних формах.

Когда выйдут утвержденные формы, компания 1С своевременно внесет необходимые изменения в работу платформы. Все нововведения будут направлены на то, чтобы автоматизировать обновление данных и заполнение отчетов отделом кадров. Обо всех изменениях вы узнаете на официальном сайте компании.

Использование 1С ЗУП снижает затраты времени и сил кадрового отдела каждого предприятия, дает возможность автоматизировать документооборот.

Формирование кадровых отчетов по ЭТК

С началом использования электронных книжек работодателям придется передавать государственным контролирующим органам дополнительный отчет. Аналогичный бумажному документ содержит все необходимые сведения о сотруднике и хранится в зашифрованной базе данных ПФР.

Сотрудники отдела кадров избавятся от необходимости от руки заполнять документы и связанной с этим ответственности. Кроме того, ЭТК дает возможность трудоустраивать граждан дистанционно – без необходимости отправлять бумажный документ по почте.

Вносить сведения работодателю необходимо будет в специальной форме отчета – СЗВ-ТД.

Новая отчетность опубликована 24 января 2020 года. По этой форме необходимо сдавать данные о деятельности сотрудников в информационную базу ПФР. В ней будут систематизироваться и храниться следующие сведения:

регистрационный номер в Пенсионном фонде России, ИНН и КПП работодателя;
фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения сотрудника;
выполняемая работа и сроки трудовой деятельности (когда гражданин приступил к выполнению своих обязанностей, виды осуществляемых мероприятий, занимаемая должность, наименование того структурного подразделения, в которое зачислен работник, реквизиты приказа-основания;
заявления, которые подает гражданин, выбирающий бумажный или электронный документ.

Отчет содержит сведения о всех сотрудниках того или иного предприятия, с которыми заключены трудовые договоры, включая в том числе и тех, кто выполняет работу дистанционно. К числу последних относятся и те граждане, которые трудятся на дому.

Если сотрудник выбрал бумажный носитель, работодатель обязан дублировать сведения как в классической, так и в электронной трудовой книжке.

Отчет сдается в том числе и после того, как работники выбрали способ ведения трудовой книжки (на бумажном или электронном носителе). В дальнейшем заполненную форму необходимо сдавать каждый раз, когда в деятельности предприятия произошли кадровые изменения. Подготовку и сдачу формы СЗВ-ТД требуют следующие события:

реорганизация и смена названия компании (в том случае, если в процессе этого мероприятия были уволены, а потом приняты на работу штатные сотрудники);
присвоение работнику новой профессии или специальности, повышение его квалификации;
лишение гражданина права занимать ту или иную должность, заниматься определенной деятельностью по решению суда.

Каждому варианту при заполнении СЗВ-ДТ соответствует определенный код, который утвержден в решении 1С. Так, если работнику установлена вторая или следующая профессия, в форме следует указать код 4, при запрете занимать определенную должность – 6.

Данные следует предоставлять до 15 числа следующего за произошедшими событиями месяца. Так, если новые сотрудники были приняты на работу в феврале, отчет СЗВД следует подать не позднее середины марта. Используется как бумажная, так и электронная форма, но для предприятий с числом сотрудников более двадцати пяти человек необходимо предоставить данные в цифровом виде. В СЗВД переносится последняя запись трудовой книжки каждого сотрудника, если в ней произошли изменения за отчетный период. Указываются следующие сведения:

номер и дата записи;
название той должности, которую занимает работник;
выходные данные приказа, который стал основанием для кадровых изменений.

Если за отчетный период в компании не произошло кадровых изменений, отправлять СЗВ-ТД не нужно.

При несвоевременной подаче СЗВ-ТД работодатель будет вынужден заплатить штраф в соответствии с КоАП (статья 5.27). Размер взыскания зависит от формы ведения бизнеса. Должностные лица и индивидуальные предприниматели обязаны будут выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, организации – от 30 до 50 тыс. руб.

Как сотруднику получить сведения из ЭТК

В связи с тем, что электронная трудовая книжка содержится в виде цифрового кода и у нее нет пластикового или иного носителя, необходимые сведения физлицо может получить через интернет. Существует два способа онлайн-запроса информации в ПФР:

На портале Государственных услуг;
В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

Чтобы получить доступ к сведениям ЭТК, гражданину нужно зарегистрироваться на одном из сайтов.

Менее быстрые способы – прийти в МФЦ или офис обслуживания ПФР. Наиболее длительный по времени вариант – запросить необходимые сведения у каждого предыдущего работодателя.

Полученную выписку гражданин может сохранить на электронном носителе (например, на флеш-карте) и впоследствии распечатать на бумаге.

Информация станет доступна после 15 февраля 2020 года, когда компании начнут направлять сведения о кадровых изменениях.

Читайте также: