Как оформить 7 дней отпуска

Обновлено: 17.05.2024

Трудовое законодательство предусматривает три возможных варианта изменения срока предоставления отпусков: отзыв, перенос и продление.

В одних случаях работодатель обязан продлить либо перенести отпуск, в иных ситуациях работодатель наделен правом отозвать либо перенести отпуск.

В обычной хозяйственной жизни любого предприятия не исключены внештатные ситуации, когда работник, собирающийся либо только что ушедший в отпуск, срочно должен вернуться на работу. В этом случае работодатель может предложить работнику перенести отпуск (если отпуск еще не начался) либо отозвать из отпуска (если работник уже отдыхает).

Сегодня разберем действия работодателя при отзыве из отпуска и переносе отпуска, чтобы это не привело к нарушениям права работника на отдых и не привлекло внимание Государственной инспекции по труду.

Отзыв из отпуска

Работодатель вправе отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска. Это право предоставлено работодателю статьей 125 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ, Кодекс). Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника. В случае отказа работник не обязан обосновывать, объяснять причину и обстоятельства своего решения. Отказ работника от выхода на работу при досрочном вызове из отпуска не является нарушением трудовой дисциплины и не может повлечь применения дисциплинарных взысканий.

несовершеннолетние сотрудники;
беременные женщины;
работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

Отзыв указанных категорий работников приведет к административной ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ, в виде штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 рублей и штрафа на должностное лицо в размере от 1000 до 5000 рублей.

Порядок отзыва работника из отпуска достаточно прост, однако здесь самым главным будет являться правильное оформление соответствующих документов. Разобьем порядок отзыва на отдельные этапы.

Этап 1. Получение руководителем предприятия служебной (докладной) записки, в которой говорится о необходимости отзыва конкретного работника из отпуска с пояснением причин.

Этап 2. Обращение к работнику. Работнику можно сообщить о необходимости выйти досрочно из отпуска как в устной форме, так и в письменной, направив официальное письмо. В любом случае, для принятия работником решения, необходимо предоставить ему полную информацию о произошедшем, указать на важность его участия.

Этап 3. Получение согласия. Согласие работника на отзыв является обязательным условием. Для пресечения возникновения спорных вопросов, такое согласие должно быть получено в письменной форме. В согласии работник должен указать: свои данные, занимаемую должность, непосредственно согласие и дату, с которой работник досрочно выходит из отпуска, желаемую дату предоставления неиспользованной части отпуска.

Этап 4. Издание приказа об отзыве из отпуска.После получения согласия работника можно оформлять приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому его составить можно в произвольной форме с обязательным указанием: данных работника, даты отзыва, дат отпуска (из которого отзывается), количество дней отпуска, которые остались неиспользованными, даты, на которые, по желанию работника, переносится неиспользованная часть отпуска, указание на необходимость перерасчета отпускных. Такой приказ/распоряжение должен быть издан к моменту выхода работника на работу. В приказе работник ставит отметку о своем согласии с его содержанием. На основании этого приказа вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку.

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (часть 2 статьи 125 ТК РФ).

Поэтому, в связи с вызовом из ежегодного оплачиваемого отпуска, а также необходимостью предоставления неиспользованных дней отпуска, вносятся изменения в график отпусков и личную карточку.

С момента досрочного выхода на работу сотруднику должна начисляться заработная плата за фактически отработанное время. Часть отпускных в виде среднего заработка за неиспользованные дни отпуска при этом становится излишне выплаченной. Зачесть эту сумму в счет заработной платы за отработанное после отзыва из отпуска время или в счет будущих отпускных работодатель не вправе, поскольку по своей сути это будет удержанием, а такого основания для удержания статья 137 ТК РФ не предусматривает. Таким образом, отпускные нужно пересчитать. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время. Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода.

У работодателя может возникнуть вопрос — нужно ли производить оплату за работу в день отзыва работника из отпуска? Ответ на этот вопрос дала судебная практика, указав следующее.

В силу части 2 статьи 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Исходя из буквального толкования указанной нормы, оплата работы в день отпуска при отзыве работника из него не предусмотрена.

Более того, при предоставлении работнику отпуска (в данном случае истец ушла в очередной оплачиваемый отпуск) ему оплачиваются все дни отпуска, следовательно, и тот день отпуска, в который работника отозвали, также ему уже оплачен. (Апелляционное определение СК по гражданским делам Волгоградского областного суда от 03.04.2015 по делу № 33-3464/2015)

Отозвать работника из отпуска можно, если только это не приведет к тому, что каждая часть реально использованного отпуска составит менее 14 календарных дней. Напоминаем, что, по крайней мере, одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть 1 статьи 125 ТК РФ).

Перенос отпуска

Перенос отпуска предполагает, что количество дней, которые не были включены в использованный работником отпуск, предоставляется впоследствии отдельно или путем присоединения к следующему ежегодному оплачиваемому отпуску.

Важно! Перенос отпуска не является отменой отпуска.

В данном случае также необходимо получать согласие работника.

По этой причине отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год. Однако здесь есть ограничения:

работодателю необходимо получить на это согласие работника (либо в виде заявления, либо надписи на документе, который обосновывает перенос отпуска);
отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (часть 3 статьи 124 ТК РФ);
запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (часть 4 статьи 124 ТК РФ).

При этом, если ранее был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен.

Как видим из статьи, процедура отзыва из отпуска и переноса отпуска не несет в себе каких-либо сложностей, однако требует оформления некоторого количества документов. На отзыв работника из отпуска и на перенос влияет, прежде всего, производственный процесс. Но в любом случае, принятие окончательного решения остается за работником.

Если в представленных ситуациях отзыв из отпуска и перенос отпуска является правом работодателя, которое, однако, реализуется с согласия работника, то в следующем номере мы разберем ситуации, когда работодатель будет обязан перенести либо продлить отпуск работника по его желанию.

Отзыв, перенос и продление отпуска: что, когда и как?

Статья 124 ТК РФ определяет, что продление или перенесение отпуска возможно и является обязанностью работодателя в случаях:

временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (таковыми могут быть: обязанности присяжного заседателя, участие в судебном процессе в качестве свидетеля, военные сборы, участие в работе избирательных комиссий);
в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Также прохождение в период отпуска медицинского осмотра (при отсутствии признаков временной нетрудоспособности) основанием для продления или перенесения отпуска в силу закона не является

Обязанность продлить либо перенести отпуск возникает у работодателя, когда работник совмещает работу и учебу в образовательном учреждении высшего профессионального образования, имеющем государственную аккредитацию. Руководствуясь статьей 173 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику учебный отпуск. Если данный отпуск приходится на основной оплачиваемый отпуск, то работодателю необходимо либо продлить основной отпуск на срок учебного отпуска, либо перенести на другой срок. Важно помнить, что учебный отпуск перенести нельзя, так как он предоставляется на основании справки-вызова.

Существуют обстоятельства, при которых у работодателя возникает обязанность переноса отпуска в случае подачи соответствующего заявления работником:

работодатель не перечислил отпускнику оплату за время отпуска своевременно, то есть позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (часть 2 статьи 124 , статья 136 ТК РФ).
сотрудник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала (часть 2 статьи 124 ТК РФ).

Продление или перенос?

Статья ТК РФ, перечисляя случаи продления или переноса отпуска, не указывает, когда отпуск нужно продлевать, а когда нужно переносить. Какие-либо нормативные акты с момента принятия действующего ТК РФ не отвечают на такой вопрос. Однако, как известно, многие нормативные акты, изданные в период существования Советского Союза, действуют и сейчас (но со значительными ограничениями).

Так, ст.18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30 апреля 1930 г. N 169 указывает, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.

Действительно, положения Правил отвечают требованиям логики: продлить отпуск, который даже еще не начинался, невозможно, следовательно, такой отпуск можно только перенести. Однако, в случае, если отпуск начался, то возможен как перенос неиспользованных дней на другой срок, так и продление, ведь ст.124 ТК РФ допускает и тот, и другой вариант. Поэтому Правила об очередных и дополнительных отпусках не стоит рассматривать как ограничение для работника и работодателя разрешить вопрос путем переговоров и принятия взаимовыгодных условий.

Документальное оформление

Когда инициатива продления отпуска исходит от работника, то он пишет соответствующее заявление либо устно обращается к работодателю. В обязательном же порядке письменное заявление работника на перенос отпуска требуется только тогда, когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска.

Повторим, если же инициатива исходит от работодателя, то в данном случае от работника нужно только согласие, которое может быть выражено в различной форме: в отдельном письменном документе, отметкой в приказе о переносе отпуска, в устной форме. Но, конечно же, лучше получать согласие работника, которое будет отражено в документах организациях.

Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем необходимо указать:

Основание переноса;
Новый срок отпуска;
Данные работника и должность.

Если необходимость продления отпуска возникла в связи с временной нетрудоспособностью работника, то работник предоставляет листок нетрудоспособности, выдаваемый в общем порядке. При этом ежегодный отпуск продлевается на все дни временной нетрудоспособности. Но согласно части 1 статьи 120 ТК РФ период ежегодного отпуска не продлевается на дни болезни, которые совпали с нерабочими праздничными днями, поскольку праздничные дни не являются отпуском. Кроме того, в соответствии с Письмом Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, если работник взял больничный во время отпуска с последующим увольнением, то данный отпуск на дни больничного не продлевается, однако пособие выплачивается за все дни нетрудоспособности по общим правилам.

Срок, на который продлевается либо переносится отпуск, определяется работодателем, но с обязательным учетом пожеланий работника.

При продлении отпуска число его дней не меняется, поэтому работодатель не должен пересчитывать выплаченные сотруднику отпускные. В случае переноса отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска. Важно помнить, что по общему правилу удерживать из заработной платы отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено. Работодатель может зачесть выплаченные отпускные в счет выплат, причитающихся сотруднику в следующем месяце.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Однако на практике обычно все происходит иначе — непредоставленный ранее отпуск приходится оформлять в срочном порядке.

Прошлогодний отпуск в графике

Как правильно предоставлять прошлогодний отпуск? По заявлению работника или путем включения в график? Существуют сторонники и того, и другого способа.

Первые ссылаются на статью 124 ТК РФ: в ней сказано, что перенос отпуска осуществляется по заявлению.

В статье же 124 идет речь о ситуации, когда работодатель не предупредил работника за 2 недели и не выдал ему отпускные. В таком случае, действительно, с работника следует получить заявление на отпуск.

Какой отпуск предоставлять прежде — положенный в текущем году или за прошлый период? И тут на практике применяется 2 подхода:

Выбор остается за работодателем — его следует отразить в приказе или ином локальном акте.

Сколько можно не ходить в отпуск

Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.

В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.

Длина просроченного отпуска

Предположим, сотрудник не отдыхал 4 года. Как долго может длиться его отпуск? Что, если он будет отдыхать весть накопившийся срок подряд — а это более 100 дней?

Работодатели в подобной ситуации иногда опасаются предоставлять столь длинный отпуск. Между тем это как раз лучший способ сократить риск получения претензии со стороны трудовой инспекции. Можно смело отправлять сотрудника в отпуск на весь срок — Трудовому кодексу это не противоречит.

Сгорает ли неиспользованный отпуск

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, регламентирующего правила предоставления сотрудникам очередного отпуска, в том случае, если в отчётном периоде сотрудник не воспользовался правом на очередной отпуск в полной мере, то в следующем году он имеет право:

Воспользоваться правом провести неотгулянный отпуск, а потом, написав отдельное заявление, уйти отдыхать в счёт отпуска за новый период;
Объединить неотгулянный отпуск с периодом отпуска за новый отчётный период.

В том случае, если сотрудник увольняется, но на дату прекращения трудовых отношений он имеет неиспользованные дни отпуска, то у него есть право погасить весь накопленный отпуск перед датой расторжения трудового договора. В противном случае сотруднику должны выплатить денежную компенсацию.

Так или иначе, но ежегодный отпуск не сгорает, он сохраняется и за продолжающими трудовую деятельность в организации и за теми, кто увольняется.

Другая ситуация наступает в случае, когда происходит реорганизация компании или сокращение штата в случае прекращения деятельности фирмы:

Сотрудники могут воспользоваться своим правом отгулять положенные им дни отпуска до того, как начнётся процедура изменения статуса фирмы;
Сотрудники могут реализовать свои права на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск;
В случае, если не был использован ни один из вышеперечисленных способов, то право на отпуск аннулируется.

ВНИМАНИЕ! В случае с дополнительным отпуском в силу вступает правило, согласно которому сотрудник имеет право либо воспользоваться правом на отдых, либо получить за них денежную компенсацию в стопроцентном объеме.

При выходе в декрет сотрудница имеет право отгулять очередной отпуск до момента выхода на больничный, либо после гашения листка нетрудоспособности, выданного по беременности. Еще одним вариантом может стать гашение неиспользованного отпуска после того, как женщина выйдет из отпуска по уходу за ребёнком.

ВАЖНО! Сроков давности для подобных отпусков не существует, согласно положениям действующего законодательства Российской Федерации.

Если сотрудник не воспользовался своим правом на отпуск, то он продолжает накапливаться, что грозит штрафными санкциями работодателю.

Выгоден ли неиспользованный отпуск работодателю?

Для сотрудников пропуск очередного отпуска — утрата возможности отдыха. Работодателю такая ситуация может грозить спором с трудовой инспекцией. В случае, если сотрудник не получит возможность воспользоваться своим правом на очередной отпуск и в следующем году, то к работодателю будут применены меры ответственности за нарушение норм трудового права (ст. 5.27 КоАП Российской Федерации), а именно:

Организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб.;
Работа организации может быть приостановлена на срок до 90 дней.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник не несёт никакой ответственности за неиспользованный отпуск! Вся ответственность автоматически возлагается исключительно на работодателя!

Следует отметить, что для организации факт накопления отпусков сотрудниками является неблагоприятным признаком. Данный фактор может стать поводом к проверкам со стороны трудовой инспекции, а также оказать влияние на финансовый фактор.

В случае выявления случая длительного неиспользования отпуска кем-либо из сотрудников, у трудовой инспекции появится законное основание для расследования и выяснения причин этого события. Руководству организации предстоит доказать, что данный фактор возник не по вине работодателя, а также доказать отсутствие создания искусственных препятствий при оформлении отпуска.

Даже в том случае, когда вина работодателя в наличии у одного или нескольких сотрудников неиспользованных отпусков за 2 и более года не получит доказательств, на предприятие будет наложен штраф. С финансовой стороны организации невыгодно допускать накапливания отпусков по следующим причинам:

В том случае, если человек захочет уйти в отпуск сразу за 2 года или более, работодатель будет вынужден искать резервы для перераспределения его рабочих функций на других сотрудников;
В случае расторжения трудовых отношений, сотрудник может потребовать денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска, а это может стать ощутимой Финансовой нагрузкой для предприятия;
Если нарушение спровоцирует проверку государственной инспекцией труда, организация попадёт в список нарушителей положений трудового права, что повлечёт за собой дополнительные материальные издержки на погашение штрафов.

Замена отпуска компенсацией

Статья 127 ТК РФ предусматривает ситуации, при наступлении которых сотрудник имеет право потребовать выплату компенсационных сумм за неизрасходованные дни отпусков. Например:

сотрудник уже подал заявление об увольнении и оставшиеся дни намерен отработать в обычном режиме;
продолжительность отпуска превышает стандартную (28 календарных дней).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (свыше 28 дней) предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Граждане из данной категории, согласно закону Российской Федерации, также имеют возможность осуществить замену дополнительного отпуска на денежную компенсацию, для этого достаточно письменного заявления.

Очередной отпуск не может быть подменен материальными благами. В качестве исключения Трудовым кодексом выделяются увольняемые лица. Они могут инициировать оплату всей продолжительности неотгулянных отпусков.

Кадровые службы и руководство предприятия-работодателя не имеют права согласовывать заявление на замену отпуска материальной компенсацией, если заявителем является:

беременная сотрудница;
несовершеннолетний наемный работник;
работник, занятый на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Заявление на отпуск

сотрудник отправляется в очередной оплачиваемый отпуск;
сотрудник изъявил желание получить внеочередной отпуск (причиной может быть учёба, беременность или иные личные обстоятельства).

Если сотрудник уходит отдыхать в соответствии с графиком, подавать заявление не обязательно. Если в графике указывается только месяц, то написание заявления о предоставлении очередного отпуска обязательно. Такое заявление должно быть подано в обязательном порядке в срок не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Это связано с тем, что бухгалтерии нужно время на подсчёт и начисление отпускных.

Заявление о предоставлении очередного отпуска пишется сотрудником, как правило, в произвольной форме. Какие-либо стандартные образцы для написания заявления о предоставлении очередного отпуска сотруднику отсутствуют.

Заявление на перенос отпуска

Если у сотрудника по какой-то уважительной причине изменились планы на отдых, он пишет на имя руководителя организации заявление на перенос отпуска на другой срок.

Перенос отпуска — это процедура корректировки взаимных договоренностей с работодателем по поводу начала и продолжительности очередного ежегодного отдыха, закрепленного в графике отпусков.

Инициатором переноса ежегодного отпуска может оказаться каждая из сторон трудового договора.

Заявление о переносе отпуска по желанию работника пишется в произвольной форме на имя руководителя. В тексте заявления обязательно указывается причина переноса. При необходимости к заявлению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, наличие которых также нужно отразить в заявлении (например, справка о больничном).

Когда инициатором переноса отпуска является работодатель, он направляет на имя работника письменное уведомление с просьбой согласовать перенос отпуска. В этом случае заявление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью от работника не нужно.

Ещё материалы по теме

Кадровый ЭДО: изменения ТК РФ

Приказ о приёме на работу больше не обязателен

Предстоящие изменения в Трудовом кодексе РФ

Отчетность

Последнее

Заполнение декларации по УСН при переходе на повышенную ставку налога

Налогоплательщики на УСН должны отчитаться за 2021 год по новой форме. В бланке будет учитываться применение обычных и повышенных ставок. ФНС в письме от 24.11.2021 № СД-4-3/16342@ разъяснила, как правильно заполнить декларацию, если в течение года Вы перешли с обычной налоговой ставки на повышенную.

Что нужно успеть бухгалтеру до Нового Года 2022?

У бухгалтера в конце года аврал: слишком многое нужно успеть. Предлагаем календарь бухгалтерских задач на конец декабря, чтобы Вы не забыли ни о чём необходимом.

Льготы для общепита с 2022 года

Законом установлено освобождение общепита от уплаты НДС с 01.01.2022. Для компаний с численностью работников до 1 500 человек начнут действовать сниженные ставки по страховым взносам. Льготы установлены ФЗ от 02.07.2021 № 305-ФЗ. Какие условия нужно соблюдать, чтобы пользоваться льготами?